Couper, copier, coller des données Recopier vers le bas et

Tableur
Couper, copier, coller des données
11
3
2
Glissement vers la cellule cible
Principe du mouvement des cellules
•
Sélection de la ou des cellules à reproduire
ou déplacer
;
Choisir dans le menu Edition la commande appropriée
Sélection de la ou des cellules cibles (une cellule ou un multiple du bloc source)
•
Choisir dans le menu Edition la commande Coller
•
•
Manipulations avec la souris
Copier des données en faisant glisser la souris
Copie avec Ecrasement :
Ctrl et glisser la sélection vers l'endroit où vous souhaitez la copier.
Copie avec Insertion :
Ctrl+Maj et glisser la sélection.
Déplacer des cellules et des données
Pointer la bordure de la sélection. Le pointeur prend alors la forme d'une flèche.
Glisser vers la zone de collage.
L'utilisation de la touche Maj permet d'insérer les données.
Copier une plage de cellules adjacentes
Manipulations souris
Ctrl et glisser la poignée de recopie pour étendre la sélection aux cellules à remplir.
Remarque Si vous faites glisser une poignée de recopie vers le haut ou vers la gauche d'une
sélection et que vous vous arrêtez dans les cellules sélectionnées sans passer par la première
colonne ou la ligne du haut, les données de votre sélection seront effacées.
Raccourcis Clavier
Ctrl + X
Couper
Ctrl + V
Ctrl + C
Copier
Coller
Recopier vers le bas et Recopier à droite
Sélectionnez une plage de cellules.
Jacques Chambon
1/10
Tableur
Recopier à droite ou
Recopier vers le bas ou
, avec Maj : recopie à gauche.
, avec Maj : recopie vers le haut.
Edition / Collage spécial
Collage spécial permet de contrôler la façon dont les données copiées à partir d'une application
autre que Microsoft Excel sont collées.
Collage spécial peut être utilisé pour combiner les formules ou les valeurs des cellules copiées
avec les formules ou les valeurs des cellules de la zone de collage.
Pour copier avec Collage spécial
• sélectionnez les cellules à recopier et choisissez Edition/Copier
• sélectionnez la destination et choisissez Edition/Collage spécial
• choisissez les boutons qui conviennent
Tout : Colle tous les attributs des cellules.
Formules : Colle uniquement les formules, telles qu'elles ont été entrées dans la barre de formule.
Valeurs : Colle uniquement les valeurs, telles qu'elles apparaissent dans les cellules.
Formats : Colle uniquement les formats des cellules.
Commentaires : Colle uniquement les commentaires des cellules.
Aucune : Remplace entièrement les cellules de la zone de collage par les cellules de la zone de
copie.
Addition : Additionne les formules ou les valeurs copiées à celles des cellules de la zone de collage.
Soustraction : Soustrait les formules ou les valeurs copiées de celles des cellules de la zone de
collage.
Multiplication : Multiplie les formules ou les valeurs copiées par celles des cellules de la zone de
collage.
Division : Divise les formules ou les valeurs des cellules de la zone de collage par les formules ou les
valeurs copiées.
Blancs non compris : Ne copie pas les cellules vides de la zone de copie dans la zone de collage.
La copie d'une cellule vide ne supprime donc pas les données existantes des cellules
correspondantes dans la zone de
collage.
Transposition : Inverse l'orientation des données lors du collage.
Jacques Chambon
2/10
Tableur
Supprimer, Ajouter cellules, lignes ou colonnes
Edition / Supprimer : Supprime d'une feuille de calcul les cellules sélectionnées et déplace les
cellules environnantes de façon à remplir l'espace libre.
Insertion / Cellules : Insère une plage de cellules de même taille et de même forme que celles de la
sélection, et déplace la sélection pour faire place aux nouvelles cellules. Dans le cadre d'un classeur,
y insère les documents ouverts existants (feuilles de calcul, graphiques ou feuilles macro).
Sil la sélection d'origine correspond à une plage de cellules la fenêtre suivante est affichée.
Les outils
Supprimer : Supprime les cellules sélectionnées dans une feuille de calcul ou une feuille
macro et déplace les cellules environnantes afin de combler l'espace.
Supprimer les lignes : Supprime les lignes sélectionnées dans une feuille de calcul ou une
feuille macro et déplace vers le haut les lignes afin de combler l'espace.
Supprimer les colonnes : Supprime les colonnes sélectionnées dans une feuille de calcul ou
une feuille macro et déplace les colonnes vers la droite ou vers la gauche afin de combler
l'espace.
Insérer : Insère une cellule ou une plage de cellules et déplace les cellules appropriées en
fonction de l'insertion à effectuer.
Insérer des lignes : Insère une ou plusieurs lignes dont la taille et la forme sont semblables à
la plage de cellules sélectionnée et déplace les lignes environnantes en fonction de l'insertion
à effectuer.
Insérer les colonnes : Insère une ou plusieurs colonnes dont la taille et la forme sont
semblables à la plage de cellules sélectionnée et déplace les colonnes environnantes vers la
droite en fonction de l'insertion à effectuer.
Annuler ou Répéter la dernière action.
Ceci est généralement applicable à tous les logiciels travaillant dans un environnement WINDOWS:
si vous changez d'avis ou si vous avez commis une erreur en travaillant sur un document, choisissez
Edition Annuler pour revenir sur la dernière opération ou
pour répéter la dernière action, choisissez Edition Répéter ou
Jacques Chambon
3/10
Tableur
Copie et déplacement de cellules
On peut être amené à déplacer des cellules lorsque, dans une feuille donnée, on souhaite améliorer
l'organisation ou la présentation des informations. Ce déplacement de données ne pose pas de
problème : les formules des autres cellules sont automatiquement mises à jour.
Supposez que nous voulions déplacer l’information saisie d’une ligne vers le bas et d’une colonne
vers la droite.
•
•
sélectionnez (cliquer/glisser) la plage de cellules A1:E4 (A1 indique le coin supérieur gauche, E4
le coin inférieur droit),
cliquez sur la bordure du pavé sélectionné, et glissez vers la position demandée.
Bordure du pavé de cellules
Nouvelle position
Remarque : le même résultat peut être obtenu en utilisant le couper/coller (Ctrl-X et Ctrl-V)
Copie incrémentée
L'incrémentation est une facilité de saisie : Excel complète à votre place des cellules dont les valeurs
doivent se succéder (notion mathématique de suite arithmétique).
Il suffit du premier terme de la suite et du deuxième pour indiquer la valeur de progression.
Exemple : Nous voulons préparer un tableau pour des données correspondant à une période de 6
mois. Il est inutile de saisir toutes les dates : on peut les obtenir par incrémentation.
Jacques Chambon
4/10
Tableur
•
•
•
•
indiquez les deux premières dates (pour définir la valeur de progression)
cliquez sur la poignée de copie (le pointeur de souris se transforme en croix noire),
maintenez le bouton enfoncé et tirez vers la droite sur 4 cellules supplémentaires,
relâchez :
Poignée de copie : 
Le pointeur de la souris change de forme
tirez vers la droite
Remarques :
• Cette façon de faire génère des valeurs et non des formules (la nuance est de taille) : si la
première date est modifiée, les autres ne sont pas affectées (pour cela, il aurait fallu introduire
des formules de calcul dans chacune).
• la poignée peut être utilisée dans les deux sens (horizontal, ou vertical)
• s’il n’y a qu’une cellule de sélectionnée (par rapport au sens de déplacement), elle est copiée
sans être modifiée (même s’il s’agit de plusieurs cellules en ligne ou en colonne).
Recopie de formules
Vos feuilles de calculs doivent être fiables ...
Un aspect important de la maintenance d'une feuille de calculs est de pouvoir généraliser des
formules de calcul en les recopiant, à partir d'une cellule donnée, sur l'ensemble des cellules
similaires (ce qui suppose, là encore, une analyse préalable).
Si l'on considère qu'il est fastidieux, voire impossible dans certains cas, de tester toutes les valeurs
possibles des données initiales, il devient évident que la maintenance d'une feuille de calculs passe
par une bonne compréhension des mécanismes de copie...
Voici des données correspondant aux ventes
de logiciels sur le marché français, durant le
3ème trimestre 1994
(sources :
Décision Micro & Réseaux,
20 février 1994).
Notez l'importance
des tableurs et traitements de textes :
Il est par ailleurs précisé que le total des
ventes est estimé à 48 millions de dollars.
Répartition
Utilitaires
Messageries électroniques
Logiciels intégrés
PréAO
Graphiques
Bases de Données
Autres
Tableurs
Traitements de texte
%
Total
100
1
2
5
7
2
12
9
29
33
Nous allons nous servir de ces données dans les paragraphes suivants, jusqu'à construire le graphe
correspondant à ces données
Dans un premier temps, les données initiales et les données de présentation sont saisies.
On obtient :
Jacques Chambon
5/10
Tableur
• La cellule C12 contient le total en millions
de dollars.
• La colonne C va recevoir les valeurs en
millions de dollars correspondant aux
pourcentages de la colonne B.
• Les cellules B11 et C11 vont recevoir les
totaux des colonnes B et C afin de vérifier
que le total des pourcentages (colonne B)
est bien 100, et que le total des valeurs en
dollars (colonne C) est bien 48.
• Le montant (en dollars sera recopié dans la
cellule A12.
Vecteurs
Principe
Lorsque vous écrivez, dans une cellule (par exemple, B2), la formule « =B3-D1 », vous y stockez en
fait des directions (ce qu'on appelle des « vecteurs », en mathématiques).
Dans cette formule B3 représente, par rapport à B2, « la même colonne et la ligne suivante », ce
qu'on pourrait exprimer sous une forme condensée comme (C,L+1) et D1 représente la colonne de
distance 2 et la ligne précédente, c'est à dire (C+2, L-1).
Supposons que vous copiez cette cellule, et que vous la colliez en F6. La formule, que le tableur a
stockée sous la forme « =(C, L+1) - (C+2, L-1) » vous sera présentée comme étant
« =F7-H5 » (traduction de (F, 6+1) - (F+2, 6-1)).
Supposez que la formule soit, dans la cellule
B7, « =C8*D3 ».
Nous aurions alors les vecteurs suivants (qui
seraient utilisés lors de la copie) :
L-4
C+2
C+1
L+1
La recopie de formule est donc à réserver aux cellules dont le calcul est exprimé de façon
similaire.
Application
La formule de la cellule B11 est donc la somme des valeurs des cellules B2 à B10.
On pourrait l'écrire
« = B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10 »
ou
« =somme(B2; B3; B4; B5; B6; B7; B8; B9; B10) »
On choisira de l'écrire
« somme(B2:B10) »
La valeur affichée dans la cellule B11 est bien celle attendue : 100.
Toutes ces formules sont interchangeables, et ont exactement le même effet. Par contre, la dernière
semble plus lisible (car plus concise) et paraît donc préférable.
Nous allons tout de suite prévoir la formule de la cellule C11 (qui devra faire le total des valeurs en
dollars des cellules C2 à C10).
Nous mettons ainsi en évidence que cette cellule va contenir une formule et non une donnée. Tant
que les cellules C2 à C10 n'auront pas été définies, le résultat présenté par C11 ne sera pas
significatif... (C11 fera la somme de cellules vides!).
La formule de la cellule C11 doit visiblement être similaire à celle de B11 : elle doit aussi effectuer la
somme des 9 cellules au dessus d'elle : il est donc plus rapide (en tous les cas, possible) de la
recopier.
Jacques Chambon
6/10
Tableur
Conclusion
lorsqu'une formule est recopiée, c'est sa forme qui est recopiée, et adaptée au contexte de la
nouvelle cellule. La recopie en fait prévue pour la duplication de formules dans des cellules
(similaires), souvent de la même ligne ou de la même colonne.
Remarque : tous les tableurs opèrent de la même manière.
Pour copier, on utilise le menu « Edition\Copier » d'Excel (comme dans la plupart des applications à
l'heure actuelle). Pour recopier, on utilise le menu « Edition\Coller ».
Il faut savoir que la plupart des applications (sous Windows) permettent les mêmes raccourcis au
clavier :
• Ctrl-c1
pour copier (après avoir sélectionné la cellule à copier),
• Ctrl-v
pour coller (après avoir sélectionné la cellule où recopier).
Effectivement, après avoir fait Ctrl-c sur la cellule B11 et Ctrl-v sur la cellule C11, cette dernière affiche la valeur 0 (qui peut être
considérée comme la somme de cellules vides).
Points fixes
Remplissons maintenant les cellules C2 à C10. La cellule C2, par exemple, exprime la valeur
correspondant au pourcentage (ici, 1) de C12 (ici 48) : elle devra présenter la valeur 0,48.
La formule de C2, donc, pourrait être : « =C12 * B2 / 100 »
Le problème c'est que, quand on va recopier cette cellule, par exemple en C3, c'est la forme de
la formule qui va être recopiée :
(même colonne, 10 lignes en dessous) * (colonne précédente, même ligne) /100
Elle deviendra donc, en C3 : « C13 * B3 /100 »
alors que nous voudrions : « C12 * B3 /100 »
Notons au passage que Excel ne peut pas détecter d'erreur (en fait, il n'y en a d'ailleurs pas !)
C'est simplement que le calcul exprimé n'est pas celui voulu). Ici, nous aurons dans C3 la valeur
0.
Une fois encore, nous mettons en évidence que le travail préalable de conception d'une feuille
de calculs est très important : si, dans l'utilisation qui sera faite de la feuille, on prévoit des
recopies possibles de cellules, un soin tout particulier devra être apporté à la manière d'exprimer
la formule de la cellule qui sera recopiée.
Voyons justement comment exprimer la formule de C2 pour qu'elle soit ensuite copiable sans soucis.
Tout d'abord, il faut définir les limites fixées quant à la recopie.
Souhaite-t-on que la cellule puisse être recopiée dans une cellule de :
• toute la ligne,
• toute la colonne,
• toute la feuille de calcul.
Pour l'instant, nous avons toujours considéré qu'il s'agissait de recopier la formule C2 dans des
cellules de la même colonne. Nous avons, par ailleurs, localisé le problème : la formule de la
cellule C12.
Autrement dit, quand la cellule sera dupliquée, il faudra garder sa forme, sauf pour la référence à la
cellule C12. La référence à la cellule C12 doit être inchangée lors de la recopie. Pour indiquer qu'il
s'agit d'une référence absolue, on utilisera le symbole "$".
Au lieu d'écrire, dans C2, la formule : « =C12 * B2 / 100 », on écrira : « =$C$12 * B2 / 100 »
Bien entendu, la cellule C2 n'est pas affectée !
Le symbole « $ » n'est pris en compte que, lors de recopies, pour déterminer la façon dont la formule
sera adaptée à la nouvelle cellule (là où vous recopiez).
1
Appuyer sur la touche Ctrl, appuyer sur la touche "c", relâcher la touche "c", relâcher la touche Ctrl.
Jacques Chambon
7/10
Tableur
Résumé
La référence à une cellule est exprimée sous la forme <colonne><ligne> (par exemple, C2).
Ce type de référence est appelé référence relative, car c'est en fait un vecteur qui est mémorisé.
La référence à une cellule peut être exprimée en préfixant le nom de la ligne ou le numéro de la
colonne par le symbole "$" afin de constituer une référence absolue.
La recopie d'une référence ne modifie pas la référence1, mais
• s'il s'agit d'une référence relative, la cellule utilisée dans la cellule destination sera différente
de celle utilisée dans la cellule source,
• s'il s'agit d'une référence absolue, la cellule utilisée dans la cellule destination sera la même
que celle utilisée dans la cellule source.
Dans notre cas, sachant que la recopie n'est faite que dans la même colonne que celle de la cellule
source (C2), il n'y a pas à craindre que la colonne soit changée).
On pourrait donc écrire simplement, en C2 :« =C$12 * B2 / 100 »
Cette formule peut alors être recopiée en l'état dans les cellules C3 à C10.
Cette formule pourrait être recopiée en l'état dans n'importe quelle cellule de la colonne C
(sauf, bien entendu dans la cellule C12, dans laquelle cela provoquerait un calcul cyclique).
On obtient :
Notez que la cellule C11 est
mise à jour de manière
satisfaisante
(heureusement!).
Usage simultané des deux modes
Nous avons utilisé des références absolues (« $A$1 ») et des références relatives (« A1 »). Il peut
bien entendu, et cela a été suggéré, y avoir usage des deux modes (« A$1 » ou « $A1 »).
Quand plusieurs cellules utilisent une formule similaire, la difficulté consiste à déterminer une formule
appropriée, en fonction du sens de recopie de la formule.
Il faut bien comprendre ce qui se passe lors de la recopie : le caractère « $ » agit comme un verrou (il
bloque la valeur de la ligne ou de la colonne).
A$1, ici la lecture se fera obligatoirement sur la ligne 1, la colonne est libre,
• si on copie la formule vers la droite, on lira en B1, C1, D1, ...
• si on copie la formule vers le bas, on lira toujours en A1
$A1, ici la lecture se fera obligatoirement dans la colonne A, la ligne est libre,
• si on copie la formule vers la droite, on lira toujours en A1
• si on copie la formule vers le bas, on lira en A2, A3, A4, ...
Exemple :
nous devons écrire en C3 une formule copiable dans tout le tableau de façon à obtenir une table de
multiplication.
1
il faut différencier la formule affichée et sa forme interne.
Par exemple, la forme interne "= <même colonne, ligne+1> * 2" sera affichée "= B4 * 2" en B3 et "= C6 * 2" en C5 : c'est la
même forme interne (mêmes références en relatif) mais les formules affichées le sont par rapport à la cellule elle-même.
Jacques Chambon
8/10
Tableur
Quelle que soit la cellule du résultat, on peut écrire :
Résultat = <colonne B, même ligne> * < ligne 2, même colonne>
pour le premier terme de la multiplication,
Pour le deuxième terme,
Ce qui donne pour la cellule C3
il faut donc imposer la lecture en colonne B
et laisser libre la référence de ligne.
il faut imposer la lecture en ligne 2
et laisser libre la référence de colonne.
« = $B3*C$2 »
Cette formule peut être copiée partout dans le tableau.
En F9 par exemple, nous aurons « = $B9*F$2 » (soit 7*4 = 28)
•
Collages spéciaux
Nous avons, pour le moment, recopié le contenu de cellules en considérant que chaque cellule était
assimilable à son contenu (valeur ou formule).
Or, de plus en plus, l'utilisateur souhaite confier à son tableur, non seulement les calculs, mais aussi
la présentation de ses feuilles de calcul. Les tableurs actuels intègrent donc maintenant un grand
nombre d'outils de mise en page, empiétant ainsi, d'une certaine manière, sur les logiciels de
traitement de textes.
Par exemple, l'encadré ci-dessous (y compris polices, flèche, cercle, et insertion de l'image) a été
composé sous Excel (et aurait pu être imprimé tel quel sans l'aide d'aucun autre logiciel) :
Répartition
Utilitaires
Messageries électroniques
Logiciels intégrés
PréAO
1
2
5
7
2
12
9
29
millions de $
0,48
0,96
2,4
3,36
0,96
5,76
4,32
13,92
T raitements de texte
33
15,84
Graphiques
Bases de Données
Autres
Tableurs
Total
%
100
48
48
Copie de format
Pour mettre en forme les cellules B11 et C11 (totaux 100 et 48 entouré), on souhaitait la même police
de caractère, la même taille, les mêmes attributs (justification, gras, italique, ...) que la cellule A1 (titre
« Répartition »).
Jacques Chambon
9/10
Tableur
Nous allons donc copier la cellule A1, mais ne collerons que la mise en forme de la cellule (son
format) sur les cellules B11 et C11.
• demandez une copie (« Ctrl-c ») de la cellule A1,
• au lieu de demander de coller l'intégralité de la
formule (c'est à dire contenu et forme) avec « Ctrlv », utilisez le menu « Edition\Collage spécial »:
• dans ce menu, choisissez l'option « Format » :
Ainsi, seule la mise en forme des cellules
destinations est modifiée.
Copie de valeur
Supposez qu'on souhaite copier la valeur de la cellule B11 dans la cellule B12.
Il est difficile dans notre cas de le justifier, admettez que nous avons une bonne raison de le faire...
Si nous copions la cellule (« Ctrl-c ») et la collons telle quelle (« Ctrl-v »), nous collerons dans B12
une formule conçue en termes de références relatives (nous l'avions écrite « =somme(B2:B10) »).
Elle sera donc affichée sous la forme « =somme(B3:B11) » et donnera le résultat 199 (au lieu de
100). De plus, la cellule B12 aura le même format que B11, ce qui n'est sans doute pas ce que nous
souhaitons :
au lieu de
Pour obtenir le « bon » résultat,
• soit, en B12, nous écrivons simplement « =B11 »
• soit nous ne copions que la valeur de la cellule B11 (en utilisant le collage spécial).
Dans le premier cas, si le résultat de B11 change, B12 sera aussi recalculée, alors que dans la
deuxième solution B12 ayant reçu une valeur constante sera toujours égale à 100. Le choix de la
méthode dépend donc de l'objectif (copier la valeur 100 ou copier la somme des cellules B2 à B10).
La deuxième solution, ne nécessitant pas la modification de la formule saisie en B11, correspond à
des cas très précis, où la valeur copiée ne doit pas être recalculée par la suite, mais servir de valeur
initiale.
Elle est parfois déconseillée, car peut rendre la maintenance du document plus difficile à assurer.
Jacques Chambon
10/10