LibreOffice Calc – Gestion de budget - Atelier

LibreOffice Calc – Gestion de budget
Avec le tableur LibreOffice CALC, il est possible de créer une Gestion de budget qui va vous permettre de
maitriser vos finances et de contrôler chaque dépense du relevé de compte de votre banque.
Nous allons créer un "fichier modèle" qui servira pour faire nos comptes année après année. Un modèle est un
fichier "prêt à l'emploi". Il possède donc toute la présentation (couleurs, tableaux, rubriques, formules, ...)
nécessaire à une utilisation rapide, tout en étant vierge de données. La création de ce fichier modèle ne
présente pas de difficulté, cependant certains points importants et divers réglages ont besoin d’explications.
Nous présenterons ensuite « La liste de sélection, la liste déroulante et les filtres ».
Création de la Gestion de budget
Voici ce qu’il faut créer à partir de LibreOffice Calc.
Ligne 1 – Tête des colonnes (hauteur : 2,00 cm) – Entrez les noms (Arial 12) Gras – Centrés H et V.
. Date opération (format colonne « Date ») largeur 2,50 cm – Date du Crédit ou Débit.
. Crédit (format colonne « Monnaie ») largeur 2,50 cm – Entrée des sommes.
. Débit (format colonne « Monnaie ») largeur 2,50 cm – Sortie des sommes.
. Libellé (format colonne « Texte ») largeur 6,50 cm – Court mais suffisamment explicite.
. Prêt (format colonne « Nombre Standard ») largeur 1,30 cm – Si vous avez un prêt à rembourser.
. Type Paiement (format colonne « Texte ») largeur 3,00 cm – Important pour faire des recherches.
. N° Chèques (format colonne « Nombre Standard ») largeur 2,50 cm – Permet le contrôle strict des chèques.
. Solde Euros (format colonne « Monnaie ») largeur 2,50 cm – Evidemment important pour éviter les agios.
. Vérif (format colonne « Texte ») largeur 1,20 cm – Sert à faire des rapprochements avec le relevé de banque.
Toutes les saisies sont au format « Arial 12 ». Les noms des têtes de colonnes et les colonnes de chiffres sont
en « gras ».
Couleurs d’arrière-plan : « Jaune » pour les têtes de colonnes, « Vert » pour la colonne « Crédit », « Rouge »
pour la colonne « Débit », « Bleu » pour la colonne « Solde Euros », les autres colonnes restent en « Blanc ».
Les formules à mettre en « H2 » et « H3 ».
Pour la cellule « H2 », aucune difficulté « =B2-C2 » (Crédit-Débit).
Pour la cellule « H3 » : C’est un peu plus compliqué « =SI(B3=″″ET(C3=″″);″″;H2+B3-C3) ».
Explication : Si C2=Rien ET C3=Rien Alors il n’y a Rien en H3 Sinon H2+B3-C3 (on fait l’opération : on prend la
valeur H2 qui est le solde de la ligne au-dessus on ajoute B3 le Crédit et on enlève C3 le Débit).
Cette formule permet de laisser la cellule de la colonne Solde Euros vide s’il n’y a ni Crédit ni Débit.
A l’aide de la poignée de la cellule H3, vous copiez celle-ci jusqu’à la ligne 150 (colonne « Solde Euros »).
Une année par feuille est un principe pratique. Une fois le modèle
annuel préparé (vierge), il faut le copier-coller sur une nouvelle
feuille et renommer celle-ci (CCP-2012).
Mettre en évidence les débuts de mois en colorant la ligne (repères). Pour l’année en cours, une image peut
être collée en arrière-plan (2011), sur la tête de colonne, dans le champ « Libellé ». On peut prévoir 150 lignes
environ pour une année (extensible) sur chaque feuille. Ne pas oublier de sauvegarder régulièrement votre
projet-Budget sur un disque externe ou une clé USB. Vous pouvez même travailler à partir du support externe.
LA LISTE DE SELECTION
Pour que le programme fonctionne correctement, il faut que les saisies concernant les libellés, types de
paiement ou autres, soient strictement similaires. En effet, c’est sur ces colonnes que vous ferez vos recherches,
vos statistiques, vos tris et vos sélections.
Ainsi, pour éviter les erreurs de saisie, vous pouvez
utiliser la « liste de sélection ».
Un clic droit sur la cellule où vous devez entrer le
libellé du crédit ou de la dépense.
Ouverture d’une fenêtre, cliquez sur « Liste de
sélection »
La liste des libellés déjà saisis s’affiche.
Vous sélectionnez alors le bon libellé qui va se
positionner dans la cellule.
Si le libellé ne figure pas dans la liste, il faut le saisir
directement dans la cellule, Il sera présent à la
prochaine ouverture de la « liste de sélection ».
LISTE DEROULANTE par menu Données/Validité
La liste déroulante permet la saisie rapide et facile des libellés. Cette liste s’affiche
en cliquant sur une icône jointe à la cellule où il faut entrer les données.
Sélectionner la colonne concernée par la liste déroulante.
Menu « Données > Validité, onglet Critère »
Autoriser : « Liste »
Entrées : Saisir votre liste
La liste concernée par cette colonne est entrée. Toutes
Les cases sont cochées dans « Autoriser ».
Une modification de cette liste peut toujours être faite
par la suite. Validez par « OK ».
Un clic sur une cellule de la colonne Libellé affiche une icône à droite de celle-ci. Un clic sur cette icône fait
apparaître la liste déroulante où il suffit de sélectionner le libellé concerné. Il est alors affiché sur la cellule.
La Fonction « =SOMME.SI() »
Il est possible d’additionner automatiquement les sommes par libellé avec la fonction « SOMME.SI ».
Les totaux sont à positionner en fin de page.
Voici 2 exemples de formules avec :
« Carburant » et « Courses Carrefour ».
LES FILTRES
Les filtres dans le tableur servent à faire des tris et
sélections. Les filtres s’utilisent avec une table de données.
Ils permettent de sélectionner des enregistrements selon
certains critères ou certaines conditions.
Trois types de filtres sont disponibles :
l’AutoFiltre,
le Filtre standard...,
Le Filtre spécial....
Chacun d’entre eux est accessible
« Données / Filtre ».
par
le
menu
L’AutoFiltre est le plus simple.
En le sélectionnant, vous affichez un menu déroulant pour chaque colonne.
Le menu déroulant regroupe, sans doublon, tous les termes, ou toutes les valeurs,
contenues dans le champ.
Il contient également des fonctions de filtre comme :
. “Le Top10” qui permet d’afficher les 10 derniers enregistrements de la base,
. Le « Tri croissant » ou « Tri décroissant »,
. L’accès au « Filtre standard… »,
. L’affichage des cellules : « Vide », ou « Non vide ».
Un clic sur l’AutoFiltre du champ "Libellé",
vous permettra d’afficher les saisies
déjà effectuées dans cette colonne.
Ainsi, vous pouvez sélectionner les enregistrements d’un libellé en particulier, les
autres enregistrements sont simplement masqués.
Ensuite, il vous sera possible de copier-coller le filtre dans une nouvelle feuille.
Vous pouvez également faire des totaux des sommes correspondantes à ce libellé.
Exemple : sélectionnez « Carburant » dans la liste déroulante, cliquez sur
«Afficher uniquement l’élément
actif ». Les lignes concernant le carburant sont affichées après validation par « OK ».
Sélection de la cellule « C152 ». La somme totale est effectuée en cliquant sur (Somme).
Dans la formule, vous entrez les coordonnées du calcul (=C6:C110) ou (=SOMME(C6:C110) (Sous-total).
=SOUS.TOTAL(9:C6:C110)
(la formule se transforme en Sous.Total)
Nota : Lorsque vous utilisez l’AutoFiltre, et que vous voulez revenir sur la feuille du Budget, il faut cliquer à
nouveau sur l’icône de la colonne concernée par cette recherche. Vous pouvez la repérer facilement car elle
porte un point bleu en bas à droite et le petit triangle avec la pointe en bas est également bleu.
Cliquer sur
« Tout » pour sélectionner l’ensemble des éléments et ensuite sur « OK ».Retour sur la feuille principale.
Bilan annuel
Ligne 151 – Bilan 2011 – 14 583,32 € (total des Crédits) – 9 916,44 € (total des Débits) – 4 666,88 € (Solde).
Le total final annuel des Crédits s’obtient : « =SOMME(B2:B150) ».
Le total final annuel des Débits s’obtient : « =SOMME(C2:C150) ».
Le Solde final annuel s’obtient ……………….: « =SOMME(B151-C151) ».
Les sommes se mettent à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies des crédits et débits.
Impression du budget annuel
En cliquent sur l’icône « Aperçu » la première page du Budget est affichée.
Cliquez sur « Formater la page » pour régler correctement l’impression.
Onglet « Page »
- Format : A4 – Portrait.
- Marges : 1 cm (partout).
- Alignement du tableau : Horizontal.
Onglets « En-tête » et « Pied de page »
Enlever les coches des deux onglets (désactiver).
Onglet « Feuille »
Mode d’échelle : « Adapter les zones d’impression.. »
Largeur en pages : 1
Hauteur en page : 3 (~60 lignes par page).
Cliquez ensuite sur « OK » pour valider les réglages.
Cliquez sur l’icône « Imprimer » depuis l’aperçu.
Nous vous souhaitons une bonne gestion de votre budget.