Le système d`information doit accompagner l`évolution de l`entreprise

Le système d`information doit accompagner l`évolution de l`entreprise

Le système d’information informatisé doit accompagner
l’évolution de l’entreprise
Comment concilier la nécessité de réactivité des entreprises (des systèmes
« vivants » complexes) et la nécessité de stabilité de leurs systèmes
d’information informatisés (des constructions artificielles structurellement
compliquées)?
P.A. Sunier
Professeur HES
Laboratoire de génie logiciel
Haute école de gestion Arc – Neuchâtel
2007- 2012
[email protected]
La nature de l’entreprise et de son système d’information
informatisé
Dans la logique économique actuelle, les entreprises doivent régulièrement adapter leurs
règles de gestion, leurs procédures opérantes ou leurs communications internes et externes
pour suivre l’évolution de leur environnement et rester compétitives.
Cette auto-adaptation est une caractéristique essentielle des systèmes vivants qui développent
des mécanismes de régulation susceptibles de garantir leur survie; ces mécanismes de
régulation, en fait des changements de fonctionnement et de comportement, sont de nature
complexe, ils sont le fait – dans le cas de l’entreprise – du personnel qui met en œuvre sa
capacité d’inventivité, de réactivité ou encore d’intuition.
Tout changement de fonctionnement de l’entreprise impacte son système d’information (SI)
que ce soit sous forme de modification de procédures de traitement, de stockage ou de
communication de l’information ; dès lors qu’en est-il de la partie automatisée ou
informatisée du système d’information (SII) ?
Le système d’information informatisé (SII) de l’entreprise est une construction artificielle; il
est constitué d’éléments de stockage de données et d’instructions de traitement, de
communication et de stockage de données ou d’information. Le SII est très souvent
excessivement compliqué dans sa structure. Mais, le SII ne saura pas faire preuve seul
d’inventivité, de réactivité ou encore d’intuition comme le ferait tout cerveau humain.
L’ambivalence de l’évolution de l’entreprise et son système
d’information informatisé
Nous sommes face à un paradoxe : l’entreprise - un système complexe – doit s’appuyer sur
son système d’information informatisé – un système structurel compliqué – pour sa
gestion de l’information. Par abus de langage, il nous arrive de qualifier un système
d’information de complexe en regard des nombreux éléments qui interagissent entre eux et
qui nous empêche de prédire avec exactitude son comportement en toutes situations. En
réalité, le SII est seulement structurellement compliqué mais le nombre pratiquement infini
des interactions entre ses parties rend impossible la prédictibilité de son comportement en
chaque situation.
Face à un événement imprévu qui nécessite une réaction de sa part, l’entreprise va mettre en
œuvre les capacités de créativité et d’intuition de son personnel pour décider d’une adaptation
de son fonctionnement. Pendant cette démarche, l’incidence des changements de
fonctionnement de l’entreprise sur le SII doit impérativement être évaluée.
Si le changement a une incidence sur le SII, l’entreprise est certainement face à deux
options essentielles:
 Mettre en œuvre le changement de son fonctionnement immédiatement ; cette option
aura comme effet de rendre inopérant tout ou partie du SII.
 Adapter le SII pour qu’il prenne en compte les nouvelles modalités et mettre en œuvre
le changement dès que l’adaptation du SII est réalisée.
Ces deux options sont relativement caricaturales; la première relève de la position d’une
direction d’entreprise qui ne veut pas être dépendante de son SII ou comme nous l’entendons
souvent, de son « informatique »; la deuxième relève de la position de force que peut avoir le
SII et l’ « informatique » au sein de certaines entreprises.
La première option est envisageable seulement si l’entreprise n’encourt pas de préjudice à
terme en utilisant des procédures du SII rendues caduques par le changement. Sinon, la
direction du système d’information doit impérativement informer la direction de
l’entreprise des risques encourus.
La deuxième option est envisageable seulement si le temps nécessaire à l’adaptation du SII ne
met pas en péril l’entreprise qui tarde à réagir au changement. Sinon, la direction de
l’entreprise doit imposer la première solution à sa direction du système d’information ; à
son tour et comme nous venons de le voir précédemment, la direction du système
d’information informe la direction de l’entreprise des risques encourus.
En finalité, seuls les changements qui ne sauraient attendre l’adaptation du SII pour être mis
en œuvre par l’entreprise posent problèmes. Ces changements nécessitent une concertation
optimale de la direction de l’entreprise et de la direction du système d’information. La
direction de l’entreprise doit « imposer » le changement à la direction du système
d’information ; à son tour, la direction du système d’information doit proposer les mesures
d’accompagnement susceptibles de limiter les risques de dégradation du SII du fait du
changement.
La coordination de l’évolution de l’entreprise et de son
système d’information informatisé
S’agissant des changements qui ne sauraient attendre l’adaptation du SII pour être mis en
œuvre par l’entreprise, la direction du système d’information va devoir faire passer le système
d’information informatisé (SII) d’un état optimal à l’instant t0, moment où survient
l’événement nécessitant un changement de fonctionnement de l’entreprise à un nouvel état
optimal à l’instant tn, moment où le SII adapté est opérationnel.
La direction du système d’information aura à notre sens, 3 actions essentielles à mener :
1. Piloter la démarche technologique ou informatique consistant à adapter le SII aux
nouvelles règles imposées par le changement auquel fait face l’entreprise.
2. Piloter la démarche technologique ou informatique consistant à fournir des solutions
informatiques bureautiques ou départementales transitoires susceptibles de faciliter le
travail des collaborateurs pendant la période allant de t0 à tn.
Les outils bureautiques sont d’excellents moyens pour traiter les informations
nécessitant l’intuitivité, la créativité ou encore la réactivité des collaborateurs de
l’entreprise. Tout en faisant appel aux technologies de l’informatique, la bureautique
relève du système d’information non automatisé car il appartient à l’utilisateur de
faire le lien entre le stockage sur support informatique des données et le logiciel
susceptible d’effectuer les traitements désirés sur ces données.
Selon la structure de l’entreprise, les changements peuvent être traités à des niveaux
intermédiaires entre le SII central et la bureautique ; par exemple, un système
informatique départemental ou local.
3. Intégrer les solutions transitoires dans la démarche conduisant à faire passer le SII de
l’état stable t0 au nouvel état stable tn en minimisant la perte de données et la
redondance des travaux des collaborateurs.
Nous nous devons de rappeler que les données sont la matière première du système
d’information et plus particulièrement du SII et qu’une attention toute particulière
doit leur être vouée. Lors de la conception de traitement de données, que ce soit via
les procédures du SII ou par les traitements manuels de solutions bureautiques, le
concepteur devra s’assurer que les données essentielles à l’entreprises soient de
qualité, c’est-à-dire, au minimum, accessibles à l’ensemble des consommateurs sans
bruit et sans redondance.
Plus de détails: http://lgl.isnetne.ch/methodologie-2005HES/chapitre_025/evolution.pdf