Gestion des anomalies et des actions curatives

ACQPA
PROCEDURE GE-PR6 :
Gestion des anomalies et des actions curatives
Version 1
Mars 2013
ACQPA
PROCEDURE GE-PR6 :
Gestion des anomalies et des actions curatives
V CHRISTIEN
Rédacteur
M AUBRY
Date :
Vérificateur
A PINON
Date :
Approbation Date :
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PROCEDURE GE-PR6 :
Gestion des anomalies et des actions curatives
ACQPA
1.
Version 1
Mars 2013
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OBJET
La présente procédure définit les modalités de traitement d’une anomalie et de mise en œuvre d’une
action curative.
2.
DOMAINE D’APPLICATION
Cette procédure s’applique à toute personne impliquée dans la certification ACQPA de produit ou de
personne.
3.
DEFINITIONS
Anomalie : tout dysfonctionnement interne ayant un impact sur la certification de produit ou de
personne ou non satisfaction d’une exigence d’un demandeur.
Réclamation : c’est une contestation ou une insatisfaction écrite provenant
• soit d’un titulaire ou d’un demandeur d’une certification, concernant une décision d’octroi, de
maintien, d’extension, de suspension ou de retrait, prise en comité de certification ou en
conseil d’administration,
• soit de toute autre personne en lien avec du personnel certifié ACQPA ou utilisant des
produits de marque ACQPA. Le traitement des réclamations fait l’objet de la procédure
GE-PR5.
Action curative : action visant à éliminer une anomalie détectée.
Action corrective : action visant à éliminer les causes d’une anomalie, d’une réclamation ou de tout
évènement indésirable, pour empêcher son renouvellement.
Le traitement des actions correctives et préventives fait l’objet de la procédure GE-PR7.
4.
CONTENU DE LA PROCEDURE
4.1. Remontée des anomalies
Les anomalies peuvent être détectées :
•
soit en interne, cas des écarts par rapport aux règlements particuliers et des documents
associés, et des anomalies des prestataires (laboratoires d’essais, centres d’examen,
examinateurs..)
•
Soit en externe.
4.2. Enregistrement
→
Cas des anomalies détectées en interne
•
Si l’anomalie est détectée par une personne extérieure au personnel permanent
de l’ACQPA (Président de l’ACQPA, membres du Bureau…)
–
la personne adresse un mail au correspondant qualité en mentionnant
les points suivants : description de l’anomalie, activité concernée
(produit, personnels, générale), proposition d’une action curative si
possible.
–
à réception de l’anomalie le correspondant qualité :
¾ enregistre l’anomalie dans un tableau de suivi en affectant un
numéro de chrono à l’action qui sera validée (année/n°chrono).
¾ transmet l’anomalie soit au secrétariat technique concerné soit
au Délégué Général, pour traitement.
ACQPA
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Gestion des anomalies et des actions curatives
•
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Si l’anomalie est détectée par un permanent de l’ACQPA
L’anomalie est transmise au secrétariat technique concerné ou au Délégué
Général pour traitement avec copie au correspondant qualité qui l’enregistre
dans un tableau de suivi en affectant un numéro de chrono à l’action qui sera
validée (année/n°chrono)..
→
Cas des anomalies détectée en externe
Les anomalies d’ordre mineures sont traitées directement par le service concerné sans
enregistrement par le correspondant qualité.
Les autres cas sont traités en tant que réclamation sous réserve que l’interlocuteur adresse un
écrit à l’ACQPA.
4.3. Traitement de l’anomalie
•
Soit le secrétariat technique, le correspondant qualité ou le Délégué Général peut gérer
l’anomalie en désignant un responsable de l’action et ensemble ils conviennent de l’action
à mettre en œuvre et de la date de mise en œuvre.
•
soit l’anomalie est du recours d’un comité de certification ou d’une réunion de Bureau.
Dans ce cas l’anomalie est traitée à la prochaine réunion. Le traitement de l’anomalie
(solution retenue, responsable) est noté dans le compte rendu de la réunion.
Le délégué général ou le secrétariat technique convient d’une date d’application avec le
responsable de l’action et informe le correspondant qualité du traitement de l’anomalie.
Le Président de l’ACQPA ou le Président du comité peut décider l’ouverture d’une action
corrective.
4.4. Mise en œuvre
Après la mise en œuvre de l’action le responsable en informe son interlocuteur ACQPA qui
retourne l’information au correspondant qualité pour solder l’action.
4.5. Suivi de la mise en œuvre
Le correspondant qualité note la date de mise en œuvre de l’action dans le tableau de suivi pour solder
l’anomalie. Il détermine la nécessité d’ouvrir ou non une action corrective.
Le correspondant qualité établit un bilan d’avancement des actions en cours avec le secrétariat
technique ou le délégué général 3 fois/an.
Une synthèse des anomalies traitées et non traitées est présentée en revue de direction.
***