OFFRES D`EMPLOI

OFFRES D'EMPLOI
UN (1) ASSISTANT ADMINISTRATIF
Poste permanent, Temps plein (35 heures par semaine), Syndiqué, Casselman
Concours P16-01
SOMMAIRE : Les responsabilités multiples et diversifiées du poste requièrent un niveau de qualifications supérieur. Aujourd’hui, l’assistant
administratif occupe une place stratégique au cœur de notre agence. Son poste est essentiel au bon fonctionnement du centre de services.
Les tâches sont fréquemment requises dans un délai très court, c’est pourquoi il devient indispensable pour l'assistant administratif de bien
établir les priorités, d’avoir une bonne gestion de temps et de maîtriser les outils informatiques (messagerie vocale, téléconférence,
visioconférence, internet, etc.) Les fonctions d’un assistant administratif exigent beaucoup de compétences et de polyvalence. En plus des
tâches de secrétariat traditionnel, l’assistant administratif coordonne et organise souvent les activités de toute une équipe ou d’un service.
EXIGENCES ET QUALIFICATIONS :
 Cinq (5) années d'expérience en bureautique;
 Expérience marquée en prestation de soutien administratif;
 Expérience de la préparation et de la révision de la correspondance, notamment de lettres, de notes de service, de rapports, de
graphiques, de présentations et d'autres documents;
 Excellente connaissance des logiciels Excel, PowerPoint, Word et des ressources Internet;
 Bilinguisme à l’oral et à l’écrit;
 Diplôme d’études postsecondaires lié à la bureautique, au secrétariat ou à l’administration.
TÂCHES PRINCIPALES :
 Responsable de la bonne gestion des dossiers physiques ainsi que du classement;
 Informatisation des entrées de données au logiciel MATRIX;
 Effectuer diverses tâches cléricales (dactylographie, photocopies, correspondance, formulaires, mise en page de textes, tableaux, procèsverbaux, rapports, graphiques, tout en apportant une attention particulière à la grammaire, l’orthographe et la syntaxe des travaux);
 Responsable de l’envoi et de la réception des documents par le biais du télécopieur, courrier électronique, courrier postal et courrier
interne;
 Rédiger, réviser et corriger la correspondance et les présentations Powerpoint;
 Traduire la correspondance (traduction limitée : note, lettres ou textes d’une à deux pages);
 Assurer la confidentialité des documents;
 Organiser des réunions, des rencontres, des conférences téléphoniques et des événements (convocation et confirmation de rendez-vous,
réservation de salles);
 Responsable des demandes de vérifications de naissance, certificats de naissance, numéros d’assurance sociale, passeport, carte santé;
 Tenir à jour les différents formulaires et envois des formulaires au Ministère;
 Participer à la formation des nouveaux membres de l’équipe et travailler de concert avec les différents services;
 Assumer la tâche de réceptionniste (accueil des visiteurs, diriger les appels, information aux clients et intervenants, service postal);
 Divers suivis (informatique, siège d’automobiles, immobilier, bulletins scolaires, etc.)
 Commande des fournitures, contrôle de la petite caisse, effectuer de courtes recherches sur Internet, commande de repas, envoi de fleurs;
 Mise à jour des horaires tels que : contrôle du tableau des heures supplémentaires, reprise de temps des intervenants, tableau des
vacances des intervenants;
 Autres tâches connexes.
SALAIRE ANNUEL : 35,497$ à 45,981$ (selon l’éducation, l’expérience et les qualifications)
UN (1) SECRÉTAIRE DE DIRECTION
Poste permanent, Temps plein – Flexible selon les besoins, Non-syndiqué, Plantagenet
Concours P16-02
SOMMAIRE : Sous la supervision d’un directeur, le secrétaire de direction participe au processus de soutien à la gestion et se voit généralement
attribuer des tâches additionnelles. Il devra faire preuve de grande confidentialité face aux dossiers qui lui seront confiés en tenant compte du fait
qu’il aura à assister à certaines rencontres de nature confidentielle et à travailler à la préparation de documents confidentiels.
EXIGENCES ET QUALIFICATIONS :
 Cinq (5) années d'expérience en bureautique;
 Expérience dans la gestion d’un conseil d’administration;
 Expérience marquée de la prestation de soutien administratif aux membres de la direction tels que : l'organisation et le maintien d'un système de
classement, les préparatifs de voyage et l'organisation de réunions;
 Excellente connaissance des logiciels Excel, PowerPoint, Word et les ressources Internet;
 Bilinguisme à l’oral et à l’écrit ;
 Diplôme d’études postsecondaires liées à la bureautique, au secrétariat ou à l’administration.
TÂCHES PRINCIPALES :
 Maintenir à jour le système de classement des directeurs de services;
 Organiser le transport et faire les réservations nécessaires pour les déplacements des directeurs de services;
 Gérer les activités du conseil d’administration de Valoris;
 Préparer les ordres du jour et diffuser les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration;
 S’assurer que les membres du conseil d’administration de Valoris répondent aux critères du code d’éthique de l’organisation ainsi qu’aux exigences
administratives du ministère;
 Offrir un appui aux directeurs de services pour la logistique des rencontres internes et externes;
 Gérer certains projets spéciaux tels que l’organisation de la collecte de fonds, la gestion des sommes reçues, la rédaction de documentation telle
que les lettres de sollicitation de commandites et invitations à des évènements;
 Coordonner les activités et rencontres incluant la préparation des rencontres, la préparation des documents, la rédaction de compte-rendu et le suivi
des dossiers;
 Effectuer le suivi nécessaire pour les divers dossiers traités par les directeurs de services en lien avec les mandats sous leur responsabilité;
 Autres tâches connexes.
SALAIRE ANNUEL : 43,778$ à 61,225$ (selon l’éducation, l’expérience et les qualifications)
Veuillez acheminer votre demande d’emploi au plus tard le 15 janvier 2016, 16 h, par courriel, à
[email protected].
Veuillez noter que nous adhérons aux principes reliés à la loi sur l’accessibilité. Ainsi, si vous avez besoin d’adaptation spéciale
(soutien technique, accessibilité, etc.) durant la période d’évaluation, veuillez communiquer avec Élyssa Ménard au (613) 673-5148,
poste 2289 dès que possible pour que les mesures appropriées soient prises afin de faciliter votre pleine participation à ce processus
de sélection.
Agence bilingue située à mi-chemin entre Ottawa et Montréal.
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MISSION
Rendre service aux gens vulnérables de Prescott-Russell