brochure des exposants - Association québécoise de chirurgie

46e CONGRÈS ANNUEL
ASSOCIATION QUÉBÉCOISE DE CHIRURGIE
HILTON LAC-LEAMY / Gatineau
Du 21 au 24 mai 2015
www.chirurgiequebec.ca
BROCHURE DES EXPOSANTS
www.chirurgiequebec.ca
BROCHURE DES EXPOSANTS
Dates et heures d’exposition (2 jours):
Vendredi 22 mai de 07 h 30 à 15 h 30 / Samedi 23 mai de 07 h 30 à 11 h
Le salon des exposants et le foyer peuvent contenir un total de 26 kiosques (8’ profondeur x 10’ largeur).
Cette exposition vous permettra de présenter vos produits et services à plus de 250 chirurgiens
spécialisés en chirurgie viscérale, mammaire, thoracique, traumatologie, transplantation et soins intensifs
ainsi qu’aux infirmières de salle d’opération et de soins cliniques.
Veuillez consulter les Renseignements importants ci-joints pour toutes les informations.
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2 Complexe Desjardins, porte 3000, C.P. 216, Succursale Desjardins, Montréal QC H5B 1G8
Téléphone (514) 350-5107 – Télécopieur (514) 350-5157 – @ [email protected]
ASSOCIATION QUÉBÉCOISE DE CHIRURGIE
QUEBEC SURGICAL ASSOCIATION
LOCATION DES KIOSQUES
Chaque espace kiosque (avec rideaux de 8’ x 10’) inclus une prise électrique de 110 volts. La souslocation d’une partie d’un kiosque est interdite. L’exposant devra faire le paiement total pour la location de
l’espace kiosque avant la tenue de l’événement sous peine de se voir refuser l’accès à l’exposition.
Vous aurez à votre disposition un kiosque de rideaux d’une hauteur de 10’, d’une largeur de 10’ et d’une
profondeur de 8’ ou d’une table sans rideau (selon le plan d’exposition). Vos kiosques d’exposition ne
doivent en aucun cas dépasser 10’. Les côtés, fixtures et tout autre matériel d’exposition ne devront pas
excéder plus de 3’ en hauteur. Une table de 6 pieds avec recouvrement et deux chaises sont incluses
avec une corbeille. Les bannières accrochées au-dessus de l’espace kiosque ne seront pas permises
dans la salle d’exposition.
Les éléments suivants ne sont pas permis sans un consentement écrit de la responsable du dossier de
l’Association québécoise de chirurgie (voir coordonnées à la fin du document) :
● Chargement excessif d’équipements (excès de 110 livres par pied carré);
● Kiosques utilisant des appareils produisant une flamme;
● Utilisation de gaz comprimé;
● Kiosques nécessitant de l’eau;
● Distribution de nourriture et de breuvages.
Dans le but de favoriser la visite aux kiosques, les pauses sont prévues dans la salle d’exposition
exclusivement.
Deux représentants pourront être présents au congrès par espace de kiosque (ou plus si vous avez
choisi un forfait partenariat ou un forfait exposant avec représentant supplémentaire). Le port de la
cocarde est obligatoire en tout temps. Vous référez au plan d’exposition à la fin de ce document. La
priorité de l’emplacement des kiosques est d’abord donnée aux compagnies avec forfaits partenariats.
Pour les compagnies avec un kiosque seulement, le choix des espaces kiosques sera établi par la suite
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sur la base du « 1 arrivé, 1 servi ».
L’Association québécoise de chirurgie se réserve le droit de refuser le kiosque d’un exposant qui ne se
conformerait pas aux règlements imposés et à l’espace prévu du kiosque. Il n’y aura aucune exception.
QUAI DE CHARGEMENT DU HILTON LAC-LEAMY
Tout équipement doit être livré au quai de réception des marchandises à l’hôtel. Prendre l’entrée
principale du Casino du Lac-Leamy et suivre les indications pour les livraisons au Hilton Lac-Leamy. Le
quai de chargement réservé aux congrès est situé à gauche (portes 31 et 32). Il est possible d’accueillir 2
camions simultanément.
LIVRAISON / ENTREPOSAGE
La livraison et l’entreposage de matériel de taille limitée sera accepté 24 heures avant le jour du montage
et sera manipulé par les employés de la réception des marchandises de l’hôtel. Tout matériel doit être
directement envoyé à l’hôtel et doit être clairement identifié avec les éléments suivants :
HILTON LAC-LEAMY
Madame Joanne Raby, Coordonnatrice banquets et congrès
46e Congrès de l’Association québécoise de chirurgie (21-24mai 2015)
SALLE BEETHOVEN | Nom de la compagnie | Nom de la personne ressource sur place
3 boulevard du Casino
Gatineau QC Canada J8Y 6X4
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Téléphone (514) 350-5107 – Télécopieur (514) 350-5157 – @ [email protected]
L’Association québécoise de chirurgie a réservé les services de Freeman. Pour tout besoin de
manutention et entreposage, meubles, main d’œuvre et graphiques, veuillez communiquer avec la
compagnie Freeman, et ce, aux frais de chaque exposant. Téléphone : 613 748-7180 poste 234 /
Courriel: [email protected].
L’Association québécoise de chirurgie n’est aucunement responsable pour tout matériel laissé sur place
après l’exposition et n’acquittera en aucun cas des frais de retour de votre matériel. N’oubliez pas vos
bordereaux d’envoi et d’identification.
CARGAISONS INTERNATIONALES
Les services d’une firme de courtage et douanes sont fortement recommandés pour tout matériel dédié à
l’expédition et originaire de l’extérieur du Canada. La firme de courtage en douanes suggérée par le
Hilton Lac-Leamy est Transport et Douanes Freeman. Téléphone : 1-877 478-1113 / Courriel:
[email protected] / [email protected].
MANUTENTION DE MATÉRIEL D’EXPOSITION
Il est obligatoire que les exposants fournissent leur propre main d’œuvre pour les déchargements des
camions et le déplacement des kiosques ou des marchandises à destination, et en provenance du
secteur d’exposition. L’installation des kiosques est sous la responsabilité de l’exposant. Si les employés
du Hilton Lac-Leamy doivent faire la manutention de votre matériel, avant, durant et/ou après l’exposition,
des frais de main d’œuvre seront exigés et ce, aux frais de chaque exposant.
MONTAGE DES KIOSQUES
L’installation des exposants doit se faire entre 12 h et 17 h le jeudi 21 mai 2015 au salon des exposants.
Les dispositifs contre le feu devront être accessibles en tout temps. Les matériaux utilisés devront être
ininflammables et seront sujets à l’inspection. L’exposant doit se conformer aux règles de prévention des
incendies.
DÉMONTAGE DES KIOSQUES
Le démontage de votre matériel doit se faire le samedi 23 mai 2015 à compter de 11 h et tous les
kiosques doivent être libérés et les caisses transportés hors de la salle au plus tard à 13 h. Des frais de
main-d’œuvre peuvent être exigés si vous nécessitez de l’assistance.
TÉLÉPHONE ET ÉLECTRICITÉ
Chaque kiosque sera équipé d’une prise électrique de 110 volts. Pour tout autre besoin en électricité,
ligne téléphonique ou branchement Internet (haute vitesse avec câble ou sans fil), Veuillez-vous référez
au formulaire de l’hôtel joint à cette brochure. Svp veuillez le compléter et le retourner à Madame
Joanne Raby, Coordonnatrice des banquets et congrès au Hilton Lac-Leamy au numéro de
télécopieur suivant : 819 790-6450 – Téléphone 819 790-6482 / [email protected]. Des frais
supplémentaires seront chargés à votre compagnie.
RESPECT ENVERS LA PROPRIÉTÉ
Il est strictement défendu d'afficher sur les murs du Hilton Lac-Leamy. Il est également défendu d'utiliser
des outils ou du matériel pouvant endommager le plancher, le tapis et les murs. La Direction se réserve
le droit de refuser, en tout temps, des exposants indésirables et pourra aussi fermer, sans aucun
remboursement, le kiosque d'un exposant qui refuserait, suite à un avis préalable, de se conformer aux
règlements imposés aux autres exposants.
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OBSTRUCTION DES AIRES COMMUNES
Le client, ses préposés, mandataires, exposants ou visiteurs ne doivent en aucun temps obstruer les
couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, halls, escaliers et accès aux issues de secours de
l’immeuble, ni les utiliser à d’autres fins que celles prévues par l’hôtel et par les autorités régissantes de
la sécurité des édifices publics.
SÉCURITÉ ET PROTECTION DES EXPOSITIONS
L'Association québécoise de chirurgie ne sera aucunement responsable pour tout dommage, destruction,
perte ou vol et ne pourront garantir ni assurer les exposants contre toute autre éventualité. Le Hilton LacLeamy ou ses mandataires n’assument aucune responsabilité pour les dommages corporels ou matériels
aux produits, stands, équipements ou décorations, causés par le feu, l’eau et le vol, dans les lieux loués
ou durant les transitions dans l’immeuble et ce, quelle qu’en soit la cause.
L’exposant doit posséder ses propres assurances « responsabilités ». Chaque exposant doit s'assurer
contre toute perte ou dommage par le feu, vol ou toute autre cause. La salle d’exposition est un espace
fermé et sera verrouillée en dehors des heures d’ouvertures.
HÉBERGEMENT
L’Association québécoise de chirurgie détient un bloc de chambres au Hilton Lac-Leamy. Vous pouvez
réserver par téléphone au 1-800 488-7888 en mentionnant le Congrès de l’Association québécoise de
chirurgie du 21 au 24 mai 2015 afin de bénéficier du tarif de groupe (Groupe RHL). Un tarif préférentiel
est offert à partir de 215,00 $ plus taxes par nuit, en occupation simple ou double. La date limite de
réservation est le 19 avril 2015. Toute demande de réservation reçue après cette date sera acceptée
selon la disponibilité des chambres et des tarifs. Vous pouvez également effectuer votre réservation en
ligne:
http://www.hilton.com/en/hi/groups/personalized/Y/YOWOVHF-RHL-20150520/index.jhtml?WT.mc_id=POG
CONTACTS
Association québécoise de chirurgie
Chantale Jubinville, Directrice
2, Complexe Desjardins, porte 3000
Montréal, Québec, Canada, H5B 1G8
Téléphone : 514 350-5107
Télécopie : 514 350-5157
[email protected]
Association québécoise de chirurgie
Catherine Gaumond, Coordonnatrice
2, Complexe Desjardins, porte 3000
Montréal, Québec, Canada, H5B 1G8
Téléphone : 514 350-5107
Télécopie : 514 350-5157
[email protected]
HILTON LAC-LEAMY
Joanne Raby
Téléphone : 819 790-6482
Sans frais : 1 866 488-7888
Télécopieur : 819 790-6450
[email protected]
FREEMAN
Services aux exposants
Téléphone : 613 748-7180 poste 234
Télécopieur : 613 748-5977
[email protected]
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