Rapport COPIL_Annexe

Transcription

ANNEXE II
Dossier contrôle interne CSR (projet)
Table des matières :
1. « Directive définissant le contrôle interne au CSR de Lausanne »
2. formulaire du contrôle individuel (à faire encore)
3. tableaux ASV Flowcharter intégrés dans Word :
•
1 :
processus général ASV
•
11 :
constitution et taxation du dossier par l’AS
•
12 :
contrôle du dossier par le SE
•
13 :
enregistrement informatique du dossier par le SE
•
141 : gestion du paiement principal
•
142 : gestion des paiements de rattrapage
•
1431 : gestion des paiements SS000 par caisse au bénéficiaire
•
15 :
traitement des recettes
•
16 :
gestion de la dette ASV ordinaire
•
17 :
gestion des rétros AI/PC
•
18 :
procédure de perception indue ASV (format A3, à viser par GR )
•
19 :
procédure de perception indue ASV : cas bagatelle (à viser par GR)
4. Tableaux RMR Flowcharter intégrés dans Word :
•
2:
processus général RMR
•
21 :
RMR social - examen de la demande, taxation et enregistrement
informatique du dossier
•
22 :
RMR professionnel - réception du client, examen de la demande,
taxation et enregistrement informatique du dossier
•
231 :
gestion du paiement principal
•
232 :
gestion des paiements de rattrapage
•
233 :
gestion de paiements par SS000
•
24 :
procédure de perception indu RMR (à faire encore avec GR le
27.1.2004)
•
25 :
allocation unique de réinsertion
5. Tableau ASV/RMR Flowcharter intégré dans Word :
•
3:
dossiers refacturables (à faire encore avec CSR)
Projet de directive définissant le contrôle interne au CSR de Lausanne/
SST/mca/état au 28 janvier 2004
1
Projet
Directive définissant le contrôle interne au CSR de Lausanne
- état au 28 janvier 2004 ; ce document annule et remplace les versions précédentes
-
A) But du document : la « Directive définissant le contrôle interne au CSR de
Lausanne » décrit le système du contrôle interne au CSR de Lausanne visant à
contrôler le respect des règles administratives. L’analyse des dysfonctionnements
constatés peut avoir pour effet une modification des dites règles.
B) Le contrôle interne :
est sous la responsabilité de la direction
tient compte du principe de la séparation des fonctions
tient compte des spécificités organisationnelles du CSR de Lausanne, de même
que des forces de travail et des moyens matériels à disposition
est réactualisé à intervalles réguliers par la direction sur la base des modifications
légales et réglementaires, comme des observations tirées du contrôle interne
est partie intégrante des éléments pouvant faire l’objet d’une analyse de l’Unité
de Contrôle et de Conseil du SPAS
C) Types de contrôle et attribution des responsabilités :
1. Contrôle individuel des dossiers physiques et informatiques
Méthode : Au cours de l’année, le chef de groupe sélectionne 40 dossiers répartis de
manière équitable entre les personnes du groupe, il vérifie :
•
•
•
•
•
•
•
la décision d’octroi / de refus de l’aide avec justificatifs, de l’annonce au SPAS
des situations devant lui être signalées (refacturables, requêtes exceptionnelles,
propriétaires d’immeubles, personnes placées) et des modifications de taxation
avec justificatifs (RA ASV I-5.2)
les pièces devant obligatoirement figurer au dossier (RA ASV I-5.3)
les pièces devant selon les circonstances figurer au dossier (RA ASV I-5.4)
les avances sur prestations d’assurances ou de contributions d’entretien
les versements aux tiers bénéficiaires (loyers, médecins, …)
l’établissement dans les normes des garanties de loyer octroyées
l’exactitude et l’exhaustivité de la saisie des données physiques dans PROGRES,
y compris la conformité des montants octroyés en fonction des décisions prises
2
2. Contrôle individuel du suivi socio-administratif
Méthode : au cours de l’année, le chef de bureau sélectionne 40 dossiers (dont 15
dossiers RMR) répartis de manière équitable entre les personnes du groupe il
vérifie :
•
•
•
•
•
•
•
•
la décision d’octroi ou de refus d’aide
l’adéquation des frais circonstanciels accordés avec le recueil d’application
ASV
l’adéquation des aides hors-norme et exceptionnelles accordées
la tenue, la clarté et la lisibilité du dossier (lecture du journal)
la régularité du suivi social assuré au bénéficiaire (lecture du journal,
fréquence des entretiens, nature des difficultés)
les démarches nécessaires entreprises auprès d’autres instances
administratives en fonction du respect des principes de subsidiarité
les démarches entreprises visant une prise d’emploi par le bénéficiaire, cas
échéant il examine les motifs empêchant cette prise d’emploi
la présence de démarches de réinsertion entreprises avec le bénéficiaire et
leur pertinence
3. Contrôle des tâches centralisées au groupe administratif
Méthode : une fois par année, le chef de bureau et le chef de groupe, sur la base de
50 dossiers tirés au hasard, soit 10 par catégorie ci-dessous énumérée, vérifient :
•
•
•
•
•
la gestion de la dette ASV (cf « Processus général de gestion centralisée de la
dette ASV ordinaire »), et en particulier la régularité des remboursements –
points de contrôle selon document de référence UCC 3.6.2
la gestion des rétros AI/PC (cf « Processus rétro AI/PC »)
la gestion des remboursements des prestations indues (cf …) – points de
contrôle selon document de référence UCC 3.6.1
la gestion de la refacturation aux cantons ou à la Confédération (cf. …) –
points de contrôle selon document de référence UCC 3.4.1
la gestion des garanties de loyer (cf. …) – points de contrôle selon document
de référence UCC 3.5.1
4. Contrôle du remplissage des champs obligatoires et de l’archivage dans
PROGRES
Méthode : une fois par année, sur la base d’une extraction Data-Warehouse, le
groupe administratif du CSR contrôle par pointage (selon les directives PROGRES),
la fiabilité des données dans PROGRES. Il vérifie :
•
•
La saisie des champs obligatoires
L’enregistrement des suspensions et interruptions de dossiers
3
D) Traitement de l’information
Les contrôles de type 1 et 2 sont effectués à l’aide d’une fiche de saisie puis transmis
à la direction pour information et analyse.
Les contrôles de type 3 donnent lieu à un rapport du chef du groupe administratif qui
est ensuite transmis à la direction pour information et analyse.
Les contrôles de type 4 donnent lieu à un rapport du chef du groupe administratif qui
est ensuite transmis à la direction pour information et analyse.
E) Processus d’amélioration de la qualité
Chaque fois que cela est nécessaire, mais au moins une fois par année, la direction
convoque les différentes instances impliquées par les procédures de contrôle
interne. Ces rencontres font l’objet de discussion sur la base des rapports transmis et
des appréciations générales sur le fonctionnement du CSR.
Sur la base des rapports qui lui parviennent des différentes instances impliquées par
les procédures de contrôle interne, et de ses discussions avec les instances
susmentionnées, la direction prend les mesures correctrices nécessaires qui sont de
son ressort (information au personnel, formation complémentaire, directives
internes). S’agissant des mesures souhaitables qui ne dépendent pas de son
autorité, la direction les signale au GT normes ou au SPAS comme objet de leur
compétence ; si nécessaire elle signale également les problèmes constatés à la
Conférence des directeurs et au Conseil des régions RAS.
4
1. Processus général - ASV
Description
Début
Bénéficiaire
Demande d'aide
Réception du bénéficiaire
AS
Constitution
et taxation du dossier
En cas de situation complexe, l'AS requiert l'avis du CB.
(Sous-processus 11)
Contrôle du dossier
En cas de situation complexe, le SE requiert l'avis du CB.
(Sous-processus 12)
SE
Enregistrement
informatique du
dossier
Selon une directive interne, la récolte de toutes les pièces
du dossier doit se faire dans les trois mois, à défaut de
quoi, l'aide financière ne pourra pas être maintenue.
(Sous-processus 13)
Suivi du dossier
AS
AS + SE +
Gr. adm.
Entretien avec le
bénéficiaire
Gestion du
paiement
principal (Sousprocessus 141)
SE +
Gr. adm.
Gestion des
paiements de
rattrapage
(Sous-processus 142)
Gestion des
paiements par
SS000
(Sous-processus
1431, 1432, 1433)
Traitement des
recettes (Sous-processus
15)
AS + SE +
CB +
Gr. ressources
Traitement des
dénonciations et
sanctions
AS + SE
Fermeture de
l'attribution
Le traitement de ces cas relève notamment de la
compétence de la commission de situations et de
sanctions.
Après 3 mois sans paiement, une procédure de
fermeture dans SS000 du dossier concerné
est activée.
Fin
Ces processus ont été validés par les différents intervenants et par la direction du CSR. Cependant, nous ne nous sommes pas assurés
que ceux-ci étaient effectivement appliqués par l'ensemble des collaborateurs du CSR.
5
11. Sous-processus ASV - Constitution et taxation du dossier par l'AS
Remarque : En cas de situations complexes, l'AS requiert l'avis du CB.
Description
Début
Ce sous-processus débute à la suite de la réception du bénéficiaire.
Prise de contact
et préparation du
dossier
Le demandeur procède à une demande d'aide auprès du
secrétaire-réceptionniste (SR), directement ou par téléphone.
Le secrétaire-réceptionniste (SR) vérifie s'il existe un dossier dans Progres
et dans SS000.
Si le demandeur n'est pas connu au contrôle des habitants, le SR n'entre, en
principe, pas en matière sur sa demande.
Documents de référence :
- Description du poste de secrétaire-réceptionniste (SR).
- Directives du CSR à l'intention de la réception.
- Fiches juridiques du Groupe ressources sur la notion de domiciliation.
Rendez-vous et
information sur les
pièces à produire
Entretien initial
et contrôle du
dossier
Le SR communique la date du rendez-vous au demandeur ainsi que la liste des
documents à fournir lors de l'entretien initial. Si celui-ci est présent physiquement,
le SR réceptionne certains documents.
Documents à disposition du SR:
- Check-list "demande d'aide sociale vaudoise".
- "Document d'aide à la saisie des nouveaux dossiers d'ASV dans Progres".
Sur la base des pièces transmises à l'AS par le SR ainsi que des documents
amenés lors de l'entretien initial, l'AS définit avec le demandeur la demande d'aide
sociale.
L'AS contrôle les pièces fournies au besoin avec l'aide du CB ou
éventuellement du SE.
En cas de besoin, il demande des explications au demandeur et/ou au Groupe
ressources, qui est également sollicité pour une aide à la compréhension
dans les dossiers complexes.
Décision de prise
en charge
En tenant compte de la situation financière du requérant, évaluée sur la
base du recueil d'application de l'aide sociale vaudoise, l'AS décide du
bien-fondé de l'intervention.
Si l'AS constate que l'intervention n'est pas justifiée, il peut élaborer une
proposition de refus d'aide.
Etablissement de
la proposition de
budget
Etablissement éventuel du document "aide à la saisie dans Progres".
Fin
Les pièces du dossier sont transmises pour contrôle au SE
(voir sous-processus 12).
que ceux-ci étaient effectivement appliqués par l'ensemble des collaborateurs du CSR
.
6
12. Sous-processus ASV - Contrôle du dossier par le SE
Remarque : En cas de situations complexes, le SE requiert l'avis du CB.
Description
Début
Ce sous-processus fait suite à la constitution et à la taxation
du dossier par l'AS (voir sous-processus 11).
Récolte des pièces du dossier et des informations y relatives.
Réception du
dossier
Création du
dossier sur
SS000
Documents notamment transmis par l'AS :
- Liste des pièces demandées au demandeur.
- Feuille de calcul (proposition de budget) signée par l'AS.
- "Document d'aide à la saisie des nouveaux dossiers ASV dans Progres".
Le SE ouvre une attribution sur SS000.
Obtention des
pièces
manquantes
Contrôle formel
du dossier
Sur la base de tous les documents reçus, le SE s'assure de l'intégralité
des pièces produites en regard notamment du recueil d'application des
normes ASV.
Si le SE estime que le dossier n'est pas complet, il demande à l'AS des
compléments d'information ou se les procure auprès de tiers.
N
Dossier
complet ?
Selon une directive interne, la collection de toutes les pièces du dossier
doit se faire dans les trois mois, à défaut de quoi, l'aide financière ne
pourra être maintenue.
O
Demande de
complément
d'informations
à l'AS ou à un
tiers
N
Si le SE estime qu'un (ou des) élément(s) de la demande n'est
(ne sont) pas pertinent(s) sur la base du recueil d'application
de l'ASV, il s'adresse à l'AS pour un complément d'informations.
Pertinence
des éléments
du dossier ?
O
Fin
Les éléments du dossiers sont ensuite saisis sur un support
informatique (voir sous-processus 13).
.
7
13. Sous-processus ASV
Enregistrement informatique du dossier par le SE
Remarque : Avant que le dossier ne soit contrôlé par le SE, celui-ci procède à la création d'une
attribution dans SS000. (voir sous-processus 12)
Début
Vérification de la
préexistence d'un dossier sur
Progres
Création du dossier
administratif dans Progres
Usagers
Saisie des données
financières sur Progres
Usagers
Description
Ce sous-processus faite suite au contrôle du dossier par le SE
(voir sous-processus 12).
Contrôle systématique de la préexistence d'un dossier ASV/RMR du
bénéficiaire sur Progres.
Le SE saisit les données administratives du requérant sur Progres
Usagers, notamment l'affectation des personnes et des familles dans le
dossier.
Saisie de la situation financière du demandeur dans Progres Usagers sur
la base de:
- Feuille de calcul (proposition de budget).
- Pièces demandées au requérant.
- Fiche des informations complémentaires.
"Document d'aide à la saisie des nouveaux dossiers ASV dans Progres".
Auto-contrôle
Création de l'IDEC
Transfert des données de base sur l'IDEC.
Edition de la DAS sur
Progres
à 3 exemplaires
Edition de la demande d'aide sociale (DAS) en 3 exemplaires par export
de Progres sur un outil bureautique.
Transmission de la DAS
Un exemplaire est transmis au client, le deuxième est transmis au
Service des assurances sociales de la Ville de Lausanne et le troisième
est mis au dossier.
Fin
La phase d'ouverture du dossier est achevée, le dossier du bénéficiaire fait
ensuite l'objet d'un suivi notamment en matière de paiement (sous-processus
141, 142 et 143) et de traitement des recettes (sous-processus 15).
.
8
141. Sous-processus ASV - Gestion du paiement principal
Remarque : Le sous-processus se déroule en deux temps : d'abord, les paiements à tiers sont
traités ; ensuite, les paiements à bénéficiaires sont effectués.
Début
Gr. adm.
Description
Lancement du traitement de
calcul dans Progres finances
Le traitement reprend les données permanentes du dossier (loyer &
bénéficiaire par exemple) ainsi que les données particulières de celui-ci
(notamment les factures à payer à des tiers).
Edition de la liste de proposition
de paiement principal
Un collaborateur du groupe administratif apporte la liste triée par groupe
dans chaque groupe.
Contrôle de la liste et mention
des modifications indiquées par
l'AS
Le SE contrôle la liste en collaboration avec l'AS.
SE
Saisie des modifications dans
Progres Usagers
Gr. adm.
Concernant les paiements à tiers, le SE introduit les numéros de certains
BVR.
Transmission de la liste annotée
et de certains BVR
Un collaborateur du groupe administratif passe dans chaque groupe
récupérer ces documents.
Relance du traitement de calcul
dans Progres finances
Après les éventuelles modifications effectuées par les SE, ce programme
est relancé.
Corrélation entre les listes de proposition et les données de Progres
Finances.
Contrôle
Oui
Non
Ecarts
Suppression dans Progres
Saisie dans Progres
finances de la ligne d'écriture finances des Nos de certains
du paiement
BVR
Validation du traitement
dans Progres Finances
Retour
au
début
Renvoi des listes de proposition
de paiements
Classement
Validation globale du traitement.
Emission du fichier DTA.
Pour traitement du paiement principal aux bénéficiaires
(procédure identique).
Listes annotées, visées avec timbre " Payé le" et BVR visés.
Pmt SOG
SE
L' "information sur les processus de paiements
ASV/Progres", établie par la direction du CSR en date du
4 janvier 2001, traite de la répartition des attributions en
la matière entre le SE et le Groupe administratif.
En fin de traitement, une liste de tous les paiements effectués
dans le mois est remise aux groupes.
Listes de proposition de paiements au secrétariat et feuilles
de calcul dans les dossiers.
Fin
.
9
142. Sous-processus ASV - Gestion des paiements de rattrapage
Remarque : On appelle "paiements de rattrapage", les paiements qui sont effectués via Progrès entre
deux paiements principaux mensuels. Ces paiements ont lieu deux fois par semaine.
Début
AS
SE
Description
L'ordre signé est matérialisé par un formulaire ad hoc ou la
feuille de calcul.
- Ordre visé
- Factures et BVR
Etablissement liste de
commande des paiements
Saisie dans Progres Usagers
Transmission de la liste de
commande et des BVR
Gr. adm.
Sur la base d'un document EXCEL, à disposition sur
serveur.
Enregistrement des données de paiement de rattrapage
dans l'IDEC, notamment des données relatives au BVR.
Un collaborateur du Groupe administratif vient chercher ces
documents chaque mardi et jeudi.
Saisie dans Progres Finances
des Nos des bénéficiaires
Les numéros des bénéficiaires figurent sur la liste de
commande.
Lancement du traitement de
calcul dans Progrès finances
Le programme reprend les données saisies et prépare les
ordres de paiements.
Contrôle de corrélation entre les listes de commandes et
les données dans Progres Finances.
Contrôle
Oui
Non
Ecarts
Validation globale du traitement.
Suppression dans Progres
finances de la ligne d'écriture
du paiement
Emission du fichier DTA.
Listes de commandes annotées (payé ou supprimé).
Renvoi des listes de commandes
Pmt
SOG
SE
Contrôle
Classement
Corrélation entre feuilles de calcul et listes de commandes
annotées, le paiement supprimé est reporté sur la liste
suivante.
Feuilles de calcul dans les dossiers et les listes de
commandes au secrétariat.
Fin
.
10
1431. Sous-processus ASV
Gestion des paiements SS000 par caisse au bénéficiaire
AS
Début
Demande du bénéficiaire
- factures ou acompte de budget
Saisie ordre de paiement (OP)
dans SS000
SE
Edition OP via SS000
Description
Des versements en espèces seront effectués par la caisse au
bénéficiaire, soit pour lui rembourser des factures, soit pour lui
remettre un acompte sur son budget.
Sur la base des factures et/ou du budget, l'AS saisit les
indications relatives au bénéficiaire, ainsi que le montant,
l'échéance du paiement, le compte, le libellé et le mois
concerné.
Edition de l'OP en double exemplaire.
L'original, signé par l'AS, va au bénéficiaire qui le remet à la
caisse communale, la copie est transmise au SE pour
information et saisie dans Progres Usagers.
Bénéficiaire
Saisie dans Progres Usagers
Transmission de la commande
via le processus des paiements
de rattrapage
Le SE crée une imputation Progres destinataire par "caisse"
(compte courant individuel au nom du bénéficiaire intitulé
GEASV), ce qui engendre une ligne d'écriture "SMA" sans
provoquer de mouvement financier (régularisation).
Classement de la copie de l'OP au
dossier.
Fin
Caisse
communale
Gr. adm
La caisse établit une quittance et valide le paiement dans
SS000.
Réception des pièces relatives
au paiement par caisse
Contrôle des OP
Le lendemain du paiement, les pièces suivantes sont reçues :
- OP originaux signés.
- Listing détaillé.
Vérification des OP avec liste remise par la caisse communale
:
- Signatures AS & bénéficiaire.
- Comparaison quotidienne du total avec liste SOI
(Service d'organisation et d'informatique).
Classement numérique des OP
Fin
.
11
15. Sous-processus ASV - Traitement des recettes
Début
Comptabilité
DSSE
Coupons BVN en
suspens
Description
Concerne rétros AI, AC, remboursement caisse maladie,
SUVA, PC, LPP, etc.
Gr. adm.
Etablissement copie
des coupons
Transmission des
copies
Aux différents groupes.
SE
Recherche de
l'affectation
Inscription des
renseignements
Dans certains groupes, c'est l'AS qui effectue le travail.
Sur une fiche récapitulative et sur le coupon BVN.
Transmission du
coupons BVN
Gr. adm.
Saisie des informations
dans Progres Usagers
Etablissement liste
récapitulative
Comportant le détail des imputations comptables.
Renvoi de la liste
récapitulative et des
coupons originaux
Comptabilité
DSSE
Enregistrement des
opérations comptables
Fin
.
12
16. Processus général de gestion centralisée de la dette ASV ordinaire
G9 / AS
Fermeture automatique (ou manuelle) des attributions
SS000
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
AS
L'AS transmet le dossier au SE, accompagné du document de
transmission,
en y mentionnant :
1) le motif de la fermeture de l'attribution
2) une estimation de durée du suspens et son motif
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
SE
Le SE complète le document de transmission puis
l'envoie au G9 avec le dossier complet
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Dette à zéro
G9
À réception du document de transmission et du dossier, le G9 calcule la dette ASV,
vérifie s'il subsiste une dette sur un compte communal (AR, prêt F700, ou autre) et
agende la procédure de récupération de la dette ASV.
Le G9 s'ouvre une attribution SS000 et Progres en vérifiant les attributions
antérieures. Si le dossier est attribué au préposé au contentieux, mettre en suspens
le remboursement ordinaire ASV jusqu'au remboursement total de l'indu, puis
reprendre la procédure.
Si un solde est en faveur du client, les démarches y relatives sont effectuées de
suite (voir annexe 1, § 5)
Si dette compte
communal,
demander à l'AS de
régulariser
En cas de retour du client au
CSR pour une aide financière,
l'AS en informe le G9 qui
ferme son attribution et
renvoie le dossier à l'AS
A l'échéance, le G9 vérifie le
calcul de la dette ASV ordinaire
et entame la procédure de
récupération auprès du client
Lorsque la dette est entièrement remboursée :
- le G9 écrit au client pour l'informer que sa dette est à
zéro (au CSR Lausanne), ferme son attribution dans
SS000 et met une attribution CPA (archive).
- le G9 le mentionne sur le document de transmission
(visé et daté) et le classe au dossier (du client) à archiver.
13
17. Processus de gestion des rétros AI/PC
Le bénéficiaire dépose une demande à l'AI
AS / SE / ST
Inscrire l'information au journal et envoyer en 1 exemplaire le formulaire 318.183 au SAS. Envoyer
une copie au préposé AI.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Préposé AI
Le préposé AI reçoit un accusé de réception établi par l'office AI de Vevey, qu'il conserve
dans son dossier
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
AS / SE / ST
A réception du formulaire 318.183 complété par la caisse de compensation, en garder
copie au dossier et transmettre immédiatement l'original au préposé AI accompagné de la
fiche "transmission au groupe 9" (Annexe II) dûment remplie
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Faxer le formulaire au SPAS qui l'informera s'il y a lieu d'autres
intervenants que le CSR de Lausanne. Le cas échéant, contacter les
autres CSR étant également intervenus.
Préposé AI
Calculer le montant des aides à récupérer pour la période du rétro AI. Retourner à l'AS le
formulaire 318.183 complété sous point 3 avec en annexe l'impression du compte
indifiduel en 2 exemplaires.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Convoquer le bénéficiaire pour lui faire signer le formulaire 318.183. Retourner à la caisse
de compensation le formulaire signéavec un exemplaire du compte individuel
. Faire une
copie du formulaire pour le dossier et une autre à transmettre au préposé AI. Examiner
l'éventuel dépôt d'une demande de prestations complémentaires.
AS / ST
Le cas échéant, remplir un OP à faire signer par le bénéficiaire et à transmettre au SAS
en 2 exemplaires, au bureau des prestations complémentaires. Une copie est à garder au
dossier.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Vérifier le versement du rétro par la caisse de
compensation dans les60 jours.
Préposé AI
A réception de la recette du rétro AI, transmettre copie du coupon de recette à l'AS/ST
puis ventiler la recette dans dans les comptes sur les principe des mois concerne.
Envoyer à l'AS/ST le détail de la répartition. Indiquer si un montant serait à rétrocéder au
bénéficiaire.
A réception de la recette du rétro PC, transmettre copie du coupon de recette à l'AS/ST
puis ventiler la recette dans dans les comptes sur les principe des mois concerne.
Envoyer à l'AS/ST le détail de la répartition,ainsi qu'un décompte indiquant si un montant
serait à rétrocéder au bénéficiaire
.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Evaluer de par sa connaissance du dossier si le surplus du rétro PC peut réellement être
reversé au bénéficiaire. Convoquer ce dernier pour l'informer du montant à lui restituer et
lui donner les renseignements nécessaires par la suite, principalement en ce qui
concerne les PCG.
AS / ST
Dès décision PC, extraire du dossier tous les décomptes originaux (période PC) des
caisses maladie, ainsi que les autres justificatifs originaux concernant des frais de
guérisons* et les envoyer au préposé AI accompagnés de la lettre type destinée aux
PCG.
* liste des frais remboursés par les PC
14
19. Procédure de perception indue
ASV
Cas bagatelle
Cas bagatelle
- montant indu inférieur à 3'000.- bonne foi du client
Le client est toujours
aidé
Le client n'est plus aidé
Le client accepte
le principe du
remboursement
Le client refuse le
principe du
remboursement
L'AS envoie lettretype "cas
bagatelle" au
client, avec copie
au GA
Le client propose
un remboursement
immédiat
L'AS remet
des BV au
client
Le GA vérifie tous
les 6 mois la
poursuite ou l'arrêt
de la prise en
charge
Dès la fin de la
prise en charge et
retour à meilleure
fortune, le GA
évalue les
modalités de
remboursement
L'AS envoie au
client la lettre-type
"cas bagatelle"
avec copie au GA
La procédure suit
régulièrement
son cours
Le GA évalue avec
le client les
modalités de
remboursement
Envoi du dossier
au SPAS en vue
d'une décision de
restitution
Le GA évalue une
convention de
remboursement
avec le client
A chaque
remboursement, le
SE note sur le
bordereau de
recettes
"remboursement
de l'indu bagatelle"
En cas d'impossibilité de
trouver un arrangement à
l'amiable ou d'arrêt de
remboursement, le GA
transmet le dossier au
SPAS en vue d'une
décision de restitution
En cas d'impossibilité de
trouver un arrangement à
l'amiable ou d'arrêt de
remboursement, le GA
transmet le dossier au
SPAS en vue d'une
décision de restitution
15
2. Processus général - RMR
Début
Social
Professionnel
Type de RMR
AS
Demande de l'AS
Annonce du cas
Réception de la demande et
de quelques pièces
Taxateur
ORP
Réception du
client, examen de
la demande,
taxation et
enregistrement
informatique du
dossier
Examen de la
demande, taxation
et enregistrement
informatique du
dossier
Taxateur
(Sous-processus 22)
(Sous-processus 21)
Chef de bureau ou
Chef de groupe
Chef de bureau ou
Chef de groupe
Revue et validation de l'aide
Suivi du dossier
AS (régulier)
+Taxateur
(occasionnel)
Entretien avec le
bénéficiaire
Entretien avec le
bénéficiaire
ORP (régulier)
+Taxateur
(occasionnel)
AS +
Gr. RMR +
Directeur
Traitement des
dénonciations et
sanctions
Traitement des
dénonciations et
sanctions
ORP +
Gr. RMR +
Directeur
Gr. RMR +
Gr. adm.
Gestion du
paiement principal
AS +
Taxateur
Gestion des
paiements de
rattrapage
Gestion des
paiements par
SS000
Fermeture de l'attribution
ORP +
Taxateur
Gr. RMR +
Gr. adm.
Fin
16
21. Sous-processus RMR (RMR social)
Examen de la demande, taxation et enregistrement informatique du dossier
Description
Début
Taxateur
Le taxateur réceptionne le dossier en provenance d'un AS .
Constitution du dossier
et contrôle de
l'intégralité des pièces
Droit au
RMR ?
N
Si le dossier n'est pas complet, le taxateur demande les pièces manquantes
auprès du demandeur, éventuellement auprès de l'AS.
Le taxateur vérifie les conditions matérielles d'accès sur la base des normes
d'application RMR. Il réexamine notamment les aspects liés au permis et à la
fortune.
Voir Recueil d'application RMR 2002, Chiffre 1.3., p. 3.
O
Refus
d'octroi
Sur proposition du taxateur, le chef du bureau RMR se prononce sur un refus
(LEAC, REAC).
Etablissement du budget RMR du demandeur.
Taxation du dossier
Saisie des données sur
Progres Usagers
Création de l'IDEC
Edition de la décision
d'octroi d'aide
CB ou
CG
Gr. RMR
Taxateur
Gr. RMR
Signature de la
décision d'aide
Remise de la décision
d'octroi
Document de référence :
"Prise en charge administrative des dossiers RMR sociaux"
(document établi par l'adjoint social au directeur du CSR le 4.9.2000).
Saisie des données administratives (notamment l'affectation des personnes et des
familles) et financières sur Progres Usagers.
Transfert de données de base de l'IDEM à l'IDEC.
Edition de la décision d'octroi, par export sur un outil bureautique.
Signature du CB ou du CG, selon délégation de compétence.
Transmission de la décision d'octroi au demandeur, une copie va à l'AS, une
copie va au dossier RMR.
Fin
17
22. Sous-processus RMR (RMR professionnel)
Réception du client, examen de la demande, taxation et enregistrement
informatique du dossier
Description
Début
SecrétaireRécept.
Gr. RMR
Taxateur
Gr. RMR
Prise de
rendez-vous
et
préparation du
dossier
Fixation d'un rendez-vous avec un taxateur du groupe et ouverture d'une
attribution dans SS000.
De manière systématique :
- Demande d'enquête fiscale au Groupe ressources (via le groupe administratif).
- Demande d'information sur PLASTA aux ORP via la messagerie électronique
Outlook.
Transmission au taxateur de l'extrait du Contrôle des habitants et du "formulaire
d'information de l'ORP" via la messagerie électronique Outlook.
Entretien initial
Le taxateur reçoit le demandeur. Il lui présente le régime RMR, remplit avec lui la
demande RMR et lui transmet la liste des pièces nécessaires à l'établissement de
la décision RMR ainsi que le premier questionnaire mensuel (les suivants étant
transmis par l'ORP).
Constitution du dossier
Sur la base des pièces remises par le demandeur et du questionnaire mensuel,
le taxateur procède à la constitution du dossier RMR qui porte notamment sur la
situation financière de la famille ainsi que du droit (les aspects liés à la réinsertion
professionnelle sont conservés dans le dossier ORP).
Voir Recueil d'application RMR 2002, Chiffre 1. Accès au droit, pp. 1-8.
Décision d'octroi
Etablissement du budget RMR du demandeur.
Saisie des données
sur Progres Usagers
Saisie des données administratives et financières sur Progres Usagers.
Edition de la décision
d'octroi d'aide
Taxateur
Gr. RMR
Sur proposition du taxateur, le Chef de bureau (CB) peut procéder au refus de l'aide.
Taxation du dossier
Création de l'IDEC
CB ou
CG
Gr. RMR
L'ORP téléphone à la réception du groupe RMR pour prise de rendez-vous.
Signature de la
décision d'aide
Remise de la décision
d'octroi
Transfert de données de base de l'IDEM à l'IDEC.
Edition de la décision d'octroi, par export sur un outil bureautique.
Signature par le CB ou le CG de la décision d'aide.
Transmission de la décision d'octroi au demandeur, une copie va à l'ORP, une
copie va au dossier RMR.
Fin
18
231. Sous-processus RMR - Gestion du paiement principal
Description
Début
CB, CG
ou le
taxateur
autorisé
Gr. RMR
Edition de la liste de
proposition du paiement
principal à tiers et aux
bénéficiaires
Distribution des listes à chaque taxateur pour les dossiers relevant de leur
responsabilité.
Distribution aux
taxateurs
Taxateur
Gr. RMR
Entre le 22 et le 25 de chaque mois, lancement du traitement du calcul dans Progres
Finances par le chef de bureau (CB), le chef de groupe (CG) ou le taxateur autorisé et
édition des listes de proposition de paiement.
Contrôle de chaque ligne de paiement en regard des dossiers traités concernés.
Indication sur la liste des éventuelles modifications que le taxateur désire apporter.
Contrôle et mention
des modifications
Saisie des modifications
dans Progres Usagers
Report des modifications dans Progres Usagers.
Transmission de la liste
annotée et des BVR
Le taxateur contrôle sa liste et transmet celle-ci au CB ou CG, accompagnée des BVR
concernés pour les paiements à tiers.
CB ou
Lancement du traitement
CG &
de calcul dans Progres
autre
Finances
personne
Gr. RMR
(CB, CG
Contrôle
ou le
taxateur
autorisé)
Gr. RMR
Différence ?
Lancement du traitement du calcul dans Progres Finances par le CB ou le CG.
Contrôle à l'écran entre les données de Progres Finances et les listes de proposition
de paiement, par deux personnes dont au moins un chef.
Correction ou
suppression dans
Progres Finances de la
ligne d'écriture du
paiement
En cas de correction mineure et reprise par le taxateur, le
traitement du calcul dans Progres Finances est relancé.
Les lignes qui ne correspondent pas entre Progres Finances et
Progres Usagers sont supprimées.
O
N
Saisie dans Progres
Finances des Nos de
BVR
Saisie des numéros BVR et apposition de la mention " Payé le" sur le
BVR.
Validation globale des listes dans Progres Finances.
Pmt
SOG
Taxateur/
Secrétariat
Gr. RMR
Classement
Création de l'interface SOG dans TPX et édition du bordereau
détaillé des paiements (banque et CCP) par bénéficiaire.
Un original va au Groupe administratif et une copie reste au Gr. RMR.
Classement des listes de propositions de paiement chez le taxateur.
Classement par le taxateur des BVR dans les dossiers concernés.
Fin
19
232. Sous-processus RMR - Gestion des paiements de rattrapage
Description
Début
Taxateur
Gr. RMR
- Ordre
- Factures et BVR
Etablissement des ordres et récolte des factures et des BVR correspondants.
Etablissement liste de
commande des
paiements
Etablissement d'une liste de commande de paiement sur outil informatique.
La liste mentionne le N° du bénéficiaire, la périod e (mois/année) et le montant
concernés ainsi que le mode de paiement.
Transmission de la liste et
des BVR
Transmission à la personne responsable du paiement (CB, CG ou le taxateur
autorisé).
Saisie dans Progres
Usagers
CB ou
CG &
autre
personne
Gr. RMR
(CB, CG
ou le
taxateur
autorisé)
Saisie dans Progres
Finances des Nos des
bénéficiaires
Lancement du traitement
de calcul
Enregistrement des données de paiement de rattrapage dans l'IDEC.
Saisie des IDEC via les N° de dossier par le respon sable du paiement (les numéros
figurent sur la liste de commande).
Lancement du traitement de calcul dans Progres Finances par le responsable du
paiement.
Contrôle de corrélation entre les listes de commande et les données dans Progres
Finances.
Contrôle
Correction ou
suppression dans Progres
Finances de la ligne
d'écriture du paiement
Différence ?
En cas de correction mineure et reprise par le taxateur, le
traitement du calcul dans Progres Finances est relancé.
Les lignes qui ne correspondent pas entre Progres
Finances et Progres Usagers sont supprimées.
O
N
Saisie dans Progres
Finances des Nos de
BVR
Saisie des numéros BVR et apposition de la mention " Payé le" sur le BVR.
Les listes sont rendues avec la validation du responsable du paiement Validation
globale des listes dans Progres Finances.
Pmt
SOG
Secrétariat/
Taxateur
Gr. RMR
Classement
Création de l'interface SOG dans TPX et édition du bordereau détaillé
des paiements (banque et CCP) par bénéficiaire.
Classement des listes de propositions de paiement chez le taxateur.
Classement par le taxateur des BVR dans les dossiers concernés.
Fin
20
233. Sous-processus RMR - Gestion de paiements par SS000 par caisse au bénéficiaire
Remarque : Ce type de paiement reste exceptionnel au groupe RMR : ainsi, le caractère urgent qui
occasionne un paiement via SS000 ne peut être invoqué en principe qu'une seule fois par le bénéficiaire RMR
Description
Début
Taxateur
Gr. RMR
ou AS
CB ou
CG
Gr. RMR
- Demande du
bénéficiaire
- Factures
Entrée en matière sur la demande de paiement par caisse.
Transmission
Si cas de RMR social, transmission de la demande de l'AS au Gr. RMR.
Saisie ordre de
paiement dans SS000
Edition du bon de
paiement
Selon décision favorable du CB ou du CG, saisie de l'ordre de
paiement dans SS000.
En triple exemplaire.
Distribution bons de
paiement
L'original va au bénéficiaire.
Une copie va au secrétariat du groupe et une autre chez le taxateur.
Bénéficiaire
Taxateur
Gr. RMR
Saisie dans Progres
Usager (IDEC)
Enregistrement, immédiat dans la mesure du possible, du
changement de destinataire, ce qui engendre une ligne d'écriture
SMA sans provoquer le paiement dans Progres.
Le suivi de l'enregistrement du code SMA dans Progres est
opéré par la réception.
Sur le bon de paiement et le justificatif.
Apposition visa
SecrétaireRécept.
Gr. RMR
Contrôle de
l'enregistrement dans
Progres Usagers
Contrôle par le secrétaire-réceptionniste de l'enregistrement du code SMA
dans Progres Usagers.
Taxateur
Copie du bon et justificatif dans le dossier du bénéficiaire.
Classement
Fin
Caisse
communale
Gr. adm
La caisse établit une quittance et valide le paiement
dans SS000.
Réception des pièces relatives
au paiement par caisse
Contrôle des OP
Le lendemain du paiement, les pièces suivantes sont
reçues :
- OP originaux signés.
- Listing détaillé.
Vérification des OP avec liste remise par la caisse
communale :
- Signatures AS & bénéficiaire.
- Comparaison quotidienne du total avec liste SOI
(Service d'organisation et d'informatique).
Classement numérique des
OP
Fin
Ces processus ont été validés par les différents intervenants et par la direction du CSR. Cependant, nous ne
nous sommes pas assurés que ceux-ci étaient effectivement appliqués par l'ensemble des collaborateurs du
CSR
21
25. Allocation unique de réinsertion
Dépôt de la
demande AUR par
le bénéficiaire à
l'ORP
Transmission de la
demande par l'ORP à
la commission AUR
et à la caisse RMR
Décision de la
commission AUR
Décision positive :
suivi du bénéficiaire par la
caisse RMR
Décision
négative
Convocation du bénéficiaire par
la caisse RMR avec le
spécialiste en gestion financière
au début du suivi afin de poser
les bases
Au terme du délai indicatif fixé
par la commission AUR,
examen de la situation
financière et décision conjointe
du secrétaire RMR et du
spécialiste en gestion financière
prolongation de l'aide
pour une période de 3
mois avec note au
journal
Décision
négative
Le bénéficiaire
RMR poursuit
son activité
Interruption du
droit RMR avec
décision formelle
Le bénéficiaire
RMR interrompt
son activité
Continuation du
droit RMR du
bénéficiaire en
qualité de RMRiste
pro classique
Nouvel examen de la
situation au terme de la
prolongation de 3 mois
par le secrétaire RMR et
le spécialiste en gestion
financière
prolongation de 3
mois
supplémentaires
puis renouvelables
de 3 mois en 3 mois
22

Rapport COPIL_Annexe

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