Dispositif d`arrêt d`un projet de recherche doctoral

Institut de formation doctorale
Dispositif d’arrêt d’un projet de recherche doctoral
Et reconnaissance de l’activité de recherche doctorale
Préambule
Tout recrutement, tout projet, et notamment tout projet de recherche, comportent des risques d’échec. Afin
de les limiter au maximum, il est capital de soigner la préparation des projets de recherche doctoraux ainsi que
le processus de recrutement lui-même.
Conformément à la réglementation et à la Charte du Doctorat de l’UPMC, les risques liés au projet (en
particulier les risques scientifiques, managériaux et financiers) peuvent être maîtrisés grâce à une bonne
préparation en amont du recrutement. Les directeurs de thèse et les directeurs d’unités de recherche ont un
rôle de premier plan dans la définition des projets de recherche doctoraux. En dernier ressort, une école
doctorale doit refuser l’ouverture d’un recrutement sur un projet de recherche doctoral si elle le juge trop
risqué et que le porteur de projet et le laboratoire ne sont pas en mesure de la convaincre que les risques sont
suffisamment maîtrisés.
« Le directeur de thèse et son laboratoire sont responsables de la proposition du projet de recherche
doctoral en amont du recrutement d’un candidat et d’assurer au projet :
- son caractère original, formateur, innovant et réalisable dans le délai imparti pour la thèse ;
- sa cohérence avec la politique scientifique et les compétences du laboratoire ;
- son financement, y compris la rémunération du doctorant. » (Charte du Doctorat de l’UPMC)
« Le directeur de l'école doctorale s'assure que les conditions scientifiques, matérielles et financières
sont réunies pour garantir le bon déroulement des travaux de recherche du candidat et de
préparation de la thèse, après avis du directeur de l'unité de recherche de rattachement sur la qualité
du projet. » (Extrait de l’article 14 de l’arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctorale)
« Les écoles doctorales […] s'assurent de la qualité de l'encadrement des doctorants par les unités et
équipes de recherche, veillent au respect de la charte des thèses prévue par l'arrêté du 3 septembre
1998 susvisé et la mettent en oeuvre. Elles mettent les doctorants en mesure de préparer et de soutenir
leur thèse dans les meilleures conditions » (Extrait de l’article 4 de l’arrêté du 7 août 2006)
Un recrutement bien organisé permet d’en maîtriser les risques : critères de recrutement « explicites et
publics » (Art. 4 de l’arrêté du 7 août 2006), procédures de recrutements prévoyant un ou plusieurs entretiens
avec les candidats et pas uniquement une étude de dossier, implication de l’école doctorale dans le
recrutement pour avoir un regard complémentaire au directeur de thèse et au laboratoire sur les candidats.
Ces précautions ayant été prises, les situations impliquant l’arrêt d’un doctorat doivent être exceptionnelles,
et le même soin que celui apporté au recrutement doit guider leur traitement.
Contexte
Le conseil de l’IFD du 23 novembre 2010 a formulé une demande de clarification des dispositifs permettant
l’arrêt d’un projet de recherche doctoral avant son terme et la reconnaissance pour le doctorant d’une activité
de recherche qui ne peut mener à la soutenance d’une thèse.
Les raisons menant à l’arrêt d’un projet doctoral sont diverses. On peut distinguer :
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
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Cas 1 : l’arrêt à l’initiative du doctorant pour des raisons non liées au déroulement du projet de recherche :
acceptation d’une proposition d’emploi, souhait de réorientation professionnelle, raisons personnelles, etc.
Cas 2 : l’arrêt à l’initiative du doctorant pour des raisons liées au déroulement du projet de recherche :
démotivation, problèmes relationnels, problèmes de conduite du projet, problèmes de financement, échecs
rencontrés pendant le projet de recherche, etc.
Cas 3 : l’arrêt à l’initiative de la hiérarchie du doctorant : manquements du doctorant dans son travail,
insuffisances professionnelles, etc.
Il est courant que la distinction entre les deux derniers cas ne soit pas évidente à faire, en particulier lors de
situations conflictuelles.
Synthèse du dispositif d’arrêt d’un projet doctoral
Afin d’encadrer l’arrêt d’un projet doctoral – dont une conséquence peut être dans certains cas le licenciement
d’un doctorant salarié (pour « insuffisance professionnelle ») – il est proposé un circuit de prise de décision
s’appuyant sur les comités de suivi des écoles doctorales ainsi que sur les commissions de médiation des écoles
doctorales et de l’IFD.
L’objectif de ces circuits est d’assurer la transparence et l’équité nécessaires au traitement de situations
potentiellement délicates pour les personnes impliquées.
Comité de
suivi
•Examine l'avancement scientifique du projet doctoral
•Remet un rapport écrit à destination du directeur d'ED, en émettant éventuel lement un avis pour
l'arrêt du doctorat
•Propose l'arrêt du doctorat, en s'appuyant sur son Conseil et/ou sur sa commission de médiation
Direction de • Transmet à l'IFD
l'ED
IFD
Employeur
•Réunit la commission de prévention et résolution des conflits
•Propose l'arrêt du doctorat avec orientation possible vers le Diplôme Universitaire de Recherche
(DUR)
• Dans le cas d'un doctorant salarié pour lequel est proposé un arrêt du PRD sans orientation vers le
DUR, et que le doctorant conteste cette proposition : l'employeur doit décider du licenciement du
doctorant, en respectant les procédures légales et réglementaires en vigueur.
Remarques :


L’arrêt du doctorat en cours de période d’essai n’entre pas dans le cadre des procédures décrites ici.
Si le doctorant n’est pas salarié, il n’y a pas de licenciement au sens strict du terme, mais il faudra prévoir
une demande formelle de l’établissement d’inscription du doctorant à destination du financeur pour
l’informer de l’arrêt du doctorat.
Pour favoriser une reconnaissance de l’activité de recherche réalisée par des doctorants qui, pour diverses
raisons, ne vont pas jusqu’à la soutenance d’une thèse, deux mesures cumulatives sont proposées :
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
Un Diplôme Universitaire de Recherche (DUR)
Une Attestation d’Activité de Recherche
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Présentation détaillée du dispositif
Procédure 1 : arrêt à l’initiative du doctorant pour raisons personnelles
Le doctorant informe sa hiérarchie (encadrant(s), directeur de laboratoire, directeur d’école doctorale) de sa
volonté de mettre un terme à son doctorat.
Le directeur d’école doctorale est invité à prendre rendez-vous avec le doctorant afin de discuter de cet
abandon et de vérifier que le doctorant agit bien pour raison personnelle. S’il s’avère que le doctorant
rencontre en fait un problème lié au déroulement de son projet de recherche, le directeur d’ED l’informe de la
possibilité de saisir la commission de médiation de l’école doctorale.


Si le doctorant est salarié, il fait parvenir sa lettre de démission à l’Institut de formation via le circuit de
signature habituel (directeur de thèse, directeur de laboratoire, directeur d’école doctorale, directeur de
l’Institut de formation doctorale), qui transmet à la direction des ressources humaines de son employeur.
Si le doctorant n’est pas salarié, il doit faire parvenir une lettre d’abandon du doctorat, via le circuit de
signature habituel (directeur de thèse, directeur de laboratoire, directeur d’école doctorale, directeur de
l’Institut de formation doctorale).
Une fois la démission effective, l’école doctorale doit prévenir le Bureau d’Accueil du Doctorat pour notifier
l’arrêt du doctorat dans le système d’information de gestion du doctorat.
Rappel : un salarié qui met fin à son contrat de travail par démission ne peut prétendre aux allocations pour
perte d’emploi (sauf cas particuliers explicitement prévus par la réglementation).
Procédure 2 : arrêt suite à des problèmes liés au déroulement du doctorat
Un problème lié au déroulement du doctorat peut être signalé de deux manières :


Suite à la réunion d’un comité de suivi (annuel, à mi-parcours, à 2 ans selon les formules) ayant pour but
d’examiner l’avancement scientifique du projet, dont le rapport est transmis à la direction de l’école
doctorale.
Par une demande de médiation auprès de l’école doctorale à l’initiative d’un doctorant, d’un directeur de
thèse ou éventuellement d’un directeur de laboratoire.
Dans tous les cas, c’est au niveau de l’école doctorale que se discute l’éventualité de l’arrêt d’un projet doctoral
sous la responsabilité du directeur de l’école doctorale.
La procédure décrite ci-dessous est globalement la même que la connaissance du problème soit portée d’abord
par un comité de suivi ou par la médiation de l’école doctorale. Mais il est nécessaire dans les deux cas que la
procédure implique un rapport écrit d’un comité de suivi qui aura examiné la qualité scientifique du travail
réalisé.
Problèmes détectés à l’occasion d’un comité de suivi
Les écoles doctorales mettent en place des comités de suivi, annuels ou à mi-parcours, permettant de faire le
point sur l’avancement de chaque projet doctoral. Ces comités, quel que soit le nom qui leur est donné, font
intervenir des personnalités extérieures à l’école doctorale et permettent de juger si un projet doctoral avance
correctement.
En cas de problème détecté, le comité de suivi peut faire des recommandations visant à relancer un projet sur
une meilleure voie.
En cas de problème plus important, le comité de suivi peut émettre un avis d’arrêt du projet doctoral. Le
comité de suivi remet au directeur de l’école doctorale un rapport écrit. Il est recommandé que le directeur de
l’école doctorale s’appuie sur son Conseil et/ou sur sa commission de médiation avant de prendre sa décision.
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Problèmes soumis à la médiation de l’école doctorale
Conformément à la Charte du Doctorat de l’UPMC, un doctorant et/ou un directeur de thèse qui rencontrent
des problèmes liés au déroulement d’un projet doctoral et qui ne parviennent pas à trouver une solution au
sein de leur laboratoire de recherche, peuvent l’un comme l’autre saisir l’école doctorale pour demander une
procédure de médiation.
Après examen préliminaire de la situation par le directeur de l’école doctorale, le Conseil de l’école doctorale
(ou une commission de médiation ad hoc désignée par ce Conseil) doit être saisi pour écouter les parties et
émettre des propositions visant à résoudre le problème.
À cette occasion, et en particulier si le problème est de nature à remettre en cause la poursuite du projet
doctoral, le directeur de l’école doctorale (en lien avec son Conseil et/ou sa commission de médiation) peut
décider de réunir un comité de suivi (si cela n’a pas déjà été fait) qui examinera l’avancement du projet
scientifique et rédigera un rapport à l’attention du directeur de l’école doctorale (cf. point précédent).
Au vue de ces éléments, si aucune solution de conciliation n’est trouvée par la commission de médiation pour
permettre de faire aboutir le projet doctoral à une soutenance de thèse de qualité suffisante, le directeur de
l’école doctorale prend une décision.
Décision de l’école doctorale
Au vue des conclusions du comité de suivi, de l’avis du Conseil de l’ED et/ou de la commission de médiation ad
hoc et de sa propre connaissance du dossier, le directeur d’ED peut :



Proposer au doctorant et au directeur de thèse de requalifier le doctorat en Diplôme Universitaire de
Recherche (cf. plus loin) ;
Recommander l’arrêt complet du doctorat (cf. plus loin) ;
Transmettre le dossier à la commission de prévention et de résolution des conflits de l’IFD, en particulier si
l’arrêt du doctorat est recommandé et que celui-ci risque d’entraîner un licenciement.
Arrêt du doctorat
Si la proposition issue de l’école doctorale consiste à arrêter le doctorat sans réorientation vers la préparation
d’un Diplôme Universitaire de Recherche, et si le doctorant est salarié, il faut mettre fin au contrat de travail.
Deux situations peuvent se présenter :


Le doctorant accepte les raisons invoquées pour mettre fin au projet doctoral et il peut être mis fin au
contrat d’un commun accord entre l’employeur et le salarié. Pour la jurisprudence, l’accord doit résulter
d’une volonté claire et non équivoque. Un écrit signé est nécessaire pour des questions de preuves en cas
de contestation.
Le doctorant conteste les raisons invoquées pour mettre fin au projet doctoral (et refuse donc un arrêt du
contrat par commun accord). Si l’employeur veut arrêter le contrat, il doit alors procéder à un licenciement.
Dans les deux cas, c’est à l’employeur, via son représentant légal, de gérer la procédure.
Ces situations nécessitant des précautions juridiques importantes, il est nécessaire que ces dossiers soient tous
traités, après le filtre de l’école doctorale, par la commission de prévention et de résolution des conflits de l’IFD.
La commission préparera les éléments de procédures nécessaires et transmettra un dossier instruit auprès de
l’employeur du doctorant, pour suites à donner.
Précisions sur le licenciement
Une décision de licenciement nécessite un motif « réel et sérieux » : réel, c'est-à-dire qui repose sur des raisons
précises et objectives ; sérieux, c'est-à-dire assez grave pour empêcher la poursuite du contrat de travail. Le
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motif du licenciement dans les situations décrites ici sera généralement une « insuffisance professionnelle »,
qui devra être prouvée.
Les procédures précises peuvent varier selon que l’employeur relève du droit privé (exemple de CIFRE) ou
public (contrats doctoraux et autres CDD public). Mais dans tous les cas, des étapes essentielles sont à
respecter : entretien préalable avec le salarié où l’employeur expose son intention de licencier, suivie d’une
lettre avec accusé de réception pour signifier le licenciement. Dans le cas d’un employeur public, le passage par
une commission technique est obligatoire (pour les doctorants contractuels, il s’agit de la commission de
prévention et de résolution des conflits de l’IFD, en application du décret relatif aux doctorants contractuels, et
de la décision du CA de l’UPMC en date du 27/09/2010).
Reconnaissance de l’activité de recherche effectuée
Afin de permettre au doctorant de valoriser ou de prouver ultérieurement l’activité qu’il a eue durant la
période de préparation de son doctorat, deux mesures sont proposées :


L’Attestation d’Activité de Recherche (dans tous les cas),
la soutenance d’un Diplôme Universitaire de Recherche (pour les doctorants qui le souhaitent et sur
proposition des autres acteurs impliqués).
Attestation d’activité de recherche
Le directeur de l’Institut de formation doctorale, par délégation du président de l’UPMC, peut signer une
Attestation d’Activité de Recherche, précisant les dates de début et de fin de l’activité de recherche doctorale
menée par le doctorant, son école doctorale, son laboratoire et le sujet de ses recherches. Si le doctorant était
contractuel de l’établissement, cela est également précisé sur l’attestation.
Le Plan Individuel de Formation réalisé par le doctorant est annexé à l’attestation d’activité de recherche.
En complément de cette attestation, le directeur de thèse et/ou de l’école doctorale peut rédiger une lettre de
recommandation.
Diplôme Universitaire de Recherche
Pour les candidats qui le souhaitent, et sur proposition de l’école doctorale, une sortie diplômante est
également proposée à travers un nouveau diplôme universitaire : le Diplôme Universitaire de Recherche (DUR).
Remplaçant les anciennes formules de Diplômes Universitaires utilisées jusqu’à maintenant sans cadrage (et
e
e
qui relevaient du 2 cycle universitaire), le Diplôme Universitaire de Recherche est un DU de 3 cycle,
spécifiquement conçu pour la reconnaissance d’une activité de recherche réalisée dans le cadre de la
préparation d’un doctorat.
La procédure de validation proposée pour ce diplôme est une simplification de la procédure de soutenance
d’une thèse de doctorat, se basant sur les mêmes principes : autorisation de présentation d’un mémoire
devant un jury après examen par un rapporteur.
Un travail déjà significatif doit avoir été réalisé dans le cadre du doctorat avant de pouvoir décider d’une
réorientation vers ce diplôme. Le DUR ne peut donc être proposé qu’à des doctorants ayant déjà réalisé au
moins une année complète de doctorat.
Le projet de création de ce diplôme universitaire est joint à ce document. L’IFD, après avis de son Conseil, se
chargera de le faire valider par les instances de l’université.
Si le doctorant ne souhaite pas retenir la proposition de requalification du doctorat en diplôme universitaire
qui lui est faite, une procédure d’arrêt complet du doctorat est alors à prévoir.
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Historique du document
Version
Contributeurs
Date de
diffusion
Destinataires
0.1
Sylvain Collonge, Sandrine Le
Moigne
27/10/2011
Jean-Dominique Polack
0.2
Jean-Dominique Polack, Sylvain
Collonge, Sandrine Le Moigne
03/11/2011
Groupe de travail mandaté par le Conseil
de l’IFD : Germain Trugnan, Philippe
Cardot, Gilles Godefroy.
0.3
Groupe de travail du Conseil de
l’IFD
18/11/2011
Pour réunion du Conseil de l’IFD du
22/11/2011
0.4
Conseil de l’IFD et Groupe de
travail du Conseil de l’IFD
1.0
Conseil de l’IFD
06/03/2012
Pour arbitrage CS et CEVU
1.1
CS et CEVU de l’UPMC
25/06/12 (CS)
et 18/06/12
(CEVU)
Avis favorable CS (27 pour, 4 abs.)
Pour réunion du Conseil de l’IFD du
06/03/2011
Information au CEVU
Pour validation CA
1.2
(actuelle)
Conseil d’Administration de
l’UPMC
02/07/2012
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Pour mise en oeuvre
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