La dématérialisation des documents administratifs en France et à l

La dématérialisation
des documents
administratifs en
France et à
l’étranger en 2015
De quoi parlons nous ?
•
Cela comporte
généralement une
dimension de
numérisation,
c’est-à-dire de
transfert sur un
support numérique
Les outils de la dématérialisation
Les logiciels de bureautique : word ; tableurs
: Excel ; doc pdf, etc...)
 Les ordinateurs (tour, portable, tablette,
etc...)
 Les scanners
 Google apps, dropbox, Bureau Virtuel
(partage d’information), les clouds

Les règles de la dématérialisation
Le document dématérialisé, conserve des
exigences juridiques
Et
toute dématérialisation doit être précédée
d’un accord entre l’émetteur et le
destinataire
Le dématérialisé n’est pas du virtuel

En 2012, en France, le
plan France
NUMERIQUE 2012-2020
présenté par le ministre
de l’Industrie, de
l’énergie et de
l’économie numérique
Eric Besson prévoyait la
dématérialisation de
100% des démarches
administratives les plus
attendues puis de
toutes les démarches
administratives d’ici à
2020.
Directive européenne
relative à la facturation
des marchés publics –
2014
 Harmonisation
européenne sur les
factures électroniques
 En 2020 toutes les
factures entre l’état et ses
fournisseurs seront
dématérialisées
 Loi Macron obligation pour
les entreprises d’accepter
les factures électroniques
(obligation réception et
non émission)

Les plans, la législation...
Avantages...
ou pas ?...
Gain de place :



m2 de rangement, locaux d’archivage
transport d’information (clé usb)
Récupération directe à partir d’un outil connecté,
rien à transporter
mais...


Les locaux à serveurs prennent aussi de la place
Il faut des locaux pour les services informatiques et
le personnel affecté
Gain de temps :





Le courriel est plus rapide que le courrier postal
Enregistrer un document est plus rapide que le
photocopier, le classer dans un dossier, le ranger,
l’archiver in fine...
Partage d’informations et échanges de données
facilités
Traitement statistique plus efficient
Meilleure traçabilité des documents
mais...
Il faut du temps pour former le personnel et pour
changer les habitudes de travail...
GAIN ECONOMIQUE :


Economie : de papier ; d’encre ; de frais d’envoi ;
etc...
Productivité des personnels augmenté
mais...




Les frais diffèrent :
Frais de fluides (électricité des serveurs, des outils
informatiques)
Achat de matériel informatique : Investissement de
matériels couteux (serveurs, ordinateurs, tablettes,
etc...)
Masse salariale dédiée (services informatiques)
Frais de formation des personnels (logiciels,
nouvelles technologies)
GAIN ECOLOGIQUE :



Economie de papier
Economie de fourniture papeterie
Economie de transport
mais :
•
•
Remplacement d’un support par un autre... Quid des
nouveaux déchets (ordinateur, composant, etc...)?
Recyclage ou pas...
Dépenses énergiques : électricité (usine électrique ;
nucléaire)
GAIN SECURITE :


Documents récupérables si incendie, inondation si
serveurs non atteints, si cloud non atteint
Accès cryptés aux dossiers, aux documents
Mais...





Sécurité du réseau informatique à assurer
Nécessité de matériels performants et modulables
Risque de piratage informatique
Nécessaire fiabilité du serveur, du cloud
Personnels dédiés à la mission sécurité informatique
◦ Des écueils juridiques subsistent...
◦ De plus, il y a :
◦ une nécessaire réorganisation des services, des
pratiques
◦ une incontournable
pratiques...
évolution
des
outils,
des
Comme dans tout....
il y avantages et inconvénients...
Que dit notre enquête ?
36 Réponses : 7 hors de France ;
En France : 2 en Santé ; 20 en Médecine ; 7
en Odontologie
Petites précisions :
J’ai considéré :
comme non, si un original devait être
transmis après l’envoi d’un pdf
 Si pas de facture scannée reçue parce que
service facturier destinataire : non = oui,
puisque finalement c’est accepté…

A l’étranger

L’Afrique et le Maghreb ont moins de
réponses positives que le Liban, le
Luxembourg et la Belgique.
La dématérialisation y semble, pour le
moment, un peu moins présente.
En France
Pas de tendance d’écart entre :

Médecine & Odontologie

Paris et la Province
Seul les regroupements « Santé » paraissent
légèrement plus enclin à la dématérialisation
MEDECINE

Les Facultés qui ont au moins 50% de oui
sont :
 Nantes (groupe de travail dématérialisation)
 Paris 6
 Toulouse et La réunion (ex
aequo)
 Lyon Sud (groupe de travail
dématérialisation gestion des vacataires)
 Paris Descartes
ODONTOLOGIE
 Mêmes
critères :
 Marseille
 Montpellier
 Reims
Analyse générale

Il n’y a pas vraiment de politique globale de
dématérialisation mise en œuvre… Pour le
moment, c’est encore du cas par cas…

Objectifs 1er semblent être les gains : de Temps &
Économiques

Domaines les + concernés : Finances (SIFAC web,
ordre de mission, réservation transport -hébergement) ; la
RH (e-contrat BIATSS - Nice, e-vacataire Lyon) ;
Scolarité : APB, e-candidat, IA web, IP web, SIDES)

Domaine le + avancé : Finance (Volonté politique
nationale et européenne dans ce domaine). La GBCP en
France (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) va dans
ce sens
◦ La dématérialisation en finance se réalise la plupart
du temps avec un logiciel dédié
◦ C’est souvent lié à l’existence d’un service facturier

Dans une même ville, Médecine et Odontologie
peuvent avoir des réponses très différentes.
◦ Exemple : Marseille)  Pas de politique au niveau
de l’Université mais plutôt au niveau des UFR.

Certaines dématérialisations se font sans valeur
juridique reconnue à ce jour
Conclusion
La dématérialisation
est une évolution
en marche,
une évolution inexorable...

La fonction publique aborde lentement
mais surement cette évolution

Nécessité d’une période de transition pour
de :
◦ Nouvelles pratiques, méthodes de travail,
nouvelles procédures
◦ Adaptation des services, des personnels
(Evident pour la jeune génération née dans une
monde informatisé…, moins parfois pour les
plus anciens…)
Quelques images de
NICE
avant de nous
quitter...
OdontoNice
Médecine - Nice