convention - Conseil Départemental des Pyrénées

CONVENTION
ENTRE
Le Président du Conseil Général des Pyrénées-Orientales agissant au
nom et pour le compte du Département en vertu d’une délibération de en date du 19
Novembre 2007,
d’une part
ET
Le Président M Alain COSTA agissant au nom et pour le compte du
Comité des Œuvres Sociales, Culturelles, Ludiques et Sportives du Conseil Général des
Pyrénées Orientales conformément à l’habilitation délivrée par son conseil
d’administration le 06 Octobre 2008 et ci-après désignée par les termes : l’association
d’autre part,
IL EST ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 : Objet de la convention.
Le Département prend acte que l’association a pour objet l’action
sociale, culturelle, ludique et sportive en faveur du personnel ainsi que la gestion des titres
repas (cf. détail annexe 1).
Compte tenu de l’intérêt que présentent ces actions pour le
Département, celui-ci décide d’en faciliter la réalisation par l’attribution de moyens
financiers, humains, matériels et un ensemble de prestations à caractère administratif et
technique.
ARTICLE 2 : Subvention.
Le Département octroie à l’association une subvention sous forme
d’acomptes dont le montant est arrêté chaque année lors du vote du budget départemental
au vu d’une demande qui sera accompagnée des justificatifs énumérés en annexe 4.
Pour l’exercice 2009, la subvention a été votée le 22 Décembre 2008 pour un
montant de 1 900 000 €.
Elle sera versée sous forme d'acomptes au compte de l’association
ouvert auprès du Caisse Régionale de Crédit Agricole sous les numéros suivants :
Code Banque : 17106
Code Guichet : 00024
N° de Compte : 18661645000
Clé RIB : 72
ARTICLE 3 : Reddition des comptes, contrôle des documents financiers.
L’association dont les comptes sont établis pour un exercice courant du 1er janvier
au 31 décembre devra :
- formuler sa demande de subvention au plus tard le 31 décembre de l’année
précédant l’exercice concerné accompagnée d’un budget détaillé ;
- communiquer au Département avant le 30 juin de l’année suivant la date de clôture
du dernier exercice comptable, son bilan, son compte de résultat, certifiés par le
Commissaire aux Comptes et le rapport de ce dernier.
D’une manière générale, l’association s’engage à justifier à tout
moment sur la demande de la collectivité de l’utilisation des subventions reçues. Elle
tiendra sa comptabilité à sa disposition à cet effet.
ARTICLE 4 : Contrôles d’activités du Département.
L’association fournira dans le mois suivant son approbation par
l’Assemblée Générale, le rapport moral ainsi que le rapport d’activités de l’année
précédente.
Elle devra également communiquer régulièrement les procès-verbaux
des Assemblées Générales et du Conseil d’Administration ainsi que toutes les modifications
intervenues dans les statuts, la composition du Conseil d’Administration et du bureau.
ARTICLE 5 Contreparties en terme de communication.
L’association s’engage à faire mention de la participation du
Département sur tout support de communication et dans ses rapports éventuels avec les
médias.
ARTICLE 6 : Mise à disposition de moyens humains.
Afin d’assurer son fonctionnement, le Département met à disposition de
l’association :
 Un agent catégorie « C » à temps plein
dans les conditions fixées en annexe 2.
Les agents mis à disposition continueront de percevoir du Département la
rémunération correspondant à leur grade. L’association est totalement exonérée du
remboursement de la rémunération perçue par les intéressés.
ARTICLE 7 : Mise à disposition de moyens matériels.
Le Département met à disposition de l’association des bureaux ainsi que des
matériels qui font l’objet d’un inventaire détaillé en annexe 3 de la présente convention. Les
dépenses afférentes à l’entretien des mobiliers et matériels sont assurées par le Département
qui prend également en charge les dépenses d’électricité, chauffage et téléphone (3 lignes).
Cette mise à disposition est effectuée à titre gracieux.
En cas de changement d’affectation des locaux mis à disposition, le Département
s’engage à fournir des solutions alternatives dont la qualité ne peut être inférieure à la
situation existante et sous réserve d’un préavis de 3 mois
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ARTICLE 8 : Prestations à caractère administratif et technique
Le Département s’engage à assurer la diffusion des informations du Comité des
Œuvres Sociales parmi le personnel bénéficiaire.
Le service du courrier transmettra donc tous les documents dans les mêmes
conditions que ceux émanant des services de la collectivité.
En outre, le Département :
 Apporte les prestations nécessaires pour l’utilisation de l’outil informatique.
 Installe le logiciel Microsoft Outlook.
 Permet l’accès aux moyens de reprographie autant que nécessaire.
ARTICLE 9 : Responsabilité- assurances.
Les activités de l’association sont placées sous sa responsabilité
exclusive. L’association devra souscrire tout contrat d’assurance de façon à ce que le
Département ne puisse être recherché ou inquiété.
ARTICLE 10 : Obligations diverses- Impôts et taxes.
L’association se conformera aux prescriptions réglementaires relatives
à l’exercice de son objet.
En outre, elle fera son affaire personnelle de toutes les taxes ou
redevances présentes ou futures constituant ses obligations fiscales ou sociales, de telle sorte
que le Département ne puisse être recherché ou inquiété en aucune façon à ce sujet.
ARTICLE 11 : Durée de la convention.
La présente convention est conclue pour l’année 2009, elle est
renouvelable par reconduction expresse,
ARTICLE 12 : Résiliation.
Le Département se réserve le droit de mettre fin, unilatéralement et à
tout moment à la présente convention, en cas de non-respect de l’une de ses clauses ou de
l’une des clauses d’un quelconque des avenants à la dite convention, dés lors que dans le
mois suivant la réception de la mise en demeure envoyée par le Département par lettre
recommandée avec accusé de réception, l’association n’aura pas pris les mesures appropriées
ou sans préavis en cas de faute lourde.
ARTICLE 13 : Caducité de la convention.
l’association.
La présente convention sera caduque
en cas de dissolution de
ARTICLE 14 : Litiges
Les litiges susceptibles d’intervenir entre les parties au sujet de cette
convention seront soumis au Tribunal Administratif de Montpellier.
Fait à Perpignan, le
LE PRESIDENT DU
LE PRESIDENT
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CONSEIL GENERAL
Christian BOURQUIN
DE L’ASSOCIATION
Alain COSTA
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ANNEXE 1
MOYENS FINANCIERS
A l’aide de la subvention annuelle arrêtée par le Département, le Comité des Œuvres
Sociales assurera les prestations suivantes :
♦
Aides à l’agent en repos accompagné de son enfant
♦
Allocation de garde d’enfant de moins de 3 ans
♦
Allocation spéciale pour enfant atteint d’une maladie chronique ou infirmité et
poursuivant des études ou apprentissage
♦
Séjours enfants handicapés en centre familiaux de vacances
♦
Aide aux enfants handicapés ou infirmes de moins de 20 ans
♦
Cantines : Mairies ou PTT
♦
Chèques cadeaux d’adoption
♦
Chèques cadeaux médaille
♦
Chèques cadeaux Noël
♦
Chèques cadeaux rentrée scolaire
♦
Chèques cadeaux retraite
♦
Chèques cadeaux mariage et naissance
♦
Chèques vacances
♦
Chèques domicile
♦
Prêt pour achat d’un véhicule
♦
Prêts habitat
♦
Prêts sociaux
♦
Secours exceptionnel
♦
Séjours en centre de loisirs sans hébergement ( centres aérés)
♦
Séjours en centre de vacances avec hébergement et séjours linguistiques
♦
Séjours en classes de découverte
♦
Séjours en maisons familiales et gîtes ruraux
♦
Tickets restaurant
♦
Aide au stationnement
♦
Aide aux transport
♦
Tickets cinéma
♦
Chèques lire
♦
Chèques disques
♦
Tickets piscine
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ANNEXE 2
MOYENS HUMAINS
Agents mis à disposition du Comité des Œuvres Sociales :
Mme Fabienne POL , adjoint administratif 1ère classe du Département mis à
disposition à temps plein.
Sa situation administrative continuera d’être gérée par le Département des Pyrénées
Orientales, administration d’origine qui
 Délivrera les autorisations de travail à temps partiel ainsi que les congés de
formation après accord de l’association d’accueil,
 Accordera les congés maladie après visa de l’association,
 Entérinera la notation établie par l’association.
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ANNEXE 3
MOYENS MATERIELS
Locaux mis à la disposition du Comité des Œuvres Sociales
Deux bureaux situés au rez de chaussée de l’Ancien Hôpital Militaire Avenue Foch ,
bâtiment jouxtant la Chapelle Notre Dame des Anges:
Matériel mis à la disposition du Comité des Œuvres Sociales
Bureau 104

1 fax Olivetti OFX 540

1broyeur Idéal 2400

1 Téléphone NORTEL M760

1 Ordinateur référencé XHPEVOC 17-47

1 Imprimante H.P. 1100

2 bureaux

6 chaises

2 armoires

1 ordinateur référencé XHPEVOC 17-34

1 Téléphone Nortel M740
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ANNEXE 4
PIECES A FOURNIR A L’APPUI D’UNE DEMANDE DE
SUBVENTION DEPARTEMENTALE
 Lettre adressée au Président du Conseil Général formulant la demande et faisant
apparaître le projet d’actions pour lequel la subvention est sollicitée ;
 Statuts de l’association ;
 Composition du conseil d’administration et du bureau en exercice ;
 Copie du récépissé de déclaration à la Préfecture et du journal officiel publiant
l’avis de constitution ;
 Le procès verbal de la dernière assemblée générale ainsi que du dernier conseil
d’administration
 Un compte rendu d’activités de l’exercice précédent ;
 Un budget prévisionnel de l’exercice au titre duquel la subvention est sollicitée ;
 Les comptes du dernier exercice accompagnés du rapport du commissaire aux
comptes. Pour une première demande, s’ils n’ont pas été fournis, il conviendra de joindre
les comptes annuels des deux exercices précédents.
 Les justificatifs des aides obtenues auprès d’autres structures ou collectivités ;
NOTA :Les renseignements déjà communiqués à l’occasion d’une précédente demande ne
sont pas à produire ( statuts, déclaration, composition des instances dirigeantes ou relevé
d’identité bancaire ou postal ) sauf en cas de modification ou de changements.
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