Gérer le dossier d`un élève

PROCÉDURE SYSTÈME CHARLEMAGNE
DESCRIPTION DE LA PROCÉDURE
TITRE DE LA PROCÉDURE
Consulter les données du dossier d’un élève.
CONTEXTE
Cette activité permet à un utilisateur du Ministère et aux utilisateurs des
organismes scolaires de consulter les données de l’élève et d’en modifier au
besoin.
Consulter les données touchant un élève (coordonnées générales, données
de fréquentation et de sanction, cumulatifs, etc.).
BUT
INFORMATION REQUISE
UTILISATEURS
Organismes scolaires
Personnel du Ministère utilisant le système Charlemagne
LIENS AVEC D’AUTRES
Consulter, créer et mettre à jour une adresse d’un élève.
Consulter les données relatives aux déclarations de l’effectif scolaire.
Consulter les tâches à l’Agenda.
Gérer les tâches à l’Agenda.
Gérer les résultats.
Consulter les résultats sommaires de sanction.
Gérer une simulation.
Consulter les requêtes d’impression.
PROCESSUS OU
PROCÉDURES
ACTIVITÉS PRÉALABLES
Identifier l’élève dans le système Ariane.
ÉTAPES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Version 1.6 du 1 juin 2010
RL150109
AFFICHER le sommaire du dossier d’un élève.
CRÉER ou MODIFIER une adresse.
CONSULTER les données d’une déclaration.
CONSULTER les données de sanction.
CONSULTER les cumulatifs.
DEMANDER et CONSULTER le rapport du dossier d’un élève.
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ACTIVITÉS PAR ÉTAPES
1. AFFICHER le sommaire du dossier de l’élève.
1.1. À partir du menu principal du système Charlemagne (Internet), ACCÉDER au menu
« Informations générales » puis au sous-menu « Consulter le dossier sommaire ».
1.2. INSCRIRE le code permanent de l’élève et CLIQUER sur le bouton « Afficher le
sommaire ».
NOTE : Le sommaire est disponible s’il y a au moins une déclaration existante.
1.2
1.2
Liens avec le système Ariane.
Ce bouton permet de rechercher un
élève à l’aide du système Ariane.
Ce bouton permet de lancer la
recherche. Pour une nouvelle
recherche, MODIFIER le code
permanent et CLIQUER à nouveau
sur ce bouton.
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2. CRÉER ou MODIFIER une adresse.
Voir la procédure « Consulter, créer et mettre à jour une adresse d’un élève ».
XXXX99999999
2.
Lien avec le système Adan.
XXXX99999999
OU
XXXX99999999
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3. CONSULTER les données d’une déclaration.
3.1. CLIQUER sur l’année scolaire de la déclaration désirée. Le système présente les
déclarations de l’année courante et celles des deux années précédentes.
Voir la procédure « Consulter les données relatives aux déclarations de l’effectif scolaire ».
3.1
Les boutons permettent d’afficher une liste des
déclarations, selon le bouton, en FGJ, en FGA ou en FP.
4. CONSULTER les données de sanction.
Cette section affiche les résultats sommaires de sanction.
Voir les procédures sur les données de sanction :
« Gérer les
résultats ».
« Gérer une
règle ».
« Gérer une
simulation ».
« Gérer les
requêtes
d’impression ».
Voir aussi la procédure « Consulter les résultats sommaires de sanction ».
4.1. Pour la gestion des contrôles, CONSULTER particulièrement les résultats d’apprentissage
en CLIQUANT sur le bouton approprié.
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5. CONSULTER les cumulatifs par secteur de formation.
Les cumulatifs présentent un résumé de l’évolution de l’élève dans un programme particulier.
Voir aussi la procédure « Consulter les données relatives aux déclarations de l’effectif
scolaire ».
XXXX99999999
2009-10-25
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6. DEMANDER et CONSULTER le rapport d’un dossier d’élève.
6.1. Dans le sommaire du dossier de l’élève, à la section « Autres éléments », COCHER une
ou plusieurs des cases associées aux sections à inclure au rapport.
6.2. CLIQUER sur le bouton « Rapport du dossier… ».
6.
Ce bouton permet de voir la liste des documents
numérisés, présents au dossier de l’élève.
Pour les utilisateurs internes, il est possible d’ajouter
un document à partir du poste de travail.
Voir la procédure « Gérer les documents numérisés ».
Indication de présence d’une ou de plusieurs tâches à l’Agenda
ayant le statut « Émise » ou « En traitement ».
Amène à la gestion des tâches (consulter et intervenir).
Voir les procédures concernant la gestion des tâches à l’Agenda.
NOTE : Lorsque le rapport est demandé la première fois, un accès direct au haut de l’écran
est ajouté dans une section appelée « Résultat rapport ».
6.3. Par ailleurs, il est possible, à partir du menu « Soutien à la tâche », de CHOISIR
« Demander l’exécution d’un rapport, d’une liste ou d’un fichier » pour obtenir ce rapport
pour un ou plusieurs élèves.
Voir la procédure « Demander la production d’un rapport ou d’une liste ».
6.3.1. INSCRIRE les valeurs des paramètres optionnels du rapport :

Code permanent : À indiquer si le rapport désiré concerne un seul élève.
Ne rien inscrire si le rapport touche plusieurs élèves.

Nom du fichier : Possibilité de fournir un fichier pour obtenir un rapport
touchant plusieurs élèves; dans ce cas, une nouvelle page
sera créée à chaque changement d’élève.
NOTE : L’un ou l’autre de ces champs doit être rempli.
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Pour les trois (3) paramètres suivants, COCHER une case ou plus selon la ou les
sections à inclure au rapport :

« Fréquentation » :

« Sanction » :
Bloc d’informations présentant la liste de l’ensemble des
déclarations non radiées de l’élève, en trois (3) sections,
soit FGJ, FGA et FP.
La première section de ce bloc présente la liste des
résultats des apprentissages (sanctionnés et à sanctionner
mais non annulés).
•
Cette section est divisée à nouveau en trois (3) soussections :
o
une première sous-section montre les résultats des
apprentissages (sanctionnés et à sanctionner) du
type FGJ;
o
une deuxième sous-section montre les résultats des
apprentissages (sanctionnés et à sanctionner) du
type FGA;
o
et une troisième sous-section montre les résultats
des apprentissages (sanctionnés et à sanctionner)
du type FP.
La deuxième section donne la liste les documents officiels
émis.
La troisième section présente les règles de sanction (en
respectant la hiérarchie des règles) et la date d’obtention
du premier diplôme d’études collégiales (DEC).

« Cumulatif » :
La première section de ce bloc présente le cumulatif de la
mesure de soutien à l’apprentissage du français (FGJ).
La deuxième section montre le cumulatif par service
d’enseignement (FGA) en date du début de juillet 2008.
La troisième section affiche le cumulatif par programme en
FP.
•
Les colonnes « Nombre d’heures total programme »,
« Nombre cours avec stage » et « Nombre heures de
stage » sont présentées ici, contrairement à la
consultation des cumulatifs à partir du menu principal
« Informations générales ».
Voir la procédure « Consulter les données relatives aux
déclarations de l’effectif scolaire ».
6.3.2. RÉCUPÉRER le fichier du type PDF pour le consulter à l’écran ou l’imprimer.
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Le nombre d’unités est
inscrit si l’indicateur de
réussite est « RE » (Réussi).
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