Lexique comptable copropriété - arccorse,candiaresidence,candia

Lexique comptable copropriété
Adjudication (vente par) — Vente aux enchères de lots qui ont fait l'objet d'une « saisie
immobilière» (pour non-paiement des charges).
Affectation — C'est le fait d'imputer une opération comptable sur un compte donné.
Annexes comptables — Documents comptables obligatoires que doit joindre le syndic à la
convocation de l'assemblée générale. Elles sont au nombre de cinq.
Appels de fonds — Sommes demandées aux copropriétaires, soit pour régler leurs charges
(appels de charges), soit pour régler des travaux ou toute autre dépense.
Approbation des comptes — Validation des comptes lors de l'assemblée générale.
Assemblée générale ordinaire — Réunion annuelle obligatoire au cours de laquelle les comptes
sont approuvés et le budget prévisionnel voté.
Avance dite de solidarité — Sommes appelées auprès des copropriétaires quand il y a de gros
impayés et que le syndicat des copropriétaires se trouve dans l'incapacité de payer ses
fournisseurs pour cause d'impayés de charges. Attention : le syndic ne peut appeler ces
sommes que si cette « avance » a été votée par une assemblée générale.
Avance de trésorerie — Réserve financière qui doit être prévue au règlement de copropriété
et qui ne peut dépasser deux douzièmes du budget annuel des charges.
Avance de travaux — Constitution de provisions spéciales en vue de travaux futurs non
encore votés en assemblée générale.
Balance — Document comptable qui permet de faire le point sur les
crédits et les débits que la copropriété a vis-à-vis des tiers. Elle doit•
être équilibrée. Il vaudrait mieux appeler cette balance «situation de trésorerie» (l'annexe 1).
Balance d'ouverture — Situation (soldes des clients, des fournisseurs et des comptes généraux) à
la fin de l'exercice précédent.
Budget prévisionnel — Budget établi et voté avant le début de l'exercice qui permet de
calculer les appels de fonds provisionnels. Il peut être ajusté en cours d'exercice.
Carence — On parle de carence du syndic, quand celui-ci ne fait pas son travail de
gestionnaire de la copropriété. Auquel cas, la loi prévoit la possibilité de faire nommer un
administrateur judiciaire qui s'y substituera.
Clôture — Procédure permettant de valider les écritures d'un exercice, à la fin de celui-ci,
garantissant ainsi leur intangibilité.
Compensation — Écriture comptable qui permet d'annuler ou de diminuer le solde d'un
compte par un autre.
Comptabilité auxiliaire — Tenue de documents comptables en parallèle de ceux imposés par
le décret.
Comptabilité d'engagement — Principe qui consiste à enregistrer comptablement la facture dès sa
réception, ou bien à indiquer un produit dès l'exigibilité de l'appel de fonds ou dès la notification du
produit. La comptabilité d'engagement se distingue ainsi de la comptabilité dite «de trésorerie », qui
n'enregistre que les dépenses (décaissements) et les recettes (encaissements). La comptabilité
d'engagement donne donc une image réelle de la situation : ce qu'on a payé et ce que l'on doit
payer; ce qu'on a reçu et ce que l'on doit recevoir.
Comptes de charges — Comptes enregistrant les charges de la copropriété (classe 6).
Comptes de produits — Comptes présentant les sommes que la copropriété est censée
recevoir (classe 7).
Comptes d'attente — Comptes présentant toutes les sommes en attente d'affectation.
Créances — Somme qu'un tiers peut exiger de la copropriété (c'est une créance pour le tiers,
pour la copropriété, il s'agit d'une dette).
Créances douteuses — Dettes faisant l'objet d'une procédure judiciaire.
Créances irrécouvrables — Dettes qui ne seront pas récupérées, même à la suite d'une saisie
immobilière.
Date d'exigibilité — Date à partir de laquelle un tiers est dans l'obligation de payer.
Dépens — Dans un procès, ce sont les frais dus par la partie perdante. Ce sont en général des
frais d'huissier (assignation, signification...).
Dépenses courantes — Dépenses correspondant aux charges indiquées dans le budget
prévisionnel, par exemple: eau, gaz, électricité, assurances, honoraires du syndic, etc.
Dépenses non courantes — Dépenses votées qui concernent les travaux et les opérations
exceptionnelles. Elles ne sont pas intégrées dans la proposition du budget prévisionnel.
Dette — Somme due par un tiers à la copropriété (pour le tiers, c'est une dette, pour la
copropriété, il s'agit d'une créance).
Devis — Estimation d'un prix avant l'exécution de travaux ou avant l'achat d'un bien.
État daté — Document qui présente la situation du copropriétaire vendeur vis-à-vis de la
copropriété.
État financier — Document qui permet de présenter les dettes et les créances que la
copropriété a contractées vis-à-vis de tiers (annexe comptable n° 1).
Exercice comptable — Période sur laquelle sont présentés les comptes de la copropriété. En
règle générale, il est de douze mois.
Facture — Document fourni par un fournisseur, qui lui permet d'exiger le règlement de sa
prestation.
Fonds placés — Sommes mises sur un compte rémunéré qui doit générer des produits
financiers.
Fonds travaux — Sommes provisionnées pour faire face au financement de travaux.
Fournisseurs — Tiers de la copropriété, qui offrent leurs prestations contre paiement.
Grand-livre — Registre reprenant et ventilant selon le plan comptable les écritures du livrejournal. Il reclasse, par natures de comptes, les informations saisies chronologiquement dans
un premier temps.
Gros travaux et opérations exceptionnelles — Dépenses qui n'ont pas été prises en
compte dans le budget prévisionnel, mais qui sont définies par les textes de loi : on
parle aussi de «travaux de l'article 14-2» (article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 qui
définit les travaux «non courants »).
Honoraires de syndic — Rémunération que le syndic perçoit dans le cadre de son mandat de
gestion de la copropriété.
Honoraires sur gestion privative — Rémunération due au syndic par un seul copropriétaire.
Honoraires sur opérations courantes — Rémunération de base contractuelle du syndic, qui
est votée lors de l'assemblée générale.
Honoraires sur opérations exceptionnelles — Rémunération que le syndic perçoit
pour des taches dépassant sa gestion courante. En ce qui concerne les travaux, cette
rémunération doit être votée travaux par travaux au moment de l'assemblée générale.
Hypothèque — Garantie que prend un créancier sur un bien immobilier (un lot). Ainsi,
en cas de vente de ce lot, le créancier sera remboursé de sa dette par le notaire.
Imputation — Inscription d'un mouvement comptable sur un compte, soit au débit, soit au
crédit.
Inscription hypothécaire — Pour prendre une hypothèque sur un lot, il faut faire inscrire
cette hypothèque au fichier des hypothèques, d'où l'expression.
Intangibilité des écritures — C'est le fait de ne pas pouvoir revenir sur les écritures
comptables saisies après la clôture de l'exercice.
Journal — Ensemble des écritures enregistrées de façon chronologique dans la comptabilité.
Journal d'achat — Document qui présente l'ensemble des factures saisies.
Journal d'appels — Document qui présente l'ensemble des appels de fonds réclamés aux
copropriétaires.
Journal de banque — Document qui présente l'enregistrement de toutes les opérations
d'encaissement et de décaissement de fonds.
Journal d'opérations diverses (OD) — Document qui enregistre toutes les écritures non
répertoriées ci-dessus, par exemple les écritures de régularisation, d'enregistrement des produits
financiers, des loyers, d'indemnité d'assurance...
Mandat — Pouvoir donné par un copropriétaire à une autre personne afin de le représenter
en assemblée générale.
Mutation — Changement de propriétaire (par vente ou héritage).
Nomenclature comptable — Présentation des différents comptes comptables utilisés pour
tenir la comptabilité de la copropriété.
OD ou « opérations diverses » — Voir Journal d'opérations diverses.
Partie double — Technique d'imputation consistant à inscrire un mouvement financier
simultanément dans deux comptes, dont l'un sera indiqué au crédit et l'autre au débit. Cette
opération permet d'assurer un équilibre dans les comptes comptables.
Plan comptable — Voir Nomenclature comptable.
Plan comptable adapté — Adaptation de la nomenclature comptable à la singularité de la
copropriété.
Prescription — Un délai de prescription est un délai au-delà duquel on ne peut plus agir
contre quelqu'un (qui n'a pas payé ses charges, par exemple).
Provisions pour « travaux» — Sommes appelées permettant de faire face aux travaux votés.
Produits exceptionnels — Sommes que la copropriété perçoit de façon non courante.
Produits financiers — Intérêts émanant de fonds placés rémunérés.
Prorata temporis — Expression latine signifiant « en fonction du temps écoulé ».
Provision de charges — En copropriété, les copropriétaires payent chaque trimestre des provisions
de charges (selon le budget prévisionnel voté), qui sont régularisées en fin d'exercice.
Quitus — Approbation de la gestion d'un syndic. On vote ou on donne le quitus et on peut d'ailleurs
ne voter qu'un quitus partiel. L'ARC déconseille de donner son quitus au syndic, non par défiance mais
plutôt parce qu'on ne peut pas tout savoir de la gestion de son syndic, ni tout contrôler.
Quote-part — Part que chacun des copropriétaires doit payer (en fonction de ses millièmes
de copropriété). On dit qu'il paye «sa quote-part de charges ».
Rapprochement bancaire — Quand une copropriété dispose d'un compte bancaire séparé, il
arrive, en fin d'exercice, que le solde de trésorerie ne corresponde pas au solde bancaire. Cela tient
à divers facteurs possibles : chèques émis et non encaissés, chèques reçus et non déposés.. Le
rapprochement bancaire est alors l'opération qui consiste à expliquer la différence entre les deux
chiffres.
Réalisé (budget) — Charges effectivement constatées sur un exercice.
Régularisation — Méthode de répartition consistant à ajuster, auprès des copropriétaires et en fin
d'exercice comptable, les provisions appelées comparées aux charges effectivement constatées. En
cas de trop-appelé, le copropriétaire pourra déduire du prochain appel de fonds le montant
excédentaire. En cas de solde déficitaire, il devra procéder à un règlement complémentaire.
Répartition — Technique de ventilation des dépenses et des recettes auprès des copropriétaires,
qui respecte les quotes-parts qui leur sont affectées dans chaque catégorie de charges et qui
sont liées aux tantièmes attribués à chaque lot principal et secondaire.
Répartition des charges — C'est le fait, après la fin d'un exercice, de faire supporter les charges
réelles de l'exercice à l'ensemble des copropriétaires en fonction des clés de répartition et de leurs
millièmes.
Situation de trésorerie — Document comptable qui fait le point sur les dettes et les créances d'une
copropriété, et qui permet donc de connaître la situation exacte de cette copropriété. Voir aussi
Balance.
Solde — Différence entre les opérations mises au crédit et celles mises au débit.
Solde d'exploitation — Différence entre les produits et les charges recensés au cours d'un
exercice. Le résultat est soit nul — si les produits et les charges sont identiques —, soit
excédentaire — si les produits sont plus importants que les charges —, soit déficitaire — si
les charges sont plus importantes que les produits.
Sous-compte — Déclinaison d'un compte comptable qui permet d'apporter une précision
complémentaire.
Superprivilège — Ordre prioritaire de passage prévu par la loi permettant de réclamer lors
d'une procédure judiciaire sa créance avant d'autre créanciers. On parle de « super »
privilège car le syndicat des copropriétaires a un ordre de priorité supérieur à celui des
banques ou des impôts (qui ont un simple privilège) pour les dettes remontant aux deux
années antérieures plus l'année en cours.
Syndicat de copropriété — Syndicat vient d'un mot grec signifiant «regroupement». Le
syndicat des copropriétaires, c'est le regroupement de tous les copropriétaires. Il ne faut pas
confondre le syndicat des copropriétaires avec le syndic qui est le gestionnaire de la
copropriété.
Tenue comptable — Saisie de la comptabilité conformément à des dispositions édictées par
des normes législatives.
Travaux non clôturés — Travaux non terminés en fin d'exercice, qui ne seront donc pas
répartis sur celui-ci.
Ventilation — Décomposition d'une facture en plusieurs comptes de charges et clés de
répartition.