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ETUDE DE CAS / SIG IS-6000
LA MACHINE À AFFRANCHIR HAUT VOLUME IS-6000
DE NEOPOST AIDE LA SOCIÉTÉ SUISSE SIG À OPTIMISER
LE TRAITEMENT DE SON COURRIER.
Dotée d’une balance dynamique, l’IS-6000 permet,
en effet, de peser chaque pli rapidement (jusqu’à 8700
enveloppes par heure) et de sélectionner le tarif postal
associé au poids et au format.
Seul équipement haut de gamme sur le marché conçu sur le nouveau standard postal IFS 3,
l’IS-6000 permet l’impression des codes à barres des recommandés et l’affranchissement au
juste coût de l’ensemble du courrier.
SIG (Services Industriels de Genève) est une entreprise suisse de
distribution de services de proximité. C’est une entreprise de
service public engagée au service de la collectivité genevoise.
Elle fournit l’eau, le gaz, l’électricité et l’énergie thermique. Elle
traite les eaux usées, valorise les déchets et propose des
services dans les domaines des énergies et des télécommunications. Ses activités visent à promouvoir une meilleure et moindre
consommation energétique en vue de contribuer au développement durable. Le site du Lignon, siège de SIG, réunit l’ensemble
des activités technico-administratives.
LE SERVICE IMPRIMERIE ET MESSAGERIE:
DISCRET MAIS INDISPENSABLE AU BON FONCTIONNEMENT
DE L’ENTREPRISE
Bien que peu connu au sein de SIG, le service d’impression
et messagerie contribue efficacement à la fluidité de la communication interne et externe en assurant la distribution du courrier
entrant, près de 1’000 plis par jour, et sortant, environ 10’000
enveloppes quotidiennes réparties entre du courrier égrené et du
courrier de masse (factures,
mailings...). Le courrier est
relevé par la poste deux fois
par jour, le matin vers 7h30
et l’après-midi vers 13h30.
La distribution interne est
assurée grâce à 45 points
de dépôt dans les différents
services de l’entreprise.
«Nous connaissons tout le
Services d’impression et messagerie
monde!» explique Bertrand
Pasquier, responsable Services d’impression et messagerie.
«Notre équipe, constituée de 5 personnes, regroupe les activités
de gestion du courrier et d’impression de la plupart des
documents SIG.» Equipé de systèmes de finitions (reliure,
laminage, etc.) et d’impressions professionnelles (grand format
pour les plans et affiches, transactionnel pour les factures et
mailings clients, numérique pour la reprographie), de mise sous
pli et d’affranchissement, le service peut traiter presque tout
type de document en un temps record. La réactivité, une des clés
de la réussite de SIG, commence d’abord en interne.
LA GESTION DES COURRIERS RECOMMANDÉS FORTEMENT
OPTIMISÉE GRÂCE À LA MACHINE À AFFRANCHIR IS-6000
RÉPONDANT AU STANDARD POSTAL IFS 3
Le service Imprimerie et
Messagerie est constamment à la recherche de
leviers d’optimisation de la
productivité du personnel
par la suppression de
tâches répétitives à faible
valeur ajoutée comme le
collage des étiquettes avec
Cécile Boly, Account Manager Neopost Suisse
codes à barres sur chaque
& Bertrand Pasquier, Responsable Services
pli recommandé. Aussi
d’impression et messagerie SIG
quand Cécile Boly, Account
Manager de Neopost Suisse a contacté Bertrand Pasquier pour lui
présenter le nouveau standard IFS 3 de la Poste Suisse, qui permet
notamment une impression lors de l’affranchissement des codes
à barres des lettres avec justificatifs de distribution (recommandés,
Dispo-mail, A+...), l’intérêt a été immédiat. «J’ai proposé à
Monsieur Pasquier de faire partie de notre programme d’essai de
notre nouvelle machine à affranchir haut volume IS-6000, seul
équipement de ce segment sur le marché à répondre au standard
IFS 3.» précise Cécile. Installé en décembre 2012, l’équipement a
permis de gagner un temps considérable sur la gestion des
LE SERVICE IMPRIMERIE ET MESSAGERIE EST CONSTAMMENT À LA
RECHERCHE DE LEVIERS D’OPTIMISATION DE LA PRODUCTIVITÉ DU
PERSONNEL PAR LA SUPPRESSION DE TÂCHES RÉPÉTITIVES À FAIBLE
VALEUR AJOUTÉE COMME LE COLLAGE DES ÉTIQUETTES AVEC CODES À
BARRES SUR CHAQUE PLI RECOMMANDÉ.
Impression du code à barres des
recommandés directement par la
machine à affranchir IFS 3
recommandés. «Nous avons
profité de l’opportunité de
l’automati-sation de
l’impression des codes à
barres pour recentrer les
personnes de mon équipe
sur leur coeur de métier:
la messagerie, l’impression
et la reprographie.» ajoute
Bertrand Pasquier.
AFFRANCHIR CHAQUE LETTRE AU PLUS JUSTE SELON SON POIDS:
UNE ÉCONOMIE SIGNIFICATIVE
Optimiser le traitement du courrier clients pour apporter de
meilleures solutions est une préoccupation majeure de SIG. Le
bon acheminement de toutes les communications à destination
des clients est donc crucial pour l’entreprise.
Avant la mise en place de la machine à affranchir IS-6000, la
plupart du courrier de masse sortant était affranchi en port payé
et remis à la poste en
déclarant le nombre de plis
concernés sans contrôle
préalable du poids des
en-vois. Après plusieurs
réa-justements tarifaires
liés à un décalage entre le
déclaratif SIG des frais
d’affranchissement et les
Bertrand Pasquier et Marc Siffert (reprovérifications de la Poste
graphe) tous deux utilisateurs de l’IS-6000
Suisse, le processus a été
revu et une pesée des bacs de courrier a été mise en place par
SIG. Plus de 45 minutes étaient nécessaires quotidiennement à une
personne de l’équipe courrier pour peser les lettres, s’assurer
que le poids moyen était en accord avec le tarif de port payé
utilisé et faire la déclaration sur le site intranet de la Poste.
L’installation de la machine à affranchir Neopost a été l’occasion
d’améliorer encore le processus en place. Le port payé a été
abandonné au profit d’un affranchissement au juste coût de
chaque lettre traitée par l’affranchisseuse. Dotée d’une balance
dynamique, l’IS-6000 permet, en effet, de peser chaque pli
rapidement (jusqu’à 8700 enveloppes par heure) et de
sélectionner le tarif postal associé au poids et au format. Plus
aucun risque de réajustement par la Poste et un meilleur contrôle
des dépenses annuelles
d’affranchissement!
Con-nectée au serveur
postal IFS 3, la machine à
affranchir envoie l’ensemble
des statistiques
nécessaires à la Poste quasi
instantanément. Plus besoin
de faire de déclaration en ligne. Outre ces avantages, Bertrand
Pasquier apprécie particulièrement l’ergonomie de l’IS‑6000:
«Nous avons tous des tailles différentes dans mon équipe.
L’ajustement simple et rapide de l’écran 15’’ de haut en bas ou de
gauche à droite est très pratique pour une utilisation partagée
par plusieurs collaborateurs. La possibilité de personnaliser
l’affichage est également très appréciable; nous avons
paramétré les touches de
raccourcis avec les tarifs
postaux que nous utilisons
le plus fréquemment.
Globalement l’écran tactile
est un système très intuitif
qui s’apprivoise même pour
les personnes peu
familières avec
Les touches de raccourcis de l’écran tactile;
l’informatique.»
très pratiques pour sélectionner rapidement le
tarif postal approprié
Le choix d’affranchir l’en-semble des plis a permis également de
repenser l’en-semble du flux de com-munication; les employés du
service d’impression et de messa-gerie gèrent déso-mais une
chaîne complète de missions: réception du fichier des
destinataires, publipostage, impression des courriers, mise sous pli
puis affranchissement. Aussi pour une productivité accrue,
l’IS-6000 est connectée mécaniquement au système de mise
sous pli. Leader européen en solutions de courrier et de
systèmes logistiques, aussi bien pour les application physiques
que digitales, Neopost reste à la disposition de SIG pour d’autres
projets d’optimisation des flux de communication interne et
externe.
LE PORT PAYÉ A ÉTÉ ABANDONNÉ AU PROFIT D’UN
AFFRANCHISSEMENT AU JUSTE COÛT DE CHAQUE LETTRE
TRAITÉE PAR L’AFFRANCHISSEUSE.
AVANT LA MISE EN PLACE DE LA MACHINE À AFFRANCHIR IS-6000, LA PLUPART
DU COURRIER DE MASSE SORTANT ÉTAIT AFFRANCHI EN PORT PAYÉ ET REMIS
À LA POSTE EN DÉCLARANT LE NOMBRE DE PLIS CONCERNÉS SANS CONTRÔLE
PRÉALABLE DU POIDS DES ENVOIS.
Écran tactile
couleur
Plateau de
pesée externe
Machine
à affranchir
Convoyeur
de sortie
Pesée
dynamique
Alimentateur
UN SYSTÈME D’AFFRANCHISSEMENT SIMPLE À UTILISER ET ERGONOMIQUE
La conception technique de l’IS-6000 s’adapte rigoureusement aux
utilisateurs. Toutes les étapes fonctionnelles sont commandées à
partir d’un domaine d’utilisation conçu selon des aspects
ergonomiques et centraux. De par la conception du système
25 cm
45–45 cm
55–65 cm
100 cm
160 cm
flexible et modulaire, les composants sont à une distance
confortable pour l’utilisateur, ou peuvent être placés là où on le
souhaite. Cela permet une posture naturelle et donc un flux de
travail efficace sans fatigue.
50 cm
• Un maintien de la tête naturel en position debout
• Mouvement de la tête simplifié
• Surface d’utilisation de la machine à hauteur des yeux
• En hauteur et dans sa distance du 15" écran tactile
couleur réglable à l’utilisateur
• L’écran aux tons bleus ménage les yeux et évite
la fatigue
L’ÉQUIPEMENT A PERMIS DE GAGNER UN TEMPS CONSIDÉRABLE SUR LA
GESTION DES RECOMMANDÉS. «NOUS AVONS PROFITÉ DE L’OPPORTUNITÉ
DE L’AUTOMATISATION DE L’IMPRESSION DES CODES À BARRES POUR
RECENTRER LES PERSONNES DE MON ÉQUIPE SUR LEUR CŒUR DE MÉTIER.
SIG: SERVICES INDUSTRIELS DE GENEVE
EN QUELQUES CHIFFRES
IFS 3: LE NOUVEAU STANDARD TECHNOLOGIQUE DES
SYSTEMES D’AFFRANCHISSEMENT INTELLIGENTS
• 1
684 collaborateurs qui assurent des fonctions
techniques, commerciales, industrielles,
administrati-ves et de management
Pour les professionnels, l’efficacité est une exigence
primordiale. Le traitement du courrier doit lui aussi être
productif. L’automatisation de l’affranchissement fait
gagner du temps tout en garantissant une tarification
exacte.
• Plus de 100 métiers très différents
• U
ne entreprise de droit public autonome au capital
de 100 MCHF. Ce capital est réparti entre l’Etat de
Genève (55%), la Ville de Genève (30%) et les
communes genevoises (15%). L’entreprise assure
sa pérennité grâce au seul produit de ses ventes,
sans subventions des pouvoirs publics.
• S implicité du processus d’affranchissement
• Mise à jour automatique des prix et produits en ligne
• Transparence des coûts grâce aux relevés mensuels
détaillés
Avec un appareil de troisième génération (IFS 3) le
traitement de l’expédition du courrier est plus efficace,
plus convivial et plus simple. Les codes à barres pour les
lettres avec justificatif de distribution (recommandé,
etc.) peuvent être imprimés directement lors du
processus d’affranchissement. Plus besoin de perdre du
temps à apposer manuellement les étiquettes. Grâce à la
ventilation des frais d’affranchissement par centres de
coûts, l’IFS 3 constitue la solution idéale pour un
processus optimal et une parfaite maîtrise des coûts.
• 250 000 clients sur le canton de Genève
• 1078 MCHF de chiffres d’affaire en 2012
Contactez-nous pour
plus information!
Fax: Téléphone: 0848 231 231
044 441 71 91
Email: [email protected]
Neopost AG - Hertistrasse 25 - 8304 Wallisellen
Neopost AG - En Budron H 8C - 1052 Le-Mont-sur Lausanne
www.neopost.ch
AOÛT 2013