guide de rdaction du rapport de stage - uOttawa CO

GUIDE DE RÉDACTION DU
RAPPORT DE STAGE
N.B. : La forme masculine utilisée dans les textes comprend également les hommes et les femmes.
I. Introduction
Une bonne communication au sein d'une entreprise moderne est essentielle à sa bonne marche.
Savoir communiquer et surtout savoir bien écrire peut donc revêtir une importance considérable
dans votre carrière. C'est pourquoi la rédaction de rapports occupe une place importante dans
votre formation.
Le rapport de stage vous apprend à recueillir, analyser, organiser et présenter de l'information sur
un sujet donné. Au cours des différents stages, vous aurez l'occasion de préparer plusieurs types
de rapports, et ces documents deviendront pour vous et votre employeur une description écrite de
votre travail.
À la fin de chaque stage, l'étudiant en enseignement coopératif doit remettre un rapport de stage
qui est évalué par le coordonnateur scolaire * (professeur). Le Rapport joue un rôle important dans
la détermination de la note pour le stage; d'autres facteurs sont la lettre explicative, l'évaluation
par l'employeur.
Les objectifs énoncés dans ce document décrivent les exigences de base. Compte tenu des
distinctions entre les disciplines, chaque département va modifier légèrement les divers objectifs
et la présentation du rapport. Il est donc très important de parler à votre coordonnateur scolaire
avant de commencer à préparer votre rapport. Veuillez visiter notre site Web pour la liste à jour
pour tous les coordonnateurs coop départementaux.
*
Toute référence au coordonnateur scolaire peut aussi désigner son délégué.
II. Structure du rapport de stage
A. Lettre explicative
Votre rapport de stage doit être accompagné d’une lettre explicative adressée à votre
coordonnateur scolaire. La lettre doit être remise en même temps que votre rapport, mais ne doit
pas être attachée au rapport lui-même. Elle doit être dactylographiée à simple interligne et doit
contenir les renseignements suivants :
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•
•
•
•
•
•
•
votre nom et votre numéro d'étudiant
le nom de votre employeur et de votre supérieur immédiat
le titre de votre poste
le titre de votre rapport
le lien entre votre rapport et vos tâches (s'il y en a)
le niveau d'études accompli (2B, 3A, 3B, etc.)
le stage terminé (premier, deuxième...)
les remerciements et une déclaration attestant que vous êtes l'auteur du rapport.
La lettre peut aussi contenir tout autre renseignement pertinent au stage ou au rapport de stage.
B. Le rapport
i) Préparation
Très tôt en cours de stage, vous devez rencontrer votre superviseur pour discuter de votre rapport
de stage. Cela vous aidera à décider du type de Rapport que vous rédigerez. Si nécessaire, vous
pouvez ensuite discuter avec votre coordonnateur. Demandez à votre superviseur si une partie
quelconque de votre travail sera de nature confidentielle.
Dès que vous aurez décidé d'un thème, établissez un calendrier pour la préparation de votre
rapport (le rapport devrait faire partie de vos activités pendant la session). N'attendez pas à la
dernière minute, car un bon rapport exige de la préparation. Vous pourrez consulter des
exemplaires de bons rapports au site Web des programmes coopératifs. Utilisez la bibliothèque de
l'Université pour vos recherches ou pour consulter des guides de rédaction de rapport. (Voir
l’Annexe B plus loin pour une liste de quelques titres.)
Enfin, pensez au temps qu'il faut pour imprimer votre rapport. Certains étudiants attendent à la
dernière minute pour imprimer leur rapport et, à cause de problèmes techniques, ne peuvent pas
l'imprimer à temps. Ce genre de retard est inacceptable.
ii) Type de rapport
En consultation avec votre coordonnateur scolaire, vous pouvez choisir une des formes suivantes
pour votre rapport.
TYPE I
TYPE II
TYPE III
Au cours d'un stage, certains
employeurs demandent que le
stagiaire rédige un ou des
rapports sur son travail. Ceux-ci
doivent être préparés selon les
exigences de l'employeur.
L'employeur n'exige pas de
rapports écrits, mais vous
voulez quand même rédiger un
rapport relié à votre travail au
cours du stage (il ne devrait
cependant pas être un journal
quotidien de vos activités).
Si la nature de votre emploi
ne se prête pas à la
rédaction d'un rapport d'un
des autres types, vous
devriez consulter votre
coordonnateur académique
et déterminer le sujet d'un
rapport technique. Ceci
doit être fait assez tôt
pendant le stage et le tout
doit être confirmé par écrit
avec votre coordonnateur
scolaire.
Dans un tel cas, vous pouvez
inclure certains de ces rapports
dans votre rapport de stage.
Vous devez cependant obtenir
l'approbation préalable de votre
coordonnateur scolaire, de
préférence par écrit.
Vous devez décrire vos tâches
principales. Si vous aviez un
poste axé sur des projets,
décrivez ces projets. Nous vous
recommandons de donner un
compte rendu détaillé d'un des
projets et de décrire brièvement
les autres. Vous pourriez aussi
indiquer les connaissances que
vous avez acquises pendant le
stage et montrer que vous
comprenez le but de votre
travail. L'introduction devrait
contenir une brève description
de votre milieu de travail.
Le thème choisi ne doit pas
nécessairement être
original, mais le rapport
doit représenter votre
travail personnel.
Le rapport de stage (sauf les rapports exigés par l'employeur) devrait être préparé en dehors de
vos heures de travail. De plus, l'employeur voudra voir un exemplaire de votre rapport avant que
vous le remettiez à l'Université. Aussi, vous devez lui en remettre une copie une semaine avant la
fin de votre stage, afin qu'il puisse vous faire part de ses commentaires avant votre retour sur le
campus.
iii) Rapports confidentiels
Nous vous recommandons de choisir des thèmes qui ne comportent pas l’information
confidentielle. Si cela vous est impossible, vous devez en informer votre coordonnateur scolaire
au moins six semaines avant la date d’échéance pour remettre votre rapport au bureau coop. Si
votre rapport doit rester confidentiel, votre employeur devrait remplir un formulaire d’évaluation
(voir annexe B) pour confirmer qu'un rapport de stage lui a été remis et que le rapport satisfait
aux exigences du département. Ce formulaire devrait être remis au Bureau des programmes
coopératifs avec votre lettre explicative avant la date limite pour la soumission du rapport de
stage. Seuls les programmes qui ont des directives particulières quant à la rédaction de rapports
confidentiels pourront être considérés pour une exception à ce règlement.
iv) Langue
Comme pour tout autre cours de l'Université d'Ottawa, vous pouvez écrire votre lettre explicative et
votre rapport dans l'une ou l'autre langue officielle. Cependant, les rapports rédigés à la demande de
votre employeur doivent l'être dans la langue de son choix.
Nous vous recommandons de choisir la langue avec laquelle vous êtes le plus à l’aise puisque votre
rapport sera aussi évalué pour le style, la grammaire et l'orthographe. Il est toujours préférable de
consulter votre superviseur ou votre coordonnateur scolaire avant de commencer la rédaction de
votre rapport.
v) Format
RAPPORTS DE TYPE I
RAPPORTS DE TYPE II ET III
Pour des rapports exigés par l'employeur, veuillez
consulter celui-ci. Aux rapports rédigés pour
l'employeur, vous devez ajouter une page de titre,
une table des matières et une introduction.
L'introduction devrait résumer vos tâches et vos
responsabilités et indiquer les connaissances
acquises pendant le stage. Elle peut aussi servir à
situer les différents rapports. L'introduction est
normalement d'une ou deux pages.
Pour les autres rapports, nous demandons la
présentation suivante :
- une page de titre
- une table des matières
- un résumé
- une introduction
- un texte principal
- une conclusion
- une bibliographie
- une ou des annexes (si nécessaire)
Autres exigences :
• Le rapport devrait être relié; les rapports agrafés dans le haut sont inacceptables.
• Les pages doivent être numérotées (y compris les annexes).
• Les renvois à d'autres publications ou aux annexes doivent être précis (numéro de la page,
etc.).
• Évitez d’utiliser les descriptions générales de la compagnie ou des produits (sauf si cela
s’applique à votre sujet).
• Ajoutez un glossaire si le texte comprend beaucoup de termes techniques.
• Mettez en annexe les tableaux volumineux, les cartes et les programmes d'ordinateur.
• Les figures, graphiques et histogrammes peuvent aider à la présentation.
• Organisez votre rapport en sections et ajoutez un titre à chaque section.
• Utilisez une police de grandeur 12 ou 14, et un interligne de 1,5.
vi) Longueur
Le rapport devrait traiter adéquatement du thème choisi. Normalement, un rapport compte de 10 à 20
pages plus les annexes.
vii) Date limite
Vous devez remettre un exemplaire de votre rapport de stage à votre superviseur ou superviseure une
semaine avant la fin de votre stage. La lettre d’accompagnement et le rapport de stage (ou le
formulaire d’évaluation rempli par l’employeur si votre rapport est confidentiel) doivent
normalement être remis au Bureau de l’enseignement coopératif au plus tard le deuxième vendredi
qui suit la reprise des cours. Assurez-vous de consulter le calendrier des dates importantes (site
Web coop) pour confirmer la date exacte. Vous devez aussi remplir « l’ÉVALUATION DE
L’ÉTUDIANT » dans le Navigateur COOP au plus tard à cette date, et vous assurer de la
SAUVEGARDER. Vous serez avisé de la date limite exacte pour chaque session. Ne remettez pas
votre rapport à votre coordonnateur scolaire. Aucun rapport ne sera accepté en retard.
viii) Niveau (pour des rapports des Types II et III)
Rédigez votre rapport afin qu'il soit compris par vos confrères étudiants. Évitez d'utiliser un
langage technique avec lequel vous êtes devenu familier au cours du stage et qui ne serait pas
compris par vos confrères.
ix) Évaluation
Votre coordonnateur scolaire fait l'évaluation de votre rapport de stage et de la lettre explicative.
Les critères d'évaluation incluent : l'organisation et la présentation du rapport de même que le
contenu et la qualité de la langue. Voir l’Annexe B pour les lignes directrices pour l’évaluation du
rapport de stage confidentiel.
Si votre rapport est jugé inacceptable, vous en serez avisé par écrit et vous devrez remettre une
nouvelle version de votre rapport dans le délai fixé.
Les rapports sont normalement corrigés vers la mi-session. Veuillez vous adresser à votre
département à ce moment puisque les rapports ne sont pas retournés au Bureau des programmes
coopératifs.
ANNEXE A
LECTURES SUGGÉRÉES
Gibaldi, Joseph, 1999. MLA Handbook for Writers of Research Papers. Modern
Language Association of America, New York.
Turabian, Kate L., 1996. Manual for Writers of Term Papers, Theses and Dissertation, 6th
edition. University of Chicago Press, Chicago
Vous trouverez au sixième étage de la bibliothèque Morisset de nombreux ouvrages sur la
rédaction technique, (T11...) et, au quatrième étage, des ouvrages sur la rédaction administrative
et d'affaires, (HF.57...). Des ouvrages plus récents sont également en vente dans les librairies.
Vous trouverez également des exemplaires de rapports de stage sur le site Web des Programmes
d’enseignement coopératif.
Annexe B
ÉVALUATION D'UN RAPPORT DE STAGE CONFIDENTIEL
Nota : Si le rapport de stage renferme des renseignements privatifs et ne peut pas être remis pour évaluation, le superviseur ou la
superviseure du stagiaire coop doit remplir ce formulaire qui doit être remis au plus tard à la date limite fixée pour la présentation du
rapport de stage.
Programme d'études :
Stagiaire :
Employeur :
Évaluation faite par :
Stage : 1
No de téléphone :
2
3
4
5
E = excellent
Critère
Commentaires
B = bon
P = passable
I = insatisfaisant
Présentation
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Lettre d'accompagnement
Page couverture
Page de titre
Table des matières
Liste des tableaux et des annexes
Apparence générale
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Structure
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Résumé/condensé
Introduction
Conclusions
Recommandations
Annexes
Sources
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Qualité de la rédaction
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Grammaire
Orthographe
Clarté
Style
Qualité du sujet
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Pertinence des idées et des
solutions présentées
Qualité de l'analyse
Compréhension et étendue des
notions examinées
Compréhension de l'importance du
travail dans le milieu de l'employeur
Évaluation globale
Signature de l'évaluateur :
Réussite
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Échec
Reprise ________
Date : _________