Animer une réunion - Graine Midi

Animer une réunion
Quelques règles de base
Avant
Toute réunion est convoquée
-
Par une personne qui en est responsable c'est-à-dire désignée par sa fonction.
Avec un objectif : cela devra apparaître clairement sur la convocation
Où elle se déroule, de quelle à quelle heure.
Toute réunion est préparée
-
la personne responsable aura proposé un ordre du jour
les personnes responsables de tel point particulier auront préparé un document écrit qui sera joint avec
la convocation et l'ordre du jour
l'aménagement de la salle : préférer des tables mises en forme ronde à carrée, cela favorise la
communication.
Toute réunion est animée
-
dès qu'il y a plus de 2 personnes, une réunion nécessite un-e garant-e de la forme.
la personne qui anime (garante de la forme) est de préférence différente de celle qui occupe une
fonction de direction (garante du fond).
la personne qui anime est protégée du risque de "prendre le pouvoir" si sa responsabilité est clairement
définie et validée par les membres de la réunion.
la réunion commence par le rappel des règles de fonctionnement de la réunion.
Pendant
Accueillir les personnes
-
intégrer les nouvelles personnes
faire se présenter les participant-e-s
Rappeler les règles de conduite de réunion.
Pour les participant-e-s
- la parole est donnée par la personne chargée de l'animation à qui la demande
- la parole des autres est respectée, sans interruption
- les apartés dérangent et nuisent à l’écoute des autres
Pour la personne chargée de l'animation
- a été choisie / désignée pour cette responsabilité
- est garante du bon déroulement de la réunion
- a le droit de couper la parole à qui transgresse les règles, sort du sujet
- est responsable du respect des personnes : demande de reformuler les jugements en ressentis, vigilante
sur les mécanismes de dévalorisation, de culpabilisation.
- est directive sur la forme, non-directive sur le fond (contenu)
Pour tout le monde
- les jugements de personnes sont proscrits
- chaque personne est responsable de ce qu'elle dit, elle s'exprime en "je". Les "on" sont évités
- les portables sont éteints
Définir la durée maximum du temps de réunion
-
vérifier les contraintes de chaque personne, prévoir un temps de pause au delà de 2 heures
Partager les différentes responsabilités
-
prise de note et compte-rendu
vigilance pour le temps (annoncer 10 à 15 mn avant la fin de chaque étape)
Vérifier l'ordre du jour
- s'il est inexistant, collecter tous les points à discuter
- prévenir que tous les points à aborder à cette réunion doivent être annoncés maintenant, car il sera trop
difficile de les intégrer en cours de réunion
- distinguer les points d'information des points de décision : selon leur importance il peut être préférable
d'aborder en premier les décisions
- définir un temps pour chaque point
- intégrer un temps de bilan en fin de réunion.
Pour les points d'information
Hervé Ott
donner la parole aux personnes qui ont l'information
s'il y a débat, en limiter le temps.
Conflits Cultures Coopérations (tous droits réservés)
Animer une réunion
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-
vérifier qu'on reste bien dans le cadre de l'information
donner la possibilité d'exprimer des "ressentis"
Pour les points de décision
-
vérifier qui est concerné directement par la décision : une personne, un groupe de personnes
rappeler/définir les modalités de décision : vote, consensus
formuler les étapes qui vont suivre pour aboutir à la prise de décision.
donner ou faire donner les informations liées à la prise de décision, sans débat.
organiser un tour de table pour vérifier ce que chacun-e ressent face à cette décision et dans quel sens il
ou elle la prendrait : il s’agit de dire comment chacun-e se positionne personnellement (pas débat sur
ces positions personnelles).
faire la synthèse des différents points de vue et proposer des éléments qui permettent de rapprocher les
points de vue opposés pour réduire les écarts.
collecter les éléments qui plaident en faveur et en défaveur de chaque hypothèse indépendamment du
fait qu'elle soit retenue ou non.
Proposer la décision à prendre en fonction des modalités définies au préalable.
Reformuler la décision prise et la faire écrire.
Si la décision ne peut pas être prise, définir où et quand elle sera à nouveau abordée, qui est chargé de
la re-préparer.
Animer un bilan de la réunion
-
avant de se quitter, partager ce qui a été bien et mal vécu dans cette réunion : il n'y a plus de débats de
fond, que l'expression de satisfactions et d'insatisfaction, sans justification.
prendre note des éléments qui concerne l'animation, la prise de parole, le respect pour en tenir compte
la fois suivante.
remercier les personnes qui ont participé à la préparation, celles qui ont contribué.
Après
Rédiger un compte-rendu
-
le compte rendu est rédigé à partir des notes prises
il comprend la synthèse des informations traitées, la texte exact des décisions prises, les différents
éléments des débats.
il ne contient pas de mises en cause des personnes
il fait le point des satisfactions et insatisfactions liées au déroulement de la réunion
il est diffusé auprès de toutes les personnes concernées
Faire un bilan de l'animation
-
reprendre les remarques liées à la conduite de la réunion
réfléchir à ce qui peut être amélioré en termes de méthodes
prendre des décisions pour tenir compte des remarques faites
-
légitimer l'importance des ressentis : chaque information, chaque décision peut créer en nous des
"émotions", des sentiments. Ceux-ci sont légitimes, doivent être respectés comme tels.
donner la possibilité d'exprimer ces ressentis sans qu'ils soient contestés : ils sont par définition
incontestables. Mais ils ne parlent que de la personne qui les a, pas de l'intention de la personne qui les
a provoqués par ses paroles ou gestes.
chaque personne reste responsable de ses ressentis : si des paroles blessantes ont été prononcées, il faut
rappeler la règle, sans pour autant condamner la personne. Seule la justice est habilitée à le faire, à
partir de lois précises.
les émotions sont des phénomènes individuels : quand on gère collectivement les émotions, on produit
à terme des "boucs émissaires".
le droit à l'erreur est reconnu, il fait partie des processus d'apprentissages. Mais toute blessure mérite
une réparation.
l'animation suppose des compétences, donc de l'expérimentation, de l'apprentissage. Faire tourner cette
responsabilité à chaque réunion, revient à s'empêcher de s'améliorer. On ne change pas de trésorier à
chaque réunion !
l'animation ne sera pas un enjeu de pouvoir si chaque membre de la réunion assume aussi une
responsabilité au service du groupe.
D'une façon générale
-
Bibliographie
Charles MACCIO :
Charles MACCIO
Hervé Ott
Animation de groupes Chronique sociale 1983
Des réunions efficaces Chronique sociale 1986
Conflits Cultures Coopérations (tous droits réservés)
Animer une réunion
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