IM E-Learning Slides - Managing E-Mail-fr

LA GESTION EFFICACE DU COURRIEL
La gestion efficace du courriel est
votre responsabilité
À LA FIN DU PRÉSENT MODULE :
Vous connaîtrez vos responsabilités en matière de gestion du
courriel.
Vous comprendrez que les messages électroniques peuvent
devenir des documents officiels.
Vous serez en mesure d’établir une distinction entre les
messages électroniques qui sont des documents officiels et les
messages électroniques qui sont des documents éphémères.
Vous saurez dans quels cas vous devez sauvegarder un
message électronique.
Vous comprendrez ce que vous devez sauvegarder.
Vous comprendrez l’aspect « sécuritaire » du courriel.
Vous connaîtrez quelques-unes des pratiques exemplaires en
matière de GI visant le courriel.
VOS RESPONSABILITÉS
En tant qu’employé du gouvernement du Canada, vous êtes tenu :
d’établir une distinction entre les messages électroniques qui sont des
documents officiels et les messages électroniques qui sont des
documents « éphémères »
de supprimer périodiquement tous les messages électroniques
« éphémères »
de transférer systématiquement les messages électroniques qui
constituent des documents officiels à un dépôt central officiel de
documents, ex. SGDDI, pour en assurer l’accessibilité, le classement
approprié et la conservation
de comprendre les exigences de base en matière de sécurité et de
protection des renseignements personnels en ce qui a trait au courriel.
EST-CE QUE LES MESSAGES
ÉLECTRONIQUES SONT DES DOCUMENTS?
Oui
Les messages électroniques et les pièces jointes peuvent constituer
des documents officiels, au même titre que les documents sur papier
et sur support électronique.
LES DOCUMENTS OFFICIELS DOIVENT ÊTRE
SAUVEGARDÉS
Les documents officiels renferment des renseignements
à propos des activités d’un ministère.
Vous devez sauvegarder tous les documents officiels
Y compris le courriel
EXEMPLES DE MESSAGES ÉLECTRONIQUES
CONSTITUANT DES DOCUMENTS OFFICIELS
Un message électronique constituant un document officiel peut
renfermer ou indiquer :
la position du ministère
des opérations
administratives
l’approbation ou l’évolution d’
un document
des renseignements
provenant d’autres sources
des notes d’information,
directives ou des politiques
l’ordre du jour et le compte
rendu de réunions
des plans de travail, des
échéanciers, des
affectations et le rendement
obtenu
des décisions
des rapports définitifs et des
recommandations
des produits externes à livrer
LES DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES DEVRAIENT ÊTRE
SUPPRIMÉS
Les documents éphémères sont nécessaires pendant une
période restreinte, pour effectuer une opération courante ou pour
établir un document subséquent.
Vous devriez détruire ou
supprimer
les documents éphémères une fois
qu’ils ont été utilisés
(messages électroniques et pièces
jointes).
EXEMPLES DE MESSAGES ÉLECTRONIQUES
CONSTITUANT DES DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES
Un message électronique constituant un document éphémère peut
prendre l’une des formes suivantes :
un double de documents
officiels
l’ébauche de documents
faisant état de modifications
importantes qui ont été
intégrées à un document
subséquent
des communications
occasionnelles et des
messages personnels
les renseignements reçus
par toute personne dont le
nom figure sur une liste de
distribution
des messages divers, des
avis d’information ou des
notes de service à propos de
réunions, de jours fériés, de
campagnes de levée de
fonds, de réservations de
salles de conférence, etc.
Mais –
en cas de doute quant à la nature d’
un message électronique…
sauvegardez-le!
COURRIEL ET AIPRP
Il est illégal de supprimer des messages électroniques
ou des documents une fois que le ministère a reçu une
demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou
de la Loi sur la protection des renseignements
personnels (AIPRP) ou prévoit recevoir une telle
demande.
COURRIEL ET AIPRP
Tous les messages électroniques sont assujettis à la Loi sur l’
accès à l’information ou à la Loi sur la protection des
renseignements personnels (AIPRP)
documents officiels et éphémères
Il est illégal de supprimer des documents éphémères requis pour
donner suite à une demande réelle ou prévue d’AIPRP ou en
cas de litige ou d’enquête officielle.
Il convient de signaler également que les commentaires
personnels contenus dans les messages électroniques ne
peuvent pas être supprimés lorsqu’on donne suite à une
demande d’AIPRP.
QUI EST RESPONSABLE DE LA SAUVEGARDE D’UN
MESSAGE ÉLECTRONIQUE CONSTITUANT UN
DOCUMENT OFFICIEL?
C’est vous
VOUS DEVEZ SAUVEGARDER UN TEL MESSAGE DANS
LES CAS SUIVANTS :
Vous en êtes l’auteur
c.-à-d. que c’est vous qui l’avez rédigé et envoyé.
Vous répondez à un message électronique, créant ainsi un
nouveau document.
Vous devez sauvegarder le message électronique au
complet (message initial, vos ajouts et toutes pièces jointes).
Vous recevez un message électronique provenant de l’extérieur
du Ministère et remplissant les conditions suivantes :
1. il fait partie d’un document ministériel
2. vous êtes la personne dont le nom apparaît en premier :
dans la zone « À » du message
dans la zone « c.c. » du message.
QUE DEVEZ-VOUS SAUVEGARDER EXACTEMENT?
Le message au complet!
Votre objectif :
préserver l’intégrité du message initial, c’est-à-dire
son contenu, sa structure et son contexte
POUR ATTEINDRE VOTRE OBJECTIF
Vous devez sauvegarder le message en entier, c’est-à-dire le
message, les en-têtes et les notes de bas de page, ainsi que
tous les messages précédents de la série.
Vous devez sauvegarder toutes les pièces jointes (à moins qu’
elles n’aient absolument aucun rapport avec le message).
Vous devez respecter les règles d’affectation des noms de votre
organisation (le cas échéant) ou utiliser des titres de fichier utiles
lorsque vous sauvegardez des messages électroniques.
Vous devez sauvegarder vos messages électroniques dans un
fichier central, ex. SGDDI.
FACTEURS DE BASE À PRENDRE EN CONSIDÉRATION AUX FINS DE
LA SÉCURITÉ ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS DANS LE CAS DU COURRIEL
Les documents dont la désignation est supérieure à « Protégé B» ne
devraient pas être transmis par courriel ou sauvegardés dans des
unités de disque en réseau ou dans le SGDDI.
Le niveau de classification de votre message électronique est axé sur
le contenu du message proprement dit ou de la pièce jointe – en
choisissant le plus élevé des deux.
Vous devez tenir compte des exigences en matière de sécurité
matérielle dans le cas des messages électroniques sur support
papier.
Si votre message électronique renferme des renseignements
personnels à propos d’une autre personne, vous devez protéger ces
renseignements.
PRATIQUES EXEMPLAIRES EN MATIÈRE DE GI DANS
LE CAS DU COURRIEL
Essayez de vous en tenir à un sujet principal par message
électronique constituant un dossier officiel pour faciliter le
classement du message.
Utilisez des lignes de sujet tenant compte du contenu du
message.
Utilisez des titres utiles qui décrivent bien le contenu du
message.
Évitez les commentaires et opinions personnels – ils feront partie
du document.
PRATIQUES EXEMPLAIRES EN MATIÈRE DE GI DANS
LE CAS DU COURRIEL (SUITE)
Utilisez un bloc-signature dans tous les messages électroniques
expédiés et se rapportant à des activités officielles du gouvernement
du Canada.
Les bocs-signatures devraient renfermer :
le nom de l’expéditeur;
le titre de son poste (ce renseignement est facultatif mais on
conseille de l’inclure);
le nom de l’organisation;
les numéros de téléphone et de télécopieur;
l’adresse postale;
l’adresse électronique.
Les blocs-signatures doivent être dans les deux langues
officielles.
EXEMPLE DE BLOC-SIGNATURE AUX FINS DU
COURRIEL
J’ai bien hâte de vous voir en novembre.
Veuillez agréer l’expression de mes meilleurs sentiments.
Louise Tremblay
Louise Tremblay
Project Manager/Gestionnaire de projet
613-123-4567 | facsimile / télécopieur 613-123 4567 | TTY/ATS
613123-4567
[email protected]
Health Canada | 123 Green St Ottawa ON K2P1B2
Santé Canada | 123, rue Green Ottawa ON K2P1B2
Government of Canada | Gouvernement du Canada
Source : http://www.tbs-sct.gc.ca/clf-nsi/4/4ex_f.
asp.
FÉLICITATIONS!
Vous venez de terminer le module d’auto-apprentissage de la GI
intitulé La gestion efficace du courriel.
Vous pouvez maintenant :
vérifier vos connaissances en répondant aux questions ci-après
examiner d’autres modules d’auto-apprentissage de la série :
Introduction à la gestion de l’information
La sécurité de l’information
La gestion des documents et vous!
La GI et l’employé qui quitte son poste
La protection des renseignements personnels – Ce à quoi les Canadiens s’
attendent
La GI au sein de la fonction publique fédérale