Infor Expense Management
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Infor Expense Management
Infor Expense Management Gérez tous vos coûts Les dépenses engagées par le personnel représentent un pourcentage notable de l’ensemble des charges des entreprises. Dans un contexte économique difficile, les sociétés qui n’assurent pas le suivi, l’analyse et la maîtrise de ces dépenses se privent d’une occasion de réduire leurs coûts. Parmi les excès constatés, citons : les frais générés par des déplacements superflus, les achats non autorisés, les escomptes ou des rabais inutilisés, le manque de contrôle dans les notes de frais ou la sous-estimation des factures de temps et de frais pour les sociétés qui refacturent les travaux de leurs collaborateurs. Il existe d’autres coûts cachés, notamment la lourdeur des tâches administratives inhérentes à la comptabilisation des frais et des paiements, ou encore la négligence due à l’absence d’application de la politique voyages de la Société. Seules les entreprises novatrices sachant maîtriser l’ensemble des dépenses engagées par leur personnel et automatiser leurs processus, constatent l’impact rapide sur leurrésultat d’exploitation. Sélectionnez les experts Infor™ Expense Management représente beaucoup plus qu’une simple solution de gestion des frais de déplacement. Grâce à notre solution, vos collaborateurs peuvent planifier et enregistrer leurs voyages d’affaires, effectuer les réservations, émettre et valider des bons à payer, imputer les dépenses sur des centres de coûts ou des projets, voire calculer le paiement des jours de congés et des heures supplémentaires. Ces applications intégrées partagent une interface unique et conviviale, ce qui facilite leur apprentissage, leur utilisation et leur gestion. Infor Expense Management vous assure ainsi une maîtrise totale des dépenses engagées par vos collaborateurs. Avec cette solution, même les sociétés multinationales les plus complexes peuvent automatiser leurs processus de contrôle des dépenses et instaurer des procédures centralisées; il s’en suit naturellement une réduction importante des coûts administratifs. Par ailleurs, notre solution améliore continuellement vos processus et vos procédures par leur mise à jour instantanée et complète et la prise en compte simultanée des règles locales et des exigences règlementaires. Vous utiliserez également notre solution pour analyser les comportements des voyageurs afin de mieux de négocier avec vos fournisseurs. Choisissez ce dont vous avez besoin Expense Management contient quatre modules de base : Infor Expense Management Travel Plans, Infor Expense Management Expense Reports, Infor Expense Management Payment Requests, and Infor Expense Management Timesheets). Chaque module affiche les procédures en temps réel, alertant ainsi vos collaborateurs sur les manquements lors de la saisie des données, tout en leur permettant de se justifier ou de procéder à des corrections avant de soumettre leurs documents à l'approbation des responsables concernés. Par ailleurs, les modules sont dotés d'un workflow configurable, visant à faciliter l’alerte des responsables, l’obtention des autorisations et le déclenchement d'événements, par exemple l’émission de billets d’avion ou le remboursement de frais. Enfin, l’utilisation d’outils d’analyse vous permettra de scruter la base de données pour y découvrir la meilleure façon de rationaliser les dépenses. Ces applications fonctionnent où que vous vous trouviez : au bureau, sur la route, au bout du monde. Multilingues et multidevises, elles acceptent tous les formats internationaux de date et de devise et vous permettent de respecter les règles et les procédures propres aux filiales indépendantes ou aux zones géographiques. Elles prennent également en compte les spécificités des pays concernés : taux journaliers, taxes locales, taux de TVA et indemnités kilométriques. Expense Reports—visibilité et maîtrise Notre solution automatisée, basée sur Internet, vous permet d'en finir avec les tâches manuelles longues et coûteuses, comme la création, l'approbation et la gestion des notes de frais. Vous acquérez ainsi une visibilité et une maîtrise indispensables dans le respect des exigences comptables. Infor Expense Management vous aide à : Vos collaborateurs en déplacement peuvent travailler hors connexion, à tout moment et en tout lieu pour créer et gérer leurs notes de frais. L'utilisation des menus déroulants et pré-remplis de l'application simplifie la saisie des données, d'où un gain de temps et l'élimination d'erreurs susceptibles de se produire lors de la rédaction manuelle des notes de frais. Grâce à une rationalisation du processus, Expense Reports enrichit les notes de frais en exploitant des informations détaillées figurant sur les transactions des cartes de crédit société concernant les hôtels (adresse, tarif des chambres, taxes, frais de téléphone, etc.), les billets d'avion (numéro du billet, date de départ, aéroport de destination, etc.) ou la location de voiture (adresse, contrat de location, date de prise en charge, etc.). • Accélerer le traitement des documents Lorsqu'il reçoit une alerte e-mail dans sa boîte de réception, le responsable n'a pas besoin de s'identifier dans l'application pour ouvrir la note de frais ainsi que tout document joint (reçus, projets de déplacement, etc.). Par ailleurs, grâce à l'intégration en aval des systèmes financiers, aucune autre saisie de données n'est requise dès lors que la note de frais est acceptée. La comptabilité est alors en mesure d'effectuer les remboursements très rapidement, les vérifications de procédure ayant été menées en amont. Infor propose également, en option, la saisie numérique des justificatifs des notes de frais, à savoir leur récupération, leur numérisation et leur stockage pour consultation ultérieure. Lors de l'envoi électronique des reçus, par fax ou par envoi de fichiers numérisés vers une adresse e-mail, la photo du justificatif est jointe à la note de frais. Associé aux meilleures pratiques de gestion, l'archivage numérique permet aux entreprises de bénéficier de nombreux avantages : réduction des délais, allègement des tâches ; réduction du personnel requis pour le traitement des notes de frais ; suppression des frais liés à l'envoi des reçus par courrier et à leur stockage sous forme imprimée ; rationalisation des processus de contrôle et remboursement rapide des collaborateurs. 2 • Améliorer le suivi des normes par les employés • Augmenter les économies • Réduire les déplacements inutiles • Accroître la précision de la facturation du temps • Obtenir plus de remboursement de taxes étrangères Travel Plans—approbation préalable des dépenses La planification des voyages professionnels s’avère souvent compliquée ; c’est pourquoi, les procédures qui s’y rapportent sont généralement ignorées ou difficiles à mettre en place. Le module Travel Plans vous aide à regagner la maîtrise de cette activité et à la rentabiliser. Qu’il s’agisse d’une réservation en ligne ou par l’intermédiaire d’une agence de voyage, vos collaborateurs sont alertés en cas de non-respect de la procédure lors de la mise en place des itinéraires. En effectuant les modifications nécessaires avant de soumettre les prévisions de voyages – par exemple, en privilégiant votre compagnie aérienne préférée pour bénéficier de tarifs concurrentiels - vos collaborateurs simplifient les critères d’approbation, d’où un gain de temps et d’argent. Par rapport à la plupart des systèmes financiers actuels, Travel Plans permet la saisie d’un plus grand nombre de données concernant l’entreprise et son personnel. Ces informations vous seront utiles pour négocier des réductions avec vos fournisseurs, planifier plus efficacement vos déplacements, voire éliminer tout voyage superflu. Payment Requests—réponse accélérée Dans le contexte commercial actuel, où la réactivité est primordiale, le personnel des entreprises est parfois amené à procéder à des achats immédiats de biens et de services en ne respectant pas le long processus des demandes d’achats et des commandes. Comme ces demandes ne font généralement pas l’objet d’un suivi, il en résulte pour l’entreprise une vision incomplète des dépenses engagées par le personnel. Grâce à Payment Requests, cette lacune est désormais comblée. Infor Expense Management En outre, des économies substantielles sont réalisées grâce à une réduction du volume de travail incombant au personnel chargé des paiements. Le risque de double saisi d'informations est supprimé. Par ailleurs, la validation automatisée permet de s'assurer que les demandes sont correctes, complètes et imputées aux centres de coûts ou aux codes projets appropriés. Conçu pour un personnel non financier, notre module est également utilisable par les collaborateurs chargés des paiements ou des achats pour entrer des informations destinées à d'autres services. Timesheets—simplification de la comptabilité Dans de nombreuses entreprises, l'enregistrement précis du temps de travail des salariés et des employés est essentiel pour une re-facturation rapide des clients. Néanmoins, cette fonction toute simple étant le plus souvent gérée manuellement, elle est source d'erreurs et génère une perte de temps. Notre module Timesheets assure une simplification de ce processus. Avec une gestion du temps plus performante et une réduction des litiges liés aux erreurs, les entreprises qui utilisent Timesheets constatent une efficacité accrue de leurs cycles de facturation, une diminution de l’en cours client et, de fait, une amélioration directe de leur résultat d’exploitation. Timesheets constitue un remarquable outil de suivi des projets, en assurant le contrôle des ressources et de la rentabilité et en garantissant une affectation rigoureuse des coûts. Mobile device support Les utilisateurs ont la possibilité de créer des rapports de dépenses sur leur appareil mobile n'importe où, n'importe quand, grâce à l’option Mobile device support d’Infor Expense Management. Les managers peuvent également visualiser et approuver les rapports de dépenses à partir de leur appareil mobile. C'est non seulement un gain de temps, mais donne aussi aux managers le même degré de mobilité que leurs équipes pour une performance maximale et une réponse rapide. Flexible delivery options Infor propose une gamme inégalée d'options de déploiement afin que vous puissiez utiliser la puissance d’Infor Expense Management de la manière qui vous convient le mieux. Vous pouvez profiter d'une version hébergée ou vous pouvez choisir une version licence de l'application. Infor Expense Management Les clients d’Infor Expense Management obtiennent généralement un retour sur leur investissement en 9 à 12 mois. Des résultats visibles rapidement En règle générale, des entreprises comme la vôtre, ayant adopté notre solution Expense Management dans le cadre d’un contrat de licence ou d’une exploitation sur site, réalisent un retour sur investissement dans un délai de 9 à 12 mois. Les avantages sont multiples : • Meilleur respect des politiques relatives aux dépenses par les collaborateurs • Economies réalisées grâce à une négociation plus efficace avec les fournisseurs et à une meilleure utilisation des remises commerciales • Réduction des achats et des déplacements superflus • Réduction du nombre d'opérateurs pour le traitement des documents • Gain de temps réalisé par les collaborateurs responsables de l’approbation • Précision accrue des heures facturées aux clients et des jours de congés payés au personnel • Un montant de taxes étrangères remboursées plus élevé • Efficacité renforcée grâce à une identification performante des TVA intérieure et étrangères • Gain de temps réalisé par les employés lors de la planification des déplacements, la saisie des notes de frais et des relevés horaires, l’achat de biens et de services • Réduction des coûts administratifs 3 Les modules de notre solution Expense Management partagent une architecture commune et évolutive, basée sur Internet et compatible avec vos systèmes existants, qu’il s’agisse d’une solution de gestion financière, de gestion des RH ou de la paie, de gestion de projets, voire de systèmes du même type situés en aval de la chaîne. Ces modules sont faciles à déployer. En outre, grâce à SAT, le module d’administration, même les administrateurs non spécialisés peuvent modifier les procédures et la structure organisationnelle de l’entreprise. Désormais, vous êtes novateur. 641 Avenue of the Americas New York, NY 10011 800-260-2640 infor.com Infor France 72, rue du Colonel de Rochebrune 92380 Garches France Téléphone : 0 805 63 00 25 Télécopie + 33 (1) 47 95 19 00 Email : [email protected] www.infor.fr À propos d'Infor Infor transforme profondément la manière dont les informations sont publiées et utilisées dans les entreprises, en aidant 70 000 clients dans 194 pays à améliorer leurs opérations, à se développer et à s'adapter rapidement à l'évolution de la demande. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site internet www.infor.fr Copyright© 2013 Infor. Tous droits réservés. Le mot « Infor » et le logo associé sont des marques commerciales et/ou marques déposées d'Infor ou de l'un de ses affiliés ou filiales. 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