Descriptif de la fonction

DIRECTION DE L’EGALITÉ DES CHANCES
SECRÉTAIRE DE DIRECTION
CADRE DE TRAVAIL
Pour promouvoir une dynamique d'Egalité des Chances dans les matières qui sont de sa
compétence, la Communauté française Wallonie-Bruxelles dispose d'une Direction
spécialisée.
La Direction de l'Egalité des Chances dépend directement du Secrétariat général du
Ministère de la Communauté française et de la Ministre-Présidente du Gouvernement de la
Communauté française Wallonie-Bruxelles en charge de l'Egalité des Chances.
Ses missions sont les suivantes :
-
Promouvoir et impulser une dynamique d'Egalité des Chances dans les matières qui
sont de la compétence de la Communauté française;
Etre un lieu de ressources ouvert à l'échange, la réflexion et la création;
Informer le secteur associatif, être à son écoute, l'aider et le soutenir dans ses
recherches et démarches ;
Initier des expériences novatrices au service d'une politique concrète de l'Egalité des
Chances, notamment par le développement d'outils, en Communauté française.
La Direction de l'Egalité des Chances du Ministère de la Communauté française travaille la
question de l'égalité femmes/hommes dans le cadre des compétences de la Communauté
française. Il s'agit des matières personnalisables telles que les différents niveaux et types
d'enseignement, l'éducation, la recherche scientifique, la culture (la musique, la danse, les
arts de la scène, l'éducation permanente, les centres culturels, les arts des lettres, le
patrimoine culturel, etc.), la promotion à la santé, le sport, la jeunesse, l'aide à la jeunesse,
l'audiovisuel et les médias.
Informations complémentaires sur les activités du service : www.egalite.cfwb.be
CONDITIONS ET EXIGENCES MINIMALES
-
Emploi contractuel de niveau 2+ à durée indéterminée dans l’attente d’un
recrutement statutaire
Disposer au minimum d’un diplôme équivalent à un graduat
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DESCRIPTION DE FONCTION :
1. Missions liées à la fonction
SECRETARIAT
Assurer le secrétariat de la responsable et des membres de l’équipe équipe afin qu'ils
puissent travailler dans des conditions optimales et traiter les dossiers dans les meilleurs
délais.
TRAITEMENT DE DOSSIERS
Assurer le traitement technique et administratif des dossiers qui lui sont confiés et pour
lesquels des procédures standards s’appliquent.
INFORMATION
Renseigner les personnes désireuses d’avoir des informations précises relatives aux
activités de la Direction de l’Egalité des Chances et du Ministère de la Communauté
française en matière d’égalité.
TRAVAUX COMPTABLES
Accomplir des tâches administratives liées à la comptabilité afin d’assurer la tenue correcte
du budget des dépenses et octrois de subvention de la Direction de l’Egalité des Chances.
GESTION DE DONNEES
Gérer, développer et intégrer les différentes bases de données actuelles et futures du
service.
GESTION de la COMMUNICATION INTERNE ET/OU EXTERNE
Assurer, de manière proactive, une bonne diffusion de l’information au niveau interne et
externe.
De manière générale, il/elle contribue au bon fonctionnement et à l’image de marque du
Ministère de la Communauté française et de la Direction de l’Egalité des Chances :
-
en traitant avec diligence les demandes émanant des usagers ou de services
internes.
veillant à la bonne coordination de l’acheminement du courrier ainsi qu’en accueillant
et en orientant adéquatement les demandeurs internes ou externes.
en informant de manière rapide, fiable et courtoise.
en contribuant à la bonne gestion des fonds publics.
en collaborant à améliorer la collaboration entre services
2. Activités générales
Secrétariat :
• Réceptionner, enregistrer, classer et archiver divers documents en ce compris les
courriers entrants et sortants.
• Assurer la diffusion correcte du courrier et un suivi actif.
• Rédiger des courriers courants sur la base des instructions données.
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Assurer la dactylographie du courrier.
Etablir des documents sur traitement de texte (textes, tableaux,…), effectuer de la
mise en page, réaliser des lettres-type ; encoder des informations dans une banque
de données, gérer les fournitures de bureau,… .
Gérer la documentation : classement, mise à jour des documents (codification...).
Gérer les appels téléphoniques, accueillir et orienter les visiteurs. Répondre aux
demandes d’information générale.
Organiser l’agenda croisé de son responsable et collègues.
Organiser les rendez-vous et réunions.
S’assurer du bon fonctionnement des appareils bureautiques et signaler les
problèmes éventuels aux responsables concernés.
Assurer certaines activités de soutien logistique : préparer les dossiers pour les
réunions, réserver les salles, commander des boissons pour celles-ci, faire des
copies, envoyer des fax, scanner des documents…
Traitement de dossiers :
• Centraliser les informations et rassembler les documents nécessaires au traitement
des dossiers (réception de courriers, recherches d’information, copies,…).
• Rechercher des informations, notamment en prenant des contacts internes et
externes.
• Assurer l’encodage et la mise à jour des informations dans les banques de données,
tirer des listes et tableaux.
• Rédiger et transmettre des documents (courrier et arrêtés courants, rapports, …).
• Répondre aux demandes d’information (téléphone, courrier ) ou orienter les
demandes.
• Gérer le classement des dossiers traités.
• Participer aux réunions de travail et de coordination.
• Rechercher, classer et transmettre de la documentation.
• Participer à l’élaboration de documents, procédures… relatifs au traitement des
dossiers.
Information :
• Répondre aux appels en provenance de l’extérieur et donner les informations
souhaitées. Au besoin :
o prendre note de la question, se renseigner et rappeler l’interlocuteur,
o consulter une base de données.
• Réceptionner les demandes d’information envoyées par courriel. Y répondre le plus
tôt possible ou se renseigner ou, en dernier ressort, orienter le message vers la
personne la plus compétente.
• Rédiger les projets de réponses aux courriers de demande d’information.
Comptabilité :
• Centraliser les informations et rassembler les documents nécessaires au traitement
des dossiers (réception de courriers, pièces comptables, copies…).
• Rechercher des informations, notamment en prenant des contacts internes et
externes.
• Enregistrer et classer des pièces comptables.
• Examiner et vérifier les pièces justificatives correspondantes
• Calculer et vérifier des montants à liquider.
• Enregistrer et tenir à jour ces données dans la banque de données informatique.
• Tenir à jour les états relatifs à des comptes déterminés.
• Informer les autorités concernées et sa hiérarchie de toutes données pertinentes.
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Gestion de données :
• Encoder, entretenir et enrichir les bases de données du service.
• Rechercher des données pertinentes via tous médias, sources externes possibles.
• Sortir des statistiques, actualiser et vérifier les tableaux utilisés pour la publication
des données.
• Préparer et aider à la gestion des dossiers des gestionnaires.
• Partager ses connaissances en matière de gestion de base de données avec ses
collègues et assister les utilisateurs des bases de données.
• Mettre au courant les gestionnaires de l’état d’avancement des bases de données.
• Transmettre des informations à des tiers.
• Assurer la sauvegarde de ses propres données (disque dur, CD-Rom, etc.).
• Assurer certaines activités de soutien logistique.
Gestion de la Communication interne et externe
• Collaborer au développement d’une politique de communication interne et/ou externe
du service
• Veiller à la bonne diffusion des informations
• Assurer la gestion des moyens de communications développés au sein du service
(Site Internet, newsletter, etc.)
• Adopter un matériel moderne et des techniques nouvelles permettant une diffusion
de l’information pertinente
• Prendre en charge l’organisation pratique et logistique de séminaires et de
conférences
De manière générale
• Identifier et signaler des problèmes éventuels et proposer des solutions.
• Formuler des propositions d’amélioration du travail.
3. Profil de compétences
Connaissances
• Vue d’ensemble des compétences des différentes unités administratives de son
administration.
• Techniques de secrétariat (rédaction de courriers, méthodes de mise en forme des
documents, méthodes de classement, règles d’orthographe…).
• Fonctionnement des appareils bureautiques, de leurs modes d’emplois et fonctions
spécifiques (fax, photocopieuse…).
Compétences pratiques
• Utiliser et exploiter un maximum de potentialités offertes par les outils informatiques
indispensables au bon exercice de la fonction (exemples : traitement de texte
Word/Windows, logiciel de gestion des données, intranet, courrier électronique,
Access, Excel, File Maker Pro, … ).
• Utiliser et exploiter un maximum de potentialités offertes par les appareils
bureautiques.
• Comprendre et appliquer les matières relatives au bon exercice de la fonction,
notamment les techniques de base de la comptabilité.
• Rechercher, analyser, communiquer et classer des informations et des informations
comptables
• Rédiger du courrier en veillant au style et à l’orthographe.
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Comprendre et appliquer les matières relatives aux dossiers à traiter.
Poser des questions adéquates pour répondre correctement aux demandes
d’information.
Rechercher rapidement des informations dans une banque de données.
Organiser et gérer un classement et archiver les dossiers.
Gérer le stock des documents diffusés (brochures, etc.)
Collecter, rechercher et interpréter des informations, les encoder et les mettre en
forme.
Gérer une base de données.
Utiliser les programmes informatiques pour la production des tableaux statistiques et
graphiques.
Maîtriser les techniques de mise en forme de ces tableaux.
S’initier régulièrement à de nouveaux logiciels.
S’exprimer oralement de manière correcte en direct ou au téléphone.
Organiser son travail en tenant compte des priorités et instructions.
Attitudes/Comportements
Vis-à-vis du public :
- sens du service
- qualité d’écoute
- disponibilité
- être accueillant
Vis-à-vis des collègues :
- esprit d’équipe
- sens de la collaboration
- solidarité
Vis-à-vis du travail :
- implication
- autonomie
- souplesse
- initiative
- rigueur
- discrétion
- loyauté
- assertivité
INFORMATIONS
Toute information complémentaire relative au poste de secrétaire de direction au sein de la
Direction de l’Egalité des Chances peut être obtenue auprès de :
Alexandra Adriaenssens
Directrice chargée de mission
[email protected]
Tel : 02/413.26.42
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