AG PRINTANIERE AU PAYS DE LA BRUYERE
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AG PRINTANIERE AU PAYS DE LA BRUYERE
« AG PRINTANIERE AU PAYS DE LA BRUYERE » Assemblée générale de l’AIF à Saint-Pons de Thonières, 21-22 mai 2016 PRESENTS : Lola DESBOURDES Delphine DUPRAT Zoë LEFORT Morgan MARTIN Jacky VERET Victor MARTIN Agnès VILLA Mélanie OLIVIER Florian DUFAUD Margot TROUVE-BUISSON Quentin DELORME François JOLY Caroline SALOMON Leslie CONSTANTIN Emmanuel ROUYER Leo LENEE-CORREZE Olivia MAROIS Olivier GLEIZE EXCUSES : Elsa LIBIS Hugo PIERRE Jean-Baptiste RICHARD 1 ORDRE DU JOUR : Point préliminaire : tour de table des participants 1. Retour sur l’esprit AIF : explication de texte et mise à jour 2. Bilan de l’année écoulée 3. Vie des services 3.1. Service communication 3.2. Service emploi 3.3. Service adhésion 3.4. Bureau 4. Projets / évènements passés/ à venir 5. Partie statutaire 5.1. Validation des comptes 5.2. Budget de l’année à venir 5.3. Renouvellement du CA et des services 2 Point préliminaire : tout de table des participants Agnès : FIF23 stagiaire chez Prosilva, venu découvrir ce qu’était l’association et ce qu’elle pouvait apporter. Mélanie : FIF23 stagiaire pays de Pouzauges. Margot : FIF23 stagiaire sur le secteur de Bougès, venue se renseigner sur l’association Olivia : animatrice CFT Chambaran, adhérente depuis sortie de la FIF en 2013, plus impliquée depuis l’an dernier au travers du service emploi. Caroline : FIF23, stagiaire avec Aline Salvaudon au PNR Luberon sur les vieilles forêts. Commence à utiliser l’association depuis quelques temps sur les offres d’emploi surtout et motivée pour voir comment ça marche, rencontrer les gens et s’impliquer plus. Victor : FIF23, stagiaire métropole Aix-Marseille sur un projet de regroupement foret publique / privée pour dynamiser la gestion et gérer plus durablement la forêt. A entendu parler de l’AIF mais n’a jamais vraiment assisté à des présentations et donc intéressé pour mieux comprendre ce que c’est et éventuellement s’impliquer. Carole : FIF20, animatrice CFT au PNR Haut-Languedoc. Impliquée dans l’association depuis l’AG 2015 au travers du service communication. Intéressée par le côté interaction principalement. Volonté d’insister davantage sur cette interaction et développer davantage d’occasions de se rencontrer Quentin : FIF23, stagiaire sur l’observatoire des prix du bois en Drôme/Ardèche auprès du CRPF. Viens de l’ISARA Lyon, intéressé par l’AIF car ça l’a aidé à rentrer davantage dans le réseau des forestiers. Il souhaite s’impliquer car il y voit beaucoup de potentiel. François : FIF23, stagiaire auprès du Cabinet Coudert sur les emprises de lignes THT pour RTE et la gestion des emprises. Motivé pour un week-end « viens voir mon emprise ». Florian : FIF23, stagiaire au PN de Port-Cros, sur les forêts littorales dans l’aire d’adhésion du Parc. Sur les potentiels forestiers et la valorisation possible des forêts. Viens voir ce qu’est l’AIF et s’il peut s’impliquer pour aider à développer des choses. Emmanuel : FIF19, Ingénieur expérimentation et responsable équipe Pyrénées au CRPF MidiPyrénées. Intéressé par les évènements organisés certains week-end et venu car l’AG était pas loin pour voir ce qui se profile pour les prochains temps Olivier : FIF20, travaille au CRPF-IDF sur les aménités forestières autour du Carbone. Se demandait si la présence de l’AIF pouvait être renforcée par des formats plus informatisés. Lola : FIF18, chargée d’études en Bureau d’études. Motivée surtout par le côté interaction de l’association, et en particulier l’organisation d’évènement ; car c’est au cours de ces moments-là qu’on relance un peu les dynamiques et les motivations. Zoë : responsable aménagement à l’ONF Chaumont. Coordinatrice de la communication et membre du CA depuis 6 ans, ancienne présidente de l’AIF. Toujours motivée pour poursuivre son implication au sein de l’AIF et l’AG est toujours le meilleur moment pour se remotiver Morgan : travaille à la DDT Haute Marne sur la police de l’eau. Auparavant à l’ONF dans la Meuse. Administrateur et membre du service adhésion. S’occupe du site de l’association et administrateur depuis 3 ans. Venu car besoin de relève au service adhésion et toujours envie de voir vivre l’association. 3 Delphine : Ingénieur agronome VetAgroSup avec parcours spécialisation Ressource forestière et filière bois d’AgroPArisTech et titulaire du Master FAGE d’AgroParisTech. Travaille aux Communes forestières dans l’Allier. Elle est aussi Secrétaire de l’association et toujours motivée pour s’impliquer. Leslie : FIF16. Travaille aux Communes forestières dans le Jura. Elle est Trésorière de l’association et laissera ce statut à la relève au cours de la modification des statuts. Les AG sont toujours un moment sympathique. Léo : FIF 23 en stage à Forêt Evolution. Il est venu pour rencontrer les personnes et qu’il trouve les activités proposées intéressantes (week-end à thème, pour mieux connaître la forêt française) . 4 1. RETOUR SUR L’ESPRIT AIF : 5 Réactions à la suite de la lecture : - Le document dans sa forme actuelle convient (à part quelques fautes d’orthographes à corriger et quelques photos à mettre à jour) - Le document n’est pas assez accessible ni assez visible. Comment pourrait-on le mettre davantage en avant ? o Depuis l’an dernier, un accès direct a été ajouté en cliquant sur le logo « AIF » situé sur la page d’accueil, ainsi que dans les signatures mails des services 6 o Nouvelles propositions : l’afficher en page d’accueil et via une page « qui sommes nous ? » Décision : Lola met à jour le document. Morgan s’occupe des mises à jour techniques pour mettre en avant l’esprit AIF via un affichage sur la page d’accueil et la mise à jour de la page « qui sommes nous ? » 7 2. BILAN DE L’ANNÉE ÉCOULÉE ET VIE DES SERVICES Présentation préalable de l’organisation de l’association. L’animation de l’association repose sur quatre organes : - un conseil d’administration : composé de 9 membres dont le bureau (Président, Trésorier, Secrétaire, voire Vice-Président, Vice-Trésorier et Vice-Secrétaire) - Service Communication : actuellement composé de 8 personnes - Service Emploi actuellement composé de 3 personnes - Service Adhésion actuellement composé de 2 personnes Les services rédigent des tutoriels afin de faciliter les passations et la prise en main des outils dans les services. Les membres communiquent régulièrement entre eux via des échanges dématérialisés, et un Conseil d’administration a lieu tous les ans, environ 6 mois après l’assemblée générale. Les archives de l’Association se trouve dans une armoire à AgroParisTech Nancy (du fait du lien historique entre l’Association et l’école des Eaux et Forêts). L’armoire aurait été déplacée et son emplacement actuel est inconnu. De plus le site internet de l’AIF facilite la prise de contact et la communication entre l’ensemble de ses adhérents grâce à la création de groupe accessible à tous, le forum, l’annuaire. La consultation des documents publics est également possible via la bibliothèque et la rubrique offre d’emploi. Décision : Agnès se renseigne sur l’emplacement de l’armoire contenant les archives de l’AIF pour récupérer les docs et s’assurer qu’ils sont identifiés comme étant à l’AIF et devant être conservés. 2.1. Service emploi Le service fonctionne actuellement grâce à trois bénévoles. Les recruteurs envoient directement les offres au service emploi, ou ils postent les offres en ligne (le service reçoit alors un mail d’alerte). Le service emploi reçoit également des offres grâce à ses adhérents ou en recherchant des offres en ligne sur d’autres sites. Les proportions sont les suivantes : ¼ envoyés par les recruteurs, ¼ cherchés sur les organismes, ½ transférés par les adhérents. Le rôle des bénévoles du service d’emploi est essentiellement de relever les offres envoyées sur la boite mail et de les saisir dans la base de données. Chaque bénévole s’occupe de la relève des offres sur une semaine, avec donc un roulement de trois semaines. Le fonctionnement est très intuitif. La difficulté est d’être régulier dans la saisie des offres ; cependant Jean-Baptiste s’est proposé coordinateur du groupe afin de rappeler à chacun lorsque sa arrive et organiser les échanges de semaine si besoin. Les recruteurs ne reçoivent pas automatiquement de mail les informant que leur offre a été publié sur le site de l’AIF, ce sont les bénévoles qui l’envoient. Par exemple, Olivia n’envoie pas de mail lorsqu’elle a été récupérer l’offre sur un autre site. Certains pensent au contraire que le fait que ces recruteurs reçoivent un mail permettrait de faire connaitre l’association. 8 Décision : Envoyer aux recruteurs un courriel de confirmation de diffusion des offres d’emplois même pour les offres reçues indirectement, afin de faire valoir l’AIF. 2.2. Service Communication Plusieurs bénévoles composent le service communication, tous inscrits dans le groupe homonyme. Cette année les bénévoles ont créé un document qui récapitule les postes, ainsi qu’un tutoriel. Un des rôles du service communication est de publier des brèves concernant le secteur forestier, qui sont envoyés toutes les semaines aux adhérents dans le même courrier reprenant les offres d’emplois. Ces brèves doivent être prêtes le jeudi pour le lundi de la publication des offres, grâce à un roulement de 4 personnes. Les bénévoles réalisent également toutes les communications envoyés à l’ensemble des adhérents, et s’occupent de la boite mail du service. Il existe également un agenda reprenant toutes les animations de l’AIF et autres activités intéressantes. Parmi les nouveautés, d’une part le service Communication tente de mettre en place une newsletter : la dépêche AIF. Actuellement une seule a été publiée, lors du week-end « Viens voir mon bout de forêt en Meuse ». L’objectif est de réaliser un modèle de newsletter pré-rempli afin que les membres puissent en rédiger plus facilement. Hugo travaille dessus actuellement. La Dépêche sur le « week-end Truffes » doit être remis en page … mais date d’il y a 1 an. D’autre part le service communication a réaliser et envoyer un sondage auprès de tous les adhérents afin de connaitre les raisons du manque de participation aux activités et aux assemblées générales, de connaitre les besoins et les envies des adhérents. Les services a reçu des réponses de 80 membres, les réponses sont anonymes. La plupart est surtout intéressée par la diffusion d’offres d’emploi, et ne se sentent pas concernés par les assemblées générales car se déroulent trop loin de chez eux. Les retours sont très positifs mais les personnes ne souhaitent pas s’impliquer. Ces résultats seront davantage présentés lors d’un atelier dimanche après-midi. Par ailleurs, lors d’un dernier conseil d’administration ; il a été appris que la page « formation » du site public était la plus deuxième page la plus consultée. Le service communication souhaite donc remettre cette page à jour (les informations étaient obsolètes) en impliquant les écoles de formation. Les écoles sont donc invités à envoyer un résumé des formations proposées. Sam a commencé à synthétiser les retours (APT, ENITA Bordeaux et Québec).Le démarchage n’a pas encore été réalisé vers toutes les formations. Des membres vont également présenter l’AIF lors des journées d’informations dans les écoles, ceci se fait selon la volonté et le bénévolat des adhérents. Concernant les outils de communication, le choix est de privilégier le site internet de l’AIF. Mais sont également ouvert une page linkedin (qui n’est plus animée) et une page facebook (animée actuellement par Jean-Baptiste). Ce sont des vecteurs d’information mais ils nécessitent une animation pour être serviables dans la communication. En effet un site/une page non actualisée devient un « anti-vecteur », et donne l’impression d’une association « morte ». Que les bénévoles se manifestent ! De même pour l’animation du Site internet : Morgan s’occupe de tout, mais souhaiterait de l’aide. Carole a essayé de discerner ce qui serait à supprimer (groupes non « vivants », etc.) mais le travail était non important elle aurait besoin d’autres bénévoles. 9 A côté du service communication, il existe le groupe « ça bouge à l’AIF », dont Samuel est coordinateur. Ces bénévoles ne sont ni membres du CA ni du service, leurs participations permet d’animer des actions de l’AIF (week-end à thèmes, etc.) Décision : - Intituler le mail hebdomadaire « offre d’emploi ET BREVES » afin de valoriser le service Communication. - Analyser les retours du sondage et prendre des décisions d’animation adéquates, lors d’un ATELIER spécifique -Rechercher de personnes motivées pour animer les outils de communication 2.3. Service adhésion Le service adhésion est composé de 2 bénévoles, la charge de travail n’est pas régulière sur l’année du fait de la campagne d’adhésion au cours de laquelle sont renouvelés la majorité des adhésions. Le fonctionnement est le suivant : le 1er mars le service envoie un courrier de renouvellement d’adhésion à tous les membres et aux anciens membres ayant résilié leur adhésion il y a deux ans maximum. Il y a également des nouvelles adhésions ou des renouvellements tout au long de l’année. La cotisation est libre, les membres donnent selon leurs possibilités et ce que l’association leur apporte. En 2015 il y a eu 206 ré-adhésions pour un total de 1932 euros, soit 9€/personne en moyenne. Le renouvellement d’adhésion se fait via un formulaire que les membres doivent signer puis renvoyer par scan ou en le renvoyant par courrier. Le règlement de la cotisation peut se faire par virement ou par chèque. De fait, les membres choisissent souvent le règlement par chèque, qui est plus simple à envoyer en même temps que le formulaire. Or le traitement des chèques est très long pour la trésorière, il serait souhaitable de privilégier le règlement par virement, voire un paiement en ligne, ainsi que créer un formulaire de ré-adhésion en ligne. Des membres présents proposent qu’on envoie un courrier de désinscription et que ceux qui le renvoient pas soient automatiquement renouvelé, ce qui simplifierait a priori le traitement des mails … mais pas celui des cotisations. De plus l’action de renouvellement de l’adhésion représente un minimum d’engagement et d’implication pour une association. Décisions : -Continuer de demande une réinscription aux adhérents chaque année -Recruter des bénévoles dans le service Adhésion : Margot, Quentin et Mélanie se proposent -Préparer un nouveau mode de renouvellement pour à partir de la campagne 2017 et inciter le règlement par virement au lieu du chèque. -Pour la campagne de 2016 (qui n’a pas encore été réalisé faute de temps), les membres réfléchiront lors d’un atelier dimanche après-midi si l’on garde le renouvellement traditionnel ou si l’on opte pour une version simplifiée. 10 3. PROJETS / EVENEMENTS PASSÉS ET A VENIR 3.1. Bilan d’activités Le Concours photo Jean-Baptiste est l’organisateur du projet, celui-ci devrait se réaliser au printemps 2017 ou à l’automne 2016. Jean-Baptiste attend que la trésorerie soit disponible afin de pouvoir acheter des lots aux gagnants (tirage photo en grand format). Les photos permettront aussi de renouveler la carte postale servant de communication. Promotion de l’association: Un membre a présenté l’AIF à Bordeaux Sciences Agro, et Jacky fut présent lors de la remise des diplômes d’AgroParisTech Nancy pour présenter l’association. Viens voir mon bout de forêt en Normandie. Ce week-end devrait avoir lieu en mai 2016 selon les organisateurs. Ce concept est à reprendre n’importe où en France, l’idée c’est de permettre aux gens de faire des petits événements à échelle régionale… Forêt sphère : Myriem Fournier nous a proposé de nous mettre en lien avec le réseau « forêt sphère », rassemblant les propriétaires forestiers parisiens. Myriem souhaiterait que nous réalisions un évènement conjointement, si quelqu’un souhaite être leur interlocuteur. S’ils se sentent forestiers ils peuvent toujours adhérer à l’AIF, ou les inviter à nos évènements. 3.2. Projets proposés au cours de l’AG Animation par zone Olivier propose de découper la France en 4 zones, et d’animer spécifiquement ces zones afin de systématiser les week-end à thème dans chaque quart ou simplement d’organiser des barbecues, voire de les ouvrir à des non adhérents. Ce procédé demanderait la nomination d’un référent animateur pour chaque zone, afin de motiver des bénévoles organisateurs. Pour les non adhérents qui seraient invités à ces animations, on pourrait leur demander une petite participation financière. Les référents généraux sont Victor et Carole, Zoé est la référente dans le Grand Est et Lola pour l’Ouest. La forêt n’a jamais mangé personne Evènement lié à la fête des Simples à l’origine, autour des produits forestiers comestibles. Ca fait trois ans que l’AIF n’a pas réalisé d’évènement sur ce thème. Les bénévoles référents pour remonter ce projet sont Lola, Agnès et Mélanie. « La forêt dans le territoire » ou bien « l’arbre dans le territoire » ou alors « festoyons convivial avec du parler paysan ». 11 Ce projet serait de refaire le lien entre les traditions anciennes et la forêt, il permettrait de prendre du recul par rapport à la forêt et son intégration dans le territoire. Les référents sont Margot, Léo et Mélanie. « Fête du bois » dans le Haut-Languedoc Carole, par le biais de son autre association organise une fête du bois en septembre dans le HautLanguedoc. Cet évènement a déjà eu lieu en 2015. Elle souhaiterait pouvoir associer des membres de l’AIF à cette animation. Carole est la référente. « Historique des postes » L’objectif serait de pouvoir intégrer un historique des postes à chaque profil de membre. Les référents sont Quentin et Flo « Itinérance au fil de la filière » Le projet serait de réaliser un circuit en vélo avec des étapes permettant de visiter des forêts et entreprises du bois. Les référents sont Victor, Margot et Léo. « Initiation tronço / découverte du monde du bucheronnage» L’idée serait de pouvoir initier les membres volontaires au maniement des tronçonneuses. Les difficultés seront dans la couverture des membres par l’assurance, ainsi que l’approvisionnement en vêtements de protection. Ce projet pourrait se faire au Moulin (propriété de Zoé, Morgan et Jacky et d’autres), avec l’intervention d’un professionnel, pour une dizaine de personne maximum. Les référents sont François et Morgan. Les référents peuvent commencer par créer des groupes sur le site de l’AIF pour organiser ces projets. Une communication sur ces projets est à prévoir. 4. Documents cadres 4.1. Les flyers sur projet Québec Lors du projet partenarial avec le Ministère québécois en charge des forêts , Zoë et Lola ont rédigé des prospectus et un rapport sur ce projet (voire AG 2015). Plusieurs prospectus sont encore disponibles et attendent d’être distribués. 4.2. Politique budgétaire Ce document, intitulé « politique budgétaire », fixe les modalités de soutien financiers des projets dans le cadre de l’AIF. Globalement, les logements et éventuellement les frais d’inscription pour formation particulière peuvent être pris en charge dans la limite du budget annuel. La nourriture et le transport sont à la charge des participants. Pour aider les gens à décrire leur projet avant de le soumettre au CA, il existe un tutoriel, dont Lola a l’unique version. Elle l’enverra à Morgan, et sur le site pour diffusion. 12 5. POINT STATUTAIRE 5.1. Validation du budget de l’année passée NB : le Livret A n’est pas disponible actuellement car il se situe à la banque LaPoste de Troie et c’est une ancienne trésorière qui a le pouvoir de signature. Un reliquat de 412€ sur le budget arrêté pour le projet de partenariat avec le Québec est disponible. Il a été voté lors de l’AG 2015 de le répartir entre les membres de l’AIF ayant participer à ce projet afin de couvrir une partie de leurs dépenses de transport. Délibération : Le budget définitif de 2015 est voté à l’unanimité 13 5.2. Budget de l’année à venir Recettes Dépenses Trésorerie : 2043.71€ Hébergement site internet : 120€ Cotisation : 2000€ Frais AG : 600€ Intérêts bancaires : 600€ Assurance : 250€ Frais de tenue de compte bancaire : 100€ Frais de CA : 350€ Frais de Communication : 200€ Frais de représentation : 100€ Financement des projets : 2923.17€ (dont concours photo 200€) Total : 4643.71 TOTAL : 4643.17 Délibérations : -Le budget prévisionnel est voté à l’unanimité -Les cotisations resteront libres pour l’année 2017 5.1. Renouvellement du CA et des services Ø Le CA : Il est constitué de 9 membres, les statuts de président, secrétaire et trésorier sont obligatoire pour l’existence de l’association. A la suite de nouvelles candidatures, un nouveau Conseil d’administration est voté, avec une voie d’abstention et 17 voix pour. Délibération : La composition du nouveau Conseil d’administration est la suivante : - Jean Baptiste, - Delphine (secrétaire) - Leslie, - Morgan, - Zoë, - Lola - Quentin (président) - Olivia (trésorière) 14 - Margot. Ø Les services : A la suite de nouvelles candidatures, la nouvelle composition des services est la suivante : Le service communication est constitué de Zoé (coordinatrice), Samuel, Carole, Florian, Camille, Maxime, Elsa, Morgan et Victor (référent région). Le service emploi est constitué de Jean-Baptiste (coordinateur), Olivia, Margaux et Caroline. Le service adhésion est constitué de Morgan, Leslie, Agnès, Mélanie, Margot (coordinatrice) 15 6. PLAN D’ACTION DE L’ANNÉE À VENIR Quoi ? Qui s’en charge (référent) Quel délai indicatif ? er Campagne adhésion Margot (référent service adhésion) 1 juin Promotion AIF Carole (BTS St-Amans-Soult) Quentin (CFA Montélimar) Olivia (ISETA Poisy) envoie la dernière version du ppt de présentation aux personnes ci-dessus et au groupe relation avec les formations forestière) Zoë juin - mise à jour Lola Juin - mise en ligne et actualisation de la page « qui sommes nous » Morgan Juin Localisation et récupération des archives AIF à Nancy Agnès Juin Lien avec l’ADEF pour identifier un nouveau référent AIF Caroline Juin - intégration Caroline + systématiser l’info aux employeurs sur la diffusion de leur offre Service emploi Juin - modifier l’objet des mails des bulletin pour ajouter « breves » Morgan Juin Zoë / Morgan Novembre Zoë Juin Carole Juin Florian Réflexion pour novembre pour proposition au CA Esprit AIF : Service emploi : Service communication : - mettre en place un pool de breves récurrentes - groupe « ça bouge à l’AIF » : relance de Samuel pour savoir s’il est tjs motivé pour l’animer - retour sur le sondage aux adhérents au groupe AG2016 - animation du site internet 16 - animation pages facebook & LinkedIn Zoë voit avec JB et Olivier s’ils est volontaire pour poursuivre / reprendre une partie de l’animation Juin - BDD du site internet et dynamisation du site (outils groupe etc.) - Quentin, Florian Propositions d’évolution au fil de l’eau et pour le CA de novembre - Relancer les groupes régionaux Victor et Carole Au fil de l’eau avec résultats attendus pour AG-2017 - Contact ForêtSphere Victor Juin - campagne 2016 Margot & Morgan Juin - reflexion sur la refonte du fonctionnement technique et organisationnel des campagnes de réadhésion Margot (et service adhésion) Novembre pour proposition d’une nouveau modèle au CA - Concours photo JB, Caroline Automne 2016 - Produits forestiers non ligneux Lola, Agnès, Mélanie Organisation pour 2017 - Forêt et territoire k Margot, Léo, Mélanie f Discussion pour définition du projet vers septembre 2016 - Evènement AIF en lien avec la route du bois (Feta del bosc) Carole f Définition juillet 2016, orga en septembre 2016 - Itinérance au fil de la filière Victor, Margot Discussion pour définition du projet en 2016 (proposition au CA de novembre), orga juin 17 - Initiation tronçonneuse / bûcheronnage François, Morgan Organisation hiver 2016 ou 2017 - Arbres remarquables Caroline Proposition pour CA novembre Envoi du CR de l’AG 2016 (envoie au groupe pour relecture, intégration des commentaires et corrections des répondants, envoi final quel que soit le nombre de répondants) Lola à Delphine Aujourd’hui Delphine au groupe AG2016 pour relecture Fin mai Delphine à tous les membres Fin juin Envoi du nouveau CA en préfecture Delphine Fin juin Service adhésion : Projets / évènements : 17 Actualisation des groupes du CA et des services Quentin Mai (période tuilage) + Août (composition issue de l’AG2016) Président Delorme Quentin 18