referentiels de procedures

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ASMERADE
ASMERADE TOGO
Caisse d’Epargne et de Crédit Commercial et
Agricole des Mutuelles de Solidarités
« IDZALEDU »
REFERENTIELS DE PROCEDURES
1. BANQUE – COFFRE - CAISSE
1.1. Banque - Coffre
Le coffre doit contenir au maximum :
Lorsque ce montant est atteint, le surplus doit être déposé sur le compte en banque de la
caisse.
Il y a donc des opérations de coffre vers banque, effectuées par le gérant et des opérations de
banque vers coffre, effectués par au minimum deux personnes parmi le conseil
d’administration et le gérant
De même le retrait d’une subvention de fonctionnement ou de fonds de crédits donne lieu à
des opérations de banque vers coffre.
Retrait du coffre
Dépôt compte en banque
Le tableau de suivi coffre et banque (1) doit être
complété
Dépôt en banque
Le reçu de dépôt doit être archivé
Retrait du compte
Retrait du compte en banque
complété
Dépôt au coffre
Le reçu de retrait doit être archivé
Gérant +
Caissière
Gérant
Gérant
Gérant
Gérant +
CA
Gérant
Gérant +
Caissière
Gérant
1.2. Coffre - caisse
Chaque jour, avant l’ouverture au public, un fond de caisse doit être constitué pour les
opérations du jour. Ce montant, pris depuis le coffre, est identique chaque jour, sauf les
jours de paiement de salaires, d’octroi de crédit ou de dépenses programmées.
Le montant du fond de caisse est de :
1
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« IDZALEDU »
Retrait du coffre pour constituer le fond de caisse
Avant l’ouverture de l’agence
au public
complété
Dépôt dans la caisse
La somme en caisse est comptabilisée
Les pièces comptables sont comptabilisées
Les montants sont comparés
Après la fermeture de l’agence
au public
En cas d’erreur de caisse, l’écart est saisi dans le
cahier des erreurs de caisse et collecte (2) (cf.
procédure des erreurs de caisse et de collecte : à
faire)
complété
Dépôt de la somme dans le coffre
Gérant +
Caissière
Gérant
Caissière
Caissière
Gérant
Gérant +
Caissière
Gérant
Gérant
Gérant +
Caissière
1.3. Caisse et pièces comptables
Toute entrée et sortie d’argent de l’institution doit systématiquement passer par la caisse. La seule
exception concerne les fonds reçus de l’extérieur sur le compte en banque de l’institution qui
doivent transiter de la banque vers le coffre.
Chaque entrée ou sortie d’argent de la caisse doit être saisie sur le cahier de caisse (24) et
matérialisée par une pièce comptable qui servira de justificatif et de base de saisie informatique.
Chaque dépense doit être validé par le gérant ou par le CA pour un montant supérieur à
Saisir sur le cahier de caisse et faire un reçu de
dépenses (3)
Faire signer le donneur d’ordre
Dépenses
Opérations
Caissière
CA ou
gérant
Saisie des dépenses sur Excel dans le tableau de
Gérant
dépenses
Saisir sur Octopus : opération manuelle
Gérant
Débit : compte de charges – Crédit : cash
Voir détail de chaque opération dans Produits
Saisir sur le cahier de caisse et faire un reçu
Caissière
d’opérations (3)
Donner le double du reçu au membre
Caissière
2
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« IDZALEDU »
Paiement des salaires
Avance sur salaire
Réception d’une subvention
Faire un état de salaire mensuel (4) le 25 du mois
Gérant
Signature de l’état de salaire mensuel (4)
CA
Les salaires sont versés le dernier jour ouvré du CA+caissier
mois, en présence d’un membre du CA
+ salariés
L’état de salaire (4) est conservé en tant que pièce
Caissière
comptable
Débit : salaires – Crédit : rémunération due
Gérant
+
Débit : rémunération due – Crédit : cash
Lors de l’avance
Faire une demande d’avance sur salaire
Salarié
Signature de la demande d’avance de salaire en
CA
cas d’accord du CA. La demande de salaire fait
office de pièce comptable.
Saisie de l’avance de salaire sur l’état mensuel de
Gérant
salaire du mois en cours (4)
Remplir la fiche de remboursement des avances ou
CA + salarié
pertes (33)
Débit : Créance d’avance sur salaires-Crédit : cash
Gérant
Montant de l’avance
CA +
Paiement de l’avance de salaire, en présence d’un
caissier +
membre du CA
salarié
Lors du paiement du salaire amputé
Compléter la fiche de remboursement des avances
CA
ou pertes (33)
Débit : salaires – Crédit : Rémunération dues
Montant : salaire normal
+
Débit : rémunération dues – Crédit : Créance
Gérant
d’avance sur salaire – Montant : Mensualité à
rembourser
+
Débit : Rémunération dues – Crédit : cash –
Montant : salaire – mensualité d’avance sur salaire
Gérant +
Retirer la somme en banque et mettre la somme au
CA +
coffre (voir procédure 1.1)
Caissière
Faire, en 2 exemplaires, une attestation de
réception des fonds (5) en indiquant sa
décomposition telle qu’indiquée par le bailleur :
- Fonds de crédits
CA
- Subvention d’exploitation
Signer et tamponner l’attestation qui doit être
remis au bailleur de fonds. Envoyer copie du
document par mail au bailleur de fonds.
3
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Saisie sur Octopus :
Fond de crédit : Saisie en tant que ligne de
financement
Subvent. de fonctionnement : opération manuelle
Débit : Cash – Crédit : Dons et subventions
d’exploitation
Gérant
4
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1.4. Autres opérations comptables hors opérations
Amortissements
Vente de photos ou autres
travaux d’impression
Achat d’un bien à amortir
Suivre la procédure de dépenses habituelles (voir CA / Gérant
1.3)
+ Caissière
Gérant
Débit : Immobilisations – Crédit : Cash
Calculez l’amortissement mensuel linéaire dans le
Gérant
tableau d’amortissements Excel (6)
Saisie de l’amortissement mensuel
Saisir sur Octopus : opération manuelle mensuelle
Débit : dotations aux amortissements
Gérant
Crédit : Amortissements
Montant : valeur de l’amortissement mensuel
Compléter la fiche de travaux d’impression (7)
Caissière
En fin de mois, faire un reçu de travaux
Caissière
d’impression du montant global des opérations
d’impression du mois
Débit : cash
Gérant
Crédit : Produits exceptionnels
5
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2. PRODUITS
2.1. GESTION DE LA TONTINE
2.1.1. QUOTIDIENNE
Collecte des mises sur le terrain
Retour de la collecte
Nouveaux clients
Compléter le cahier de collecte
Compléter le carnet de tontine du client (15)
Encaisser les mises
Faire le compte réel de la somme collectée
Faire le compte théorique de la somme collectée
depuis le cahier de collecte (9)
Faire le compte théorique des ventes de carnets de
tontine depuis le cahier de vente de carnets (10)
Compléter la fiche de dépôt tontine (8)
En cas d’erreur constatée, saisir la différence dans
le cahier des erreurs de caisses et collecte (2)
Déposer le montant de la collecte dans la caisse
dépôt de tontine
Sur Octopus : saisir le dépôt sur le compte épargne
tontine du mois
Compléter les fiches tontine témoin (11) depuis les
informations du cahier de collecte
Destockage des carnets (cf. 2.1.3)
Remplir le cahier de ventes de carnets (10)
Encaisser 300 F
Remplir et donner le carnet de tontine
De retour de la collecte, faire une nouvelle fiche
tontine témoin pour le bénéficiaire
Collectrice
Collectrice
Collectrice
Collectrice
Collectrice
Collectrice
Collectrice
Gérant
Caissière
Caissière
Caissière
Collectrice
Collectrice
Collectrice
Collectrice
Caissière
2.1.2. PREMIERE SEMAINE DU MOIS
Positionnement
Les carnets de tontine des bénéficiaires doivent être
positionnés
Soit le bénéficiaire vient à la caisse avec son
Bénéficiaire
carnet
Soit la collectrice récupère les carnets lors de la
Collectrice
collecte et les rend aux clients le lendemain
Positionner les carnets et les signer
Caissière
Vérifier la conformité des carnets et des fiches
témoin. A défaut, mettre à jour la fiche témoin
Caissière
par rapport au carnet de tontine
Positionner les fiches tontine témoin et les signer
Caissière
6
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Synthèse mensuelle de tontine
Commissions de tontine
Saisie des ventes de carnets de
tontine
Compléter l’état mensuel des collectes (12)
depuis les fiches témoin lorsque toutes les fiches
Caissière
témoin sont positionnées (ou à défaut, une
semaine après le début du mois)
Compléter la fiche de synthèse des états de
Caissière
collecte (13) avec les informations de la fiche de
dépôt et de l’état mensuel du mois M-1 et M-2
En cas de perte ou de surplus, les comparer avec
les erreurs de collecte du mois et saisir au besoin
Gérant
les nouvelles différences constatées dans le cahier
des erreurs de caisses et collecte (2)
Retrait des commissions
Effectuer un retrait d’épargne sur le livret
d’épargne tontine du mois en cours, du montant
des commissions à prélever, calculées sur la
Caissière
synthèse des collectes tontine (13) (cf. Retrait
d’épargne)
Caissière
retrait de tontine – Commissions sur tontine
Saisir sur Octopus : Retrait livret d’épargne
Gérant
Dépôt des commissions
Déposer la somme des commissions en caisse
Caissière
Caissière
frais et commissions – Commissions sur tontine
Gérant
Débit : Cash – Crédit : Commissions sur tontine
Retrait de la somme des ventes des carnets
D’après la synthèse des collectes tontine (13),
Caissière
définir le nombre de carnets vendus
Effectuer un retrait d’épargne sur le livret
d’épargne tontine du mois en cours, d’un montant
Caissière
correspondant à : Prix de vente d’un carnet x
nombre de carnets
Caissière
retrait de tontine – Vente de carnets
Gérant
Dépôt de la somme des ventes des carnets
Déposer la somme en caisse
Caissière
Caissière
frais et commissions – Vente carnets de tontine
Saisir sur Octopus : opérations manuelles
Débit : Cash – Crédit : Créances des carnets de
tontine – Montant : Coût de fabrication unitaire x
nombre de carnets vendus
Gérant
+
Débit : Cash – Crédit : Ventes de carnets de
tontine – Montant : (Prix de vente – coût unitaire)
x nombre de carnets vendus
7
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2.1.3. OPERATIONS PONCTUELLES
Retrait des tontines par les
bénéficiaires
Achat et déstockage de carnets
de tontine
Vérifier que le carnet de tontine est positionné
Caissière
Retirer tout le net disponible d’un mois donné
Caissière
Noter et signer le retrait sur le carnet de tontine
Caissière
du client, ainsi que sur la fiche tontine témoin
Indiquer le montant retiré sur l’état mensuel des
Caissière
collectes
retrait tontine membre (préciser les mois
Caissière
concernés)
Gérant
(indiquer le nom du bénéficiaire en commentaire)
Achat de carnets de tontine
Caissière
dépenses
Sortir l’argent de la caisse
Caissière
Effectuer le paiement et récupérer une facture
Gérant ou CA
Débit : Stock de carnets de tontine
Gérant
Crédit : Cash
Montant : Valeur globale d’achat
Stock de carnets confié à la collectrice
Compléter le cahier de ventes de carnets de la
Caissière
collectrice (10)
Remplir une fiche de destockage de carnets de
tontine (14) en tant que pièce comptable
Saisir sur Octopus : Opération manuelle
Débit : Créances des carnets de tontine
Gérant
Crédit : Stock de carnets de tontine
Montant : coût de fabrication unitaire x nombre
de carnets
8
ASMERADE
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« IDZALEDU »
2.2. EPARGNE
2.2.1. EPARGNE A VUE (individuelle ou groupe)
Adhésion
Dépôt
Retrait
Le membre ou le groupe doit se présenter au
guichet de la caisse et doit payer les droits
d’inscription et la part sociale, et fournir deux
photos pour un adhérent individuel, deux photos Futur adhérent
du (de la) président(e), une photo du (de la)
trésorier (ière), une photo du (de la) secrétaire
pour les groupes.
Remplir la fiche d’inscription de groupe (16) ou
Caissière
individuelle (17) et y apposer la (les) photo(s)
Encaisser les frais d’inscription + part sociale +
Caissière
dépôt d’épargne éventuel
d’adhésion précisant le détail des frais
Caissière
d’inscription + part sociale + dépôt éventuel
Prendre un carnet « livret d’épargne », le
compléter et y agrafer la photo
Caissière
Rajouter « Part sociale : xxxx FCFA »
Compléter la feuille de suivi mensuel des
Caissière
adhésions (18)
Saisir le dépôt éventuel sur la fiche d’épargne
témoin (au dos de la fiche d’inscription) et sur le
Caissière
livret d’épargne du membre
Saisir sur Octopus :
nouveau client + nouveau compte épargne +
dépôt éventuel
Gérant
Groupe : saisir le groupe en tant qu’individuel
mais avec le nom MUSO XXXX
Encaisser le dépôt
Caissière
Caissière
dépôt d’épargne
Compléter le livret d’épargne du membre
Caissière
Compléter la fiche d’épargne témoin du membre
Caissière
Saisir sur Octopus : dépôt d’épargne
Gérant
Pour les groupes, s’assurer auprès du gérant qu’il
n’y a pas de crédit en cours et le cas échéant que
Caissière
le montant restant sur le livret correspond au
minimum au montant du nantissement.
Compléter le livret d’épargne du membre
Caissière
Décaisser la somme
Caissière
Caissière
retrait d’épargne
Compléter la fiche d’épargne témoin du membre
Caissière
Saisir sur Octopus : retrait d’épargne
Gérant
9
ASMERADE
ASMERADE TOGO
« IDZALEDU »
Fermeture de compte
Carnet livret d’épargne
Compléter la fiche de clôture de compte épargne
Caissière
(19)
Récupérer le carnet du membre et l’agrafer avec
Caissière
la fiche d’épargne témoin du membre et la fiche
de clôture de compte
frais et commissions du montant des frais de
Caissière
clôture
Caissière
retrait d’épargne détaillant le montant de la part
sociale + solde du livret
Saisir sur Octopus : retrait d’épargne et clôture de
Gérant
compte
Achat des carnets livret d’épargne
Caissière
dépenses
Caissière
Gérant ou CA
Débit : Stock de carnets livret d’épargne
Gérant
Crédit : Cash
Destockage des carnets livret d’épargne
Comptabiliser d’après la feuille de suivi mensuel
des adhésions (18), le nombre de carnets de livret
Gérant
d’épargne à déstocker
Débit : stock de carnets livret d’épargne
Gérant
Crédits : commissions
Montant : valeur de fabrication unitaire du carnet
X nombre de carnets unitaires déstockés
10
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2.2.2. EPARGNE A TERME (individuelle ou groupe) – A COMPLETER
L’épargne à terme est accessible aux adhérents. Ils possèdent donc un livret d’épargne à vue. Les
membres qui souhaitent bénéficier de l’épargne à terme doivent préalablement déposer sur leur
compte à vue la somme qu’ils souhaitent bloquer.
Ouverture du compte d’épargne
à terme
Versement des intérêts
Clôture du compte d’épargne à
terme
Compléter le contrat d’épargne à terme et la
ranger avec les pièces comptables
Saisir sur Octopus : Ouverture d’un compte
d’épargne à terme et transfert du montant bloqué
du compte à vue vers le compte à terme
Agrafer le contrat d’épargne à terme avec la fiche
d’épargne témoin
Sur le compte à vue
Transférer du compte à terme vers le compte à
vue
Caissière
Gérant
Gérant
11
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« IDZALEDU »
2.3. GROUPES MUSO
Caisses MUSO
Caisses MUSO
Achat des caisses
Caissière
dépenses
Caissière
Gérant ou CA
Débit : Stock des caisses MUSO
Gérant
Crédit : Cash
Déstockage des caisses MUSO
Déstocker les caisses
Caissière
Remplir une fiche de déstockage de caisses
Caissière
MUSO (22) et l’ajouter aux pièces comptables
Faire signer un contrat de crédit bail (voir
modèle) au groupe MUSO en 2 exemplaires :
Animateur
Un restant dans la caisse verte, l’autre restant
dans le dossier de l’animateur
Sur Excel, destocker les caisses dans le fichier de
suivi de stock de caisses MUSO (21)
Débit : Créance caisse MUSO
Gérant
Crédit : Stock de caisses MUSO
Montant : coût de fabrication unitaire des caisses
MUSO X nombre de caisses MUSO déstockées
Remboursement des caisses MUSO
Le jour de l’échéance, l’animateur récupère la
Animateur
somme due et signe l’échéancier de la MUSO
L’animateur remet la somme à la caissière
Animateur
Caissière
remboursement d’échéance de caisse MUSO
Débit : trésorerie
Gérant
Crédit : Créance caisses MUSO
Régul annuelle
Calcul de la différence unitaire du coût de
Gérant
fabrication et du prix de vente des caisses MUSO
Saisir sur Octopus :
Débit : Créance caisse MUSO
Crédit : Produit exceptionnel
Gérant
Montant : Différence précédemment calculée X
nombre de caisses destockées dans l’année
12
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2. 4. CREDITS
2.4.1. Demande de crédits
Les demandes de crédits se font dans le cadre des groupes MUSO directement à l’animateur
MUSO.
Instruction du dossier de
demande de crédit
Comité de crédit
Au cours d’une AG de la MUSO, remplir le
dossier de demande de crédit et déterminer en
fonction des demandes les échéances globales de
remboursement
Vérification du montant disponible dans la caisse
verte pour le nantissement
Vérification que le groupe n’a pas d’autres crédits
en cours du même type (commercial ou agricole)
au sein de la caisse d’Asmerade, que les membres
qui sollicitent le crédit n’ont pas eux-même de
crédits en cours au sein de la MUSO ou d’une
autre MUSO
Saisir sur Octopus : Simulation de la demande de
crédit
La demande de crédit est transmise au comité de
crédit avec un avis motivé
Lors du prochain comité de crédit, le dossier est
étudié et le comité doit statuer sur le dossier
Après délibération, le comité de crédit publie sa
décision sur le document décision du comité de
crédit
Saisir sur Octopus : validation de la demande de
crédit
Animateur
Animateur
Gérant
Animateur
Animateur
Comité de
crédit
Comité de
crédit
Gérant
13
ASMERADE
ASMERADE TOGO
« IDZALEDU »
2.4.2. Octroi du crédit
Préparation de l’octroi
Lorsque la demande est acceptée, un échéancier
global du crédit accordé est imprimé
Calcul du montant du nantissement nécessaire à
l’octroi du crédit
Saisir sur Octopus : répartition des montants
prêtés par membre
3 membres minimum dont le (la) président(e), le
(la) trésorier(ère) se présentent à la caisse
Dépôt du montant du nantissement sur le compte
épargne à vue du groupe (pas de DAT possible
pour les nantissements)
En cas de premier crédit pour le groupe,
délivrance de la caisse bleue (voir caisses MUSO)
Rappel des règles d’accès au crédit et de
remboursement
Explication et signature de la caution solidaire
Explication et signature du contrat de crédit
Octroi du crédit
Remise du montant du crédit dans la caisse bleue
du groupe MUSO déduction faîte des frais de
dossier et d’assurance décès
d’octroi de crédit
frais et commissions
Remise de l’échéancier global du crédit
Saisir sur Octopus : déboursement du crédit
En AG de MUSO : Répartition du crédit entre les
membres et remplissage des cahiers de gestion et
du registre de prêt (en notifiant à l’avance les
dates et montant des échéances individuelles)
Animateur
Animateur
Animateur
MUSO
MUSO
Animateur +
Caissière
Animateur +
Gérant +
MUSO
Animateur +
Gérant +
MUSO
Animateur +
Gérant +
MUSO
Caissière
Caissière
Caissière
Animateur
Gérant
Animateur
14
ASMERADE
ASMERADE TOGO
« IDZALEDU »
2.4.3. Remboursement du crédit
Le remboursement des échéances (capital plus intérêts ou intérêts seuls dans le cas de crédits avec
différé de paiement) se fera mensuellement selon l’échéancier.
Les membres de la MUSO se présentent à
MUSO
l’agence avec la caisse verte
Le montant de l’échéance est payé
MUSO
Octroi du crédit
Caissière
remboursement d’échéance de crédit
Saisir sur Octopus : remboursement d’échéance
Gérant
En AG de MUSO : remplissage des cahiers de
Animateur
gestion
Lorsque toues les échéances sont remboursées, le groupe peut procéder à une nouvelle demande de
crédit.
2.4.4. Retard de paiement d’une échéance
En amont
Mesures à prendre en cas de
non paiement
Pour prévenir les retards, l’animateur rappelle
l’échéance au groupe quelques jours avant.
AG de la MUSO en urgence où l’animateur
rappelle au groupe ses engagements et les
pénalités de retard.
Convocation des membres à l’agence en présence
des membres du CA
Action en justice
Animateur
Animateur
Gérant + CA
CA
15

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