Gestion des biens

Gestion des biens
Basculer une écriture de comptabilité vers la gestion des biens
Il vous appartient de tenir à jour votre état de l’actif, pour être en cohérence avec celui du
trésor. C’est donc à l’ordonnateur de gérer les n° d’inventaire nécessaire au recensement de vos
immobilisations. Les logiciels Comptabilité et Gestion des biens des gammes OnLine vous permettent
de gérer cela.
1) Saisie du n° d’inventaire sur la pièce comptable (mandat ou titre)
Pour chaque écriture comptable (dépense et recette) d’investissement soumis à l’inventaire,
vous devez saisir le n° d’inventaire correspondant. Chaque immobilisation doit avoir son propre
numéro d’inventaire, mais plusieurs écritures peuvent être rattachées au même numéro (ex : travaux
de voirie 2014). En accord avec votre comptable, vous devez définir une norme d’attribution des n°
d’inventaire. Voici plusieurs exemples de règles appliquées en Charente :
1- 2183-2014-001 / 2188-2014-005 : Article - année - n° incrémentiel (1ér bien du 2183 de
l’année / 5ème bien du 2188 de l’année)
2- 2014-M-001 / 2014-B-005 : Année- type de bien – n° incrémentiel (1ér bien Matériel de
l’année / 5ème bien Bâtiment de l’année)
3- 2014-300-001 / 2014-700-005 : Année – type de bien – n° incrémentiel (1ér bien Matériel de
l’année / 5ème bien Bâtiment de l’année)
Gamme Horizon OnLine
a)
Renseigner
correcteme
nt les
Nature et
Type PES
(03 – 01)
Gamme Millesime/Intercommunalité
OnLine
Ce bouton vous permet d’ouvrir la liste des n° d’inventaire déjà
présent dans le logiciel Gestion des biens.
Utile pour retrouver le prochain n° incrémentiel
b) Saisir le
n°
d’inventair
e souhaité.
2) Bascule de l’écriture vers la Gestion des biens
Une fois la numérotation (ou l’historisation) du bordereau effectuée, vous devez transférer l’écriture
vers la gestion des biens.
Ouvrir le logiciel Gestion des biens puis aller dans Ecritures / Récupération des pièces depuis la
comptabilité. Cela vous ouvre la fenêtre suivante :
1
3
2
Cliquer sur « Go ». Le logiciel recherche les pièces comptables qui n’ont pas été transférées.
Les écritures apparaissent ensuite, selon leur état, dans 3 tableaux différents :
Liste des écritures intégrables dans la gestion des biens. Ce sont les écritures dont le n°
d’inventaire saisi correspond à un n° d’inventaire existant dans la gestion des biens. Seules
les écritures présentes dans ce tableau peuvent être validées.
1
Liste des écritures pour lesquelles aucun bien n’a été retrouvé. Vous devez donc créer un
bien correspondant au n° d’inventaire renseigné sur la pièce. Pour cela, sélectionner
l’écriture et
cliquer sur l’icône à droite du tableau. Cela vous ouvre une fiche de Bien
pré rempli des infos déjà présente sur la pièce (N° inventaire / Date acquisition). Il ne vous reste plus
qu’à renseigner le libellé du Bien, et les autres éventuelles informations. Une fois cette fiche validée,
l’écriture est automatiquement basculée dans le tableau 1.
2
3
Liste des écritures dont plusieurs biens peuvent correspondre. Vous devez rattacher l’écriture
au bien souhaité.
Une fois vos écritures correctement rattachées à vos biens, elles doivent toutes apparaitre
dans le tableau 1. Pour valider le/les transfert, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Ok »
en haut à gauche. SI votre poste comptable vous demande la fiche d’acquisition, vous pouvez l’éditer
automatiquement en cochant la case « Edition des fiches d’acquisition », avant de cliquer sur Ok.