Banque - Richelieu Fondateur

 Nage-­‐O-­‐Thon Richelieu Description des tâches Banque
BANQUE
Le rôle des responsables à la banque est :
•
De recevoir et vérifier les enveloppes des postes à l’inscription.
•
De préparer et balancer les dépôts.
•
De mettre la monnaie en rouleau et l’argent papier en liasse.
Vos outils :
Un ordinateur, une calculatrice avec sortie papier, crayons, carnet de dépôt de la caisse, rouleaux
pour monnaie, étiquettes pour le dépôt.
1. Préparer les enveloppes pour les postes à l’inscription
Préparer une enveloppe pour chacun des postes à l’inscription. Y apposer un récapitulatif en y
mettant le numéro de l’enveloppe. Y ajouter une feuille de bordereau pour le comptant (Argent) et
les chèques (Chèques).
Numéro de l’enveloppe
Le numéro de l’enveloppe se compose comme suit : le numéro du poste à l’inscription (1, 2, 3 ou
4) suivi d’un numéro séquentiel pour chacune des enveloppes : 1, 2, 3, etc.
Ainsi, les premières enveloppes des postes auront comme numéro : 11, 21, 31 et 41. Ce même
numéro se retrouve sur les feuilles de bordereaux.
Les enveloppes ont été préparées à l’avance.
On remet à chacun des postes à l’inscription, son enveloppe et les feuilles du bordereau pour le
comptant (A-11, A-21, A-31 et A41) et les feuilles du bordereau pour les chèques (C-11, C-21, C31 et C-41).
Pour simplifier le travail, les responsables à l’inscription ont reçu la directive de s’assurer qu’un
formulaire de collecte de dons d’un nageur ne soit pas divisé sur des feuilles de bordereaux ayant
des numéros différents.
2.
Préparer les dépôts de la caisse
Ajouter l’information suivante au dépôt :
• La date sous la forme aaaa-mm-jj
• Le numéro du dépôt, aaaa-xx où aaaa est l’année et xx le numéro séquentiel.
Banque au Nage-O-Thon Richelieu
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3. Détails à inclure sur le dépôt
Il y a deux types de dépôt à compléter : un pour les chèques et un pour la monnaie (argent
comptant).
Dépôt pour les chèques
À partir du bordereau C reçu de l’inscription, inscrire dans la colonne de gauche, le numéro du
bordereau, le numéro du nageur, le numéro du chèque et le montant du chèque.
Cela nécessitera plusieurs feuilles de dépôt.
Dépôt pour la monnaie
Indiquer les numéros des bordereaux A compris dans le dépôt ainsi que le montant du bordereau.
On ne devrait avoir qu’une seule feuille de dépôt pour la monnaie.
4. Réception d’une enveloppe d’un poste d’inscription
Vérification des montants de l’enveloppe
L’enveloppe contient les éléments suivants :
•
•
•
•
•
Bordereau A, signé par les responsables à l’inscription, pour toute la monnaie contenue
dans l’enveloppe
Bordereau C, signé par les responsables à l’inscription, pour tous les chèques contenus
dans l’enveloppe
La monnaie
Les chèques
Sur le dessus de l’enveloppe, il y a un récapitulatif du contenu de l’enveloppe. Les
responsables de l’inscription y ont inscrit le total des bordereaux A et C, le nombre de
chèques et le grand total pour cette enveloppe. L’enveloppe est scellée.
À la réception, d’une enveloppe, avant de l’ouvrir, il faut vérifier à l’ordinateur si le montant indiqué
sur le récapitulatif de l’enveloppe correspond aux montants indiqués à l’ordinateur pour cette
enveloppe. À noter que les responsables de l’inscription ne connaissent pas ce montant et si
l’enveloppe ne balance pas, il faut retourner l’enveloppe et son contenu aux responsables de
l’inscription pour qu’ils refassent leurs calculs. Vous pouvez alors donner une nouvelle enveloppe
avec le même numéro.
Il est important pour les responsables de la banque de ne pas indiquer les montants totaux. Cela
assure l’indépendance de la réception des dons et la vérification de cette réception faite par la
banque.
Bien souvent, les problèmes sont liés aux erreurs de calcul ou d’entrée à l’ordinateur par les
responsables de l’inscription. Il se peut, par exemple, que le grand total soit bon mais que les
montants indiqués pour les chèques et l’argent ne correspondent pas. Il y a eu probablement
erreur d’entrée à l’ordinateur à l’inscription. Les responsables de l’inscription doivent alors revoir
les différentes entrées qui ont été faites, trouver l’erreur et retourner l’enveloppe à la banque.
Ouverture de l’enveloppe
Retirer le contenu de l’enveloppe. Regrouper la monnaie et son bordereau A. Regrouper les
chèques et son bordereau C.
Bordereau A
Compter la monnaie et s’assurer que le total correspond au total indiqué sur le bordereau A.
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Inscrire sur le dépôt pour la monnaie dans la colonne de gauche, le numéro de bordereau (par
exemple, A11) et le montant de ce bordereau.
Mettre la monnaie pour être regroupée afin d’avoir un seul dépôt pour la monnaie.
Bordereau C
Compter les chèques et vérifié que le nombre correspond au nombre indiqué sur le récapitulatif
ainsi que sur le bordereau C.
Vérifier que les montants des chèques du bordereau C sont exacts et que l’information sur les
chèques est valide (date, montant, libellé, etc.)
Transcrire sur le dépôt l’information du bordereau C. Inscrire sur une ligne, le numéro du
bordereau C, suivi du numéro du nageur ou de la nageuse, suivi du numéro du chèque sur les
lignes suivantes.
Vous pouvez ajouter autant de bordereau et de chèques que possible sur le dépôt. S’assurer de
ne pas diviser un bordereau C sur deux dépôts différents !
Inscrire sur chacun des chèques, le numéro de bordereau et du nageur que l’on retrouve sur le
bordeau C.
Numérisation des chèques, des bordereaux et des dépôts
Faire une numérisation des chèques et du bordereau C. On peut numériser 4 chèques réguliers
par page (8 ½ x 11).
Voir ANNEXE A – Numérisation des chèques, des bordereaux et des dépôts.
Ajouter à chacun des chèques un collant pour le dépôt.
Pour dépôt seulement
Richelieu Fondateur
00129 – 35098A
Regrouper les chèques avec sa feuille dépôt.
Lorsque le dépôt est complet, le terminer. Faire l’addition et attacher le ruban de l’addition au
dépôt. Signer et dater le dépôt. Faire une numérisation du dépôt.
Tous les dépôts portent un numéro de la forme aaaa-xx où aaaa et l’année et xx est le numéro
séquentiel du prochain dépôt. L’inscrire sur la feuille de dépôt.
À la fin du Nage-O-Thon, compléter le dépôt de la monnaie, faire l’addition et attacher le ruban de
l’addition au dépôt. Signer et dater le dépôt. Faire une numérisation du dépôt.
Mettre tous les dépôts dans l’enveloppe de dépôt, cacheter l’enveloppe et remettre au trésorier qui
fera le dépôt.
Document rédigé par
R/Jean-Yves Fortin
Trésorier
Nage-O-Thon Richelieu
7 avril 2012
Révisé : 6 avril 2013
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Banque au Nage-O-Thon Richelieu
ANNEXE A – Numérisation, des chèques, des bordereaux et des dépôts
Afin d’avoir toute l’information pour le Nage-O-Thon et pour permettre au Fonds Richelieu
Ottawa 1 qui émettra les reçus officiels, nous faisons une numérisation de tous les chèques, des
bordereaux et des dépôts.
Documents pour la numérisation des chèques. Utiliser un numériseur et un logiciel de
numérisation. Dans la pratique, c’est un ordinateur Macintosh Macbook avec le numériseur
Canon Lide-20. Le logiciel se nomme VueScan.
Voici un aperçu de la fenêtre de VueScan :
Des menus Entrée, Sélection, Filtre, Couleur, Sortie et Préférences, seul le menu Sortie est
important. Ce sont les boutons Aperçu et Numériser qu’il est important de comprendre
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Page menu Sortie :
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Le logiciel VueScan a été paramétré pour la création des documents requis pour e Nage-O-Thon
Richelieu. Dans la page menu Sortie, c’est la variable Nom de fichier PDF qu’il faut modifier.
Voici la procédure à suivre :
1. Mettre le document dans le numériseur.
2. Cliquer sur le bouton Aperçu
3. Le résultat de la numérisation apparaîtra dans la fenêtre à droite
4. Si l’on est satisfait (la partie encadrée par le carré en pointillé sera numérisé),
a. Modifier le Nom du fichier PDF en suivant les directives plus bas
b. Cliquer sur le bouton Numériser
5. Le document sera sauvegarder automatiquement.
6. Recommencer avec un nouveau document.
Noms à utiliser pour sauvegarder les documents.
Afin d’assurer une cohésion, utiliser les noms suivants pour les documents numérisés.
Document
Nom
Bordereau A
A-xx-0.pdf ou xx est le numéro du bordereau
Bordereau C
C-xx-0.pdf ou xx est le numéro du bordereau
Chèques
C-xx-y.pdf ou xx est le numéro du bordereau et y est un numéro séquentiel
(1, 2, 3, etc.) relié aux nombres de pages requises pour numériser les
chèques reliés au bordereau C en question.
Dépôt
aaaa-xx ou aaaa est l’année et xx le numéro du dépôt.
Exemple
Voici, comme exemple, le dépôt et le bordereau C-22 avec 8 chèques totalisant 195 $.
Le dépôt comprend le numéro du bordereau C-22 et pour chacun des numéros des
nageurs/nageuses, le numéro des chèques remis.
C-22
#32-12
50,00
#32-34
20,00
#32-22
25,00
#24-43
20,00
#24-125
20,00
#24-76
20,00
#46-65
20,00
#46-66
20,00
Un dépôt peut comprendre plusieurs bordereaux. La première ligne identifie le numéro du
bordereau.
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Le bordereau des chèques C-22 reflète l’information inscrite par les préposés à l’inscription.
On numérise le bordereau C-22 dans le document C-22-0.pdf.
On numérise les chèques* suivants : 12, 34, 22, 43 dans le document C-22-1.pdf.
On numérise les chèques* suivants : 125, 76, 65, 66 dans le document C-22-2.pdf.
On recommence avec un nouveau bordereau…
Lorsqu’une feuille de dépôt est remplie, on numérise la feuille de dépôt dans le document aaaaxx.pdf.
* En pratique, on ne peut numériser que 4 chèques à la fois…
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