Assistant administratif

Titre du poste : Assistant administratif
Type de poste : Syndiqué
Horaire de travail : 35 heures par semaine
Dans le présent document, le genre non marqué s’applique à la fois aux hommes et aux femmes.
Généralités
Les assistants administratifs contribuent à réaliser la mission de Valoris, c’est-à-dire de « Rendre service aux gens
vulnérables de Prescott-Russell en les soutenant dans leur famille et en facilitant leur intégration dans la
communauté. ».
Le but principal de l’assistant administratif est de « répondre avec diligence aux besoins de la clientèle interne et
externe ». Les tâches de l’assistant d’équipe associées au service à la clientèle consistent à :
•
•
•
accomplir les demandes du superviseur reliées au travail de l’équipe; (ne comprends pas le secrétariat de
gestion);
effectuer les demandes des intervenants associées à la charge de travail de l’assistante d’équipe;
répondre aux diverses demandes : ministère, réception, gens de l’externe, etc.
L’assistant administratif doit être au service de la clientèle en tout temps.
Particularités du poste
Généralités
Les responsabilités multiples et diversifiées du poste requièrent un niveau de qualifications supérieur. Aujourd’hui,
l’assistant administratif occupe une place stratégique au cœur de notre agence. Son poste est essentiel au bon
fonctionnement du centre de services.
Les tâches sont fréquemment requises dans un délai très court, c’est pourquoi il devient indispensable pour
l'assistant administratif de bien établir les priorités, d’avoir une bonne gestion de temps et de maîtriser les outils
informatiques (messagerie vocale, téléconférence, visioconférence, internet, etc.) Les fonctions d’un assistant
administratif exigent beaucoup de compétences et de polyvalence.
En plus des tâches de secrétariat traditionnel, l’assistant administratif coordonne et organise souvent les activités
de toute une équipe ou d’un service.
Tâches principales
 Responsable de la bonne gestion des dossiers physiques ainsi que du classement;
 Informatisation des entrées de données au logiciel MATRIX;
 Effectuer diverses tâches cléricales (dactylographie, correspondance, formulaires, mise en page de textes,
tableaux, procès-verbaux, rapports, graphiques, tout en apportant une attention particulière à la grammaire,
l’orthographe et la syntaxe des travaux);
 Responsable de l’envoi et de la réception des documents par le biais du télécopieur, courrier électronique et
courrier postal;
 Effectuer les photocopies;
 Rédiger, réviser et corriger la correspondance;
 Réviser et corriger les présentations PowerPoint;
 Traduire la correspondance (traduction limitée : note, lettres ou textes d’une à deux pages);
 Assurer la confidentialité des documents;
 Organiser des réunions, des rencontres, des conférences téléphoniques et des événements (convocation et
confirmation de rendez-vous, réservation de salles);
 Responsable des demandes de vérifications de naissance, certificats de naissance, numéros d’assurance sociale,
passeport, carte santé;
 Tenir à jour les différents formulaires et envois des formulaires au Ministère;
 Participer à la formation des nouveaux membres de l’équipe et travailler de concert avec les différents services;
 Assumer la tâche de réceptionniste (accueil des visiteurs, diriger les appels, information aux clients et
intervenants, service postal);
 Suivi des certains équipements technologiques;
 Suivi des sièges d’auto conjointement avec le répartiteur;
 Responsable de l’acheminement du courrier interne et externe;
 Commande des fournitures, contrôle de la petite caisse, effectuer de courtes recherches sur Internet, commande
de repas, envoi de fleurs;
 Mise à jour des horaires tels que : contrôle du tableau des heures supplémentaires, reprise de temps des
intervenants, tableau des vacances des intervenants;
 Lien de communication avec l’agent immobilier;
 Communication avec les écoles : bulletins scolaires;
 Aide restreinte reliée à l’informatique;
 Autres tâches connexes.
Expérience et exigences académiques
 Cinq (5) années d'expérience en bureautique;
 Expérience marquée en prestation de soutien administratif;
 Expérience de la préparation et de la révision de la correspondance, notamment de lettres, de notes de service,
de rapports, de graphiques, de présentations et d'autres documents;
 Excellente connaissance des logiciels Excel, PowerPoint, Word et des ressources Internet;
 Bilinguisme à l’oral et à l’écrit;
 Diplôme d’études postsecondaires lié à la bureautique, au secrétariat ou à l’administration.
Exigences physiques
 Travail de bureautique.
 Travail en position assise