PUBLIPOSTAGE

PUBLIPOSTAGE
Faire à la main tous les dossards des élèves pour le cross du collège vous épuise, utilisez la
fonction publipostage de Word.
Vous allez ainsi créer un dossard, ou un diplôme, nominatif à partir d’une liste d’élève.
Le but est de créer un dossard avec les emplacements de « nom, prénom, n°de dossard,
etc… » vides.
La fonction de publipostage va remplir ces emplacements en allant chercher les données
dans un tableau.
Une feuille par dossard sera créé par ligne du tableau.
N° dossard
12
13
14
15
Nom
KERVANCI
LAFRIMI
LE ROY
LECORPS
Prénom
Muhammed
Hamed
Jordan
Valentin
Sexe
M
M
M
M
Classe
5A
5A
5A
5A
1. Afficher la barre d’outils « fusion et publipostage»
2. Créer votre dossard avec les emplacements vides
3.Indiquez au logiciel que cette feuille sera le document principal en cliquant sur la
première icône à gauche de la barre d’outil
Et validez
Cliquez ensuite sur la deuxième icône qui vous permettra de choisir le document qui
contient la liste de vos élèves : « la base de données ».
La base de données GEP de l’établissement est une source parfaite.
A vous de faire les yeux doux à la secrétaire de l’établissement pour qu’elle sorte de son
logiciel de gestion des élèves une liste avec les données qui vous intéressent.
La fonction « sélectionner la source de données » vous permet de retrouver la liste de vos
élèves.
Lorsque vous avez sélectionné votre base, les icônes de la barre d’outils deviennent actives.
Ainsi vous pouvez insérez des « champs de fusion ».
Ce sont les données du tableau.
Sélectionnez le champ qui vous intéresse
Si vous ne trouvez pas les champs NOM, PRENOM … c’est parce qu’ils ne sont pas dans
la première ligne de votre tableau.
Word vous propose les champs qui sont en haut de chaque colonne.
Reprenez votre base de données et placez
« en tête de colonne » les titres des colonnes.
Passer en mode publipostage pour voir si votre document ressemble à ce que vous désirez
Ensuite vous allez créer tous les dossards, c'est-à-dire que le logiciel va créer une feuille A4
par ligne de votre base de données.
Toutes ces feuilles seront dans un même document.
Conseils :
Pour que l’impression se fasse par classe et que les feuilles soient déjà rangées, il faut que
votre liste d’élèves soit classée par classe.