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13 novembre 2007
Listes de diffusion
Guide à l’usage des personnels de l’École
Centrale Paris
Listes de diffusion : guide à l’usage des personnels de l’École Centrale Paris
1
TABLE DES MATIÈRES
Table des matières
1
Introduction
1.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2 Vocabulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
3
3
2
Qu’est-ce qu’une liste de diffusion ?
2.1 Présentation . . . . . . . . . . .
2.2 Exemple . . . . . . . . . . . . .
2.3 Fonctionnement . . . . . . . . .
2.3.1 Création . . . . . . . . .
2.3.2 Abonnement . . . . . .
2.3.3 Utilisation . . . . . . . .
2.3.4 Modération . . . . . . .
2.4 Avantages . . . . . . . . . . . .
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5
Les listes de diffusion à l’ECP
3.1 Présentation . . . . . . . .
3.2 Accès . . . . . . . . . . .
3.3 Prise en main . . . . . . .
3.4 Éléments intéractifs . . . .
3.4.1 Bulle d’aide . . . .
3.4.2 Boutons . . . . . .
3.4.3 Champ de texte . .
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Créer une liste de diffusion : guide détaillé
4.1 Préliminaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Présentation simple . . . . . . . . . . . . . . .
4.2.1 Étape 1 : description de la nouvelle liste
4.2.2 Étape 2 : type de liste . . . . . . . . . .
4.2.3 Étape 3 : abonnements . . . . . . . . .
4.2.4 Étape 4 : modération . . . . . . . . . .
4.2.5 Fin de la création de la liste . . . . . .
4.3 Présentation avancée . . . . . . . . . . . . . .
4.3.1 Étape 1 : description de la nouvelle liste
4.3.2 Étape 2 : configuration de la liste . . . .
4.3.3 Étapes suivantes . . . . . . . . . . . .
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Informations complémentaires
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Glossaire
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1
1.1
QU’EST-CE QU’UNE LISTE DE DIFFUSION ?
Introduction
Présentation
Ce guide a pour but d’expliquer l’utilité et l’usage des listes de diffusion. Une version en ligne
est disponible à l’adresse :
http://www.cti.ecp.fr/dos_documentations/dos_sympa/guide_sympa_V1.pdf
1.2
Vocabulaire
Le vocabulaire informatique n’étant pas forcément toujours évident, les mots qui sont couramment admis et utilisés pour désigner un concept informatique seront signalés par cette mise en
forme. Exemple : “Toute personne peut s’inscrire (ou s’abonner) à ce type de liste”.
Vous trouverez à la fin de ce guide un glossaire des termes les plus employés.
2
2.1
Qu’est-ce qu’une liste de diffusion ?
Présentation
Une liste de diffusion, (ou Mailing List en Anglais, souvent abrégé ML), est un outil informatique. Dans son utilisation la plus simple, il permet d’envoyer des messages électroniques à une
liste de personnes.
2.2
Exemple
Pour couper court à toute définition plus abstraite, prenons cet exemple : le directeur du laboratoire EXEMPLE de l’ECP désire informer de manière périodique ses collaborateurs de l’arrivée de
nouveau matériel d’expérimentation, et rester à l’écoute de toute réclamation (défaut de livraison,
etc.). Il crée alors sur le serveur de listes de l’ECP une liste de diffusion nommée
[email protected]
(noter la forme de cette adresse). Sur cette liste, il inscrit sa propre adresse e-mail ainsi que
l’adresse e-mail de tous ses collaborateurs.
À chaque réception d’un colis, le directeur du labo écrit un message à l’adresse
[email protected]
ce qui a pour effet d’envoyer automatiquement une copie de ce message à tous ses collaborateurs.
Imaginons maintenant que plusieurs chercheurs rencontrent des difficultés pour utiliser le matériel reçu : ils enverront alors un message à la même adresse, ce qui aura pour effet de tenir toutes
les personnes abonnées au courant de ces problèmes, et en particulier le directeur.
3
2
QU’EST-CE QU’UNE LISTE DE DIFFUSION ?
2.3
2.3.1
Fonctionnement
Création
Examinons, étape par étape, l’exemple précédent. Le directeur de labo s’est rendu sur le serveur de listes de diffusion de l’ECP (ci-après dénommé simplement “le serveur”) pour y créer une
nouvelle liste. Il lui a donné le nom :
[email protected]
Remarquer qu’il s’agit en fait d’une adresse e-mail. Examinons-la de plus près. Elle est composée
de 2 morceaux séparés par un “@”.
– “labo.exemple.materiel” : ceci est la partie variable du nom, elle a été choisie par le directeur.
Elle doit obéir à quelques règles de bon sens, récapitulées dans une charte disponible sur le
serveur. Cette partie est elle-même constituée de 3 mots séparés par des points. De droite à
gauche, du plus précis au plus général. On peut ainsi deviner d’un seul coup d’oeil le sujet
de la liste : on y parle de materiel (“.materiel”) reçu à l’EXEMPLE (“.exemple.matériel”)
qui est un laboratoire de l’ECP (“labo.exemple.materiel”).
– “list.ecp.fr” est une partie invariable. Elle correspond à l’adresse du serveur.
Créer une liste de diffusion revient donc à créer une adresse e-mail.
2.3.2
Abonnement
Le directeur a ensuite inscrit (ou abonné) ses collaborateurs. Cela signifie qu’il a enregistré
leur adresse e-mail dans la liste. Les personnes concernées reçoivent alors un message d’accueil,
leur signalant leur nouvel abonnement.
2.3.3
Utilisation
Le directeur souhaite informer ses collègues de l’arrivée de nouveau matériel en leur envoyant un e-mail. Mais au lieu de recopier la liste des adresses de ses collègues depuis son carnet
d’adresses, il envoie simplement un message à l’adresse de la liste de diffusion
[email protected]
Cela aura pour effet d’envoyer automatiquement une copie du message à chaque abonné de la liste.
Une liste de diffusion s’utilise donc très simplement dans la vie de tous les jours. Il suffit de se
souvenir de l’adresse de la liste.
Utiliser une liste de diffusion revient donc à envoyer un e-mail à l’adresse de la liste.
2.3.4
Modération
Dès que l’on souhaite personnaliser un peu la création d’une nouvelle liste, on rencontre le
concept de modération. Puisqu’une liste de diffusion agit un peu comme un “multiplicateur de
messages”, il devient aisé d’engorger la boîte de réception des abonnés en envoyant par exemple
du courrier indésirable (spam) à l’adresse de la liste. Pour remédier à ce problème, le système de
listes de diffusion est régi par un système de droits qui définit “qui a le droit d’envoyer quoi”. Il
existe 4 types d’utilisateurs différents : propriétaire, modérateur, abonné, non-aboné
4
3
LES LISTES DE DIFFUSION À L’ECP
Propriétaire Le propriétaire (ou créateur) d’une liste a presque tous les droits sur une liste. Il
peut abonner / désabonner des personnes, envoyer des messages sur la liste, et configurer la liste
comme bon lui semble.
Modérateur Par défaut, le propriétaire est également modérateur de sa liste. Son rôle est de lire
les messages envoyés sur la liste avant leur diffusion aux abonnés. Il décide donc de laisser passer
ou de supprimer certains messages.
En général, la liste est configurée de telle sorte que seuls certains types de messages doivent
passer par la modération (afin de ne pas demander trop de travail aux modérateurs). Par exemple,
les messages envoyés par les abonnés peuvent être diffusés immédiatement sans modération, tandis
que les messages envoyés par des personnes non-abonnées devront d’abord être validés par les
modérateurs. Tout ceci est expliqué plus amplement dans la configuration avancée d’une liste (voir
4.3.2).
Abonné Une personne abonnée à une liste de diffusion reçoit les messages qui circulent. De
même, elle peut envoyer des messages aux abonnés de la liste.
Non-abonné Une personne non-abonnée à une liste de diffusion ne reçoit pas les messages qui y
circulent. Elle peut cependant en envoyer aux abonnés, si la liste est définie publique. Si la liste est
privée, tout message envoyé par une personne non-abonnée est simplement rejeté (i.e. non diffusé).
2.4
Avantages
Une liste de diffusion est donc un moyen de communication électronique de groupe, qui peut
se révéler très pratique d’usage. Ses avantages sont nombreux :
– La diffusion des messages est quasi instantanée.
– Les messages sont distribués à toutes les personnes concernées, et seulement à ces personnes : pas de risque d’oubli ou au contraire d’ajout intempestif de destinataires lors de la
rédaction des messages.
– C’est un système évolutif : si une personne change de laboratoire, elle peut simplement se
désabonner d’une liste pour se réabonner à une autre. Idem si elle change d’adresse e-mail.
– Les messages envoyés dans une liste de diffusion peuvent être conservés : c’est un moyen
de garder une trace des discussions antérieures sur un sujet précis.
3
3.1
Les listes de diffusion à l’ECP
Présentation
L’École Centrale offre à toute personne travaillant à l’ECP la possibilité de s’abonner et de
créer des listes de diffusion. Le système utilisé se nomme Sympa, et est disponible à l’adresse :
https ://list.ecp.fr
Ce service se présente sous la forme d’une page Web (fig. 1).
5
3
F IG . 1 – Page d’accueil de SYMPA
3.2
Accès
Pour pouvoir utiliser ce service, vous devrez vous authentifier par mot de passe sur le Service Centrale d’Authentification (ou CAS) de l’école. Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton
“S’identifier” en haut à gauche de la page (fig. 2). Vous serez alors redirigé vers le CAS (fig. 3),
où vous serez invité à saisir votre identifiant ainsi que votre mot de passe. Ce dernier est le même
que celui utilisé pour accéder aux autres services de l’école (par exemple le Webmail).
Après validation, vous serez redirigé sur le serveur de listes.
F IG . 2 – Bouton “S’identifier”
3.3
Prise en main
La page qui s’affiche alors (fig. 4) est la page principale du service.
– En haut se trouve la barre de menu qui donne accès aux pages d’accueil, de création, d’aide,
etc.
– En haut à gauche se trouve un encadré avec le bouton de “déconnexion” (permet de quitter
le service).
– Le bandeau “Vos listes” à gauche affiche l’ensemble de vos abonnements.
– Enfin, au centre : un message d’accueil, un moteur de recherche dans les listes existantes, et
un annuaire des listes classées par catégories (Recherche, Services, Enseignement).
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3
F IG . 3 – Authentification CAS
7
3
F IG . 4 – Page principale
8
4
CRÉER UNE LISTE DE DIFFUSION : GUIDE DÉTAILLÉ
3.4
Éléments intéractifs
Voici les principaux éléments interactifs sur ce site :
3.4.1
Bulle d’aide
Ce symbole est une bulle d’aide. Passez la souris au-dessus de la
bulle pour afficher un court texte explicatif. Cliquez dessus pour
obtenir une aide détaillée.
3.4.2
Boutons
Ceci est un bouton. Cliquer dessus déclenche l’action indiquée.
Ceci est également un bouton. Il apparaît à côté du nom d’une
liste lorsque vous en êtes propriétaire.
3.4.3
Champ de texte
Ceci est un champ de texte.
4
Créer une liste de diffusion : guide détaillé
4.1
Préliminaire
Pour créer une nouvelle liste de diffusion, cliquez sur “Création de liste” en haut dans la
barre de menus. Un menu vous propose alors de choisir le type de présentation pour l’assistant
de création de liste (fig. 5).
– Présentation simple : destinée aux débutants, elle permet de créer une liste parfaitement
fonctionnelle en un minimum de clics.
– Présentation avancée : destinée aux utilisateurs familiers avec le vocabulaire de l’internet,
elle permet de personnaliser sa nouvelle liste en répondant à une série de questions simples.
– Présentation pour utilisateurs experts : elle donne accès à la totalité des options de configuration. Nécessite une bonne connaissance de SYMPA.
Cochez la présentation désirée, puis cliquez sur “Suivant”.
4.2
Présentation simple
4.2.1
Étape 1 : description de la nouvelle liste
La première étape de l’assistant est représentée fig. 6.
– Nom de la liste : choisissez un nom (c’est à dire une adresse) pour votre liste. Ce nom doit
respecter la charte de nommage de l’ECP (disponible en lien).
– Propriétaire : saisissez ici l’adresse du créateur de la liste (c’est à dire son propriétaire).
Votre adresse apparaît par défaut.
– Objet : saisissez une courte description du sujet de la liste (une ligne).
9
4
– Description : décrivez plus en détail le but le sujet de la liste.
– Catégorie : choisissez dans la liste déroulante la catégorie à laquelle la nouvelle liste appartiendra. Il est important de bien classer sa liste, afin de faciliter les recherches dans l’annuaire
des listes.
4.2.2
Étape 2 : type de liste
La deuxième étape (fig 7) permet de choisir le type de liste désiré parmi deux choix possibles :
– Liste pour groupe de travail : il s’agit d’une liste adaptée à la circulation d’information
entre les différents membres d’un groupe de travail. Tous les abonnés peuvent y envoyer des
messages (on parle de liste non-modérée).
– Liste d’information : c’est un type de liste à information descendante, bien adapté à la diffusion peu fréquente de messages à un grand nombre de personnes. C’est une liste modérée,
c’est à dire que seuls les messages approuvés par les modérateurs (voir ci-après) pourront
être diffusés.
Validez en cliquant sur “Suivant”. Le message de la figure 8 vous indique que votre demande
de création a bien été enregistrée. La nouvelle liste doit être manuellement validée par les administrateurs du serveur de liste de l’ECP, ou listmasters. Vous pouvez cependant continuer à la
configurer en attendant. Cliquez sur “Suivant”.
4.2.3
Étape 3 : abonnements
Cette étape vous permet d’abonner des personnes à la nouvelle liste. Pour cela remplissez le
champ de texte, une personne par ligne, en respectant le format : adresse, nom, prénom (fig. 9).
Puis confirmez en cliquant sur “Ajouter ces abonnés”. Une confirmation apparaît (fig. 10)
L’étape suivante est facultative, et vous pouvez arrêter à ce stade la création de la liste (bouton
“déconnexion”) si vous ne souhaitez pas définir de modérateurs (en plus du propriétaire).
4.2.4
Étape 4 : modération
Vous pouvez ajouter un modérateur (en plus du propriétaire de la liste). Cela peut être nécessaire dans deux situations :
– Si la liste est modérée : les modérateurs seront chargés d’accepter ou de refuser les messages
envoyés par les abonnés de la liste.
– Si la liste est non modérée : ajouter une personne non abonnée à la liste en tant que modérateur lui donne le droit d’écrire sur la liste, sans recevoir les messages qui y circulent.
Pour ajouter un modérateur, saisissez son adresse et son nom dans les champs correspondants
(fig. 11). Les autres paramètres seront laissés tels quels.
Validez en cliquant sur “Terminer”.
4.2.5
Fin de la création de la liste
Un message vous confirme la fin de la configuration de la nouvelle liste (fig 12). Une fois
validée par un listmaster, la nouvelle liste pourra être utilisée. Une confirmation est alors envoyée
10
4
F IG . 5 – Assistant de création de liste
F IG . 6 – Étape 1
11
4
F IG . 7 – Étape 2
F IG . 8 – Confirmation
F IG . 9 – Abonnement
12
4
F IG . 10 – Confirmation des abonnements
F IG . 11 – Ajout d’un modérateur
13
4
au propriétaire de la liste.
F IG . 12 – Fin de la configuration de la liste
4.3
Présentation avancée
La présentation avancée de l’assistant permet une personnalisation plus poussée de la nouvelle
liste, tout en restant simple d’emploi. Choisissez la présentation avancée (fig. 13) puis cliquez sur
“Suivant”.
F IG . 13 – Choix de la présentation de l’assistant : présentation avancée
4.3.1
Étape 1 : description de la nouvelle liste
Cette étape est en tout point similaire à la première étape de la présentation simple (voir 4.2.1).
4.3.2
Étape 2 : configuration de la liste
Vous pouvez ici configurer le type de liste désiré, en répondant au questionnaire (fig. 14).
Pour chaque question, vous pouvez survoler ou cliquer sur les bulles d’aide afin d’obtenir plus
d’explications.
14
4
F IG . 14 – Configuration de la liste
15
4
Abonnement
– Libre : toute personne peut s’abonner à cette liste.
– Modéré par le propriétaire : toute demande d’abonnement est soumise à la validation du
propriétaire de la liste.
– Fermé : le propriétaire inscrit manuellement tous les abonnés à la liste. Il n’est pas possible
de s’abonner librement, en revanche il est évidemment toujours possible de se désabonner.
Politique d’envoi
– Liste publique : toute personne est autorisée à diffuser un message sur cette liste. À choisir
avec précaution, car cela signifie que même des personnes non-abonnées peuvent envoyer
des messages - potentiellement indésirables (spam) - aux abonnés de la liste. Il est vivement
conseillé de modérer la liste lorsque cette option est cochée.
– Liste privée : seuls les abonnés sont autorisés à diffuser un message sur cette liste. Les
personnes qui ne sont pas abonnées, mais qui tenteraient d’envoyer un message sur la liste
recevront en retour un message d’erreur.
Modération
– Ne rien modérer : tous les messages, quelque soit leur provenance, sont acceptés et diffusés
sur la liste. Attention, si la liste est publique (voir ci-dessus), cela peut entraîner la réception
de messages indésirables (spam).
– Modérer tous les messages : tous les messages devront d’abord être acceptés par le ou les
modérateurs de la liste avant d’être diffusés aux abonnés. La diffusion n’est donc pas immédiate ! C’est un usage à réserver aux listes publiques où le nombre de messages quotidiens
est raisonnablement faible.
– Modérer tous les messages, sauf ceux envoyés par les abonnés : solution intermédiaire entre
les 2 précédentes options. Seuls les messages envoyées par des personnes non abonnées
à la liste devront passer par l’étape de modération. Ceci est particulièrement intéressant
si vous voulez laisser la possibilité aux non-abonnés d’envoyer des messages sur la liste,
tout en gardant le contrôle sur ce qui est envoyé (pas de spam par exemple). Quant aux
messages envoyés par les abonnés, ils sont diffusés immédiatement, sans validation par les
modérateurs.
Visibilité Une liste est dite visible lorsqu’elle apparaît dans l’annuaire des listes. Vous pouvez
choisir ici de la rendre visible ou non.
– Liste visible (par toute personne authentifiée) : la liste apparaîtra dans l’annuaire des listes.
Toute personne authentifiée sur le serveur pourra donc avoir accès aux éléments publics
(nom et description de la liste).
– Liste cachée (visible uniquement par ses abonnés) : la liste ne figurera pas dans l’annuaire
des listes.
Conservation des messages sur le serveur Le système de listes de diffusion permet de conserver (ou archiver) les messages circulant sur la liste. Cela permet de garder un historique des fils de
discussion sur quelques mois. Les messages archivés sont alors consultables sur le serveur, pour
les personnes abonnées uniquement.
– Liste avec conservation : les messages sont enregistrés sur le serveur pendant une durée de
quelques mois.
16
6
GLOSSAIRE
– Liste sans conservation : les messages ne sont pas conservés sur le serveur.
4.3.3
Étapes suivantes
La fin de la création d’un liste avancée est en tout point similaire à la présentation simplifiée.
Voir 4.2.3 et 4.2.4.
5
Informations complémentaires
Le gestionnaire de listes de diffusion SYMPA, utilisé à l’ECP, est un outil puissant mais complexe. Une documentation exhaustive est disponible à l’adresse :
http ://www.sympa.org
Pour toute question liée aux listes de diffusion à l’ECP, veuillez contacter les listmasters à
l’adresse :
[email protected]
6
Glossaire
abonner Consiste à inscrire une adresse e-mail sur une liste de diffusion. La personne inscrite par
l’intermédiaire de son adresse (l’abonné) recevra tous les messages envoyés sur la liste de
diffusion.
cachée Voir “visible”
charte La charte de nommage est un texte écrit par les administrateurs du serveur de listes de
diffusion de l’ECP récapitulant les quelques règles simples à suivre pour nommer une liste.
En cas de non respect de la charte, la liste peut être rejetée par les listmasters.
liste(s) de diffusion (aussi : Mailing List, mList, ML) Outil informatique de travail collaboratif.
Dans son utilisation la plus simple, la liste de diffusion permet d’envoyer des messages
électroniques à une liste de personnes.
listmaster Désigne un administrateur de serveur de listes de diffusion. Il est est responsable de la
validation de chaque nouvelle liste créée.
spam Il s’agit de courrier indésirable, envoyé automatiquement. Il convient de protéger une liste
de diffusion contre ce type de courrier, au risque de la rendre inutilisable.
visible Se dit d’une liste de diffusion dont la description et l’adresse apparaissent sur le site du
serveur de listes. Une liste cachée sera au contraire invisible pour les personnes qui n’y sont
pas abonnées (elles ne deviennent visibles que pour les personnes abonnées et authentifiées
sur le site)
17

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