Tax-on-Web II : on the road…

Tax-on-Web II : on the road…
R. LASSAUX
Généralisation à tous les contribuables et possibilité d’introduire les déclarations
électroniques pour compte des clients, sont les principales nouveautés¼ Le tout
devrait être opérationnel dès le 25 mai 2004, mais on peut déjà s’acquitter des
formalités liées aux mandats et à la structure à mettre en place au sein des
bureaux, dès maintenant… Sans trop tarder, car, électronique ou manuscrite, la
déclaration IPP devra, en effet, cette année être introduite pour le 31 juillet 2004
au plus tard.
Des débuts prometteurs…
Dès son lancement, depuis l’exercice d’imposition 2003, l’acronyme
www.taxonweb.be affichait clairement ses ambitions. Cette application sécurisée
permet de télécharger un formulaire électronique intelligent de déclaration
(www.finform.fgov.be), de calculer son impôt on line et d’introduire sa déclaration
à l’impôt des personnes physiques via Internet, avec, comme accusé de
réception, une copie des données transmises. Pour accéder à la TaxBox, sécurité
oblige, le déclarant doit être enregistré (obtenir un identifiant, mot de passe et
token du Portail). Pour les couples mariés, chaque conjoint doit être enregistré et
signer la déclaration (à l’aide de son mot de passe).
Au départ, seulement accessible aux salariés et pensionnés, ce nouveau mode
d’envoi a pourtant séduit plus de 90.000 contribuables au cours de l’exercice
d’imposition 2003.
Voici quelques jours, début avril, le Service public fédéral Finances les a contactés
par e-mail pour les informer que cette possibilité était reconduite et qu’ils
pouvaient, en pratique, réutiliser les « tokens » de 2003.
L’âge de raison
L’exercice d’imposition 2004 consacre la maturité de l’application. Pour une
double raison :
D’une part, le renvoi de la déclaration par Internet est désormais accessible à
tous les contribuables, y compris donc ceux qui remplissent la partie II de la
déclaration. Seuls sont exclus les contribuables dont le conjoint est décédé en
2003 ou 2004, ceux qui sont séparés de fait depuis moins d’un an au 1 janvier
2004 et qui ont reçu des déclarations séparées, ceux qui n’ont pas reçu de
déclaration papier et ceux qui en 2004 déclarent des revenus d’indépendants
soumis au régime du forfait. Outre la formule classique, ces contribuables
peuvent télécharger en cliquant sur le lien www.finform.fgov.be le formulaire
électronique de la déclaration sur leur PC et le compléter en utilisant les fonctions
d’aide. Il faut ensuite l’imprimer, l’annexer au formulaire de déclaration classique
préalablement daté et signé, avant de renvoyer le tout par courrier postal (ou le
dépôt direct) dans la boîte aux lettres de votre service local de taxation.
D’autre part, la déclaration électronique IPP pourra être, comme c’est le cas des
nombreuses versions papier, introduite par un mandataire. Dans le cadre de Taxon-Web également, les professionnels comptables et fiscaux sont logiquement
considérés comme des prestataires de services qui reçoivent, dans le cadre d’un
lien contractuel, un mandat de la part des contribuables.
Quels sont les avantages ?
Avant d’examiner la procédure à suivre et les différentes options qu’offre le
système, il n’est pas inutile d’en rappeler les avantages, certes partagés, mais
bien réels pour le contribuable ou le professionnel comptable et/ou fiscal, qui
résultent de la transmission électronique des déclarations fiscales.
Déjà bien présents lors de la phase I, les attraits du système sont connus :
introduction via Internet au départ de n’importe quel PC, disponibilité 24 h sur 24
et 7 jours sur 7, accusé de réception, plus besoin de conserver une copie papier,
puisque les déclarations successives sont accessibles via la TaxBox, calcul des
impôts avec optimisation des déductions hypothécaires, contrôle, confidentialité,
plus d’envoi, en principe, de pièces justificatives, aide on line…
Comme nous l’avons déjà souligné, la phase II ajoute à cette liste la convivialité.
La déclaration pourra être renvoyée par un mandataire, lequel disposera alors
d’un aperçu des déclarations pour lesquelles il est mandaté. Pas besoin de sortir
calculette et tableau d’analyse pour s’apercevoir que l’envoi par voie électronique
des déclarations générera au sein des bureaux comptables et fiscaux de sérieuses
économies en frais de manutention et d’impression.
Voyons dès lors comment les choses sont concrètement appelées à se dérouler.
Comment utiliser Tax-on-Web en qualité de mandataire ?
La procédure comprend plusieurs étapes, dont il convient de respecter la
chronologie, comme l’illustre en détail le document explicatif qu’il est possible de
télécharger sur le site www.taxonweb.be.
Première étape : désignation du seul gestionnaire local au sein des bureaux
comptables et fiscaux : personne de contact et gestion des accès entreprises.
Procédure ouverte.
Qui ? Il s’agit soit d’une personne sous contrat au sein du bureau comptable et
fiscal (par exemple, le responsable du personnel ou le gestionnaire informatique)
ou un expert-comptable ou fiscal décrit comme « faisant partie du conseil
d’administration de l’entreprise ».
Dans les bureaux de petite taille, cette personne, notamment chargée des
contacts durant la procédure, pourra être l’expert-comptable ou le conseil fiscal
lui-même.
Si une telle personne a déjà été désignée dans le cadre des applications e-gov de
la sécurité sociale (Dimona, voyez www.securex.be), son profil sera automatiquement adapté pour Tax-on-Web (TOW), de sorte qu’il ne faut pas en désigner un
nouveau.
Comment ? Cette nomination fait l’objet d’un formulaire spécial Désignation du
gestionnaire local, qu’il vous est possible de télécharger à l’adresse ip
suivante : www.tax-on-web.be en cliquant sur le lien « user management
entreprises ».
Trois rubriques devront impérativement être remplies dans ce formulaire :
1. Information sur le bureau comptable et/ou fiscal : dénomination, adresse et
numéro d’entreprise. Bon à savoir : la dénomination correspond à la dénomination sociale du bureau et le numéro d’entreprise, calibré sur une structure à
10 chiffres, correspond à votre ancien numéro de T.V.A. précédé d’un zéro;
2. Information sur le gestionnaire local : nom, prénom, numéro de registre
national et coordonnées (tél., e-mail, fax) ainsi que son statut au sein du
bureau;
3. Information sur le signataire : nom, prénom, numéro de registre national et
coordonnées (tél., e-mail, fax) ainsi que son statut au sein du bureau.
Une fois rempli, ce document doit impérativement être signé par l’expert
comptable et/ou le conseil fiscal qui détient le pouvoir d’engager le bureau
comptable et fiscal ou la société professionnelle d’expertise comptable ou fiscale.
Ce pouvoir doit être démontré de façon probante. Deux cas sont envisageables :
– Si l’activité professionnelle est exercée à titre individuel, c’est forcément
l’expert-comptable et/ou le conseil fiscal lui-même qui est chef d’entreprise.
La preuve de cette qualité pourra alors être apportée :
– par une attestation de l’Institut;
– une attestation de l’INASTI;
– une attestation de l’enregistrement à la T.V.A.;
– une attestation de la compagnie d’assurances couvrant la responsabilité
professionnelle de l’activité civile d’expert-comptable et/ou conseil fiscal.
– Si l’activité est exercée dans le cadre d’une société professionnelle, il est alors
possible de produire un extrait des statuts publiés au Moniteur belge
désignant les experts-comptables et/ou conseils fiscaux concernés.
Attention : seuls les formulaires originaux sont acceptés, à l’exclusion donc des
photocopies, fax et e-mail.
Où renvoyer ce formulaire ? Une fois rempli et dûment signé, ce document pourra
être expédié par la poste à l’adresse suivante :
SMALS –MVM
Contactcenter Eranova
Rue du Prince Royal 102
1050 Bruxelles
Tél. : 02 788 51 55
E-mail : [email protected]
S’il est incomplet et/ou incorrectement rempli, vous serez averti par téléphone à
partir du 15 avril 2004. Cinq jours ouvrables après cette date pivot, si le
formulaire est complet et correctement rempli, le gestionnaire local recevra les
lettres avec le nom d’utilisateur et le mot de passe.
N’oubliez pas l’enregistrement du gestionnaire local. Le gestionnaire local doit
ensuite se faire enregistrer le plus vite possible sur www.securitesociale.be (site
de la sécurité sociale). Dans ce cadre, un nouveau formulaire devra être complété
reprenant toute une série de données d’identification et la mention d’une adresse
e-mail qui pourra être utilisée dans le cadre des contacts individuels avec le
centre de contact Eranova. Il est également possible de choisir un autre mot de
passe et nom d’utilisateur que celui reçu par la poste. Une fois les
renseignements fournis, le gestionnaire local reçoit confirmation de son
enregistrement : il peut désormais s’annoncer avec le nom d’utilisateur et le mot
de passe qu’il a lui-même choisis. Il lui est alors loisible de consulter online les
applications électroniques pour lesquelles il est valablement enregistré : Dimona
(consultation du fichier du personnel), déclaration de travaux dans le secteur de
la construction, consultation sécurisée des documents destinés à l’entreprise,
chômage temporaire, déclaration des risques sociaux, fichiers vacances
(consultation des données vacances des ouvriers), sbd numéro d’immatriculation
ONSS, déclaration multifonctionnelle, déclaration DMFA originale, répertoire
ONSS, et, in fine, déclarations d’impôt électroniques.
Compte tenu de l’accès dont il dispose ainsi pour toute une série de données
sensibles de l’entreprise, le gestionnaire local devra naturellement utiliser ce mot
de passe de manière discrète et le changer régulièrement.
En sus de son rôle de personne de contact tout au long de la procédure, le
gestionnaire local gère également les mots de passe et les accès. Par conséquent,
il pourra, en définissant des profils d’utilisateurs, habiliter d’autres personnes au
sein du cabinet à utiliser en tout ou en partie les mêmes services électroniques
sécurisés. Cette définition des profils pourra se faire online sur le site
www.securitesociale.be, dès réception du nom de l’utilisateur et du mot de passe.
Sur le plan pratique, le choix du nom d’utilisateur est libre, mais pour être valide,
il doit répondre aux conditions suivantes : composition uniquement de chiffres (0
à 9) et de lettres de l’alphabet (de A à Z); 8 caractères minimum et 30 caractères
maximum, sans espace. De même, vous pouvez choisir librement votre mot de
passe et le changer à tout moment. Un mot de passe valide doit répondre aux
propriétés suivantes : 10 caractères minimum et 15 maximum, pas d’espace,
distinction entre les minuscules et les majuscules, minimum 2 caractères
alphanumériques (chiffres, caractères spéciaux).
Seconde étape : création des mandats entre les contribuables et les bureaux
comptables et fiscaux via les directions régionales des Finances – procédure
ouverte depuis le 12 avril 2004
Outre cette procédure rigoureuse qui met l’expert-comptable et/ou le conseil
fiscal dans les conditions d’accès à la qualité de mandataire, il faut naturellement
disposer également d’un mandat. Pour faire simple, disons qu’il faudra
télécharger un formulaire spécifique de mandat sur le site www.taxonweb.be,
disponible depuis le 12 avril 2004. Dûment complété et signé par le mandant (il
doit notamment préciser la durée du mandat), ce formulaire de désignation doit
également être signé par l’expert-comptable et/ou le conseil fiscal qui détient le
pouvoir d’engager le bureau comptable et fiscal (si l’activité est exercée à titre
individuel) ou la société professionnelle d’expertise comptable et/ou fiscale. Ce
document doit ensuite être renvoyé à la direction régionale compétente en
fonction du domicile du mandant. La liste d’adresses des directions régionales
compétentes sera jointe au formulaire ainsi que les coordonnées détaillées des 40
personnes de contact désignées au sein de ces directions.
Une fois réceptionnées à la direction concernée, l’ensemble des données est
introduit dans un système qui permet au mandat d’être créé, consulté et radié, le
cas échéant. Le système contrôle alors l’identité des mandants (numéro de
registre national) ainsi que l’identité et la qualité des mandataires (numéro
d’inscription à la Banque Carrefour des Entreprises et numéro de registre
national). Le mandat est alors enregistré et l’accès à TOW activé.
Dès cet enregistrement, le mandant reçoit une confirmation écrite de la
désignation de son mandataire.
Attention : si le mandat ne concerne qu’une seule personne dans une déclaration
« ménage des conjoints » – le mandataire ne pouvant représenter valablement
que la personne qui l’a mandaté –, l’autre conjoint devra cosigner avec son token
personnel pour pouvoir introduire électroniquement la déclaration. Ce problème
peut être évité, si le mandataire dispose d’un mandat global.
Comme il convient, un mandat peut être radié à la demande écrite du (ou des)
mandant(s) et du mandataire. Cette radiation doit être communiquée aux
directions régionales des contributions au moyen des formulaires de radiation
qu’il est possible de télécharger à l’adresse ip suivante : www.taxonweb.be.
Rappelons que seuls les formulaires originaux seront acceptés, à l’exclusion des
fax, photocopies et autres communications via les e-mail.
Troisième étape : utilisation de Tax-on-Web à compter du 25 mai 2004
Le principe de la TaxBox est maintenu, mais on parle ici de TaxworkBox. Via cette
TaxworkBox, les personnes dûment mandatées et enregistrées comme telles ont
accès aux déclarations de tous leurs mandats.
Concrètement, il demeure bien entendu possible, comme c’était déjà le cas lors
de la phase I, de remplir la déclaration online, faire le calcul, sauver
provisoirement et ne valider qu’ensuite l’introduction de la déclaration. Là où les
affaires se compliquent un peu, dès lors que l’on ouvre l’accès du système à tous
les contribuables, y compris les indépendants et les professions libérales, c’est au
niveau du mode de communication des documents justificatifs (frais
professionnels¼) et autres formulaires administratifs (déduction pour investissement, exonération pour personnel supplémentaire…), qui, en pratique,
accompagnent la partie II de la déclaration,
Lors des réunions de travail que nous avons eues sur le sujet avec
l’Administration fiscale, un consensus s’est dégagé sur la forme et le contenu de
certains documents susceptibles d’être joints en annexe à la déclaration
électronique « impôts des personnes physiques ».
Sur la forme, d’abord : dès lors qu’il existe un grand nombre de formulaires
électroniques administratifs sur le site de FINFORM (http://www.finform.fgov.be),
il n’était que logique d’en faire un usage optimal.
Une fois téléchargés, complétés, ces formulaires pourront être joints à la
déclaration électronique sous forme d’annexes en format pdf.
Sur le fond ensuite : trois nouveaux documents viendront compléter la liste des
documents FINFORM dans le cadre de l’application Tax-on-Web : compte
d’exploitation, frais généraux et tableaux d’amortissement.
Soyons donc clair ! S’il n’y a aucune obligation légale formelle de joindre des
annexes à la déclaration IPP, on ne peut nier qu’en pratique, celles-ci peuvent
éviter à l'Administration de poser une question dont on sait combien souvent il
faut du temps pour effectuer la recherche, rédiger la réponse, voire, le cas
échéant, solliciter, une prolongation du délai de réponse. Les annexes et les
formulaires électroniques n’échappent pas à cette règle frappée au coin du bon
sens.
Infos pratiques
Site générique : www.taxonweb.be ou www.tax-on-web.be
Call center : 02/788 51 55
Document explicatif relatif aux procédures à suivre.
Téléchargement des formulaires ?
1. Désignation d’un gestionnaire local par bureau comptable et fiscal :
www.taxonweb.be
2. Formulaire de création de mandat dans le cadre de l’application Tax-on-Web
www.taxonweb.be
3. Formulaire de suppression d’un mandataire
www.taxonweb.be
4. Formulaire de radiation du mandat
www.taxonweb.be
Téléchargement
des
annexes
http://www.finform.fgov.be
standardisées et
autres
formulaires :