Guide de l`utilisateur

Transcription

Guide de l'utilisateur
ORION SOFTWARE INC.
6000, Côte-des-Neiges, Suite 240
Montréal (Qc) H3S 1Z8
Sans frais 1-877-755-2012 (Amérique du Nord)
Support (514) 580-4624 (à l'extérieur des heures de bureau)
e-mail: [email protected]
Imprimé au Canada
Table des matières
CONFIGURATION DE SIRIUS .............................................................................................................. 5
SUCCURSALES ..................................................................................................................................... 16
VENDEURS ........................................................................................................................................... 17
CAISSES ............................................................................................................................................... 18
MODES DE PAIEMENTS ....................................................................................................................... 21
GROUPES DE TAXES............................................................................................................................ 23
GROUPES DE PRIX ................................................................................................................................ 24
GROUPES D'ESCOMPTES CLIENTS ..................................................................................................... 25
CATÉGORIES DE CLIENTS................................................................................................................... 26
TABLES D'AMORTISSEMENTS ............................................................................................................. 29
CATÉGORIES D'ITEMS......................................................................................................................... 30
TAUX SUPPLÉMENTAIRES................................................................................................................... 34
GESTION DES ITEMS .......................................................................................................................... 35
DESCRIPTION ...................................................................................................................................... 35
LOCATION ........................................................................................................................................... 40
ACHAT................................................................................................................................................. 43
COMMENTAIRES 1, 2 ET 3 ................................................................................................................... 44
GESTION DES NUMÉROS DE SÉRIE ................................................................................................ 45
GESTION DES ACCESSOIRES ........................................................................................................... 50
GESTION DES KITS ............................................................................................................................. 51
GESTION DES CLIENTS...................................................................................................................... 52
COORDONNÉES ................................................................................................................................... 52
CONDITIONS ........................................................................................................................................ 56
STATISTIQUES ..................................................................................................................................... 57
VÉHICULE ........................................................................................................................................... 58
COMMENTAIRES ................................................................................................................................. 59
GESTION DES FOURNISSEURS ........................................................................................................ 60
COORDONNÉES ................................................................................................................................... 60
CONDITIONS ........................................................................................................................................ 61
COMMENTAIRES ................................................................................................................................. 62
IMPORT / EXPORT DES DONNÉES ................................................................................................... 63
FICHIER ................................................................................................................................................. 64
FERMETURE ........................................................................................................................................ 64
CHANGER D'USAGER........................................................................................................................... 66
CHANGER LE MOT DE PASSE ............................................................................................................... 66
CHANGER DE SUCCURSALE ................................................................................................................ 67
LANGAGE ............................................................................................................................................ 67
Page 2
QUITTER .............................................................................................................................................. 67
COMPTES CLIENTS ............................................................................................................................. 68
CLIENTS .............................................................................................................................................. 68
CONTRÔLE CLIENT ............................................................................................................................ 68
INSCRIPTION DE FACTURES ................................................................................................................ 70
INSCRIPTION INITIAL DES COMPTES À RECEVOIR ............................................................................ 71
INSCRIPTION DE PAIEMENTS .............................................................................................................. 72
RELEVÉS DE COMPTES ....................................................................................................................... 74
DÉPÔTS ............................................................................................................................................... 75
ÉMISSION D'INTÉRÊT .......................................................................................................................... 75
FACTURATION PÉRIODIQUE ............................................................................................................... 78
OPÉRATION CLIENTS......................................................................................................................... 81
SOUMISSION ........................................................................................................................................ 81
COMMANDE CLIENT ........................................................................................................................... 81
RÉSERVATION ..................................................................................................................................... 81
BON DE TRAVAIL ................................................................................................................................ 82
CONTRAT DE LOCATION..................................................................................................................... 82
CONTRAT À FACTURER ...................................................................................................................... 82
FACTURE ............................................................................................................................................. 82
RETOUR (CONSULTATION) ................................................................................................................. 82
FACTURE PÉRIODIQUE (CONSULTATION) .......................................................................................... 82
CONSULTATION .................................................................................................................................. 83
Statut du client ................................................................................................................................ 85
Livraison ......................................................................................................................................... 86
Détail............................................................................................................................................... 87
Finalisantes ..................................................................................................................................... 88
Dépôts ............................................................................................................................................. 89
Paiements ........................................................................................................................................ 90
CALCUL DE CIMENT ........................................................................................................................... 91
BALANCEMENT DE CAISSE ................................................................................................................. 92
HISTORIQUE ......................................................................................................................................... 93
GESTION D'INVENTAIRE ................................................................................................................... 94
ITEMS .................................................................................................................................................. 94
CONSULTATION DES TRANSACTIONS ................................................................................................. 94
CALENDRIER DES DISPONIBILITÉS ..................................................................................................... 96
AJUSTEMENT D’INVENTAIRE.............................................................................................................. 98
IMPRIMER DES ÉTIQUETTES ............................................................................................................. 100
ACHAT............................................................................................................................................... 101
PRISES D’INVENTAIRES ...................................................................................................................... 108
AMORTISSEMENTS ............................................................................................................................. 109
TRANSFERT DE STOCK ........................................................................................................................ 110
TRANSFERT D'ITEMS SÉRIALISÉS........................................................................................................ 111
DONNÉES ............................................................................................................................................ 112
Page 3
CLIENTS ............................................................................................................................................ 112
ITEMS ................................................................................................................................................ 112
FOURNISSEURS .................................................................................................................................. 112
RAPPORTS .......................................................................................................................................... 113
OPÉRATIONS CLIENTS ...................................................................................................................... 115
HISTORIQUE TRANSACTIONS CLIENTS ............................................................................................ 115
DONNÉES DE BASE ............................................................................................................................ 116
CLIENTS ............................................................................................................................................ 116
ITEMS ................................................................................................................................................ 117
FOURNISSEURS .................................................................................................................................. 118
AJUSTEMENTS D'INVENTAIRE .......................................................................................................... 119
RÉCEPTIONS DE COMMANDES.......................................................................................................... 120
BALANCEMENT DE CAISSE ............................................................................................................... 121
RAPPORTS DE FERMETURE .............................................................................................................. 122
RAPPORTS HISTORIQUES ................................................................................................................. 123
MAINTENANCE ................................................................................................................................. 124
MAINTENANCE DES FICHIERS .......................................................................................................... 124
VÉRIFICATION QUANTITÉ ET SOLDE ............................................................................................... 125
VÉRIFICATION QUANTITÉ ITEMS SÉRIALISÉS ................................................................................. 125
VÉRIFICATION STATISTIQUES ITEMS ............................................................................................... 125
ACTIVER VÉRIF. DES DISPONIBILITÉS POUR TOUS LES ITEMS ....................................................... 125
EXPORTATION CLIENT ..................................................................................................................... 126
EXPORTATION ITEM ......................................................................................................................... 127
EXPORTATION FOURNISSEUR........................................................................................................... 127
EXPORTATION ACHAT ...................................................................................................................... 128
IMPORTATION ITEM / CLIENT / FOURNISSEUR / ACHAT ................................................................. 128
AU SUJET DE ...................................................................................................................................... 129
Page 4
L’environnement de Sirius
Système d’exploitation
Les systèmes d’exploitation supportés sont les suivant :
o
o
o
o
o
Windows 95
Windows 98
Windows ME
Windows NT (Serveur et Station)
Windows 2000 (Serveur et Professionnel)
Configuration du réseau
Utiliser le Protocole TCP / IP seulement
Désactiver les autres protocoles (NetBeui, IPX / SPX)
Utiliser des adresses fixes :
192,168,0.xx (xx = 1,2,3, …)
Sous masque :
255.255.255.0
Pour les serveurs Novell, contactez nous pour les configurations)
Mise à jour des registres
Afin d’assurer un fonctionnement optimal de votre logiciel il est nécessaire de rouler un programme de
mise à jour des registres Windows pour les postes utilisant l’un des système d’exploitation suivant :
NT / NT Station / 2000 Serveur / 2000 Professionnel
Ce programme se trouve sur votre CD d’installation et se nomme :
WinNT2000.REG
Page 5
Installation de Sirius
*** Lors de l’installation, si vous voulez retourner une étape en arrière appuyer sur le bouton BACK
**** IMPORTANT -
La première installation doit être effectuée sur le serveur.
1-
Pour débuter l’installation, double-cliquez sur l’icône SETUP.EXE qui se trouve sur le CD Rom
d’installation dans le dossier INSTALL.
2-
Écran CHOOSE DESTINATION LOCATION
Cliquer sur Next
*** Même si vous modifiez le chemin avec le bouton BROWSE, l’installation se fait quand
même dans C:\Program Files\Sirius
3-
Écran SETUP TYPE
Choisissez CUSTOM puis appuyez sur le bouton NEXT.
4-
Écran SELECT COMPONENT
Choisissez une des deux options suivantes:
INSTALLATION SERVEUR:
Si le poste sur lequel vous faîtes présentement l'installation
servira comme serveur, choisissez cette installation.
Page 6
INSTALLATION STATION:
Si le poste sur lequel vous faîtes présentement l'installation
servira uniquement comme station de travail, choisissez
cette installation.
Assurez-vous que seul la case applicable est cochée puis appuyez sur le bouton NEXT.
5-
Écran SELECT PROGRAM FOLDER
Appuyez sur le bouton NEXT.
10-
Écran START COPYING FILES
Appuyez sur le bouton NEXT puis FINISH lorsque l'installation sera terminée.
Page 7
Configuration du Borland Database Engine
Cette étape permet de configurer l’accès à vos bases de données et doit être effectué sur chacun des
appareils qui utiliseront Sirius.
*** La procédure est exactement la même pour chacun de vos appareils
Pour accéder au Borland Database Engine (BDE):
1-
Cliquez sur le bouton DÉMARRER (ou START).
2-
Sélectionnez PARAMÈTRES (ou SETTINGS).
3-
Sélectionnez PANNEAU DE CONFIGURATION (ou CONTROL PANNEL).
4-
Double-cliquez sur l'icône BDE ADMINISTRATOR.
5-
Appuyez sur l'onglet DATABASES.
Page 8
6-
7-
Si vous voyez un signe d'addition
développer.
(+) à la gauche de Databases, cliquez dessus pour
Cliquez sur Conversion
*** Vous devez cliquer une seule fois sur le mot Conversion
8-
Cliquez à la droite de Path et entrez le chemin d’accès au dossier Conversion de votre serveur.
*** Pour entrer votre chemin, utilisez le même format que l’exemple
Page 9
9-
Cliquez sur Locatout
*** Vous devez cliquer une seule fois sur le mot Locatout
10-
Cliquez à la droite de Path et entrez le chemin d’accès au dossier Datas de votre serveur.
Page 10
11-
Cliquez sur Sirius
*** Vous devez cliquer une seule fois sur le mot Sirius
12-
Cliquez à la droite de Path et entrez le chemin d’accès au dossier Datas de votre serveur.
Page 11
13-
Cliquez sur l’onglet Configuration
14-
Si vous voyez un signe d'addition (+) à la gauche de Configuration, cliquez dessus pour
développer.
15-
Cliquez sur le signe d’addition (+) à la gauche de Drivers
16-
Cliquez sur le signe d’addition (+) à la gauche de Native
Page 12
17-
Cliquez sur Paradox
*** Vous devez cliquer une seule fois sur le mot Paradox
18-
Cliquez à la droite de Net Dir et entrez le chemin d’accès au dossier Locks de votre serveur.
Page 13
19-
Si vous voyez un signe d'addition (+) à la gauche de SYSTEM cliquez dessus pour
développer.
20-
Sélectionnez INIT
*** Vous devez cliquer une seule fois sur le mot INIT
21-
Cliquez à la droite de Local Share et sélectionnez True à l’aide de la petite flèche.
22-
Fermer le BDE à l’aide du x du coin supérieur droit ou en faisant Object et Exit dans le menu.
23-
1e Fenêtre Warning, répondez Yes à la question demandant si vous voulez sauvegarder.
24-
2e Fenêtre Warning répondez OK au message.
Page 14
Implantation
L'implantation efficace de Sirius s'effectue en plusieurs étapes. À chacune des étapes, la participation
des personnes clefs de l'entreprise est essentielle. La rapidité avec laquelle votre système sera
opérationnelle dépend directement du temps que vous êtes prêt à y investir.
Configuration de base
Cette étape s'effectue à partir du menu configuration et consiste à entrer les informations de base dans
le système. Cette étape est sans aucun doute la plus importante puisqu'elle influence l'utilisation que
vous allez pouvoir faire de Sirius.
Choix de formulaires
Les modèles de formulaire (contrat, factures, état de comptes, logo) à utiliser devraient être choisis
assez tôt pour s'assurer que les changements nécessaires (s'il y a lieu) soient prêts à temps pour le début
de vos opérations.
Entrée de la liste d'items
Il s'agit d'entrer la liste des items que vous détenez en inventaire. Pour chacun des items vous aurez
besoin d'un code d'identification ainsi que du tarif de location ou de vente selon le type d'item.
Entrée des clients
Bien qu'il soit possible d'entrer la totalité de vos clients historiques, cette opération risque d'être longue
et ardue. Pour cette raison, il est recommandé de n'entrer que les clients qui ont un compte d'ouvert
chez vous pour commencer. Les autres pourront être entrés pendant une période d’inactivité ou encore
un à la fois lors de leur prochaine visite.
Contrôle d'inventaire
Cette étape consiste à entrer la quantité que vous détenez pour chaque item. Pour les items qui en ont
besoin, il faudra entrer la liste des différents numéros de série.
Entrée des transactions courantes
Une fois les étapes précédentes réalisées, Sirius est prêt à être utilisé. Il est nécessaire d'inscrire dans
Sirius chacune des transactions en cours (cotations, réservations, locations). Cette étape devrait
impliquer le maximum d'utilisateurs possible puisqu'elle constitue une excellente pratique. Elle vous
permet également d'être prêt à facturer les clients lorsque leurs locations se terminent.
Entrée des recevables
Création des kits et accessoires
Compléter les informations des items
Page 15
Configuration de Sirius
La configuration de Sirius s’effectue à partir du menu Configuration. Il est très important de passer
chacun des items du menu afin de préparer adéquatement votre logiciel Sirius et ainsi assurer son bon
fonctionnement.
Pour chacune des options du menu, les champs suivis d'un astérisque sont obligatoires et doivent
absolument être remplis.
Ce travail peut vous sembler ardu mais il est essentiel et n’aura plus jamais à être recommencé sauf
pour des modifications occasionnelles. Une fois complétée, la configuration adéquate de votre logiciel
ne fera qu’augmenter votre satisfaction à utiliser Sirius.
Succursales
Les succursales sont utilisées lorsque l'on veut garder une comptabilité distincte pour différents points
de vente (établissements) ou différentes activités à l'intérieur d'un même établissement (ex. Location
d’outils versus la location d’accessoires de fête.)
N.B : vous devez créer au moins une succursale afin de pouvoir travailler dans Sirius.
Champs Obligatoires
Code de succursale : Le code de succursale sert à distinguer les succursales entre elles.
Comme c’est également le cas pour tous les codes du logiciel, ce code est
alphanumérique et peut donc comporter un mélange de lettres et de
chiffres.
À des fins de simplicité, nous vous recommandons l’utilisation d’un
numéro (ex : 01).
Champs Facultatifs
Description :
Nom de la succursale
Page 16
Vendeurs
Le vendeur est la personne susceptible de faire des opérations clients (contrats de location ou factures
de vente) dans le logiciel. Vous devriez créer un vendeur pour chacune d’entre elles.
Cette information sert à des fins de contrôle interne. En effet, elle permet de savoir qui a effectué une
transaction en particulier puisque le code du vendeur apparaît sur les différents imprimés.
N.B : vous devez créer au moins un vendeur afin de pouvoir travailler dans Sirius.
Champs Obligatoires
Code de Vendeur :
Sert à distinguer les vendeurs entre eux.
Pour ce code, nous vous recommandons l’utilisation d’un nombre (ex : 08) ou encore les
initiales du vendeur.
Champs Facultatifs
Description :
Nom du vendeur
Page 17
Caisses
Les caisses sont les endroits où les employés au comptoir prennent et déposent l’argent (tiroir-caisse).
Vous devriez créer une caisse différente pour chacun des tiroirs-caisses de l’établissement. Ceci vous
permet d’équilibrer individuellement chacun de vos tiroirs-caisses lors de votre bilan de fin de journée.
N.B : vous devez créer au moins une caisse pour pouvoir travailler dans Sirius.
Champs Obligatoires
Code de Caisse :
Sert à distinguer les caisses entre elles. (ex. : 1)
Champs Facultatifs
Description :
Nom ou emplacement de la caisse. (ex. : caisse 1)
Page 18
Comptes de G/L
Certains de vos comptes de grand livre doivent être définis dans Sirius afin que vos transactions
quotidiennes puissent être comptabilisées correctement. Vous n’avez pas à entrer la totalité de vos
comptes grand livre, uniquement ceux qui sont susceptibles d’être affectés par les transactions
effectuées dans Sirius.
Champs Obligatoires
Code de G/L :
Numéro de compte de grand livre.
Le format doit être le même que celui de votre logiciel comptable si vous
désirez exporter vos écritures comptables.
Champs Facultatifs
Description :
Description du compte de G/L
La structure de votre charte de compte devrait facilement permettre d’organiser les comptes en fonction
de leurs catégories. Utiliser une numérotation de comptes comportant au moins 4 chiffres. Ceci vous
permettra de pouvoir laisser de l’espace entre chacun des comptes afin qu’il soit possible d’en insérer
de nouveaux au besoin.
Voici un exemple de structure possible pour votre charte des comptes.
Actifs
Passifs
Capitaux Propres
Revenus
CMV
Autres Dépenses
1xxx
2xxx
3xxx
4xxx
5xxx
6xxx
Il est également recommandé d'utiliser un compte de Grand Livre différent pour chaque type de revenu.
Ceci permet de faire ressortir la rentabilité par type d'activité (ex. Vente d’outils, vente de pièces,
location d’équipement, réparation...).
Page 19
Voici la liste des comptes que l’on devrait retrouver dans Sirius :
Actif
Encaisse - Comptant
Encaisse - Chèque
Encaisse - Master Card
Encaisse - Visa
Encaisse - American Express
Encaisse - Débit Direct
Compte à Recevoir
Amortissement Cumulé
Transfert inter compagnie (si vous opérez en multi-succursale)
Passif
Dépôts des clients
T.P.S. sur Ventes
T.V.O. sur Ventes
T.V.Q. sur Ventes
T.V.A (pour la France)
Revenu
Revenu de Location
Renonciation aux Dommages
Escompte sur Location
Vente de Fournitures
Revenu de Disposition – Équipements
Revenu de Transport
Revenu de Nettoyage
Revenu de Vente – Équipement Neuf
Escompte Vente
Revenu de Main d’Oeuvre
Vente de Pièces
Revenu d’Intérêts
Escompte sur Paiement
Dépenses
Amortissement – Équipement
Mauvaises Créances
Page 20
Modes de Paiements
Sirius vous permet d’accepter jusqu’à quatre modes de paiement distincts sur une même transaction.
Pour ce faire cependant, il est nécessaire de créer au préalable chacun des modes de paiement qui
seront acceptés dans votre entreprise.
Pour chacun des modes de paiement désirés, un compte de G/L doit avoir été créé à l'actif. Ceci vous
permet de comptabiliser indépendamment les sommes reçues avec chacun des modes de paiement. Il
est ainsi plus facile de concilier vos caisses lors de votre fin de journée.
Vous devez créer au moins un mode de paiement.
Champs Obligatoires
Code de Paiement :
G/L
:
Type
:
Sert à distinguer les modes de paiement entre eux.
Compte de G/L à l’actif, associé au mode de paiement.
Indique le type désiré pour ce mode de paiement.
Cette information sert pour la génération du rapport de comptes de caisse
détaillé.
Aucun :
Permet de saisir uniquement le montant total recueilli pour ce mode de
paiement.
Sur le rapport de balancement de caisse détaillé, ce mode de paiement
apparaît dans la section « Autres modes de paiements ».
Le type « Aucun » est habituellement utilisé pour les modes de paiement
autre que comptant et chèque (Cartes de crédit et de débit).
Global :
Comme le type « Aucun », le type « Global » permet de saisir uniquement
le montant total recueilli pour ce mode de paiement.
Sur le rapport de caisse détaillé, ce mode de paiement apparaît dans la
première section avec le total détaillé.
Le type « Global » est utilisé pour les paiements par chèques.
Détaillé :
Contrairement aux deux autres types, le type détaillé permet d’inscrire le
montant recueilli de façon détaillée. C’est-à-dire que l’on peut inscrire le
total de chaque type de billet ou monnaie reçu (100$, 50$, 20$, 10$, 5$,
2$, 1$ ou Monnaie).
Le montant inscrit apparaît sur le rapport d’abord de façon détaillée puis
de façon sommaire dans la section globale où il s’additionne au montant
des autres modes de paiement de type global.
Le type « détaillé » est utilisé pour les paiements comptants.
Déposé :
Indique si vous devez inscrire le montant déposé pour ce mode de
paiement.
Fond :
Le montant déposé pour chaque mode de paiement apparaît sur le
rapport de caisse.
Indique si un fond de caisse est conservé pour ce mode de paiement.
Page 21
Généralement, seul le mode comptant a un fond de caisse.
Niveau de bal.
: Indique le niveau de détail avec lequel le balancement de caisse sera
effectué.
Succursale : Utilisé lorsque tous les fonds d’un même mode de paiement sont
regroupés au même endroit. Vous utilisez ce niveau par exemple si
vous n’avez qu’un seul appareil pour vos cartes de crédit.
Vendeurs :
Utilisé lorsque chaque vendeur à sa caisse personnelle et que vous
voulez les balancer individuellement.
Caisse :
Utilisé lorsque vous avez plusieurs tiroirs-caisses et que vous désirez
les balancer individuellement.
Champs Facultatifs
Description : Nom du mode de paiement
Les modes de paiements généralement utilisés sont les suivants:
Comptant
Chèque
Visa
Master Card
American Express
Débit Direct
Page 22
Groupes de Taxes
Permet de déterminer et de calculer les différentes taxes qui seront perçues lors des ventes.
Pour chacune des taxes il faut créer un compte de G/L au passif qui sera utilisé pour comptabiliser les
taxes perçues que l'on doit rembourser aux différents gouvernements (TPS à Payer et TVQ à Payer).
Champs Obligatoires
Code de Taxe :
Taux :
G/L :
Taxable :
Sert à distinguer les taxes entre elles. (ex. : TPS).
Pourcentage de taxe à percevoir. (ex.: T.P.S. : 7 et non 0.07).
Code de G/L correspondant à chacune des taxes. (ex. : T.P.S. à payer).
Indique si les autres taxes s’appliquent sur cette taxe.
(T.P.S. = Oui, T.V.Q. = Non) pour le Québec.
(T.P.S. = Non, T.V.P. = Non) pour l’Ontario.
Champs Facultatifs
Description :
Description de la taxe. (ex. : T.P.S. et T.V.Q.).
Page 23
Groupes de Prix
Ces groupes sont utilisés pour la vente des produits et correspondent aux niveaux de prix 1 à 5 que l’on
retrouve dans l'écran Gestion des items. Le groupe de prix détermine le prix que le client va devoir
payer lors de l'achat de marchandises. Ceci permet d’associer un niveau de prix différent à chacune de
vos catégories de clients sans avoir à utiliser d'escompte. Il vous est ainsi possible d'établir un rabais
différent pour chaque catégorie d'item afin de tenir compte de la rentabilité de chacun de ceux-ci.
Au moins un groupe de prix doit être créé (le groupe 1).
Champs Obligatoires
Code de Prix :
Sert à distinguer les groupes de prix entre eux.
Ces codes de prix doivent être identifiés 1, 2, 3, 4 et 5
Champs Facultatifs
Description :
Description du groupe de prix.
Page 24
Groupes d'Escomptes Clients
Les groupes d'escompte déterminent l'escompte sur vente et sur location (les deux peuvent être
différents) dont les clients vont pouvoir bénéficier. Ces escomptes vont s'appliquer sur tous les produits
escomptables.
Pour la vente, il est recommandé d'utiliser plutôt les groupes de prix puisqu'ils permettent d'offrir un
rabais différent pour chaque produit en fonction de la rentabilité de ceux-ci.
On doit déterminer les comptes de G/L qui seront utilisés pour comptabiliser les différents escomptes.
On peut utiliser le même compte pour les trois types d'escompte ou en créer des différents.
Champs Obligatoires
Code d’escompte :
Taux sur vente :
Sert à distinguer les groupes d’escompte entre eux.
Taux d’escompte à accorder lors de la vente de produits.
Ne pas utiliser de décimales (ex.: 10% = 10 et non pas 0.10)
G/L esc. ventes :
Code de G/L (Revenu) pour comptabiliser les escomptes sur vente.
Taux sur location : Taux d’escompte à accorder lors de la location de produits.
Ne pas utiliser de décimales (ex.: 10% = 10 et non pas 0.10).
G/L esc. location : Code de G/L (Revenu) où comptabiliser les escomptes sur location.
G/L esc. Paiement : Code de G/L (Revenu) pour comptabiliser les escomptes de
paiement accordés lors du paiement des factures.
Champs Facultatifs
Description :
Description du groupe d’escompte.
Page 25
Catégories de Clients
Les catégories de clients sont des regroupements de clients qui possèdent des caractéristiques
comparables. Elles ont trois principales utilités.
1. Accélérer la création de nouveaux clients en évitant d'avoir à recopier certaines informations sur la
fiche de chacun de nos clients. On peut ainsi définir par défaut plusieurs informations simplement
en inscrivant le code de catégorie de client correspondant à son profil.
2. Elles constituent également un critère de tri lors de vos recherches ce qui permet de regrouper tous
les clients d’un même profil entre eux.
3. Elles constituent finalement un critère de sélection lors de la génération de rapport. Il est ainsi
possible de demander un rapport pour une seule catégorie de clients (ex. : Liste des clients avec
comptes).
Champs Obligatoires
Code Catégorie :
Langue :
Compte ouvert :
État de compte :
G/L C.A.R. :
Terme :
Taux Intérêt :
Groupe de Prix :
Groupe d’Esc.:
Sert à distinguer les catégories de client entre elles.
Détermine la langue utilisée lors de l’impression de documents pour
cette catégorie de client. Si le client est anglais, la description des items
sur ses transactions sera en anglais.
Détermine si vous acceptez de faire crédit à cette catégorie de client.
Détermine si un état de compte doit être produit pour cette catégorie de
client.
Code du G/L où seront comptabilisés les montants à recevoir des clients
de cette catégorie.
Délai de paiement en jour (ex.: 30) accordé au client avant que des
intérêts ne lui soient facturés.
Taux d’intérêt annuel facturé pour les paiements dépassant le terme.
Code de Prix à utiliser par défaut pour cette catégorie de client.
(Voir Configuration - Groupe de Prix)
Code d’escompte à utiliser par défaut pour cette catégorie de client.
(Voir Configuration - Groupe d’Escomptes Clients)
Champs Facultatifs
Description :
Taxe 1 :
Taxe 2 :
Taxe 3 :
Description de la catégorie de client.
Code de la première taxe à appliquer pour cette catégorie de client.
(Habituellement le code de la T.P.S.)
Code de la deuxième taxe à appliquer pour cette catégorie de client.
(Habituellement le code de la T.V.Q.)
Code de la troisième taxe à appliquer pour cette catégorie de client.
Page 26
Exemples de catégories de clients
Voici trois exemples de catégories de clients pour vous aider dans votre configuration. Les deux
premières sont essentielles, la troisième est un exemple de catégorie particulière qui pourrait se
rajouter.
La catégorie « Clients comptoirs » regroupe tous vos clients réguliers qui n’ont pas de compte d’ouvert
chez vous, c’est-à-dire ceux à qui vous ne faites pas de crédit.
La catégorie « Clients avec compte ouvert » comme son nom l’indique regroupera la majorité des
clients qui ont un compte ouvert chez vous. Cette catégorie ne regroupera cependant que vos clients
qui ne bénéficient d’aucun escompte. Les clients à qui vous faites crédit mais qui ont en plus droit à un
escompte sur vente ou sur location vont faire l’objet d’une autre catégorie, comme pour l’exemple
suivant.
La catégorie « Centre de location » regroupe tous les centres de location qui font des locations chez
vous. Ces clients se retrouvent dans une catégorie distincte puisqu’ils ont souvent droit à un escompte
sur la location et/ou la vente.
Page 27
Page 28
Tables d'Amortissements
Ces tables servent à définir les modes d'amortissement qui seront utilisés pour les différentes catégories
d’items.
Champs Obligatoires
Code :
G/L Dépense :
Permet de distinguer les modes d’amortissement entre eux.
Code de G/L utilisé pour comptabiliser la dépense d'amortissement.
Cette dépense représente l’usure de vos équipements de location et elle
devrait donc apparaître dans la section des CMV.
G/L Amort. Cumulé : Code de G/L utilisé pour cumuler l'amortissement des différentes
catégories d’équipement. Ce compte est créditeur mais se retrouve à
l'actif immédiatement après le compte d’actif de l’item amorti.
Méthode :
Détermine la méthode utilisée pour calculer l’amortissement annuel.
La méthode continue ou linéaire calcule l’amortissement sur le coût initial
(non amorti) de l’équipement.
La méthode résiduelle pour sa part calcule le taux sur la valeur comptable
nette (après amortissements cumulés) de l’équipement.
Taux :
Taux d’amortissement annuel utilisé lors du calcul.
Champs Facultatifs
Description :
Description du mode d’amortissement.
Page 29
Catégories d'items
Les catégories d’items permettent de regrouper des items qui partagent des caractéristiques communes.
Ces caractéristiques concernent essentiellement les critères suivant :
1. La nature des revenus (location d’équipement versus vente d’équipement)
2. La rentabilité de l’item (marge de profit)
3. La structure des coûts (méthode d’amortissement)
Les catégories d'items ont trois principales utilités :
1. Elles définissent par défaut certaines des informations qui apparaissent sur la fiche des produits.
C'est donc la catégorie qui détermine si un item est : taxable, escomptable, assurable et si la fonction
de calcul de prix est utilisée.
2. Elles constituent également un critère de tri lors de vos recherches ce qui permet de regrouper tous
les items d’une même catégorie entre eux.
3. Elles constituent finalement un critère de sélection lors de la génération de rapport. Il est ainsi
possible de demander un rapport pour une seule catégorie d’items. (ex. : liste des pièces de vente).
Le nombre de catégories à créer dépend de vous et du niveau de détail que vous désirez avoir. Vous
pouvez ne créer qu’une seule catégorie comme vous pouvez en avoir une pour chacun des vos items.
Pour un bon fonctionnement, nous vous recommandons l’utilisation de la structure suivante lors de la
définition de vos catégories :
LXXX
=
Équipement en location
AXXX
=
Accessoires en location
VXXX
=
Vente d’équipement
MAIN
=
Main d’œuvre
NETT
=
Nettoyage
TRAN
=
Transport
FXXX
=
Vente de fournitures
PXXX
=
Vente de pièces
Page 30
Avec cette structure, la première lettre nous permet de reconnaître immédiatement le type d’activité
correspondant à la catégorie :
L
A
V
F
P
=
=
=
=
=
Location
Accessoire
Vente
Fournitures
Pièces
Les catégories location et accessoires sont toutes les deux composées d’équipement de location.
Cependant, la catégorie location regroupe les outils (ex. : Perceuse électrique) alors que comme son
nom l’indique, la catégorie accessoire regroupe les accessoires utilisés conjointement avec un outil
(ex. : Mèche pour perceuse électrique).
Les trois autres lettres (XXX) permettent une séparation additionnelle au sein de la catégorie. Ainsi, la
catégorie VPRO fait référence à la vente de propane alors que la catégorie VCIM fait plutôt référence à
la vente de ciment, deux activités de vente mais dont la nature diffère totalement. Cette séparation
additionnelle ne se fera pas selon les mêmes critères pour tous les types d’équipement.
Pour les équipements de location, la séparation se fera en fonction du type de travail que l’équipement
permet d’effectuer. On retrouvera par exemple une catégorie menuiserie qui comportera tous les outils
en location qui sont utilisés pour exécuter des travaux de menuiserie. Pour poursuivre l’exemple
précédent, la perceuse électrique se retrouvera dans la catégorie LMEN (Équipement de location pour
la menuiserie). Quant aux mèches, elles seront plutôt dans la catégorie AMEN (Accessoire pour la
menuiserie).
Pour les catégories de vente, la séparation se fera souvent en fonction des comptes de revenus créés au
grand livre. Tous les outils pour la vente se retrouveront souvent dans la même catégorie (VEQU)
alors que des catégories distinctes seraient créées pour certaines activités particulières comme la vente
de propane (VPRO) et la vente de ciment (VCIM). La vente de fournitures (papier sablé, clou…) ainsi
que la vente de pièces seront traitées de manière différente.
Pour la vente de fournitures, on les regroupe souvent en fonction de la disposition du magasin. On
regroupe ensemble les items qui sont regroupés physiquement dans le magasin comme par exemple les
abrasifs (papier sablé), les lames ou encore les articles de sécurité (gants, lunettes).
Finalement, les pièces de rechange vont être regroupées en fonction de la marque d’équipement (PSTI
pour les pièces Stihl et PMAK pour les pièces Makita) ou encore par le fournisseur pour les items dont
la marque n’a pas d’importance (ex. : Bougie d’allumage).
Page 31
Champs Obligatoires
Code catégorie :
G/L Revenu :
G/L Disposition :
Taxable :
Assurable :
Escomptable :
Table d’amort. :
Calcul Prix :
Critique :
Marge de Profit :
Permet de distinguer les catégories entre elles.
Code de G/L utilisé pour comptabiliser les revenus habituels
associés à cette catégorie d’items.
Code de G/L utilisé lors de la vente d’un item. (Pour les items de
type vente ou service, les G/L Revenu et Disposition seront les
mêmes).
Indique si les items de cette catégorie sont taxables ou non.
Indique si l’on doit calculer une renonciation aux dommages pour
les items de cette catégorie.
Indique si les escomptes du client s’appliquent à cette catégorie
d’items.
Indique la table d'amortissement qui sera utilisée.
(Voir Configuration - Tables d’Amortissements)
Indique si l'option calcul de prix sera utilisée ou non.
L'option calcul de prix calcul automatiquement les cinq niveaux de
prix de vente pour vos produits. Le calcul est basé sur le coût de l'article
auquel est ajoutée la marge de profit de sa catégorie.
Ce champs est utilisé avec le Calendrier des Disponibilités. Il détermine
si les items qui apparaissent dans cette catégorie vont apparaître ou non
sur le calendrier. La même question est également posée pour chacun des
items. Pour être inclus sur ce calendrier, les champs critiques de la
catégorie d’item ainsi que celui de la fiche d’item doivent être à oui.
Indique la marge de profit désirée pour chacun des différents
niveaux de prix (Voir Configuration - Groupes de Prix)
Champs Facultatifs
Description :
Description de la catégorie d’item.
Exemples de catégories d’items – Audio Visuel
LCAM
LMAG
VEQU
VFOU
TRAN
MAIN
Location Caméra
Location Magnétoscope
Vente d’équipement neuf
Vente de fournitures
Transport
Main d’œuvre
Caméras D30
Cassette vidéo, piles
Frais de livraison
Page 32
Exemples de catégories d’items - Outillage
LECH
LJAR
LMEN
AECH
AJAR
AMEN
VEQU
VPRO
VCIM
PMAK
PSTI
PKAN
FSEC
FABR
FLAM
TRAN
MAIN
Location échafaudages et échelles
Échafauds et échelles
Location jardinage et terrassement
Plaques vibrantes
Location menuiserie
Marteaux et scies
Loc. accessoires échafaudages et échelles Marche-pied
Loc. accessoires jardinage et terrassement
Mèches à terre
Loc. accessoires menuiserie
Mèches à bois
Vente d’équipement
Souffleuse et génératrice
Vente de propane
Remplissage propane
Vente de ciment
Ciment à la verge
Vente Pièces Makita
Vente Pièces Stihl
Vente Pièces Kango
Vente Fournitures de sécurité
Gants et lunettes
Vente Fournitures - Abrasif
Papier sablé
Vente Fournitures - Lames
Lames pour scies
Transport
Frais de livraison
Main d’œuvre
Page 33
Taux Supplémentaires
Ces taux servent à calculer le prix à payer pour chaque heure, jour ou semaine de location
supplémentaire.
Voici les valeurs habituellement utilisées dans le domaine de l’outillage:
Ainsi, selon la table, après une location d’une journée, le logiciel facture 1/8e (0.125) de journée pour
chaque heure additionnelle plutôt que de facturer le taux horaire régulier.
Page 34
Gestion des Items
La gestion des inventaires dans Sirius nécessite la création d’une fiche pour chacun des items
disponibles pour la vente ou la location.
On définit un item comme étant un appareil pouvant effectuer un certain travail. On regroupe
donc dans une fiche item tous les appareils qui accomplissent un travail identique et qui sont de
valeur, de caractéristiques ou de performances comparables. Par exemple, un item pourrait être
une scie mécanique 14 pouces ou encore une caméra 35 millimètres.
A l’intérieur de ces fiches, on retrouve toutes les informations nécessaires à une bonne gestion
d’inventaire. Ces informations touchent principalement les éléments suivants :
Description
Tarifs de location ou de vente
Données sur les achats
Statistiques
Commentaires sur l’utilisation ou l’entretien de l’item
Description
Page 35
Usagers de Création et de Modification
Cette fonction permet de connaître le code de l’usager qui a créé la fiche de l’item ainsi que le code de
l’usager qui a effectué la dernière modification à la fiche de cet item.
Modification du Code de l’Item
Cette fonction permet de modifier le code d’un item.
Lors de la modification du code d’un item, celui-ci est changé partout où il apparaît. Ainsi, la
fiche client, les transactions courantes et les transactions historiques seront modifiées pour
indiquer le nouveau code d’item.
*** Attention ***
Afin de pouvoir utiliser cette fonction, Sirius ne doit être en fonction que sur un seul poste de
travail.
Page 36
Historique des Transactions de l’Item
Cette fonction affiche toutes les transactions historiques d’un item.
Pour chacune des transactions, on retrouve le numéro de la transaction, la période, le client, la
quantité, le prix unitaire ainsi que le montant total de la transaction.
Code d’Item : Code d’identification de l’item qui sera utilisé par Sirius lors des traitements.
Nous vous recommandons l’utilisation d’un code numérique et séquentiel.
Le premier item porte le code 1001, le deuxième le code 1002 et ainsi de
suite.
Pour des fins d’efficacité, vous pouvez faire graver ces codes sur des
plaquettes et les fixer au moyen de rivets sur vos équipements. Ceci
facilitera l’identification des items et accélérera le traitement des
transactions au comptoir.
Type :
Le type indique la fonction de l’item.
Location :
Item destiné à la location
Vente :
Item destiné à la vente
Service :
Services rendus aux clients (Transport, main-d’œuvre)
Compteur : Item de location dont la tarification dépend des heures
d’utilisation.
Page 37
Catégorie :
Description :
Catégorie à laquelle l’item appartient.
Consultez la section sur les catégories d’items dans les configurations.
Nom de l’item (ex. Scie à chaîne 14 ″ ou encore Appareil photo 35 mm).
Kit :
Détermine si l’item est un kit ou non.
Un kit est un regroupement d’item qui sont toujours loués ensemble. Il
permet donc d’éviter d’avoir à inscrire chacun des items sur la transaction.
En inscrivant le code du kit, automatiquement, chacun des items qui le
compose apparaissent sur la transaction.
Pour créer un kit, il faut d’abord que chacun des items qui le composent ait
été créé. Le kit n’existe pas physiquement, c’est un lien théorique entre les
différents items qui le composent.
# Série :
individuellement.
Détermine si les différents numéros de série seront détaillés
Dans le cas de certains items il est possible qu’il ne soit pas suffisant de
connaître la quantité en inventaire mais que vous ayez besoin de distinguer
entre eux chacun des individus qui sont inclus dans cet item.
Par exemple, vous voulez faire la distinction entre votre caméra 35mm
Pentax et votre Canon ou encore entre votre marteau pneumatique Kubota
et votre Kango. Pour cette raison, Sirius effectue une gestion d’inventaire à
deux niveaux. Pour chacun de vos items, vous avez la possibilité d’avoir une
gestion par numéro de série de vos items. Ainsi vous pouvez obtenir
l’information individuelle sur les caractéristiques ainsi que sur les
statistiques pour chacun des individus qui sont inclus dans un item.
L’écran « Gestion des Items » vous indiquerait donc les caractéristiques
générales de l’item alors que votre écran « Gestion des Numéros de Série
vous permettrait de consulter l’information détaillée propre à un numéro de
série en particulier. Vous pouvez ainsi vérifier la disponibilité de votre item
« Caméra 35mm » tout en ayant le détail pour votre Pentax ou votre Canon.
Disponibilité :
Indique si l’on désire que le logiciel vérifie si l’item est disponible avant de le
louer ou le réserver.
Si disponibilité est à « Vérification » est que l’item que vous tentez de louer
ou de vendre est non disponible (quantité insuffisante, en location ou encore
réservé), Sirius vous avise de sa non-disponibilité mais vous permet
d’insérer l’item malgré tout.
Pour les kits, il est préférable de mettre ce champs à « Pas de vérification ».
La vérification se fera ainsi uniquement au niveau des items qui le
composent.
Page 38
Code UPC :
Code à barres du produit.
Si l’item a un code barre, vous pouvez l’indiquer ici.
Localisation :
Endroit où se trouve l’équipement.
Ex. : Étagère 6, mur gauche
Critique :
Ce champs est utilisé avec le Calendrier des Disponibilités. Il détermine si cet
item doit apparaître ou non sur le calendrier. La même question est également
pausée pour chacune des catégories d’items. Pour être inclus sur le calendrier, le
champs critique doit être à oui pour la catégorie ainsi que pour l’item.
Prix de Vente – 1 :
Prix de vente régulier.
Les prix de vente 1à 5 correspondent aux groupes de prix dans la
configuration.
Le groupe de prix détermine le prix que le client va devoir payer lors de l'achat
de la marchandise.
Le prix de vente 1 sera donc utilisé pour les clients appartenant au groupe
de prix 1 et le prix de vente 2 sera utilisé pour les clients appartenant au
groupe de prix 2.
Vous pouvez donc entrer jusqu’à 5 prix de vente différents pour un même
item. Vous n’avez cependant pas à utiliser les 5 niveaux de prix.
Si vous décidez d’utiliser plus d’un niveau de prix. Il est important
d’inscrire pour chaque item un prix dans chacune des cases prix de vente
que vous utilisez. Le même prix peut se retrouver dans plus d’une colonne
mais il doit obligatoirement être inscrit sinon, les clients qui utilisent un
niveau de prix pour lequel aucune valeur n’est inscrite seraient facturés à 0.
Prix de vente 2.
Prix de vente 3
Prix de vente 4
Prix de vente 5
Numéro de Série
Ce bouton permet d’accéder à l’écran de « Gestion des numéros de série ».
Accessoires.
Ce bouton permet d’accéder à l’écran « Gestion des Accessoires ».
Page 39
Kit
Ce bouton permet d’accéder à l’écran « Gestion des Kits »
Statistiques
Ce bouton permet de visualiser les statistiques par périodes pour l’item.
Période :
Année et mois de la période (ex. : 2000-04 = avril 2000).
Qte. Vente : Quantité vendue au cours de la période.
Tot. Vente :
Valeur totale des ventes de la période.
Qte. Loc :
Quantité louée au cours de la période exprimée en journée de location.
Tot. Loc :
Valeur totale des locations de la période.
Qte. Achat :
Quantité achetée au cours de la période.
Tot. Achat :
Valeur totale des achats de la période.
Qte. Ajust. :
Quantité ajustée au cours de la période.
Tot. Ajust. :
Valeur totale des ajustements de la période.
Location
Page 40
Dépôt :
Il s’agit du montant de dépôt à exiger lors de la location de cet équipement.
Ce montant sera automatiquement suggéré dans l’écran de saisie des dépôts
de vos transactions.
La grille de prix sert à calculer les montants qui seront facturés aux clients.
Vous devez remplir la colonne « Régulier » pour chacun de vos items de
location.
Il est important d’inscrire un montant dans chacune des cases de prix. Si
vous laissez une case vide, le montant calculé pour vos locations sera
toujours de 0$ (ou le prix minimum si vous en avez un). Seul le prix de fin
de semaine peut être ignoré si vous ne l’utilisez pas.
Prix Minimum :
Le prix minimum est le prix plancher sous lequel on ne veut pas descendre.
Si le prix calculé selon les autres taux est inférieur au prix minimum, c’est ce
prix qui sera facturé.
Vous n’avez pas à remplir les colonnes « Supplémentaire » de la grille. Les
montant qui doivent y apparaître se calculent automatiquement à partir des
taux entrés lors de la configuration de la grille de « Taux Supplémentaires ».
Exemple de calcul de prix
Page 41
Lors du calcul du coût d’une location, le logiciel exécute les calculs afin de déterminer la période
la plus avantageuse pour le client.
Exemple :
Location de l’item 1001 pour trois heures.
3 fois 1 heure
1 fois quatre heures =
1 fois huit heures
=
1 fois 1 jour
=
=
1x8
1x12
1x12
3x5
=
=
=
=
8$
12$
12$
15$
Le prix retourné sera donc 8$ ce qui correspond au tarif pour 4 heures.
Page 42
Achat
Cet écran permet la saisie des informations concernant l’achat de l’item.
Fournisseur :
Code du fournisseur.
Référence :
Numéro de pièce que l’item porte chez le fournisseur.
Dernier coût :
Prix payé pour l’item la dernière fois qu’un achat a été effectué.
Ce coût apparaîtra par défaut sur vos bons de commandes.
Coût moyen pondéré :
Coût unitaire de l’item calculé à partir de la moyenne du coût des items
présentement en inventaire.
C’est ce coût qui apparaîtra lors de l’ajustement d’inventaire.
Qte Minimum :
Quantité minimum que l’on désire avoir en stock. Pour les commandes
automatiques, l’item est commandé lorsque sa quantité atteint ce nombre.
Qte Maximum :
Quantité maximum à ne pas dépasser. Cette quantité est la cible à
atteindre lors des calculs de commandes automatiques.
Qte économique :
Quantité minimum à acheter pour pouvoir bénéficier d’escompte de
volume.
Qte caisse :
Quantité de l’item que l’on retrouve dans une caisse.
Page 43
Commentaires 1, 2 et 3
Les Commentaires 1 sont des messages destinés aux clients et qui vont apparaître sur les contrats de
location ou sur les factures de vente.
Ces commentaires peuvent avoir plusieurs utilités : mode d’emploi de l’équipement, guide d’entretien,
mises en garde où tout autres commentaires jugés important.
Comme Sirius est un logiciel multilingue, vous retrouvez trois onglets commentaires. Les
commentaires 1 sont liés à la langue 1 et devrait apparaître en français. Les commentaires 2 sont
liés à la langue 2 (anglais) et les commentaires trois sont liés à la langue 3.
Ainsi, lorsque vous préparez une transaction pour un client anglophone, la description 2 et le
commentaire 2 (anglais) vont apparaître sur le document.
Page 44
Gestion des Numéros de Série
Historique des Factures – Items Sérialisés
Contrairement à la fonction « Historique des Transactions de l’Item » que l’on retrouve dans l’écran
« Gestion des Items » et qui donnait l’historique des transactions pour un item (exemple : 7538), cette
fonction donne accès à l’historique des transactions pour un numéro de série en particulier (exemple :
item 7538, extension 006)
On peut donc avoir l’historique des transactions pour la scie portant le numéro de série 5370009.
Extension :
L’extension sert à différencier entre elles chacune des toupies que l’on a en stock.
C’est un suffixe qui s’ajoute après le code de l’item.
La toupie 61780872 est donc identifiée par le code 1001-001 et
la toupie 451-12654 elle est identifiée par le code 1001-002.
Page 45
: Permet d’accéder pour cet extension à l’écran de « Consolidation
Multi-Succursales » qui permet d’obtenir de l’information sur
l’emplacement et la rentabilité de chacun des extensions.
Fournisseur :
Ceci est le fournisseur qui nous a vendu la scie 7538-006.
# Facture :
Facture correspondant à l’achat de la toupie 7538-006.
Date d’achat : Date à laquelle la toupie 7538-006 a été achetée.
Modèle :
Numéro de modèle de la scie.
Description :
Description additionnelle pour référence seulement et qui n’apparaîtra pas
sur aucun document.
No Série :
Numéro de série de la scie et qui permet de l’identifier.
Localisation :
Emplacement physique de la scie.
Total Revenu :
Il s’agit du revenu total généré par cette scie depuis son acquisition.
ROI :
Ratio de retour sur investissement pour cet extension.
Il s’agit du montant des revenus générés pour chaque dollars
d’investissement.
ROI =
Total Revenu
Coût + Entretien
Coût :
Prix payé pour acquérir cette scie.
Amortissement
Cumulé :
Amortissement accumulé jusqu’à présent sur cette scie en particulier.
Ce champs est habituellement calculé par le logiciel mais si l’item que vous
créez a déjà été amorti en partie ou en totalité, vous pouvez entrer le
montant cumulé d’amortissement. Vous devez cependant entrer également
la date de dernier amortissement afin que le logiciel puisse effectuer ses
calculs correctement pour les amortissements futurs.
Dernier
avez
Amortissement :
Ceci est la date à laquelle le dernier amortissement a été calculé. Si vous
Valeur Nette :
entré un montant dans amortissement cumulé, vous devez également entrer
la date du dernier amortissement. Sinon, cette Date s’inscrira
automatiquement lors du prochain calcul d’amortissement par le logiciel.
Différence entre le coût de l’item et son amortissement cumulé.
Page 46
Total Entretien :
Ce montant provient de l’option Entretien
que l’on retrouve
au bas de l’écran. Il indique la valeur de l’entretien qui a été effectué
jusqu’à présent sur cette extension.
Matricule :
Le matricule est un champs qui peut utiliser si vous possédiez déjà un
système de codification pour vos items qui n’est pas compatible avec la
codification de Sirius.
Vous pouvez donc inscrire ce code dans le Matricule.
Prix Spécifique :
Le prix spécifique est un prix de vente que l’on peut fixer pour un item en
particulier. Généralement, lors de la vente d’un item sérialisé (avec numéro
de série), le prix de vente utilisé est le prix provenant de l’écran « Gestion
des Items ». Il est cependant possible de déterminer un prix de vente
différent pour une extension en particulier. Pour ceci, il suffit de cocher la
case « Prix Spécifique » et d’y inscrire le prix que l’on veut vendre cette
extension. Ainsi, les extensions dont le prix spécifique est coché utiliseront
ce prix et les autres continueront d’utiliser celui de l’écran « Gestion des
Items ».
Page 47
Entretien
L’écran « Gestion de la Maintenance des Items » permet d’inscrire l’entretien effectué sur un item.
Cette information pourra vous servir lorsque viendra le temps d’évaluer la rentabilité d’un item. Il sera
plus facile de déterminer le prix de disposition de cet item ou encore s’il serait avantageux d’en acheter
un autre.
Date :
Date à laquelle l’entretien a eu lieu.
Vendeur :
Code du vendeur qui a inscrit cet entretien.
Item :
Code de l’item utilisé pour l’entretien.
Extension :
Extension de l’item s’il y a lieu.
Description : Description de l’item utilisé pour l’entretien.
Quantité :
Quantité de l’item utilisé pour l’entretien.
Prix :
Coût unitaire de l’item utilisé.
Page 48
Vous pouvez inscrire différents types d’entretien pour vos items. S’il s’agit de pièces que vous
prenez de votre inventaire, en les inscrivant dans cet écran, ils seront automatiquement sortis de
votre inventaire comme ce serait le cas pour les « Bougie Champion » #QJ12 de l’exemple
précédent.
Vous pourriez également inscrire la main d’œuvre utilisé pour l’entretien de même que des
factures de réparation à l’externe. Pour cela, il suffit de ne pas inscrire de code d’item et de
n’inscrire que la description, la quantité et le prix.
Le total des frais d’entretien se reporte dans la case « Total Entretien » de l’écran « Gestion des
Numéros de Série ».
Page 49
Gestion des Accessoires
L’écran « Gestion des Accessoires » sert à entrer la liste des accessoires susceptibles d’accompagner
un équipement. Ainsi, lorsqu’un équipement est loué ou vendu, un écran additionnel apparaît vous
permettant de choisir parmi la liste des accessoires ceux que vous désirez ajouter sur la transaction.
Vous n’avez donc pas à faire de recherche pour chacun d’entre eux puisqu’ils vous sont
automatiquement suggérés, vous gagnez ainsi du temps lors de vos transactions. Également, les
nouveaux employés peuvent devenir efficaces plus rapidement puisque cet écran peut leur servir d’aide
mémoire.
Avant de pouvoir inclure un item comme accessoire, sa propre fiche d’item doit d’abord avoir été créé.
Accessoire : Code de l’item à ajouter à la liste des accessoires.
Description : Description de l’item à ajouter à la liste des accessoires.
Prix Inclus : Indique si le prix de cet accessoire est inclus dans celui de l’item principal. Dans
l’exemple, l’agrafeuse 0403 inclus sans frais un boyau à air 0451. Par contre, un
montant supplémentaire serait facturé pour le compresseur 0250 ainsi que pour les
broches BCS1514 et BCS1516.
Page 50
Gestion des Kits
L’écran « Gestion des Kits » est utilisé pour créer des ensemble d’outils qui sont généralement loués
ensemble. Lorsqu’un kit est ajouté sur une transaction, tous les items inclus dans le kit s’ajoutent
automatiquement.
Vous n’avez donc pas à faire de recherche pour chacun d’entre eux puisqu’ils sont automatiquement
ajoutés, vous gagnez ainsi du temps lors de vos transactions. Également, les nouveaux employés
peuvent devenir efficaces plus rapidement puisque cette fonction conserve pour eux les items inclus
dans chaque kit.
Avant de pouvoir inclure un item dans un kit, sa propre fiche d’item doit d’abord avoir été créé.
Accessoire : Code de l’item à ajouter dans le kit.
Description : Description de l’item à ajouter dans le kit.
Prix Inclus : Indique si le prix de cet item est inclus ou non dans celui du kit. Dans l’exemple,
l’ensemble de ponceuses KIT18 inclus sans frais un cordon électrique 3029.
Page 51
Gestion des clients
Sirius a été conçu de façon à rendre la gestion des clients le plus simple possible. La base de données
de clients permet de créer, de conserver et de modifier toutes les informations qui concernent chacun
de vos clients.
Afin de pouvoir effectuer une gestion efficace de vos clients, une fiche doit être complétée pour chacun
d’eux, qu’il s’agisse d’un client régulier ou non.
La fiche de vos clients vous permet de conserver sur eux les informations suivantes :
Coordonnées du client
Conditions de crédit du client
Statistiques sur le client
Informations sur le véhicule du client
Commentaires généraux sur le client
Coordonnées
Page 52
Modification de Clé
Cette fonction permet de modifier le code d’un item.
Lors de la modification du code d’un item, celui-ci est changé partout où il apparaît. Ainsi, la
fiche client, les transactions courantes ainsi que les transactions historiques seront modifiées
pour indiquer le nouveau code d’item.
*** Attention ***
Afin de pouvoir utiliser cette fonction, Sirius ne doit pas être en fonction sur aucun autre poste
de travail.
Page 53
Historique des Transactions de Clients
Cette fonction affiche toutes les transactions historiques d’un client.
Pour chaque transaction, on retrouve le numéro de la transaction, la période, le client, la
quantité, le prix unitaire ainsi que le montant total de la transaction.
Code de Client :
traitements.
Code d’identification du client qui sera utilisé par Sirius lors des
Nous vous recommandons l’utilisation du numéro de téléphone du client
sans l’indicatif régional et sans tiret (ex. : 4641212). Vous serez ainsi certain
que vos clients vont retenir leur code de client ce qui accélère le traitement
des transactions au comptoir.
Permis de cond. :
client.
Ce champs vous permet d’inscrire le numéro de permis de conduire du
Nom :
Nom du client que vous entrez en commençant par le nom de famille suivi
du prénom (ex. : DESJARDINS SERGE).
Coordonnées : Coordonnées du client.
Contact :
Nom de votre contact chez ce client.
Page 54
Catégorie :
Langue :
Identification :
Catégorie à laquelle le client appartient.
Consultez la section sur les catégories de clients dans les configurations.
Langue de correspondance du client. Dans la version multilingue du
logiciel, ce paramètre déterminera la langue dans laquelle ses formulaires
(contrats, facture…) vont s’imprimer.
Champs d’identification supplémentaire pouvant être utilisé pour conserver
de l’information additionnelle sur les clients (ex. : numéro d’assurance
social).
Photo
Ce bouton permet de visualiser la photographie du client.
Page 55
Conditions
Cet onglet contient les informations concernant les conditions de crédit de votre client.
Permet charge :
Indique si vous acceptez de faire crédit à ce client.
PO Obligatoire :
Indique si l’on doit obligatoirement inscrire le numéro de bon de commande
du client sur les transactions.
Compte bloqué :
Permet de bloquer le compte d’un client et d’ainsi empêcher toutes
nouvelles transactions (comptant ou à crédit) pour ce client. Seul les retours
de contrats seront permis afin de pouvoir récupérer les équipements loués.
Terme :
Indique le délai (en jours) dont bénéficie le client avant de devoir payer son
compte.
Marge de crédit :
Montant maximum de crédit auquel un client à droit. Si une transaction
porte le total du crédit du client au-delà de cette limite, un message
d’avertissement sera affiché à l’écran pour aviser l’employé. Il est quand
même possible d’accepter et de finaliser la transaction.
Taux Intérêt :
Taux d’intérêt annuel qui sera facturé sur les factures en retard.
Client facturé à :
Cette fonction permet que les transactions faites à un client soit facturées à
un autre client. Pour ce faire, il suffit de sélectionner avec la loupe à qui
vous voulez facturer les transactions de ce client.
Page 56
État de Compte :
Indique si un état de compte doit être produit pour ce client. Si ce champs
est à non pour un client, lorsque vous imprimez des états de compte, le sien
ne sera pas imprimé.
Dernier État :
Date à laquelle le dernier état de compte a été produit pour ce client.
Groupe Prix :
Détermine le niveau de prix qui sera payé par ce client lors de ses achats.
Pour plus d’information, consultez la section Groupe de Prix dans la partie
Configuration.
Groupe
D'escompte :
Détermine le groupe d’escompte qui sera utilisé pour ce client.
Pour plus d’information, consultez la section Groupe d’Escompte dans la
partie Configuration.
Exemption
Assurance :
Détermine si le client doit être exempté de la renonciation aux dommages
(assurance).
Statistiques
L’onglet "Statistiques" permet de compiler les informations sur le compte du client ou sur ses habitudes
de visite.
Page 57
Véhicule
Cet onglet vous permet de conserver les informations sur le véhicule de votre client.
Page 58
Commentaires
L’onglet commentaire permet de saisir et de conserver des commentaires sur un client.
Les commentaires saisis dans cette fenêtre ne s’impriment sur aucun des documents qui sont remis aux
clients. Par contre, ces informations apparaissent à l’écran lors de la création d’une transaction pour un
client où lors de l’utilisation de l’écran « Contrôle Client ».
Puisque seul les employés ont accès à ces commentaires, vous pouvez les utiliser pour laisser des
messages important concernant vos clients.
Il n’y a pas de limite à la quantité d’information qui peut être conservé dans cette fenêtre. Cependant,
seul les premières lignes s’affichent dans l’écran des transactions. Pour cette raison, vous devriez
laisser les messages les plus importants sur les premières lignes et ajouter les informations moins
importantes à la suite.
Page 59
Gestion des Fournisseurs
Coordonnées
Code :
Code d’identification du fournisseur qui sera utilisé par Sirius lors des traitements.
Nous vous recommandons l’utilisation d’un code alphanumérique (lettres et
chiffres) qui est facile à mémoriser. Le code ne devrait pas dépasser 6 caractères
pour des raisons de simplicité mais le logiciel peut accepter jusqu’à une longueur
de 10 caractères. Dans l’exemple précédent, le fournisseur Abmast à pour code
ABMA01.
Nom :
Nom du fournisseur.
Contact :
Nom de votre contact chez votre fournisseur.
Téléphone
Contact :
Numéro de téléphone de votre contact.
Langue :
Langue de correspondance du fournisseur.
Page 60
Conditions
# Compte :
Votre numéro de compte chez ce fournisseur.
Terme :
Votre terme de paiement chez ce fournisseur.
Transport : Conditions de transport habituelles chez ce fournisseur.
Dernière
Transaction : Date de votre dernière transaction chez ce fournisseur.
Cette information est mise à jour automatiquement.
Total achat : Total de vos achats chez ce fournisseur.
Cette information est mise à jour automatiquement.
Page 61
Commentaires
Cet onglet vous permet d’inscrire et de conserver des commentaires sur vos fournisseurs. Il n’y a pas
de limite à la quantité d’information pouvant être saisie.
Page 62
Import / Export des données
La gestion des bases de données peut demander beaucoup de temps. Pour cette raison, Sirius vous
permet d’exporter vos données d’une succursale à l’autre afin d’éviter de répéter les mêmes entrées
dans chacune de vos succursales.
Ces exportations peuvent s’effectuer manuellement à partir du menu « Maintenance » en encore elles
peuvent être automatisées.
Pour automatiser vos exportations et importations, vous devez absolument travailler en mode « Hors
ligne ». Vous pouvez par la suite créer des tâches planifiées dans Windows.
1.
La ligne de commande à entrer pour les exportations est la suivante :
•
2.
Copier les fichiers exportés du répertoire d’exportation vers le répertoire d’importation
approprié.
•
3.
Sirius.exe Exportation Type Succ T
i. Sirius.exe =
Chemin d’accès de votre exécutable
(C:\Program Files\Sirius\Prog\Sirius.exe
ii. Type
=
Type d’exportation désiré : Achat, Client, Item ou Fourn
iii. Succ
=
Code de la succursale d’origine
iv. T
=
Mettre la lettre T uniquement pour les exportations de clients,
items ou fournisseurs et seulement si vous désirez exporter
les notes qui accompagnent ces fichiers.
Copy C:\Program Files\Sirius\Export C:\Program Files\Sirius\Import
Entrer la ligne de commande pour les importations :
•
Sirius.exe Importation Succ Type
i. Sirius.exe =
Chemin d’accès de votre exécutable
(C:\Program Files\Sirius\Prog\Sirius.exe
ii. Succ
=
Code de la succursale de destination
iii. Type =
Type d’exportation désiré :
A = Achat
I = Item
C = Client
F = Fournisseur
Page 63
Fichier
Fermeture
Cette option est utilisée pour faire votre fin de journée dans Sirius. Elle permet de créer les écritures de
journal qui correspondent aux transactions qui ont eu lieu depuis la dernière fermeture. Ces
transactions sont par la suite transférées à l'historique de Sirius.
L’option fermeture vous offre quatre possibilités. La première exécute la fermeture de toutes les
transactions de la succursale courante. De plus, vous avez la possibilité de n’exécuter la fermeture que
pour certains types de transactions, que ce soit pour les paiements, les factures manuelles ou encore les
transactions et dépôts.
• Une fermeture traite toutes les transactions courantes jusqu’à la date pour laquelle la fermeture a été
demandée.
• La date est la date inscrite au moment de demander la fermeture. Par défaut il s’agit de la date du
jour mais elle peut être modifiée sans problème.
• L’écriture de journal est générée en date de la fermeture et non pas en date des transactions inclues
dans cette fermeture.
La date considérée par la fermeture pour le traitement ou non des transactions courantes est la date des
transactions. Il s’agit de la date saisie au moment de créer la transaction et elle ne tient pas compte de
la date de la journée à laquelle elle a été créée.
Pour effectuer une fermeture, il suffit d’inscrire la date désirée et d’appuyer sur « OK ». La date
du jour apparaît par défaut mais elle peut être modifiée sans problème.
La fermeture vous génère plusieurs rapports. Ces rapports ne peuvent pas être réimprimés, vous
devriez donc les conserver précieusement.
Journal des Ventes – Détaillé
Ce rapport vous donne le détail de chacune des factures manuelles (Inscription de Factures) qui ont été
effectuées au cours de la période que vous fermez.
Journal des Ventes – Sommaire
Ce rapport ne vous donne que l’écriture de journal sommaire nécessaire pour comptabiliser l’ensemble
des factures manuelles effectuées (Inscription de Factures) au cours de la période que vous fermez.
Journal des Paiements – Détaillé
Ce rapport vous donne le détail de chacun des paiements de comptes (Inscription de Paiements) que
vous avez traité pendant la période de la fermeture.
Page 64
Journal des Paiements – Sommaire
des paiements de compte enregistrés (Inscription de Paiements) au cours de la période couverte par la
fermeture.
Journal des Dépôts – Détaillés
Ce rapport vous donne le détail des transactions de dépôts réalisées pendant la période couverte par la
fermeture. Ce rapport n’inclut pas les dépôts reçus ou remboursés sur une facture.
Journal des Dépôts – Sommaire
des dépôts reçus ou remboursés au cours de la période couverte par la fermeture. Ce rapport n’inclut
pas les transactions de dépôts provenant d’une facture.
Dépôts Courants
Ce rapport vous donne la liste de tous les dépôts de clients que vous aviez en main au moment de la
fermeture. Il s’agit des dépôts qui se retrouvent sur des transactions courantes (Soumission,
Commande, Réservation, Bon de Travail et Contrat).
Journal des Transactions Journalières – Détaillé
Ce rapport donne le détail de chacune des factures (Facture, Retour ou Facture Périodique) de la
période couverte par la fermeture. Les dépôts reçus ou remboursés sur ces factures apparaissent aussi
sur ce rapport. Ce rapport n’inclut pas les factures manuelles provenant de l’option "Inscription de
Factures" qui elles apparaissent dans le Journal des Ventes.
Journal des Transactions Journalières – Sommaire
Ce rapport ne vous donne que l’écriture de journal sommaire nécessaire pour comptabiliser
l’ensemble des factures (Facture, Retour et Facture périodique) qui ont été traitées au cours de la
période couverte par la fermeture. Ce rapport inclus également les dépôts qui ont été reçus ou
remboursés sur les factures.
Rapport par Vendeurs
Il est également possible d’avoir chacun de ces rapports séparés par vendeur. Vous pouvez donc voir
les transactions effectuées pour chacun de vos vendeurs. Ces rapports ne sont pas activés par défaut
puisqu’ils augmentent sensiblement la quantité de papier nécessaire à l’impression de vos rapports.
Page 65
Changer d'usager
Cette option vous permet de changer l’usager de votre poste de travail. Comme Sirius vous permet de
restreindre le niveau d'accès de chaque usager, il est important que ceux-ci entre dans le système avec
leur propre code. Vous êtes ainsi assuré que seul les personnes autorisées peuvent avoir accès à
certaines options.
Changer le mot de passe
Cette option est utilisée lorsque vous désirez changer le mot de passe d'un de vos usagers.
Il suffit d’entrer l’ancien mot de passe ainsi que le nouveau. Vous devez également entrer le
nouveau mot de passe dans la case confirmation afin d’éviter les erreurs de frappe. Lors de sa
livraison, le mot de passe par défaut du logiciel est ORION.
Page 66
Changer de succursale
Sirius vous donne la possibilité de travailler en mode multi succursales. Cette option vous
permet de passer d’une succursale à l’autre sans avoir à sortir de Sirius.
La succursale active indique celle dans laquelle vous vous trouvez présentement. Vous retrouvez
cette information également dans le coin inférieur droit de l’écran principal.
Pour changer de succursale, il suffit de cliquer sur celle que vous désirez et d’appuyer sur
« OK ».
Langage
Cette option vous permet de modifier la langue d’utilisation du logiciel.
Il suffit d’appuyer sur langage et de sélectionner la langue d’utilisation désirée.
Quitter
Cette option est utilisée lorsque vous désirez quitter Sirius.
Vous pouvez également quitter Sirius en utilisant le
dans le coin supérieur droit.
IL N’Y A PAS D’OPTION DE SAUVEGARDE DANS SIRIUS. LES MODIFICATIONS SE FONT
AUTOMATIQUEMENT LORSQUE VOUS FINALISEZ UNE TRANSACTION OU QUE VOUS
MODIFIEZ UN ENREGISTREMENT DANS UNE BASE DE DONNÉES.
Page 67
Comptes Clients
Clients
Consultez la section sur la « Gestion des Clients » pour avoir de l’information sur ce point.
Contrôle Client
Cette option est habituellement utilisée lors de la collection des clients.
Elle permet de visualiser à partir d’un même écran l’ensemble des informations pertinentes pour
effectuer la collection des comptes en souffrances.
Code Client :
Code du client pour lequel vous désirez les informations de son compte.
Page 68
Historique des Transactions de Clients
Cette fonction affiche toutes les transactions historiques d’un client.
Compte bloqué :
Permet de bloquer le compte d’un client et d’ainsi empêcher toutes
nouvelles transactions (comptant ou à crédit) pour ce client. Seul les retours
de contrats seront permis afin de pouvoir récupérer les équipements loués.
Relevé de Clients : Cette section affiche l’ensemble des factures qui demeurent à payer pour le client
sélectionné.
Les paiements partiels sur les factures du client sont également affichés.
Type :
La colonne type qui apparaît dans la section « Relevé de Clients » représente le
type de la facture. Voici la signification de chacun des différents types.
6
7
8
M
C
I
Facture de vente
Facture de location
Facture périodique
Facture manuelle (inscription de facture)
Crédit flottant (provenant d’une inscription de paiement)
Intérêts (provenant d’une émission d’intérêts)
Inclure Factures
Payées :
Lorsque vous côchez cette case, les factures qui ont été payées depuis une
certaines dates sont ajoutées aux autres.
Commentaires :
Les commentaires qui sont affichés sont ceux qui proviennent de l’onglet
commentaires de la « Gestion des Clients ».
Vous pouvez modifier ces commentaires à partir de l’écran « Contrôle Client ».
Le bouton modifier vous permet de bloquer ou de débloquer le compte du client.
Il vous permet également de modifier les commentaires qui apparaissent. Les
changements effectués aux commentaires se reflèteront aussi dans l’écran de
« Gestion des Clients ».
Ce bouton vous permet d’afficher des statistiques de crédit pour ce client. Vous
pouvez donc consulter les habitudes de crédit et de paiement de votre client.
Page 69
Inscription de Factures
Cette option est utilisée lorsque vous désirez créer des factures manuelles pour vos clients. Ces
factures sont plus rapides à effectuer que celles provenant des opérations clients, par contre elle n’ont
aucun impact sur vos inventaires et il est impossible de les imprimer. Il est donc possible de créer des
factures affectant les comptes à recevoir ainsi que tous les autres comptes de Grand Livre désirés.
Lors de l’inscription d’une facture, la première ligne de l’écriture affecte automatiquement le compte
client qui a été défini dans la catégorie du client.
Cette option est utilisée habituellement pour effectuer des corrections au compte d’un client, pour
radier un compte irrécouvrable ou encore pour faire l’inscription initiale des factures à recevoir qui
apparaissent sur les états de comptes lors de la mise en service de Sirius.
#Facture :
Numéro de la facture.
#Client :
Numéro du client.
#Commande Numéro de commande du client s’il y a lieu.
Client :
Date :
Date de la facture.
Date Due :
Date à la quelle le paiement de cette facture est dû.
Cette Date se calcule automatiquement à partir de la date de la facture et du terme de
paiement accordé à ce client.
Montant :
Montant total de la facture qui doit venir affecter les comptes à recevoir.
No. GL :
Code du compte de Grand Livre à affecter.
Débit :
Montant à porter au débit pour ce numéro de GL.
Crédit :
Montant à porter au crédit pour ce numéro de GL.
Page 70
Inscription Initial des Comptes à Recevoir
L’option « Inscription de Factures » est celle que vous aller utiliser pour entrer vos comptes recevables
courants au moment de commencer à utiliser Sirius. Pour ce faire, il suffit de faire une inscription pour
chacune des factures à recevoir à la date du lancement de Sirius. Vous n’inscrivez que le grand total.
Voici donc la procédure détaillée :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Inscrire le numéro de la facture à transférer de votre ancien système vers Sirius.
Inscrire le code du client (celui-ci doit d’abord avoir été créé).
Si le client avait un numéro de commande, vous pouvez l’inscrire.
Entrer la date de la facture à inscrire.
Entrer la date due pour cette facture.
Entrer le montant total (incluant les taxes) de la facture (en négatif s’il s’agit d’un crédit).
Le compte à recevoir est automatiquement débité du montant apparaissant dans
« Montant ». (Si le montant inscrit est négatif, le compte à recevoir est crédité).
8. Pour terminer, vous devez inscrire dans le même compte qu’en 7 le même montant mais
dans la colonne contraire. Si l’étape 7 a généré un débit, vous inscrivez un crédit et vice
versas.
9. Recommencer pour chacune des factures qui demeuraient à payer lors du transfert vers
Sirius.
Cette procédure permet d’inscrire chacune des factures dans l’auxiliaire des comptes client sans
pour autant affecter votre grand livre puisque ces factures avaient déjà été comptabilisées.
Page 71
Inscription de Paiements
Cette option est utilisée pour inscrire les paiements effectués par les clients sur leurs comptes.
Référence :
Cette case sert à inscrire le numéro de référence du paiement. Vous pourriez par
exemple inscrire le numéro du chèque du client.
Succursale : Cette case détermine si vous désirez effectuer un paiement dans la succursale courante
ou encore un paiement multi succursale. Vous pourriez ainsi payer les factures de la
succursale de votre choix.
Cette case affiche la portion non encore appliquée du paiement.
Paiement Concurrent
Cette option applique le paiement sur la première facture du compte du client. Si le
montant du paiement n’est pas utilisé au complet, le solde est appliqué sur la facture
suivante est ainsi de suite.
Page 72
Facture par Facture
Cette option applique le paiement sur la facture sélectionnée. Le solde non utilisé du
paiement est ensuite inscrit dans la case « Solde ».
Le bouton modifier vous permet d’inscrire manuellement le paiement à appliquer sur
une facture.
Vous devez premièrement sélectionner la facture à payer et par la suite, vous appuyez
sur le bouton « Modifier » plutôt que sur le bouton
ou
.
Vous pouvez par la suite inscrire un montant d’escompte et/ou un montant de paiement
dans la case « Montant ».
Le montant inscrit dans escompte affecte le compte de grand livre défini comme
escompte de paiement dans le « Groupe d’Escompte Client ».
Type :
Le type indique le type de transaction de la facture. Les types sont les suivants :
6
7
8
9
M
C
I
=
=
=
=
=
=
=
Facture
Retour de contrat
Facture Périodique
Facturation à la Sortie
Facture Manuelle
Crédit
Intérêts
Il est possible de finaliser un paiement même s’il reste un solde au paiement à appliquer. Dans ce cas,
un crédit est créé par Sirius du solde du paiement qui restait à appliquer.
Changer le tri des factures :
Par défaut, les factures du client sont triées par numéro de succursale premièrement, par la suite par
type de transaction et finalement par numéro de facture.
Vous pouvez cependant modifier le critère de tri simplement en cliquant sur l’entête de la colonne que
vous désirez utiliser comme tri principal.
Vous avez le chois entre les tris suivants :
Succ
Type
Facture
Date
(Code de succursale)
(Type de transaction)
(Numéro de facture)
(Date de la transaction)
Page 73
Relevés de Comptes
Cette option vous permet de produire différents relevés sur les comptes de vos clients.
Données désirées :
Vous avez le choix entre les relevés suivants :
Relevé de Clients
État de Comptes
Âge des comptes
Âge des comptes – Détaillé
En Date Du :
Date à laquelle vous désirez produire votre rapport.
Vous ne pouvez demander de rapport à une date qui précède le paiement le plus
récent sauf pour le relevé de client qui lui le permet.
Inclure Factures
Payées :
Cette option est uniquement disponible pour le « Relevé de clients ».
Elle permet d’inclure les factures qui ont été payées depuis la date inscrite.
Succursale :
Ceci indique si vous désirez avoir un relevé pour votre succursale courante ou
encore pour l’ensemble de vos succursales.
Page 74
Dépôts
Sirius vous permet de gérer les dépôts de vos clients. Vous pouvez donc lors d’une réservation ou
d’une location exiger que votre client vous laisse un dépôt. Ce dépôt peut être du montant que vous
désirez et il peut être payé de différentes façons.
Sirius vous permet de faire le suivi de ces dépôts. De plus, à chaque fois qu’une transaction est
modifiée, vous avez la possibilité d’ajouter ou encore de rembourser une partie du dépôt. Lorsque le
client retourne la marchandise, Sirius vous indique le montant du dépôt qui avait été laissé par ce client
et il le soustrait automatiquement du solde à payer.
L’option dépôt du menu des Comptes Clients vous permet de consulter et d’imprimer la « Liste des
Dépôts Courants ». Cette liste vous indique les dépôts de clients que vous détenez à ce moment. De
plus, cette liste sort automatiquement lorsque vous effectuez votre fermeture de journée.
Émission d'intérêt
Cette option vous permet de calculer automatiquement les intérêts sur les comptes en souffrance. Ces
montants d’intérêt n’entraînent aucune écriture comptable au moment où ils sont générés. Ils ne font
qu’apparaître au dossier du client et c’est uniquement lorsqu’ils sont payés qu’une écriture est générée
pour comptabiliser le revenu d’intérêt et le montant reçu pour le paiement.
Date Dernière Émission :
Il s’agit de la dernière date à laquelle des intérêts ont été calculés. Une
nouvelle émission d’intérêt calcule uniquement les intérêts encourus
depuis cette date.
Page 75
Intérêt sur Intérêt :
Détermine si des intérêts seront appliqués sur les montants d’intérêt en
souffrance.
Cette information provient de la configuration de base de votre logiciel.
Montant Minimum :
Montant minimum à partir duquel les intérêts sont appliqués.
Ceci évite d’appliquer des intérêts sur les montants que vous jugez trop
bas.
Cette information provient de la configuration de base de votre logiciel.
Date Nouvelle Émission :
Date jusqu’à laquelle vous désirez que les intérêts soient calculés.
Cette date deviendra par la suite la nouvelle « Date de Dernière
Émission ».
Calcul selon Date Dû :
Cette fonction calcul les intérêts à partir de la date due de chacune des
factures de vos clients.
Les intérêts se calcul de la date dû à la date d’émission des intérêts au
pro-rata du nombre de jour.
Exemple 1
Calcul selon Date Fixe :
Date de Facture :
Montant :
Terme :
Intérêt :
Date d’émission :
Date due :
15 février 2000
100$
30 jours
12%
30 avril 2000
15 février 2000 + 30 jours = 16 mars 2000
Jours de retard :
30 avril 2000 – 16 mars 2000 = 45 jours
Calcul d’intérêt :
100$ x 12% x 45 / 365 = 1.48$
Cette option calcul les intérêts à partir d’une date fixe.
Elle est utilisée pour ceux qui préfèrent émettre des intérêts basés sur la
date d’échéance des états de comptes plutôt que sur la date due de chaque
facture.
Avec cette méthode, toutes les factures dont la date d’échéance est égale
ou antérieure à la date fixe indiqué porteront intérêts de cette date fixe
jusqu’à la date d’émission.
Page 76
Exemple 2
Date de Facture :
Montant :
Terme :
Intérêt :
Date d’émission :
Date due :
15 février 2000
100$
30 jours
12%
30 avril 2000
15 février 2000 + 30 jours = 16 mars 2000
Date Fixe :
31 mars 2000
Jours de Retard :
30 avril 2000 – 31 mars 2000 = 30 jours
Calcul d’intérêt :
100$ x 12% x 30 / 365 = 0.99$
Procédure d’émission des états de comptes
Voici la procédure à utiliser si vous désirez émettre des états de comptes mensuels pour vos clients.
•
Assurez-vous que le champs « État de Compte » est à oui dans l’onglet « Conditions » de
l’écran de « Gestion des Clients » et ce pour chacun des clients pour lesquels vous désirez
émettre des états de comptes.
•
Procéder à l’émission des intérêts pour les factures non payés apparaissant sur l’état de compte
précédent.
Exemple :
Préparation pour l’état de compte du 30 avril.
•
•
•
Effectuer une émission d’intérêt en date du 30 avril 2000.
Cliquer sur date active et inscrire le 31 mars 2000.
Imprimer et poster l’état de compte
Exemple :
Préparation pour l’état de compte du 30 avril.
•
•
•
Dans le menu « Comptes Clients », option « Relevés de Comptes »
Dans « Données Désirées », choisir « État de Comptes »
En date du 30 avril 2000
Veuillez noter que les états de comptes à zéro ne s’impriment pas.
Page 77
Facturation Périodique
La facturation périodique est utilisée lorsque l’on effectue des locations de longues durées. Elle permet
de facturer immédiatement une partie du contrat plutôt que d’attendre le retour de la marchandise et la
facturation finale de la transaction. Vous échelonnez donc les encaissements sur toute la durée du
contrat. Vous évitez ainsi de financer vos clients sur de trop longues périodes.
Généralement, la facturation périodique permet de générer une facture à chaque mois. Ainsi, un mois
de location sera facturé pour tous les contrats qui ont au moins un mois d’écoulé depuis la dernière
facturation.
Un mois peut être calculé en fonction du calendrier (ex. : du 1er avril au 1er mai) ou il peut contenir un
nombre fixe de journée (ex. : 28 jours). Donc dans le deuxième exemple, un mois de location serait
facturé dès que le contrat couvre une période de 28 jours ou plus. Les factures qui sont générées
couvrent toujours un nombre entier de mois. Il n’y a jamais de facturation périodique pour une portion
de mois.
Une fois les factures générées, vous avez la possibilité de les modifier ou même de les détruire avant
des les finaliser.
Date de facturation :
Il s’agit de la date jusqu’à laquelle vous désirez que les contrats soient
facturés.
Nombre de jour :
Il indique le nombre de jours qui correspond à un mois.
Extraction :
Permet de générer les factures périodiques.
Il est possible de les visualiser, de les modifier ou même de les détruire.
Page 78
Une fois les factures périodiques générées, l’écran précédent s’affiche afin de vous permettre de les
modifier.
La partie supérieure de la fenêtre vous permet de vous déplacer d’une facture à l’autre. Pour ce faire, il
suffit d’utiliser les flèches de déplacement.
Les boutons
permettent de consulter les factures suivantes et précédentes.
Les boutons
permettent de passer respectivement à la première et à la dernière facture de la liste.
Une fois une facture sélectionnée, vous pouvez la détruire à l’aide du bouton
ainsi retirées ne feront pas partie du lot de factures périodiques émises.
.Les factures
Sur une facture périodique, la portion de location est facturée pour chacun des items de location pour la
période couverte par la facture périodique. Également, tous les items de type vente ou service qui sont
toujours présent sur le contrat sont facturés. Les montants de location facturés sont conservés sur le
contrat original afin qu’ils soient déduis du montant à facturer lors du retour final. De plus, les items
de vente et de service qui sont facturés sur les factures périodiques sont retirés du contrat original afin
de ne pas être facturés à nouveau lors des factures suivantes.
Il est cependant possible de modifier la facture périodique avant de l’accepter. Vous avez la possibilité
de retirer des items sur la facture. Les items retirés sur la facture périodique demeure sur le contrat de
location et seront facturés lors de votre prochaine facture périodique. Vous pouvez également ajouter
Page 79
de nouveaux items sur la facture. Les items qui sont ajoutés sur la facture ne se retrouveront pas sur le
contrat de location.
Dans la section du centre, les boutons
vous désirez modifier.
Les boutons
facture.
vous permettent de sélectionner les items que
vous permettent d’ajouter modifier ou retirer des items de la
Le bouton pour sa part vous permet de modifier les escomptes, l’assurance ainsi que les frais de
transport, main d’œuvre et nettoyage.
permet de
Lorsque les modifications aux factures périodiques sont complétées, le bouton
produire et d’imprimer les factures. Un message de confirmation vous indique le nombre de factures
qui seront produites.
Une fois imprimées, les factures périodiques ne peuvent plus être modifiées. Vous pouvez cependant
les consulter et les réimprimer à partir du menu « Opération Clients » pour les factures courantes et
« Historique » pour les factures historiques.
Si vous n’avez pas terminé vos modifications mais que vous devez quand même quitter la facturation
périodique, il est possible de le faire sans perdre le travail déjà effectué. Il suffit d’appuyer sur le
bouton
. Par la suite, il vous sera possible de poursuivre là où vous aviez laissé.
Lorsque vous retourné dans la facturation périodique si la dernière fois vous aviez quitté sans finaliser
vos factures, la fenêtre suivante apparaît :
Vous avez le choix entre poursuivre où vous en étiez ou encore recommencer le processus. Pour
recommencer, il suffit d’entrer la date de facturation et d’appuyer sur « Extraction ». Si vous
choisissez poursuivre, vous retrouvez vos factures périodiques tel que vous les aviez laissées la
dernière fois. Vous pourrez ainsi compléter vos modifications et finaliser les factures périodiques.
Page 80
Opération Clients
Les opérations clients sont utilisées pour enregistrer les transactions que vous effectuez avec vos
clients. Qu’il s’agisse de vente, location ou service, vous pouvez ainsi faire le suivi et la facturation de
chacune de ces activités.
De plus, au moment d’inscrire des équipements sur les transactions, Sirius vous prévient si ceux-ci ne
sont pas disponible pour la période désirée.
Soumission
Les soumissions son utilisées lorsque l'on veut préparer un document non officiel et ce sans affecter les
quantités disponibles en inventaire.
Les soumissions n’ont aucun impact financier à moins que le client ne vous remette un dépôt.
Le logiciel ne tient pas compte des quantités soumissionnées pour gérer la disponibilité de vos
équipements.
Les soumissions peuvent être transformées en réservation, en commande, en bon de travail, en contrat
ou encore en facture de vente.
Commande Client
Cette transaction est utilisée lorsqu'un client veut réserver un item de vente. On peut également mettre
des items de location ou de service sur ce document. Cependant, les items de location sur une
commande seront considérés comme des dispositions et seront donc traités comme des ventes.
Lorsque le client se présente pour acheter le produit, ce document est transformé en facture.
Réservation
Cette transaction est utilisée lorsqu'un client veut réserver un item de location. On peut également
mettre des items de vente ou de service sur ce document.
Lorsque le client se présente pour louer le produit, ce document est transformé en contrat de location.
Page 81
Bon de Travail
Cette transaction est utilisée lorsqu'un l’on effectue une réparation pour un client. On peut également
mettre des items de vente ou de location sur ce document. Cependant, les items de location sur un bon
de travail seront considérés comme des dispositions et seront donc traités comme des ventes.
Lorsque le client se présente pour récupérer l’équipement une réparé, ce document est transformé en
facture.
Contrat de Location
Le contrat de location est utilisé lorsqu'un client se présente pour louer un item. Il est également
possible d'inscrire des items de vente ou de service sur un contrat de location.
Lorsque le client rapporte l'item loué, le contrat de location est transformé en retour.
Contrat à Facturer
Le contrat à facturer est utilisé lorsque l’employé qui constate le retour des équipements est différent de
celui qui s’occupe de la facturation.
Il permet de découper le retour de contrat en deux étapes, le retour de la marchandise et la facturation.
Facture
Les factures sont utilisées lorsqu'un client se présente pour faire l'achat d'un item ou pour obtenir un
service.
Il est également possible de se servir d'une facture pour faire la vente d'un item de location. En effet,
les items de location apparaissant sur une facture sont considérés comme des dispositions.
Retour (consultation)
Cette option permet de consulter et de réimprimer les retours de marchandises (fermeture de contrat)
qui ont été effectués depuis la dernière fermeture.
Facture Périodique (consultation)
Cette option permet de consulter et de réimprimer les factures périodiques (automatiques) qui ont été
effectués depuis la dernière fermeture.
Page 82
Consultation
En entrant dans un des types de transactions, vous êtes automatiquement en mode consultation. Vous
pouvez ainsi consulter les transactions existantes et au besoin les réimprimer ou les modifier. Il est
cependant impossible de modifier les factures.
La transaction qui apparaît automatiquement est la plus ancienne qui se trouve dans vos données.
Recherche : Le champs recherche vous permet de sélectionner une transaction et de l’afficher à
l’écran. Il suffit de taper le numéro de la transaction désirée et d’appuyer sur le bouton
.
:
Ce bouton permet d’accéder à l’écran de recherche. Vous pourrez ainsi chercher la
transaction désirée à partir d’un des critères de recherche suivant :
Code de transaction
Date de transaction
Code de client
Nom du client
Page 83
:
Permet de réimprimer la transaction.
:
Permet d’imprimer un bon de cueillette. Il s’agit d’un formulaire sur lequel aucun prix
n’apparaît. Ce document est habituellement remis à l’employé qui s’occupe de ramasser
les équipements chez les clients une fois la location terminée.
:
Permet d’imprimer un bon de sortie. . Il s’agit d’un formulaire sur lequel aucun prix
n’apparaît. Ce document est habituellement remis à l’employé qui s’occupe de livrer les
équipements chez les clients.
:
Dans la section du haut, ces boutons permettent de consulter les transactions suivantes et
précédentes.
:
Dans la section du haut, ces boutons permettent de passer respectivement à la première
et la dernière transaction de la liste.
:
Dans la section du haut, ce bouton permet de créer une nouvelle transaction.
:
Dans la section du haut, ce bouton permet de modifier l’entête de la transaction
courante.
:
Dans la section du haut, ce bouton permet de retirer la transaction courante.
:
Ce bouton permet de quitter l’écran des transactions.
:
Ce bouton permet de transformer le statut de la transaction courante. Vous pouvez par
exemple transformer directement vos soumissions en contrats de location sans avoir à
recommencer la transaction.
:
Ce bouton permet de créer une copie de la transaction courante. Vous pouvez ainsi créer
une ou plusieurs copies d’une transaction sous forme de soumission ou encore de
réservation.
:
Ce bouton permet de consulter l’écran « Statut de client » de la transaction courante.
:
Ce bouton permet de consulter l’écran « Livraison » de la transaction courante.
:
Ce bouton permet de revenir au détail de la transaction courante.
:
Ce bouton permet de consulter l’écran « Finalisantes » de la transaction courante.
Page 84
Statut du client
La fenêtre de statut du client permet de consulter plusieurs informations concernant le client.
On y retrouve les coordonnées du client, ses conditions de crédit ainsi que le solde de son compte au
moment de la transaction. Également, vous pouvez visualiser dans la fenêtre blanche les commentaires
liés à ce client. Rappelez-vous que ces commentaires ne s’impriment pas et vos clients ne les verront
donc jamais. Il s’agit donc d’un excellent moyen pour transmettre de l’information sur vos clients à
vos employés.
Exemple de message :
Ne pas accepter de chèques personnels.
Aviser le gérant si ce client se présente en magasin.
Livraison gratuite pour ses locations de 50$ et plus.
Page 85
Livraison
La fenêtre de livraison permet d’inscrire les coordonnées de livraison d’une transaction si celles-ci sont
différentes de celle du client.
P.O. :
Cette espace sert à inscrire le numéro de bon de commande du client. Ce champs
est en rouge si l’option « P.O. Obligatoire » a été activé pour ce client. Il est
alors impossible de sortir de cet écran sans avoir inscrit de l’information dans le
champs P.O..
Notes de
Livraison :
Les notes de livraison servent à aider le livreur à retrouver le lieu de livraison ou
encore à lui transmettre certains messages.
Livré à :
Indique le nom et l’adresse de l’endroit où doit s’effectuer la livraison.
No Soumission :
Numéro de soumission correspondant au contrat en cours.
No Réservation :
Numéro de réservation correspondant au contrat en cours.
Page 86
Détail
:
Ce bouton permet d’agrandir la portion visible du « Détail » de la transaction. Vous
pourrez ainsi visualiser un plus grand nombre d’items à la fois.
:
Ce bouton permet de revenir à l’affichage normal.
:
Dans la section du bas, ces boutons permettent de passer à l’item suivant ou au
précédent.
:
Dans la section du bas, ces boutons permettent de passer respectivement au premier item
ou au dernier item de la transaction.
:
Dans la section du bas, ce bouton permet d’ajouter un item dans la transaction courante.
Le nouvel item s’ajoute directement en dessous du pointeur.
:
Dans la section du bas, ce bouton permet de modifier l’item sur lequel le pointeur est
positionné.
:
Dans la section du bas, ce bouton permet de retirer l’item sur lequel le pointeur est
positionné.
Page 87
Finalisantes
Les écrans de finalisantes servent à gérer l’aspect financier des transactions. C’est à cet endroit que
l’on indique les escomptes à accorder, les autres frais ainsi que les dépôts et paiements.
Escomptes
Location :
Il s’agit de l’escompte qui doit être accordé au client pour ses items de type location.
Ce montant peut être inscrit en pourcentage dans la colonne taux (ex .: 10.00) ou encore
en montant total dans la colonne montant.
Lorsque saisie en pourcentage, celui-ci s’applique à tous les items de location qui ont été
identifiés comme escomptable dans leur catégorie d’item.
Si le groupe d’escompte d’un client lui donne droit à un escompte, celle-ci s’inscrira
automatiquement dans la case taux. Il est cependant possible de la modifier ou de la
retirer en tout temps.
Escomptes
Vente :
Il s’agit de l’escompte qui doit être accordé au client pour ses items de type vente ou
service. Ce montant peut être inscrit en pourcentage dans la colonne taux (ex .: 10.00)
ou encore en montant total dans la colonne montant.
Lorsque saisie en pourcentage, celui-ci s’applique à tous les items de vente ou de service
qui ont été identifiés comme escomptable dans leur catégorie d’item.
Si le groupe d’escompte d’un client lui donne droit à un escompte, celle-ci s’inscrira
automatiquement dans la case taux. Il est cependant possible de la modifier ou de la
retirer en tout temps.
Page 88
Renonc. aux La renonciation aux dommages est une charge additionnelle qui est faîte sur certains
Dommages : items.
Elle s’applique à tous les items identifiés comme « Assurable » dans leur catégorie
d’item.
Pour tous les items admissibles, un pourcentage du coût de la transaction pour ces items
est calculé et se retrouve dans ce champs.
Le pourcentage utilisé est celui que l’on retrouve dans : Configuration Æ Succursales
sous l’onglet « Transactions clients ».
Transport : Cette case vous permet d’inscrire des charges de transports sur vos transactions. Ces
charges apparaîtront sur les formulaires à la suite du sous-total vente et services. Si
vous désirez avoir plus de détail, utilisez plutôt des items de service pour inscrire les
frais de transport.
Nettoyage :
Cette case vous permet d’inscrire des frais de nettoyage sur vos transactions. Ces
charges apparaîtront sur les formulaires à la suite des frais de transport. Si vous désirez
avoir plus de détail, utilisez plutôt des items de service pour inscrire les frais de
nettoyage.
Main
D’œuvre :
Cette case vous permet d’inscrire des frais de main-d’œuvre sur vos transactions. Ces
charges se retrouveront immédiatement après le nettoyage. Si vous désirez avoir plus de
détail, utilisez plutôt des items de service pour inscrire les frais de main-d’œuvre.
Taxes :
Le calcul des taxes se fait automatiquement et dépend du client et des items.
La catégorie à laquelle appartient le client détermine si le client paie des taxes et si oui
lesquelles s’appliquent.
Les taxes ne se calculent que pour les items identifiés comme taxables dans leur
catégorie d’item.
Total :
Il s’agit du montant total des charges reliées à cette transaction. C’est le montant qui
devra être payé par le client.
Dépôts
Page 89
Dépôts
Cumulés :
Il s’agit du total de dépôt qui a été laissé jusqu’à présent sur cette transaction.
Les dépôts ne peuvent être utilisés que pour la transaction où ils ont été inscrits. Il est
impossible d’appliquer un dépôt sur une transaction autre que celle où il avait été saisie.
Dépôts :
Cette case sert à inscrire l’ajout ou encore le remboursement de dépôts effectués pour la
transaction courante. Les ajouts de dépôts s’inscrivent en positif (+) alors que les
remboursements s’inscrivent en négatif (-).
Dépôt
Suggéré :
Il s’agit du dépôt qui devrait être prix pour couvrir les montants inscrits dans la case
« Dépôt » de chacun des items apparaissant sur votre transaction. Ce montant provient
de l’écran de « Gestion des Items » sous l’onglet « Location ».
Total Dépôt : Il s’agit du montant du solde du dépôt qui demeure sur la transaction après les
modifications inscrites dans la case « Dépôt ».
Paiements
Total à
Payer :
Représente le montant total (après dépôts) à payer par le client.
Se montant tient compte des ajustements effectués dans l’écran « Dépôts ».
Paiement 1 : Il s’agit de l’endroit où doivent être inscrits les paiements effectués sur cette transaction.
Il faut saisir le montant du paiement et ensuite sélectionné le mode de paiement
approprié. Les modes de paiements disponibles sont ceux qui ont été créés dans l’option
« Modes de paiements » du menu « Configuration ».
Il est possible d’inscrire jusqu’à 5 modes de paiement sur une même transaction.
Solde :
Solde à payer par le client. Il s’agit du Total à Payer moins les paiements effectués. Ce
solde est automatiquement porté au compte du client lorsqu’on appui sur le bouton OK
pour finaliser une transaction.
Page 90
Calcul de Ciment
L’écran de calcul de ciment est un utilitaire qui vous permet de calculer exactement le volume de
ciment requis pour effectuer différents travaux de remplissage. Le résultat vous est donné en verges
cubiques ainsi qu’en pieds cubiques.
Cet outil ne fait que calculer la quantité nécessaire. Il n’y a aucun autre traitement de fait avec les
données entrées et celles-ci ne sont pas conservées lorsque vous quittez cet écran.
Vous devez d’abord sélectionner la forme du trou à remplir (Dalle ou cylindre).
Vous entrez par la suite les dimensions du trou dans la bonne section (Dalle ou cylindre).
Finalement, s’il s’agissait d’un trou cylindrique et qu’un poteau va y être inséré, vous devez entrer les
dimensions de ce poteau pour réduire la quantité de ciment nécessaire au remplissage.
:
Permet de quitter cet écran.
Page 91
Balancement de Caisse
La fonction de balancement de caisse permet de saisir le décompte de l’argent reçu avec chaque mode
de paiement. Vous pourrez par la suite générer un rapport de balancement de caisse détaillé et
comparer les montants saisis avec ceux apparaissant sur vos transactions.
1) Entrez la date pour laquelle vous désirez inscrire le décompte de vos encaissements.
2) Cliquez sur la case qui correspond au niveau de balancement que vous désirez inscrire.
3) Entrer les informations sur vos encaissements pour chacun des modes de paiement qui
correspondent au niveau de balancement sélectionné.
4) Pour les niveaux de balancement par vendeur et par caisse, vous devez entrer les encaissements un
vendeur ou une caisse à la fois.
Page 92
Historique
C'est à cet endroit que sont conservées les transactions passées. Il est donc possible d'accéder aux
opérations antérieures pour consultation ou impression et ce en tout temps. Les transactions que l'on
retrouve dans l'historique sont les suivantes:
Soumission
Commande Client
Réservation
Bon de Travail
Contrat de Location
Contrat à Facturer
Facture
Retour
Facture Périodique
Page 93
Gestion d'Inventaire
Items
Cette option vous permet de gérer votre base de données inventaire. Vous avez la possibilité d’ajouter,
de modifier ou de retirer des items d'inventaire.
Pour obtenir des informations additionnelles sur la base de données des items, consultez la section sur
la « Gestion des Items ».
Consultation des Transactions
Cette fenêtre regroupe différentes informations sur vos items : la disponibilité, les tarifs de location
ainsi que les transactions qui affectent présentement chaque item. Il suffit d’inscrire le code de l’item à
interroger pour voir apparaître les informations.
Page 94
Disponibilité immédiate
Dans la section supérieure, on peut consulter la disponibilité immédiate de l’item pour la succursale
courante.
Qté Inventaire :
Qté en Location :
Qté Disponible :
Qté Réservée :
Qté Commandée :
Le bouton
succursales.
Quantité de cet item que vous possédez.
Quantité de cet item présentement loué et donc non disponible.
Quantité disponible présentement (en vert si supérieur à 0, sinon en rouge).
Quantité réservée pour des périodes futures.
Cette quantité n’affecte pas la disponibilité immédiate.
Quantité placée en commande chez vos fournisseurs mais non encore reçue.
permet d’obtenir la disponibilité de ce même item dans vos autres
Taux de location
Cette section vous indique les tarifs de location pour cet item.
Disponibilité pour une période spécifique
Cette section vous permet d’obtenir la disponibilité de votre item pour une période spécifique. Il
suffit de saisir la période désirée et d’appuyer sur
votre item pour la période inscrite.
Qté Inventaire :
Qté Loc. et Res. :
Qté Disponible :
pour obtenir la disponibilité de
Quantité de cet item que vous possédez.
Quantité de cet item louée ou réservée pour la période mentionnée.
Quantité disponible présentement (en vert si supérieur à 0, sinon en rouge).
permet d’obtenir la disponibilité de ce même item dans vos
Le bouton
autres succursales et ce pour la période demandée.
Liste des transactions
La portion inférieure de l’écran vous permet de consulter la liste des transactions qui concernent
présentement l’item sélectionné. Vous n’avez qu’à choisir le type de transaction désiré pour en
consulter la liste.
De plus, si vous double-cliquez sur une des transactions, celle-ci apparaîtra à l’écran et vous pourrez
ainsi la consulter, la modifier ou la retirer sans avoir à la rechercher dans le menu des opérations
clients.
Page 95
Calendrier des disponibilités
Le calendrier des disponibilités permet de visualiser en un seul écran la disponibilité de vos
équipements.
Pour utiliser cette fonction, vous devez d’abord indiquer les items qui doivent apparaître dans ce
calendrier. Ceci évite de ralentir inutilement le processus pour des items dont la disponibilité ne vous
intéresse pas. Pour ce faire, un champs « critique » se retrouve dans la catégorie d’item (Catégorie
d’Items dans la section Configuration de Sirius) et un autre dans la fiche des items (Gestion des items).
Vous devez mettre à oui le champs de la catégorie d’items ainsi que celui de l’item.
Le calendrier des disponibilités affiche la disponibilité pour une période de sept jours séparée en 14
demi-journées. Vous devez sélectionner la date de début de la période. Vous pouvez la saisir
directement ou encore la sélectionner à partir du calendrier qui apparaît lorsque vous appuyez sur la
petite flèche qui suit la date.
Une fois la date de départ sélectionnée, il suffit d’appuyer sur le bouton
Par la suite, vous pouvez reculer ou avancer d’une semaine à la fois en utilisant les boutons
.
.
et
Page 96
Appuyez sur le
des items.
à la gauche des catégories pour lesquelles vous désirez consulter les disponibilités
Pour chacun des items sérialisés, vous pouvez également appuyer sur le
la disponibilité de chacune de ses extensions.
à sa gauche pour consulter
Vous verrez donc l’information suivante apparaître pour chacun des items :
La quantité qui se retrouve dans la case
représente la quantité que vous possédez de cet item.
Chacun des blocs de couleur représente la disponibilité de l’item par bloc de demi-journées. Le chiffre
indique la quantité maximum disponible pendant la période représenté par le bloc. Les périodes AM
s’étendent de minuit à midi et les périodes PM de midi à minuit le lendemain.
Le chiffre sous chaque case indique la quantité maximum disponible au cours de cette période (demijournée). La partie en vert indique la proportion des items disponibles à cette période. La partie en
rouge indique la proportion de ces items qui sont non disponible pour cette période et finalement la
portion en jaune vous indique que des items sont disponibles mais seulement pour une partie de la
période.
Page 97
Ajustement d’Inventaire
Les ajustements d’inventaire sont utilisés pour ajuster les quantités en inventaire de vos items afin
qu'elles reflètent la réalité. C'est fonction va également servir pour inscrire une première fois vos
quantités en inventaire lors de la création de vos fiches d’items.
Lorsque vous désirez effectuer un ajustement d’inventaire, il suffit d’appuyer sur le bouton
. On vous demande par la suite d’inscrire la description de l’ajustement. Il s’agit
d’inscrire la raison de l’ajustement (Prise d’inventaire, Bris, Vol…). Par la suite, on appuie sur
pour pouvoir saisir le détail des items qui sont affectés par l’ajustement.
Item :
Code de l’item à ajuster.
Extension :
Pour les items sérialisés, on doit également sélectionner l’extension à ajuster.
Pour créer une nouvelle extension, on sélectionne nouveau et un champs
additionnel apparaît pour permettre d’inscrire la nouvelle extension. Le logiciel
propose la prochaine extension disponible mais celle-ci peut être modifiée.
# Série :
Ce champs permet d’inscrire le numéro de série de l’item. (Item avec numéro de
série seulement.)
Page 98
Quantité :
On indique ici la quantité de l’ajustement à effectuer.
Une quantité positive augmente la quantité en inventaire alors qu’une quantité
négative la réduit.
Pour les items sérialisés, cette quantité s’inscrit automatiquement puisqu’il s’agit
d’items uniques dont la quantité ne peut être que de 0 ou 1.
Si l’item n’existe pas ou s’il existe mais que sa quantité en inventaire est de 0, un
ajustement de +1 se fait automatiquement.
Si la quantité en inventaire est de 1, un ajustement de –1 sera effectué
automatiquement.
Coût :
On inscrit ici le coût de l’item à ajuster. Ceci permet d’ajuster les champs coûts
appropriés dans la fiche de l’item.
Lors de l’ajustement d’un item non sérialisé, c’est le coût moyen qui apparaît par
défaut dans cette case.
Prix de Vente 1 :
Ce champs permet de modifier le prix de vente régulier pour l’item que vous
désirez ajuster.
pour retourner à l’entête.
Une fois ces champs remplis, on appui sur
Le bouton
Le bouton
permet de compléter la transaction.
permet d’annuler l’ajustement d’inventaire en cours.
Une fois l’ajustement complété, le logiciel offre la possibilité d’imprimer des étiquettes (code à
barres) pour chacun des items ajustés. Ceci évite d’avoir à les imprimer une à une par la suite.
Finalement, lorsque la transaction est complétée, un rapport d’ajustement s’imprime. Il est
possible de le réimprimer en tout temps en recherchant la transaction à l’aide de l’outil de
recherche
et en appuyant sur
.
Page 99
Imprimer des Étiquettes
Cette option permet de faire l’impression d’étiquettes code à barres. Il suffit d’inscrire le code de
l’item, son extension ainsi que la quantité d’étiquettes désirées.
No Item :
Code de l’item pour lequel on désire imprimer des étiquettes.
Description : Description de l’item.
Extension :
Extension de l’item qui doit apparaître sur l’étiquette.
Quantité :
Nombre d’étiquettes désirées. Pour les items sérialisés, la quantité est de 1.
Page 100
Achat
Cette option est utilisée lorsque vous désirez préparer des bons de commande pour envoyer à vos
fournisseurs. Vous pouvez par la suite faire la réception de ces bons de commandes pour mettre à jour
vos quantités en inventaire.
En entrant dans le module des achats, vous voyez le détail de la première commande du fichier. Si
pour faire votre
vous recherchez une commande en particulier, vous pouvez utiliser le bouton
recherche. Cependant, si vous connaissez le numéro de la commande, vous pouvez l’inscrire
directement dans
et par la suite faire
.
qui se retrouvent dans la section du haut permettent respectivement de
Les boutons
passer à la première commande du fichier, à la commande précédente, à la commande suivante et
finalement à la dernière du fichier.
:
Permet de créer une nouvelle commande d’achat.
:
Permet de modifier la commande d’achat affichée à l’écran.
Page 101
:
Permet de détruire la commande d’achat affichée à l’écran.
:
Permet de quitter le module des achats.
:
Permet de réimprimer la commande d’achat affichée à l’écran.
: Permet de transformée la commande d’achat affichée à l’écran en réception de
marchandises.
Création d’une nouvelle commande d’achat (Entête)
, l’écran précédent apparaît. Il s’agit par la suite de procéder étapes
Après avoir appuyé sur
par étapes pour la création de la commande d’achat.
1. Sélectionner la succursale pour laquelle vous passez la commande.
2. Sélectionner le fournisseur de qui on désire commander. En sélectionnant le fournisseur, son
adresse ainsi que les informations supplémentaires apparaissent automatiquement.
3. Déterminer la date de l’achat.
4. Modifier au besoin l’adresse « livré à ». Cette adresse est celle que l’on retrouve dans le fichier
DSucc de la succursale sélectionné au point 1.
Page 102
5. Modifier au besoin les « Informations Supplémentaires ».
6. Appuyer sur
lorsque les informations des points 1 à 5 sont complétées.
7. Répondre à la question « Générer le détail ».
Si vous désirez effectuer une commande automatique pour ce fournisseur, répondez oui.
La liste des items à commander se fera automatiquement en fonction des paramètres
inscrits dans l’onglet « Achat » de chacun des items qui ont ce fournisseur dans leur
fiche. (Consultez la partie sur les Achats dans la section « Gestion des Items »). La
commande ainsi générée peut être modifiée à votre guise.
Création d’une nouvelle commande d’achat (Détail)
:
Permet d’ajouter un nouvel item sur la commande d’achat. Lorsque vous entrez dans cet
écran, vous êtes automatiquement en mode « ajouter ».
1. Vous devez par la suite inscrire l’item à commander où encore le sélectionner à
l’aide du bouton
.
Page 103
2. Par la suite, vous inscrivez la quantité de cet item que vous désirez commander.
Il est possible de commander une quantité plus grande que 1 même pour les
items sérialisés.
3. Dans la case prix, Sirius inscrit automatiquement le dernier prix payé pour cet
item. Vous pouvez cependant modifier ce prix au besoin.
4. Vous appuyez finalement sur le bouton
pour accepter l’item ajouté.
5. Vous êtes par la suite automatiquement repositionné dans la case « Produit »
pour passé à la sélection de l’item suivant.
6. Lorsque vous avez terminé d’inscrire les items à commander, il vous suffit
d’appuyer sur le bouton « Annuler » qui apparaît dans le coin inférieur droit.
:
Affiche les informations apparaissant dans l’onglet achat de la fiche de l’item.
:
Permet de modifier l’item sélectionné. Pour sélectionner un item, celui-ci doit avoir le
signe
à sa gauche.
Vous pouvez utiliser les flèches
que l’on retrouve dans le bas de l’écran.
La première flèche vous positionne sur le premier item de la liste, la deuxième flèche
permet de sélectionner l’item précédent, la troisième l’item suivant et la quatrième vous
positionne sur le dernier item de la liste.
Vous pouvez également cliquer directement sur la ligne de l’item à sélectionner.
:
Permet de retirer l’item sélectionné de la commande d’achat. La sélection de l’item se
fait comme pour la modification.
: Permet de retourner à l’écran d’entête pour y apporter des modifications.
: Permet de retourner à l’écran de détail ou vous retrouvez les items.
: Finalise la transaction et produit un formulaire de bon de commande.
: Permet d’ajouter d’autres frais à la transaction (ex. : transport). Ces frais seront
considérés dans le coût final des items commandés.
: Permet d’annuler la commande en cours. Si vous utilisez ce bouton pendant la
modification d’une commande d’achat, seulement les modifications seront annulées. La
commande originale sera conservée.
Page 104
Création de commande multi-succursale
Il est possible de centraliser les achats de vos différentes succursales en utilisant notre fonction
d’exportation de commande d’achat. Vous pouvez ainsi créer et modifier l’ensemble de vos
commandes d’achat à partir d’une seule succursale.
Lors de la création d’une commande, il est important de spécifier dans quelle succursale elle sera
livrée.
Pour ce faire, il suffit d’utiliser la case
l’écran de création de commande.
qui se retrouve dans le coin supérieur droit de
dans
Les commandes créées pour d’autres succursales que la courante portent un voyant rouge
l’entête, à la droite du numéro de succursale de destination. Ce voyant indique que la commande a été
créée pour une autre succursale et qu’elle n’a pas encore été exportée vers celle-ci.
Lorsqu’une commande est exportée, son voyant passe du rouge au vert.
Une fois une commande exportée, un nouveau numéro de bon de commande se génère à partir des
compteurs de la succursale mais le numéro original (celui du siège social) apparaîtra dans le numéro de
référence.
Il sera aussi possible de rechercher un bon de commande dans une succursale à partir du numéro de PO
qu’elle portait au siège social.
Si des modifications doivent être apportées à la commande, elles doivent être effectuées dans la
succursale où la commande avait été créée.
Lorsqu’une commande est modifiée, son voyant passe du vert au rouge pour indiquer qu’elle doit à
nouveau être exportée vers la succursale appropriée.
Il suffit de refaire le processus d’exportation, de transfert et d’importation.
Par la suite, le voyant repasse du rouge au vert pour indiquer que l’exportation a de nouveau été
effectuée.
La réception se fera normalement à partir de la succursale de destination.
Page 105
Réception de commande
Pour faire la réception des commandes, il suffit de sélectionner la commande appropriée et d’appuyer
sur le bouton
.
1. Par la suite vous devez valider les informations de l’écran entête. Vous retrouvez toutes les
informations que vous aviez inscrites sur le bon de commande initiale.
2. La date inscrite dans date de livraison est celle qui apparaîtra dans le champs « Date d’achat »
que l’on retrouve dans l’écran « Gestion des numéros de série ».
3. Le numéro de facture dans les informations supplémentaires apparaîtra également dans l’écran
« Gestion des numéros de série ». Si au moment de la réception vous ne connaissez pas encore
le numéro de la facture, vous devriez inscrire le numéro de bordereau de livraison de votre
fournisseur (packing slip) à titre de référence.
4. Appuyer sur le bouton
pour poursuivre la réception.
5. Une fois dans la section détail, vous devez indiquer les items reçus. Pour se faire, vous pouvez
utiliser les boutons :
,
, ou encore
.
Le bouton
sur la commande.
effectue automatiquement la réception de tous les items qui apparaissent
Le bouton
pour sa part ne reçoit que l’item sélectionné.
permet aussi de recevoir l’item sélectionné et il permet en plus
Finalement, le bouton
d’indiquer la quantité de l’item que vous avez reçu. Vous utilisez ce bouton lorsque vous
recevez une quantité différente de celle commandée.
permet de compléter la réception. Les quantités en inventaire sont alors
6. Le bouton
ajustées pour tenir compte des nouveaux items.
7. Si vous aviez commandez des items sérialisés, une étape additionnelle s’ajoute. Il faudra avant
d’avoir terminé inscrire le détail des nouveaux extensions pour les items sérialisés. Ceci vous
permet de compléter la fiche des items sérialisés sans avoir à ouvrir l’écran « Gestion des
numéros de série ».
Parmi les différents champs qui apparaissent dans l’écran suivant, seul l’extension est
obligatoire. Par défaut, Sirius inscrit dans extension le prochain numéro disponible.
Page 106
Tous ces champs sont expliqués dans la section « Gestion des Items ».
:
Ces boutons permettent de passer d’un item à l’autre pour en compléter
l’information. Comme les extensions sont déjà inscrits par défaut, vous pouvez
et compléter le reste plus tard dans
finaliser tel quel en appuyant sur
l’écran « Gestion des numéros de série ».
:
Ce bouton annule l’entrée des informations pour les items sérialisés. Sirius vous
retourne à l’écran précédent.
Réception de commande multi-succursale
La réception des commandes ne peut s’effectuer qu’à partir de la succursale pour laquelle elle avait été
créée.
Page 107
Prises d’Inventaires
Cette option est utilisée lorsque vous désirez faire une prise d’inventaire au moyen d’un terminal
portatif.
La procédure s’effectue en plusieurs étapes. Lorsque vous sélectionnez l’option prise d’inventaire, les
choix suivants s’offre à vous :
La première étape consiste à vider le fichier temporaire d’inventaire utilisé par Sirius. Pour cette étape,
il suffit de choisir l’option « Mise à 0 du Fichier d’inventaire ».
Par la suite, vous procédez au décompte physique au moyen du terminal portatif. Lorsque le décompte
est terminé, vous devriez avoir créé un fichier de prise d’inventaire. La deuxième étape consiste à
charger ce fichier dans Sirius en utilisant l’option « Transfert de lot ».
L’option « Rapport de différence » permet ensuite de créer un rapport de différence entre les quantités
en inventaire de Sirius et celle qui vienne d’être comptées.
Si le résultat n’est pas satisfaisant, vous pouvez modifier votre fichier et recommencer à l’étape 1
autant de fois que désirez.
Finalement, lorsque tout est satisfaisant, l’option « Mise à Jour » créé un ajustement d’inventaire qui
modifie les quantités de Sirius pour les remplacer par celle de votre prise d’inventaire.
« ATTENTION, CETTE OPÉRATION EST IRRÉVERSIBLE »
Page 108
Amortissements
Cette option vous permet de calculer l’amortissement pour chacun de vos items avec numéro de série.
Le calcul de l’amortissement se fait en fonction de sa table d’amortissement. Cette information se
retrouve dans la catégorie d’item correspondant à chacun des items à amortir.
Pour effectuer le calcul de l’amortissement, il suffit de choisir la date jusqu’à laquelle vous désirez
calculer l’amortissement et à appuyer sur OK.
L’amortissement se calculera automatiquement selon la méthode sélectionner (linéaire ou résiduelle).
Exemple 1 :
Coût :
Amortissement cumulé :
Valeur nette :
Dernier amortissement :
Nouvel amortissement :
Taux d’amortissement :
1000$
300$
700$
30/09/1999
30/09/2000
30%
Méthode linéaire ou continue :
1000$ x 30% x 365/365 = 300$
Méthode résiduelle ou dégressive :
700$ x 30% x 365/365 = 210$
Page 109
Transfert de stock
Cette fonction permet de transférer des items d'une succursale à une autre.
Ceci créé deux ajustements d'inventaire. Un premier dans la succursale d'origine pour retirer l'item
transféré de l'inventaire et un deuxième dans la succursale de destination afin d'ajouter l'item dans
l'inventaire de cette dernière.
La fonction transfert l'ensemble de l'information de l'item et non uniquement la quantité.
Date :
La date est celle à laquelle le transfert à lieu. C'est cette date qui apparaîtra sur les
ajustements d'inventaire créés par cette fonction.
Commis :
La personne qui enregistre le transfert d'items.
Succ
Destination : Succursale dans laquelle on désire transférer l'item sélectionné.
Source :
Code d'item et extension de l'item que l'on désire transférer de succursale.
Item :
Code de l'item à transférer de succursale.
Extension :
Extension de l'item à transférer si celui-ci est sérialisé.
Quantité :
Quantité de l'item qui doit être transféré. Si l'item à transférer est sérialisé, cette quantité
est à 1 par défaut egt ne peut pas être modifiée.
Page 110
Transfert d'Items Sérialisés
Cette option permet de transférer un item sérialisé d'un code d'item à un autre. Elle est utilisée par
exemple lorsque vous désirez transférer un item de vente neuf à la location. Vous transférez donc
l'item du code de vente à votre code de location en gardant ou non le même extension.
Cette procédure créé deux ajustements d'inventaire
Date :
La date est celle à laquelle le transfert à lieu. C'est cette date qui apparaîtra sur les
ajustements d'inventaire créés par cette fonction.
Commis :
La personne qui enregistre le transfert d'items.
Source :
Code d'item et extension de l'item dont on désire modifier le code.
Destination : Nouveau code d'item à attribuer à l'item transféré. Pour l'extension, la case nouveau
permet de créer un nouvel extension pour votre item alors que la case ancien permet de
lui attribuer un extension déjà existant mais qui n'est plus utilisé.
Page 111
Données
Clients
Cette option vous permet d’accéder à la base de données des clients.
Pour des informations additionnelles sur les clients, veuillez consulter la section sur la « Gestion des
Clients ».
Items
Cette option vous permet d’accéder à la base de données des Items.
Pour des informations additionnelles sur les items, veuillez consulter la section sur la « Gestion des
Items ».
Fournisseurs
Cette option vous permet d’accéder à la base de données des fournisseurs.
Pour des informations additionnelles sur les fournisseurs, veuillez consulter la section sur la « Gestion
des Fournisseurs ».
Page 112
Rapports
Vous avez la possibilité avec Sirius de produire différents types de rapports.
La procédure pour générer les rapports est la même peu importe le type désiré.
Données désirées :
Permet de sélectionner le rapport désiré en cliquant sur
.
Tri :
Permet de sélectionner le critère de tri qui sera utilisé pour choisir l’ordre dans
lequel les enregistrements vont apparaître dans le rapport.
En Date Du :
Permet de sélectionner une plage de date pour laquelle vous désirez le rapport.
Par défaut, la majorité des rapports sur les opérations courantes sortent pour une
période de un mois commençant à la date du jour.
Les rapports sur les historiques de transactions sont générés pour une période
qui englobe le dernier mois précédent la date du jour.
No Clients :
Permet de sélectionner un intervalle de clients pour lequel vous désirez produire
votre rapport.
Pour inscrire l’intervalle de clients à inclure sur le rapport, vous n’avez qu’à
inscrire le code du premier et du dernier client désiré.
Par défaut, ces rapports sortent pour l’ensemble de vos clients.
Page 113
No Items :
Permet de sélectionner un intervalle d’items pour lequel vous désirez produire le
rapport.
Pour inscrire l’intervalle d’items à inclure sur le rapport, vous n’avez qu’à
inscrire le code du premier et du dernier item désiré.
Par défaut, ces rapports sortent pour l’ensemble de vos items.
No Trans :
Permet de sélectionner un intervalle de numéros de transactions pour lequel vous
désirez produire le rapport.
Pour inscrire l’intervalle de numéros de transactions à inclure sur le rapport, vous
n’avez qu’à inscrire le code du premier et du dernier numéro de transaction
désiré.
Par défaut, les rapports sortent pour l’ensemble de vos transactions.
Sélection :
Permet de sélectionner le critère qui sera utilisé pour sélectionner l’intervalle
d’enregistrements à inclure dans le rapport.
Intervalle :
Permet d’inscrire l’intervalle d’enregistrement à inclure dans le rapport.
Il suffit d’inscrire le premier et le dernier enregistrement à inclure dans le
rapport.
Par défaut, les rapports sont générés pour l’ensemble de vos enregistrements.
Quantité Item :
Permet de sélectionner quels items seront inclus dans le rapport.
Tous
=
Tous les items de l’intervalle.
Plus grand que 0
=
Seulement les items de l’intervalle dont la quantité
en inventaire est supérieure à 0.
Égale à 0
=
en inventaire est égale à 0.
Plus Petit que 0
=
en inventaire est inférieure à 0.
Page 114
Opérations Clients
Cette option permet d'obtenir sous différentes formes la liste des transactions qui ont été effectuées.
Ces listes peuvent être présentées par items, par client ou encore par transactions.
Historique Transactions Clients
Cette option vous permet de consulter la liste des transactions historiques pour un item ou un client.
Page 115
Données de Base
Cette option permet d'obtenir une liste détaillée des configurations de votre logiciel tel qu’ils
apparaissent au menu configuration.
Clients
Cette option vous permet de produire une liste de vos clients sous trois formats différents.
Page 116
Items
Cette option vous permet d'obtenir différentes listes d'items. Les différentes listes disponibles sont les
suivantes:
Page 117
Fournisseurs
Cette option vous permet de produire une liste de vos fournisseurs sous trois formats différents.
Page 118
Ajustements d'Inventaire
Cette option permet d'obtenir la liste des ajustements d'inventaire qui ont été effectués jusqu'à
maintenant. Cette liste peut être présentée par item ou encore par transaction.
Page 119
Réceptions de Commandes
Ce rapport vous donne la liste des réceptions de commandes par items ou encore par transactions.
Page 120
Balancement de Caisse
Succursale :
Détermine si vous désirez le rapport uniquement pour la succursale courante ou
encore pour l’ensemble de vos succursales.
En date du :
Indique les dates pour lesquelles vous désirez produire le rapport.
No Fermeture :
Permet de sélectionner les numéros de fermeture qui correspondent à la journée
ou aux journées que vous désirez inclure dans le rapport.
Niveau de balancement :
Indique les modes de paiement qui seront inclus dans le rapport. Seul les
modes de paiement dont le niveau de balancement correspond à celui
choisi apparaîtront dans le rapport.
GL :
Permet de déterminer les comptes de grand livre à inclure dans le rapport.
No Caisse :
Permet de sélectionner la ou les caisses à inclure dans le rapport.
Sert uniquement pour les balancements de niveau caisse.
No Vendeur :
Permet de sélectionner la ou les vendeurs à inclure dans le rapport.
Sert uniquement pour les balancements de niveau Vendeur.
Page 121
Rapports de Fermeture
Cette option permet de consulter les fermetures antérieures, soit par transaction ou encore par numéro
de Grand Livre.
Page 122
Rapports Historiques
Cette option permet de consulter l’historique des journaux de fermeture.
Page 123
Maintenance
Maintenance des Fichiers
La maintenance des données sert à vérifier les enregistrements de votre base de données. Elle
s’assure que ceux-ci ne contiennent pas d’erreur et qu’ils sont correctement indexés en plus de
libérer les transactions verrouillées.
Vous n’avez habituellement pas besoin d’utiliser cette fonction mais il peut arriver que nous vous
demandions de le faire.
Avant d’utiliser cette fonction, vous devez absolument être seul dans Sirius.
Si jamais d’autres usagers étaient présents dans le système, leur code d’usager apparaîtrait dans
la fenêtre « Usager(s) présent(s) dans la succursale : ». Il suffit de les faire sortir de Sirius et de
recommencer l’opération.
Page 124
Vérification Quantité et Solde
Cette option est utilisée pour recalculer les quantités disponibles ainsi que les soldes des comptes
clients à partir de vos transactions.
Pour les items, la fonction vérifie chacune des transactions courantes et recalcule pour chaque items les
quantités réservées, commandés et en location.
Pour les clients, la fonction vérifie également chacune des transactions et recalcule pour chaque client
les montants portés à son compte ainsi que les paiements qu’il a effectués.
Après avoir complété le traitement, Sirius vous génère la liste des corrections qu’il a apporté aux items
ainsi qu’à vos clients.
Vérification Quantité Items Sérialisés
Cette option recalcule les quantités en inventaire de « Gestion des Items » à partir des quantités que
l’on retrouve dans « Gestion des Numéros de Série ».
Elle additionne la quantité apparaissant à la fiche de chaque extension pour un item et inscrit cette
quantité dans le champs quantité en inventaire de l’écran de « Gestion des Items ».
Après avoir complété le traitement, Sirius vous génère la liste des corrections qu’il a apportées aux
quantités de vos items.
Vérification Statistiques Items
Sirius compile plusieurs statistiques pour chacun des items en inventaire. Cependant, il peut arriver
que les statistiques ne s’additionnent pas correctement si une transaction ne s’est pas complétée
convenablement suite à un trouble informatique.
Pour tous les items en inventaire, cette fonction consulte chacune des transactions de la base de
données afin de recalculer les différentes statistiques de vos items.
Après avoir complété le traitement, Sirius vous génère la liste des corrections qu’il a apportées à vos
statistiques.
Activer Vérif. Des Disponibilités pour tous les Items
Cette option met à Vérification le champs disponibilité de l’écran « Gestion des Items » et ce
pour chacun de vos items.
Page 125
Exportation Client
Cette fonction est utilisée dans un cadre multi-succursales. Elle permet de copier les clients qui ont été
créés ou modifiés depuis une certaine date d'une succursale vers une ou plusieurs autres.
Lors de l’exportation, nous avons la possibilité d’exporter ou non les commentaires qui accompagnent
les clients.
L’exportation de clients peut s’effectuer de deux modes différents : le mode en ligne et le mode hors
ligne.
Le mode en ligne est utilisé lorsque vos succursales sont reliées ensemble en temps réel. Ce mode
permet l’exportation sans l’intervention des succursales de destination.
Le mode hors ligne pour sa part est accessible même si vos succursales ne sont pas reliées entre elles.
Cependant, il nécessite davantage de manipulations.
Copier Note avec Client :
Si vous désirez copier les commentaires sur vos clients en même temps
que les clients, il vous suffit de cocher cette case.
Attention, si vous cochez cette case, et que des commentaires existent
déjà dans les autres succursales pour les clients copiés, ceux-ci seront
écrasés par les nouveaux commentaires.
Succursale d’origine :
Utilisez le bouton
pour sélectionner la succursale d’origine.
Page 126
Date d’exportation :
La date d’exportation est celle à partir de laquelle vous désirez exporter
vos clients. Tous les clients créés ou modifiés depuis cette date seront
exportés.
Succursale de destination : La section inférieure donne la liste des succursales. Il suffit de
sélectionner celles où vous désirez exporter nos clients. Pour ce faire,
vous n’avez qu’à transférer les succursales désirées de la boîte de gauche
à celle de droite en utilisant les boutons
,
,
et
.
Ce bouton exécute automatiquement l’exportation de vos clients.
Si vous travaillez en mode « En ligne », l’importation s’exécute
également dans chacune des succursales sélectionnées.
Si vous utilisez le mode « Hors ligne », les données sont exportées
dans le fichier d’exportation (habituellement dans C:\Program
Files\Sirius\Export).
Vous devrez par la suite utiliser la fonction d’importation que l’on
retrouve dans le menu maintenance.
Ce bouton quitte la fonction d’exportation client.
Exportation Item
Cette fonction est utilisée dans un cadre multi-succursales. Elle permet de copier les items qui ont été
Lors de l’exportation, nous avons la possibilité d’exporter ou non les commentaires qui accompagnent
les items.
L’exportation des items s’effectue de la même manière que celle des clients.
Exportation Fournisseur
Cette fonction est utilisée dans un cadre multi-succursales. Elle permet de copier les items qui ont été
Lors des exportations, vous avez le choix d’inclure ou non les commentaires qui accompagnent les
fournisseurs.
L’exportation des fournisseurs s’effectue de la même manière que celle des clients.
Page 127
Exportation Achat
Cette option permet de copier des commandes d’achat d’une succursale vers une autre. Vous
pouvez donc centraliser vos achats (afin de bénéficier de meilleures ententes
d’approvisionnement) et faire les réceptions dans les succursales concernées.
L’exportation des achats ne peut s’effectuer que « Hors ligne ».
Ce bouton exécute automatiquement l’exportation de vos commandes
d’achat.
Les données sont exportées dans le fichier d’exportation (habituellement
dans C:\Program Files\Sirius\Export).
Vous devrez par la suite utiliser la fonction d’importation que l’on
retrouve dans le menu maintenance.
Ce bouton quitte la fonction d’exportation achat.
Importation Item / Client / Fournisseur / Achat
Cette option est utilisée après une exportation, elle permet d’importer les informations qui ont été
exportés au préalable dans un fichier temporaire.
Page 128
Avant de procéder à l’importation de vos données vous devez copier les fichiers exportés de votre
fichier d’exportation (C:\Program Files\Sirius\Export) vers chacun des fichiers d’importation
nécessaire (C:\Program Files\Sirius\Import).
Vous pouvez par la suite procéder à l’importation de vos données. Il suffit de cocher
importations à effectuer.
les
Ce bouton exécute automatiquement chacune des importations
sélectionnées.
Les données importées sont celle qui se trouve dans le fichier
d’importation de la succursale.
Vous devrez par la suite répéter cette fonction pour chacune des autres
succursales où les données doivent être importées.
Ce bouton quitte la fonction d’importation.
Au Sujet De
Cette option vous informe sur la version de Sirius que vous avez présentement en main. Vous pouvez
voir la date et heure de production de votre version.
Page 129

Guide de l`utilisateur

Transcription

Documents pareils

Barème de notation du rapport écrit

Le recteur de l`académie d`Aix-Marseille

item à vendre / item for sale

item à vendre / item for sale

DUT SRC - Webchronique

Adresse directe : https://bv.ac-poitiers.fr/gibii/ Tapez 268 puis cliquez

Cadeaux corporatifs - Tendances 2015

4. Utilisation en mode élève - College Gujan

B2I - Collège Sainte Anne

Présentation et scénario du stage Cadre institutionnel Les