Document de présentation de la plateforme de travail des instances

Document de présentation de la plateforme de travail
des instances de la Francophonie
Rappel du contexte
Le cadre PGS
Initié en 2008, le Plan de gestion stratégique est un projet structurant pour la modernisation de
l’Organisation. Dans le cadre de l’objectif « Adopter une structure organisationnelle et
décisionnelle simplifiée », une plateforme de travail a été élaborée.
Justification
Depuis plusieurs années, le nombre de réunions des instances augmente et, en conséquent,
le nombre de documents. Cela entraîne un accroissement des coûts environnementaux et
financiers liés à l’impression et à la diffusion de l’ensemble des documents relatifs aux
réunions des instances.
Objectifs
 Aller dans le sens d’une gestion électronique des documents en accord avec le PGS, confortant
ainsi une démarche de gestion rationnelle des ressources et de développement durable ;
 Faciliter la préparation des réunions pour les délégations par l’amélioration des délais de
réception des documents et la simplicité d’utilisation de la plateforme de travail ;
 Faciliter les flux de communication entre le service des Instances de l’OIF et les délégations,
ainsi qu’au sein de chaque délégation.
Contenu de la plateforme
Calendrier de
travail
Ce calendrier de travail interactif indique l’ensemble des réunions à venir.
Sont concernés le Sommet, la CMF, le CPF, mais également les
Commissions, Comités ad hoc et autres groupes de travail. Voir Annexe 3.
Documents
Tous les documents relatifs à l’ensemble des réunions à venir sont mis en
ligne sur la plateforme et directement téléchargeables (projets d’ordre du
jour, documents de travail, projets à adopter…). Voir Annexe 2.
Archives
Les documents correspondant aux réunions passées seront également
disponibles. À terme, la plateforme mettra à disposition près de 20 années
d’archives institutionnelles.
Textes de
référence
L’ensemble de textes de référence de la Francophonie, les règlements des
instances, les statuts des différents organes, les accords de coopération
avec les autres organisations internationales, etc., seront présents sur la
plateforme.
Contacts
Outre les contacts de la division Instance de l’OIF, les délégations
trouveront sur la plateforme les coordonnées des bureaux de chaque
commission, en vue de faciliter les prises de contact.
Une grande facilité d’utilisation
Interface
ergonomique et
professionnelle
La plateforme de travail dispose d’une interface ergonomique permettant
l’accès à tous les documents depuis la page d’accueil en seulement
quelques clics. À vocation professionnelle, la plateforme est accessible aux
États et gouvernements membres des instances, ainsi qu’aux institutions de
la Francophonie. Voir Annexe 1.
Téléchargement
optimal
L’ensemble des documents sont mis en ligne sous un format allégé
permettant un téléchargement optimal pour tous les types de connexion
internet.
Outil de
recherche avancé
Un outil de recherche avancé est intégré à la plateforme. Il permet aux
délégations d’effectuer une recherche précise par mot clé / thématique /
type de document / date de publication.
Code couleur
Un code couleur précise quels sont les documents ayant vocation à être
adoptés (en orange), à l’inverse des documents de référence qui n’ont pas
vocation à être modifiés (en noir). Voir Annexe 2.
Optimisation du rendement dans un cadre de développement durable
Économies
Grâce à la plateforme, d’importantes économies seront faites sur le papier,
sur les coûts d’impression et sur les frais d’envoi postal. La plateforme
permet en outre un gain de temps considérable pour l’envoi des documents
aux délégations.
Meilleure
réactivité
Ces meilleurs délais dans la réception des documents offriront plus de
temps aux délégations pour la préparation des réunions. Cet accès anticipé
à la documentation donne également davantage de temps à l’ensemble des
capitales et à leurs administrations pour élaborer leurs positions.
Un accès sécurisé à la plateforme
Contrôle des
accès
Différenciation
L’accès à la plateforme de travail des instances nécessite un identifiant et
un mot de passe personnalisés (voir la note d’information du service des
Instances). Ainsi, chaque délégation autorisera l’accès aux documents
pour les personnes concernées.
L’accès aux catégories de documents présents sur la plateforme est
fonction du statut de l’État ou gouvernement membre qui se connecte.
Conclusions
Disponibilité des
informations
Toutes les informations nécessaires au travail des délégations en vue de la
préparation des réunions sont disponibles et téléchargeables sur la même
plateforme : dates des réunions, lieux, horaires, projets d’ordre du jour,
documents à adopter, documents de référence de la Francophonie…
Possibilité
d’évolution
Cette plateforme de travail a vocation à évoluer via des modules
complémentaires en fonction des besoins identifiés par les délégations.
Un premier pas…
La plateforme est un premier pas qui ouvre la voie à la réflexion à mener
sur le fonctionnement des commissions et les modalités de rapports.
Annexe 1. Page d’accueil de la plateforme de travail
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Retour à la page d’accueil
Menu des instances
Zone d’accès au contenu (contextuel selon la page choisie)
Cartouche de connexion
Cartouche de recherche avancée
Outils : accès au calendrier et aux contacts
Annexe 2. Exemple de la réunion du 80e CPF
Les documents de travail et documents à adopter sont affichés en couleur orange. Une
fois le CPF terminé et les documents adoptés, le statut des documents en ligne sera
donc modifié. « Ordre du jour de la 80e session du CPF » se substituera alors à
« Projet d’ordre du jour de la 80e session du CPF ».
Annexe 3. Le calendrier de travail interactif
Une réunion affichée en gras est un lien vers la page de cette réunion contenant l’ensemble
de la documentation s’y rapportant. Dans le cas des manifestations francophones
importantes telles que la Journée internationale de la Francophonie, le lien renvoie au site
internet dédié à la manifestation.