L`activité d`administration et de gestion du personnel

Première Gestion [G07 – SYNTHESE – L’ACTIVITE D’ADMINISTRATION ET DE GESTION DU PERSONNEL]
G07 - L’entreprise : une organisation à administrer
1. LES FINALITES DE L’ACTIVITE ADMINISTRATIVES
L’activité administrative est une activité transversale dont les objectifs principaux sont l’organisation
de l’information et la coordination des différents services.
A. Les finalités de l’activité administrative
Dans l’entreprise, l’information circule, est saisie, stockée, traitée pour permettre une décision finale
qui sera diffusée. Pour organiser cette circulation de l’information, l’activité administrative est
nécessaire. Elle remplit des fonctions essentielles : répondre aux demandes d’informations légales
(déclarations fiscales, compatibilité, enquête), prendre et contrôler les décisions, coordonner les
acteurs de l’organisation, notamment le personnel.
B. Une activité transversale et vitale
Le traitement de l’information est au cœur de l’activité administrative.
Tous les services effectuent des tâches administratives.
Exemple : L’atelier d’assemblage signe un bordereau de réception des matières premières venant du
service Approvisionnements, respecte les procédures de montage et établit un récapitulatif des éléments
montés et expédiés à l’atelier suivant.
L’activité administrative est une activité de soutient.
Elle n’est pas directement productive mais, sans elle, toutes les autres activités de l’entreprise sont
impossibles à réaliser. En effet, si l’information arrête de circuler, la gestion, et même le
fonctionnement entier de l’entreprise, sont freinés.
2. LA GESTION DE L’INFORMATION
Mission centrale de l’activité administrative, la gestion de l’information comporte plusieurs étapes.
A. De la collecte aux traitements
Dans un premier temps, les informations sont collectées auprès de différentes sources :
les partenaires de l’entreprise : les clients, les fournisseurs, les banques donnent des
informations précieuses (prix d’achat, lieux de livraison, taux d’intérêt…) ;
les services de l’entreprise : les échanges interservices sont quotidiens ;
Exemple : Le service commercial informe les ateliers de production sur les produits à fabriquer.
des prestataires d’informations.
Exemple : Un institut de sondage.
Ensuite, les informations collectées doivent être sélectionnées car toutes ne sont pas utiles. Les
données retenues sont saisies sur des supports variés qu’il faut créer. Puis, pour répondre précisément
aux besoins de l’entreprise, les informations sont traitées.
Exemple : Le calcul du prix TTC à partir du prix HT.
B. La diffusion et le stockage
Les informations sont rendues disponibles aux utilisateurs autorisés dans la forme et à l’endroit
souhaités. Cette étape, facilitée par les réseaux internes, est indispensable pour que l’information soit
utilisée. L’information doit être stockée (support papier, informatique…) car il peut exister un
décalage entre l’obtention puis le traitement de l’information et son utilisation.
Exemple : Un bon de commande est saisi le 2. La référence des produits et les quantités demandées sont
utilisées par les ateliers de production le 3. L’adresse est nécessaire pour l’expédition le 7.
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3. LA GESTION DU PERSONNEL
L’activité administrative remplit, en plus de la gestion de l’information, une fonction
incontournable : la gestion du personnel. Celle-ci a plusieurs missions.
A. Cadre et missions de la gestion du personnel
1. Un cadre réglementaire très strict
Le droit du travail et de la sécurité sociale est omniprésent en matière de gestion du personnel. Il
intervient du recrutement au départ du salarié.
Exemple : Les conditions de fond et de forme du contrat de travail, les montants des cotisations fixés par
les organismes sociaux.
2. Des missions variées
Les tâches effectuées par le service du personnel correspondent à trois principales missions :
recruter le personnel ;
Exemple : La définition du profil du poste à pourvoir, la diffusion de l’annonce, le tri des candidatures,
les entretiens, la sélection.
effectuer les tâches administratives liées au personnel ;
Exemple : L’établissement des bulletins de paie, des déclarations liées au paiement des cotisations dues
sur les salaires, la gestion des congés et des formations.
gérer les départs.
Exemple : Les procédures à respecter en cas de licenciement ou de démission.
3. Des partenaires identifiés
Pour gérer son personnel, l’entreprise est en relation avec divers partenaires : des organismes sociaux,
des organes juridictionnels ou administratifs, des organisations syndicales et des conseillers
spécialisés.
Exemple : Les caisses de sécurité sociale (organismes sociaux), les conseils de prud’hommes q(organes
juridictionnels), les cabinets de recrutement (conseillers spécialisés).
B. Le bulletin de paie et l’information de gestion
En plus des renseignements sur le salarié (coordonnées, fonction), le bulletin de salaire permet de
mettre en évidence des informations importantes, notamment les coûts liés aux salaires.
1. Les prélèvements sociaux
Ils permettent d’assurer le fonctionnement de la Sécurité sociale, de l’assurance chômage et des
retraites. Ils prennent la forme de cotisations sociales calculées sur les salaires et sont de deux types :
les cotisations salariales, à la charge du salarié (elles sont déduites de son salaire brut) et les cotisations
sociales patronales, à la charge de l’employeur. L’ensemble de ces cotisations est versé par
l’employeur aux différents organismes sociaux.
2. Le salaire brut et le salaire net
Le salaire brut correspond à la rémunération du salarié en contrepartie du travail qu’il a effectué. Mais
le salarié ne va pas percevoir la totalité du salaire brut car des cotisations sociales salariales vont être
retenues :
Salaire net = Salaire brut – cotisations sociales salariales
3. Le coût pour l’employeur
L’employeur doit verser la rémunération au salarié (son salaire brut) et les cotisations à sa charge,
c’est-à-dire les cotisations sociales patronales.
Coût pour l’employeur = salaire brut + cotisations sociales patronales
Ou
Coût pour l’employeur =
salaire net + cotisations sociales salariales + cotisations sociales patronales
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