fil rouge : premiers pas sur educanet²


Fil rouge
Premiers pas sur educanet²
Chère administratrice, cher administrateur,
À travers cette brève introduction, nous souhaitons vous faciliter la mise en
route de l’administration de l’espace educanet² de votre école. Lors de la
toute première connexion, votre institution educanet² n’est qu’un tableau
d’affichage vide : aucun membre, pas de classes, ni de groupes, ni de logo,
de texte, etc.
Votre tâche en tant qu’administrateur, est de créer ce nouvel environnement
virtuel pour votre école. Prenez le temps d’explorer et de vous familiariser
avec l’architecture et les outils d’educanet² car plus la configuration
d’educanet² répond aux attentes et aux besoins de l’école, plus son utilisation sera efficace et productive.
Comme vous l’avez déjà pu constater dans le courriel de bienvenue que
vous avez reçu lors de l’ouverture de votre institution educanet², il existe une
multitude d’aides en ligne. Ce présent document a également pour but de
vous y orienter.
Terminologie
de la plateforme
Table des matières
Comme pour toute plateforme, educanet² fait appel à sa propre terminologie
que vous retrouverez dans ce document et les liens mentionnés. Quelquesuns de ces termes sont définis dans le glossaire.
Avant-propos
2
Comptes utilisateurs : avant de les créer
3
Comptes utilisateurs : création et gestion
4
Personnalisation de votre institution educanet²
5
Besoin de support ? Rendez-vous en ligne
6
Glossaire
7
educa.ch | 2016
1
Avant-propos
Concept général
Afin de faciliter la mise en place de la plateforme, il est important d’être au
clair avec l’état des lieux et les objectifs. Pour ceci, les différents centres de
compétences cantonaux sont à votre disposition pour vous donner des conseils sur l’implémentation d’un concept TIC et même vous présenter un modèle de démonstration. Le choix même d’utiliser une plateforme
d’apprentissage virtuelle devrait être au centre de cette mise en place.
Comment s’organise notre école / institution ? Comment communiquonsnous ? Quelle est l’utilisation que nous faisons des médias en classe ? Quel
rôle doit prendre educanet² à l’avenir pour notre école ? De telles questions
doivent être mises sur la table avec la direction de l’école.
En ligne, vous trouverez plusieurs offres de support concernant le développement d’un concept TIC :
 Aide et support : Offre cantonales de support educanet²
 educa.ch : Centres TIC des cantons
Développement
des processus
pédagogiques et didactiques
Comme l’explique Jürg Fräfel (2010) lors d’une conférence (document en
allemand), l’intégration des TIC dans une école ne peut se faire qu’en tant
que projet visant le développement des processus d’apprentissage et
d’enseignement sur le long terme.
L’utilisation d’une plateforme se présente alors comme la première pierre
d’un tel édifice, et si l’on va dans ce sens, alors les points suivants sont à
prendre en considération :
• Identifiez les fonctionnalités qui peuvent apporter une plus-value immédiate et pertinente.
• Limitez le nombre de fonctionnalités, notamment au tout début. Moins le
choix est grand, plus l’utilisateur sera encouragé à les utiliser.
• Abordez régulièrement la question de la place des TIC et de l’utilisation
d’educanet² lors de diverses occasions (travail de groupe, réunion de
collaborateurs, courriel aux collègues, etc.).
Concept de base
Les considérations conceptuelles pour la mise en place d’educanet² portent
sur les thèmes suivants : les objectifs, la définition des différents partis concernés, les responsabilités, le cahier des charges comme les moyens mis en
place pour l’introduction au produit, et la formation. Vous trouverez ici un
modèle d’un tel concept :
 Aide et support: Quelles considérations doivent être prises initialement en
compte?
Sécurité
Protection des données
La sécurité dépendra principalement des mesures déjà mises en place et
surtout du comportement des utilisateurs. Définissez avec vos utilisateurs,
des règles d’utilisation et de sécurité pour la gestion des données et des
documents.
 Aide et support: educanet² et sécurité
En tant qu’offre nationale, la sécurité des données sur educanet² a fait l’objet
de contrôles passés avec succès. N’hésitez pas, en cas de doute, à vérifier
les règlements mis en place par votre commune sur la protection des données.
Plus d’informations : educa.Guides | Protection des donneés
Afin d’aider les responsables d’école avec le problème de transmission de
données des élèves vers un fournisseur de service web, le CTIE a mis à
disposition toute une documentation traitant de ce sujet en tenant compte
des législations en vigueur.
• Guide pratique relatif à la transmission des données personnelles des
élèves aux fournisseurs de services web
• Protection des données Mesures concernant les services en nuage
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Comptes utilisateurs :
avant de les créer
Définition
des conventions
Chacun des utilisateurs sur educanet², tout comme chacun des espaces de
travail (Groupes, Classes), se voit attribué un identifiant qui n’est autre que
l’adresse email.
Lors de l’ouverture de votre institution sur educanet², vous avez également
défini le « nom » de votre école. Cette abréviation est valable pour toutes les
adresses emails / identifiants de votre institution, et ne peut être modifié.
[email protected]
 Aide et support : Quels noms d'utilisateur pour les comptes ?
Octroi des droits
d’accès et préréglages
Les droits d’accès ne sont pas seulement définis pour les groupes
d’utilisateurs (cf. « Rôles » dans le glossaire), mais peuvent également être
définis pour l’utilisateur même au niveau des différents espaces de travail ou
même au niveau de chacun des outils. Lors de la création des comptes utilisateurs, leurs droits sont automatiquement définis selon la « configuration
par défaut » enregistrée. Cela ne vous empêche cependant pas de modifier
les différents droits par la suite.
Si vous savez alors dès le début quels droits de base devraient être attribués aux différents groupes d’utilisateurs, alors il ne vous suffit plus qu’à les
définir dans cette configuration par défaut.
 Aide et support : Comment accéder à la configuration par défaut ?
 Aide et support : Tableau récapitulatif des droits
Administration
des droits
La gestion des droits sur educanet² vous permet d’effectuer des réglages
jusqu’au niveau de l’utilisateur même. Un des buts d’educanet² est d’alors
personnaliser l’interface de l’utilisateur afin que sa navigation lui soit facilitée.
Un choix minimum et pertinent des outils mis à disposition vous garantira
une plus grande efficacité d’utilisation.
Etape 1 : mise à disposition des outils (droits de base)
Etape 2 : définition des droits d’accès des utilisateurs
 Aide et support : Comment fonctionne le principe de la gestion des droits
d'accès ?
Attribution
des membres
Définissez pour chaque type de compte (Elèves, Enseignants, Partenaires
Groupes, Classes) des critères d’attribution afin de pouvoir facilement administrer vos différents ensembles de membres, notamment lors des nouvelles
rentrées scolaires.
 Aide et support : Pourquoi créer des attributions ?
Compte administrateur
Nous vous recommandons fortement de ne pas utiliser votre compte administrateur pour l’enseignement, mais plutôt de le dédier à l’administration
même de votre institution educanet². Vous évitez ainsi le risque qu’un autre
membre n’accède au panel d’administrateur sans votre autorisation.
N’hésitez alors pas à vous créer un compte séparé sans droits
d’administration, le cas échéant.
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Comptes utilisateurs :
création et gestion
Il existe différentes manières de créer et gérer les comptes. Selon la taille et
l’organisation de votre établissement, vous pouvez choisir parmi une des
méthodes suivantes :
Variantes pour la création et
la gestion des comptes
1. Depuis la plate-forme en ligne, avec la fonctionnalité d‘ajout d'un
compte individuel (vers l’aide en ligne) : en tant qu’administrateur d’une
école avec peu de comptes à créer, cette option peut faire l’affaire.
Cette fonctionnalité fonctionne également pour toute modification.
2. Depuis la plate-forme en ligne, avec la fonctionnalité de transfert de
liste : Institution > Administration > Rôle (Enseignants, Elèves, etc.) >
Transférer une liste : vous pouvez alors copier-coller une liste existante
depuis Excel. Si les adresses secondaires sont connues, un email avec
les informations d’authentification peut être automatiquement envoyé.
En tant qu’administrateur, vous pouvez bien entendu définir le contenu
de ce message.
3. Depuis WebWeaver Desktop : Importation depuis un fichier
d’application tierce. L’import de liste Excel, Access ou de serveur SQL
est possible. Ainsi, la liste peut directement décrire l’identifiant, le nom
complet, le mot de passe, le groupe ou la classe attribuée. A chaque
import, lia liste peut être également directement placée dans une attribution à choix.
4. Depuis WebWeaver Desktop : Synchronisation d’une liste Excel de référence. Lors de la synchronisation, cette liste est comparé au contenu
actuel de la plate-forme educanet² (ajout automatique des nouveaux
comptes / suppression automatique des comptes ne figurant plus sur la
liste). Il n’est pas contre pas possible de définir des attributions via ce
procédé.
5. Avec SOAP : si votre école (de grande taille) utilise un logiciel
d’administration, elle peut effectuer une synchronisation des données
via l’interface SOAP. Tout doit être cependant programmé au préalable.
N’hésitez pas à vous adresser au support educanet² pour tout complément d’information : [email protected]
 Aide et support : Institutions-Administration (instructions en allemand
illustrant les principes de bases malgré l’ancienne interface et l’absence de
certains outils actuels)
Assigner
un modérateur
Inscription d‘utilisateurs
educanet² d’une autre
institution
Choisissez un modérateur pour chacune des classes et chacun des groupes
de manière à savoir qui administre chacun de ces espaces de travail virtuels
et encouragez-les à utiliser ces espaces comme moyen de communication :
 Aide et support : Modération de l'institution, d'une classe ou groupe
Vous avez également la possibilité d’inscrire dans votre institution educanet², des membres externes provenant de d’autres institutions educanet² et
de leur définir des droits d’accès spécifiques au sein d’un groupe ou d’une
classe (également pour chacun des outils).
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Personnalisation de votre
institution educanet²
Intégrer un logo
Texte de bienvenue
•
En tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter sur l’interface de la
plate-forme, le logo de votre école qui s’affichera alors pour tous les
membres de votre institution.
•
Vous pouvez également définir un logo pour les groupes et les
classes, qui sera affiché à gauche de l’écran lorsque l’utilisateur y accédera.
•
Sur chacune des pages de vue d’ensemble, il est également possible
d’y placer une image au centre utilisant l’option « Modifier l’aperçu ».
•
Chaque utilisateur peut ajouter une photo de profil depuis son espace
privé à travers l’outil « Profil ». Avec les autres informations de profil,
ceci constitue en quelque sorte la carte de visite personnelle de
l’utilisateur.
•
Vue d'ensemble : la page d’accueil de votre institution, tout comme pour
celle de chaque classe ou groupe, offre une vue d’ensemble où peut figurer un texte de bienvenue ainsi que toute autre informations importantes et pertinentes, comme des règles d’utilisation. Vous pouvez aussi y placer un lien vers un Wiki.
•
Avec l‘option Configuration par défaut, vous pouvez définir un texte personnalisé qui apparaîtra sur la vue d’ensemble de tout nouvel utilisateur
(définissable par rôle). Institution > Administration > barre de menu rose
> « Configuration par défaut » > Choisir le rôle.
•
Lors du transfert d’une liste, si celle-ci contient des adresses email secondaires, il est possible d’envoyer les données d’authentification avec
un message personnalisé grâce à l’option « Modifier le gabarit ».
•
Il en va de même pour les modérateurs de groupes ou de classes qui
peuvent également définir un texte de bienvenue personnalisé vers les
adresses educanet² des différents nouveaux membres.
Institution > Choisir le groupe > Administration > Modifier les propriétés
> Bienvenue.
Remplir le profil
de votre école
et le publier
Onglet Institution > Profil > publier le profil ? Ainsi, vous serez visible dans la
liste «Ecoles sur educanet²» .
Et c’est parti…
Vous trouverez sur cette page un petit coup de pouce destiné à vous utilisateurs educanet² lors de leurs premiers pas sur la plate-forme :
 Aide et support : «Guide de démarrage rapide educanet²»
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Plus de support ?
Rendez-vous en ligne
Groupe communautaire des
administrateurs
Dans ce groupe, vous recevrez toutes nos dernières informations via les
communiqués, et vous pouvez échanger vos idées et faire connaissance
avec les autres administrateurs sur le forum.
Espace Communauté > Mes groupes > «administrateurs»
 Pas encore membre ? Vers l'aperçu de l'ensemble des groupes de la
communauté
(mot de passe : mosaique)
Aide en ligne
Utilisez l’aide en ligne :
Disponible pour chaque outil dans la barre de menu bleue, ou bien en haut à
droite des fenêtres des différentes fonctionnalités.
 Ex : Onglet «Institution» > «Administration» > «Enseignants» : Administration des enseignants et des élèves
Aide et support
Dans le menu de navigation de l‘espace Accueil, vous trouverez les réponses aux questions les plus posées concernant l’administration, les outils
et autres thèmes d‘educanet². Vous y trouverez également l’offre actuelle de
support proposée par les différents cantons :
Aide et support/ Administration
Aide et support/ Offre de support
Nous restons bien entendu toujours à votre disposition pour tout complément d’information.
Contactez-nous  [email protected]
Conférence annuelle
«e²change»
Participez à notre conférence annuelle educanet² « e²change » afin de profiter de l’expérience des autres utilisateurs et du partage de leur utilisation
pratique de la plate-forme. Vous trouverez davantage d’information dans le
groupe communautaire en question  groupe e²change
Un communauté pour votre
corps enseignant
Offre complémentaire
Interfaces educanet²
•
•
«educanet² au quotidien» (groupe espace Communauté)
Offre de formation continue de votre canton (c.f. lien vers l’offre de support)
 Offre complémentaire educanet² avec ECDL, WebWeaverDesktop, etc.
Une des plus grandes plus-values d'un système informatique pour les enseignants et les apprenants, est la possibilité de combiner et connecter différentes plateformes, logiciels et appareils. C'est à cet effet qu'educanet² propose différentes interfaces et offre ainsi plus de possibilités.
 Interfaces educanet²
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Glossaire
Rôles
educanet² repartit les utilisateurs selon les rôles et
groupements suivants : Enseignants, Élèves, Partenaires, Externes, Classes, Groupes, Institution(s)
Classes et
groupes
Ce sont des espaces d’apprentissage équipés d’outils.
La différence : l’inscription à un groupe est libre, alors
que l’inscription à une classe ne peut être qu’attribuée.
Enseignants,
Elèves, Partenaires
Chacun de ces rôles reçoit à la base un ensemble de
droits définis et peuvent au final avoir tous les mêmes
droits à l’exception de l’outil « Site Web » disponible
que pour les enseignants.
Onglet Privé
Espace privé de travail pour les enseignants, les
élèves et les partenaires, avec la palette d’outils et
leurs droits respectifs mis à disposition par
l‘administrateur. Cet espace n’est visible et utilisable
seulement par l’utilisateur.
Institution
L’école même sur educanet². En cliquant sur l‘onglet
«Institution, l’utilisateur accède dans le hall numérique
de l’école.
Administrateur
C’est la plus haute fonction dans l’institution en termes
de droits d’accès. Généralement, l’identifiant est de la
forme : [email protected]. Ce dernier
peut également allouer les droits d’administration à un
autre compte (ex : [email protected]).
Modérateur
Membre d’une classe ou d’un groupe ayant les droits
d’administration pour cet espace. Les droits
d’administration peuvent être également attribués manuellement à d’autres membres.
Abréviation
Lors de l’inscription d’une institution, un nom court
pour celle-ci doit être choisi. Cette abréviation sera
présente dans l’identifiant de tous les membres.
Identifiant
Chaque entité, tout rôle confondu, peut s’authentifier
grâce à un identifiant se présentant sous la forme
d’une adresse email. Il n’est pas forcément nécessaire
que l’outil de Messagerie soit actif, mais cet identifiant
demeure l’unique moyen d’accéder à la plate-forme
avec le mot de passe qui va avec.
Nom, nom à
l’écran
Un nom complet est bien entendu lié à un identifiant et
ne dépend pas de celui-ci. Par exemple, le compte
[email protected] peut être associé au
nom Marcel Dupont.
Espace de
stockage
Sur educanet², un espace de stockage est défini pour
chacun des outils. Les écoles publiques disposent
d’espaces standards gratuitement, mais peuvent bénéficier d’espaces supplémentaires payants. Plus d'infos
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