Ottawa 2017 Celebrations Objet : Célébr

Council Member Inquiry Form
Demande de renseignement d’un
membre du Conseil
Présenté au : Conseil municipal
Subject: Ottawa 2017 Celebrations
Objet : Célébrations d’Ottawa 2017
Submitted at: City Council
From/Exp. :
Date: November 9, 2016
File/Dossier :
Conseillère D. Deans
Date : le 9 novembre 2016
OCC 08-16
To/Destinataire :
Anthony Di Monte, Acting General Manager, Emergency and Protective Services
Department/directeur général par intérim, services de protection et d’urgence
Inquiry:
Ottawa is currently preparing to host upwards of 1.75 million more visitors for
Canada’s 150th Anniversary and at present these celebrations will include over
500 special events. Knowing this, could the Ottawa 2017 group provide a
comprehensive list of the anticipated city resources that will be required to
support the events and visitors anticipated for next year? This list should be
broken down by Department and include the financial costs to provide these
resources as well as a funding source. In addition, could staff please outline what
measures will be taken to ensure the safety of our residents and visitors, which is
of paramount importance.
Finally, could staff please provide a response to this inquiry prior to the
December 6th meeting of the Finance and Economic Development Committee.
Demande de renseignement :
Ottawa se prépare actuellement à accueillir jusqu’à 1,75 million de plus de
visiteurs qu’à l’habitude pour le 150e anniversaire du Canada, et à l’heure
actuelle, plus de 500 événements spéciaux sont prévus dans le cadre de ces
célébrations. Dans les circonstances, le groupe de travail Ottawa 2017 pourrait-il
fournir une liste complète des ressources municipales qui seront nécessaires
pour tenir ces événements et accueillir les visiteurs prévus au cours de la
prochaine année? Il faudrait y classer les ressources par direction générale, et y
indiquer les coûts financiers découlant de l’affectation de ces ressources ainsi
que les sources de financement. De plus, le personnel pourrait-il décrire les
mesures qui seront prises pour assurer la sécurité des résidents et des visiteurs,
laquelle est d’une importance capitale?
Enfin, le personnel pourrait-il fournir une réponse à cette demande avant la
réunion du 6 décembre du Comité des finances et du développement
économique?
Response (Date: 2016-Nov-28)
The planning for anticipated events for Canada’s 150th anniversary celebrations in 2017
is well underway. Recognizing that the safety of residents and visitors is of paramount
importance, the City has a Special Events Advisory Team (SEAT) that conducts event
planning, logistical coordination, resource allocation and hazard
mitigation/preparedness for events within the city. City Departments (Transportation
Services, Emergency and Protective Services, Ottawa Public Health, etc.) and key
external agencies (Ottawa Police Service, local Business Improvement Associations,
National Capital Commission, etc.) comprise the SEAT membership. This group is well
versed in coordinating large scale signature events that are becoming increasingly more
common in the city, such as the annual Canada Day celebrations, hosting sporting
events such as the Grey Cup and NHL All Star Game, and other significant events
including the Juno Awards and dignitary visits.
It is anticipated that the SEAT group will be coordinating approximately 511 events in
2017. Recurring annual events, such as Bluesfest and the Dragon Boat Festival,
represent approximately 426 of these events while the remaining 85 are new events
planned as part of the celebrations of Canada’s 150th anniversary.
Many of the events relating to the 2017 celebrations will require City planning through
the SEAT process, however they will not require City resources on event days. For
example, the 35 events associated with Ottawa Welcomes the World (a showcase for
local embassies) are scheduled to take place indoors, at a facility that can
accommodate on-site parking based on the anticipated number of guests. Initial event
specifications suggest that this would not require City resources at the site.
It is forecasted that of the 85 new events associated with Canada’s 150 th celebrations,
there will be 16 large-scale signature events requiring City resourcing beyond regular
business to support event day operations. An analysis of required resources and
associated costs for these events has been conducted by all Departments, along with
Ottawa Public Health and the Ottawa Police Service. These projections continue to
evolve per the event planning process. The resourcing and cost estimates may fluctuate
based on variances in programming, changes to the threat environment, weather and
other unknown factors.
As governed through the Special Events on Public and Private Property By-Law No.
2013-232, the City is reimbursed for the incremental resources that are required to
support the events. These incremental resources are defined in consultation with event
organisers and SEAT members through the SEAT process.
Attached is a list of the aforementioned 16 signature events planned for 2017, which
includes the City services, broken down by Department that will be required to support
the events, along with a high level roll-up of preliminary estimated costs and funding
sources. Given that discussions with event organizers and the various funding source
agencies are preliminary and ongoing, estimates of cost by service area have not been
provided and are still a work-in- progress.
Réponse (Date : le 28 novembre 2016)
La planification des événements prévus dans le cadre des célébrations du
150e anniversaire du Canada en 2017 va bon train. La Ville est bien consciente de
l’importance que revêt la sécurité des résidents et des visiteurs; c’est pourquoi elle a
mis sur pied une Équipe consultative des événements spéciaux (ECES), laquelle
s’occupe de la planification, de la coordination logistique, de l’affectation des ressources
ainsi que de l’atténuation et de la prévention des risques pour les événements qui
auront lieu à Ottawa. L’ECES est formée de membres issus des directions générales de
la Ville (Direction générale des transports, Direction générale des services de protection
et d’urgence, Santé publique Ottawa, etc.) et des principaux organismes externes
(Service de police d’Ottawa, associations d’amélioration commerciale locales,
Commission de la capitale nationale, etc.). L’équipe s’y connaît en coordination
d’événements de prestige et d’envergure, qui sont de plus en plus fréquents à Ottawa,
comme les célébrations annuelles de la fête du Canada, les grands événements
sportifs (Coupe Grey, match des étoiles de la LNH) et d’autres événements importants,
notamment la cérémonie des prix JUNO et les visites de dignitaires.
L’ECES devrait coordonner quelque 511 événements en 2017; 426 d’entre eux, comme
le Bluesfest et le Festival des bateaux-dragons, reviennent chaque année, tandis que
les 85 autres sont de nouveaux événements, organisés dans le cadre des célébrations
du 150e anniversaire du Canada.
La Ville devra participer à la planification de nombreux événements liés aux
célébrations de 2017 dans le cadre du processus établi par l’ECES, mais aucune
ressource municipale ne sera nécessaire les jours de ces événements. Par exemple,
les 35 événements se rapportant à Ottawa accueille le monde, une vitrine pour les
ambassades de la ville, auront lieu à l’intérieur, dans une installation comportant
suffisamment de places de stationnement pour le nombre d’invités attendus. Les
premiers détails concernant cet événement semblent indiquer qu’aucune ressource
municipale ne sera nécessaire sur place.
Au total, sur les 85 nouveaux événements en lien avec le 150e anniversaire du Canada,
16 événements de prestige et d’envergure devraient nécessiter le jour même des
ressources de la Ville sortant de son cadre d’activité normal afin d’en assurer le bon
déroulement. Toutes les directions générales ainsi que Santé publique Ottawa et le
Service de police d’Ottawa se sont livrés à une analyse des ressources requises et des
coûts en découlant pour ces événements. Les projections continuent d’évoluer alors
qu’avance le processus de planification. Les ressources et les estimations de coûts
pourraient varier en fonction des modifications apportées aux programmes, des
changements à la menace, des conditions météorologiques et d’autres facteurs
inconnus.
Comme le prévoit le Règlement municipal sur les événements spéciaux se tenant sur
une propriété publique ou privée (no 2013-232), la Ville sera remboursée pour les
ressources additionnelles requises en appui à ces événements. Celles-ci seront
déterminées en consultation avec les organisateurs et les membres de l’ECES, dans le
cadre de son processus.
Vous trouverez ci-joint la liste des 16 événements de prestige mentionnés ci-dessus
prévus pour 2017. On y trouve les services municipaux, classés par direction générale,
qui seront nécessaires, ainsi qu’une synthèse globale des estimations préliminaires des
coûts et des sources de financement. Étant donné que les discussions avec les
organisateurs des événements et les différents organismes bailleurs de fonds n’en sont
qu’au stade préliminaire, les estimations de coûts par secteur de service ne sont pas
fournies, étant encore en préparation.
Response to be listed on the Finance and Economic Development Committee Agenda
of December 6, 2016 and the Council Agenda of December 14, 2016
La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité des finances et
du développement économique prévue le 6 décembre 2016 et à l’ordre du jour de la
réunion du Conseil prévue le 14 décembre 2016.