Infos pratiques Varsovie Prague

Varsovie, Lundi 25 avril 2016
Prague, Mercredi 27 avril 2016
INFORMATIONS PRATIQUES
Chers exposants,
Merci de vous être inscrit au salon professionnel French Wine Discoveries de Varsovie et/ou Prague. Vous trouverez cidessous toutes les informations nécessaires à votre participation.
Pour tout renseignement complémentaire, contactez-nous au 01.46.24.04.93 ou sur [email protected].
Inscription au Catalogue
Pour pouvoir communiquer au mieux auprès des visiteurs, merci de remplir votre fiche catalogue avant le vendredi 25
mars 2016 – dernier délai.
Le catalogue présentant les domaines sera distribué à l’entrée du salon à tous les visiteurs.
Attention : Si vous participez aux deux salons, deux fiches sont à remplir.
Vous avez déjà participé à un salon
WINE 4 TRADE
• Rendez-vous sur le site www.hubwine.com.
• Vos identifiants restent les mêmes.
• Cliquez sur salon de Varsovie (ou Prague), le
formulaire sera déjà pré rempli.
• Apportez vos modifications.
• Confirmez-nous que nous pouvons valider votre fiche.
Vous n’avez jamais participé à un salon
WINE 4 TRADE
• Rendez-vous sur le site www.hubwine.com.
• Cliquez sur salon de Varsovie (ou Prague) et
remplissez les champs nécessaires.
• Cliquez sur envoyer.
• Vous recevrez un login et mot de passe par e-mail
pour pouvoir vous connecter et modifier votre fiche à
tout moment.
• Vérifiez l’exactitude de toutes les informations en
cliquant sur imprimer ma fiche.
• Confirmez-nous que nous pouvons valider votre fiche.
Echantillons
Date limite d’envoi des échantillons : vendredi 25 mars 2016.
Préparation des échantillons :
-
Mettre vos échantillons impérativement sous capsule en CRD
Coller les marquages cartons (à télécharger sur www.hubwine.com) sur chaque colis après avoir complété votre
nom de domaine et le nombre de colis expédiés.
Mettre la facture pro forma suivant notre modèle (modèle à télécharger sur www.hubwine.com) sur le colis et
l’envoyer à [email protected]
Envoyer à l’adresse : WINE 4 TRADE – 4 bis rue Frédéric Passy – 92200 Neuilly-sur-Seine
Wine 4 Trade envoie les échantillons à Varsovie et Prague depuis ses bureaux et les livre sur votre stand.
NB: Aucune remise ne sera accordée si vous n’utilisez pas nos services pour l’envoi d’échantillons.
Transport & Navettes
Voici les horaires des différents trajets empruntés par Wine 4 Trade et que nous vous recommandons :
• Dimanche 24 avril Paris CDG – Varsovie
12h35 – 14h50 via Air France, vol AF1346
• Mardi 26 avril Varsovie - Prague
9h10 – 10h45 via Czech Airlines, vol OK0777
• Jeudi 28 avril Prague – Paris CDG
9h55 – 11h55 via Air France, vol AF1383
17h35 – 19h25 via Air France, vol AF5035
Attention : ces horaires sont donnés à titre indicatif et sont susceptibles de changement.
Si vous voyagez sur ces trajets et voulez bénéficier des navettes en groupe, merci de nous l’indiquer.
4 bis, rue Frédéric Passy – F-92200 Neuilly sur Seine
Tel + 33 1 46 24 04 93 – Fax + 33 1 46 24 32 58
[email protected] - www.wine4trade.fr
Hébergement
Des accords ont été passés avec des hôtels à Varsovie pour les nuits du 24 au 26 avril et à Prague pour les nuits du 26 au 28
avril. Des tarifs spéciaux vous seront accordés lors de votre réservation, si vous précisez que c’est pour le groupe « Wine 4
Trade ».
Varsovie:
Prague:
Regent Hotel
President Hotel
Ul. Belvederska 23, 00-761 Warsaw
nám. Curieových 100, 110 00 Praha 1
Chambre simple : 518,4PLN* (environ 122€)
Chambre simple ou double :159€*
Chambre double : 572,4PLN* (environ 135€)
Pour réserver votre chambre, merci de remplir le
Pour réserver votre chambre, merci de remplir le
formulaire joint à ces informations pratiques et de nous le
formulaire joint à ces informations pratiques et de nous le
renvoyer à l’adresse suivante : [email protected]
renvoyer à l’adresse suivante : [email protected]
* Tarifs TTC, petit déjeuner inclus
Dîner du dimanche 24 avril et mardi 26 avril
VARSOVIE, Dimanche 24 Avril à 19h30:
Un diner aura lieu la veille du salon dans un restaurant du
centre-ville.
PRAGUE, Mardi 26 Avril à 19h30:
Un diner aura lieu la veille du salon dans un restaurant du
centre-ville.
Pour chacun de ces diners, il vous sera demandé une participation de 49€ par participant.
Si ce n’est déjà fait, merci de nous confirmer votre présence ou non au(x) dîner(s).
Déroulement des salons
Lieu des salons :
- Varsovie: REGENT HOTEL, Ul. Belvederska 23, 00-761 Warsaw
- Prague : PRESIDENT HOTEL - nám. Curieových 100, 110 00 Praha 1
Les horaires :
- accès à la salle pour les exposants : 10h00
- ouverture aux visiteurs : de 11h00 à 20h30
Chaque exposant aura à disposition : un badge, une table nappée de blanc, des verres de dégustation, crachoirs, de la glace
(en quantité tout au long de la journée), des Ice Bags, stop-gouttes.
Code couleurs badges visiteurs : Chaque visiteur porte un badge avec un numéro. Vous retrouverez toutes ses informations
grâce à ce numéro dans la liste que nous vous donnerons après le salon.
Importateurs, Agents et GD
Presse
CHR et Cavistes
Prestataires, sociétés de services...
IMPORTANT :
Nous vous rappelons que vos papiers d’identité (passeport ou carte d’identité) doivent impérativement être en cours de validité
lors de votre déplacement. Si ce n’est pas le cas, il vous sera impossible d’embarquer dans un avion.
4 bis, rue Frédéric Passy – F-92200 Neuilly sur Seine
Tel + 33 1 46 24 04 93 – Fax + 33 1 46 24 32 58
[email protected] - www.wine4trade.fr
Subject: Wine4Trade - Reservation
[email protected]
First
Name:
Last
Name:
Adress:
e-mail:
Arrival:
Departure:
24.04.2016 Classic Room (480 PLN SGL / 530 PLN DBL) No. of guests: ...
25.04.2016 Classic Room (480 PLN SGL / 530 PLN DBL) No. of guests: ...
The above rates are net, per room, per night, inclusive of breakfast buffet, service charge,
internet (2Mb) and exclusive of local taxes, currently at 8%.
In order to confirm the reservation please complete below information:
Credit Card (type: Visa, MC, AMEX):
Credit Card number:
Expiry date:
Please be informed that this is a special discounted room rate and it is valid till 29.02.16
It is possible to extend the stay after previous reconciliation of rooms’ availability and dates.
Credit card will be charged during guests’ checkout.
Guest’s credit card is required as a guarantee of any guest’s outstanding obligations.
Otherwise Hotel charges a refundable deposit in cash (Polish currency only) of 100 PLN upon
guest’s arrival at the hotel.
Cancelation Policy: Guaranteed reservations can be cancelled free of charge until 4 PM local
time one day prior to the arrival date. Later cancellations and no-shows are subject to
cancellation fee for 1st night only. Shortening the stay on a guaranteed reservation: by 4 p.m.
(local time) one following night will be charged, after 4 p.m. (local time), two following nights
will be charged.
If guests would like to extend his stay – price for additional nights on 23 & 26.04. will be 480 PLN +
8% for SGL / 530 PLN + 8% for DBL upon on rooms availability.
If you wish to make a reservation please send the completed form to:
[email protected]
Hotel use only (Block no.: WINE)
4 bis, rue Frédéric Passy – F-92200 Neuilly sur Seine
Tel + 33 1 46 24 04 93 – Fax + 33 1 46 24 32 58
[email protected] - www.wine4trade.fr
RESERVATION FORM “Wine4Trade”
PERSONAL DETAILS:
Mr.
Mrs.
Surname:
______________________
First name:
Company:
__________________________________________________________________
Address:
__________________________________________________________________
Postal Code/City: ________________________ Country:
Email (needed for confirmation):
Arrival Date: _______________
Room Rate:
________________________
___________________________
_______________________________
Departure Date: _____________
159,- EUR single Deluxe room
No. of nights: _____
159,- EUR double Deluxe room
Room rate is per night, inclusive of buffet breakfast, 15% VAT, Wi-Fi Internet, use of sauna.
Supplements for room upgrade - please tick the category your are interested in booking:
Superior room with River or Prague Castle view: 20 € per night
Junior Suite: 30 € per night
Other Requirements:
smoking
CREDIT CARD GUARANTEE
non smoking
EC/MC
Visa
CC Number: ____________________________
CC Holder:
Amex
Diners
Expiry Date: ___________________
__________________________________________________________________
The cardholder´s signature is required:
__________________________________________
AIRPORT TRANSFER (airport–hotel–airport):
1600 CZK/Hotel Limousine - Mercedes E class
2200 CZK/Hotel Shuttle up to 6 pax
Arrival: flight number_______ / time_____
DEADLINE:
01.04.2016
Departure: flight number_______ / time______
(After this date room rate will be confirmed upon availability)
CANCELLATION CONDITIONS:
Any cancellation later than 48 hours prior arrival or no show will result in cancellation charge at the
contracted room rate for one night stay to given credit card.
Please forward the filled-out registration form to the attention of:
Zdenek Rejl, Event coordinator; e-mail: [email protected]
phone: +420 234 614 143, fax: +420 234 614 117
4 bis, rue Frédéric Passy – F-92200 Neuilly sur Seine
Tel + 33 1 46 24 04 93 – Fax + 33 1 46 24 32 58
[email protected] - www.wine4trade.fr