reglement interieur des commissions administratives paritaires

REGLEMENT INTERIEUR
DES COMMISSIONS ADMINISTRATIVES PARITAIRES
(CATEGORIES A – B ET C)
INSTITUEES AUPRES DU CENTRE DE GESTION DE SEINE-ET-MARNE
ARTICLE 1ER : Le présent règlement a pour objet de préciser les conditions de fonctionnement de la commission
administrative paritaire constituée auprès du Centre de Gestion de la Fonction publique territoriale de Seine-etMarne en application des dispositions des articles 28 à 31 de la loi n° 84.53 du 26 janvier 1984 modifiée et du
décret n° 89.229 du 17 avril 1989 modifié
COMPETENCES au lieu d’ATTRIBUTIONS
ARTICLE 2 : La commission administrative paritaire émet des avis et des propositions dans les cas énumérés à
l’article 30 de la loi n° 84.53 du 26 janvier 1984 modifiée et dans les cas prévus par les règlements en vigueur. La
commission administrative paritaire doit être consultée préalablement à toutes décisions visées à l’article 30
susvisé. La date de la saisine de la commission administrative paritaire correspond à la date de réception de la
demande au Centre de Gestion. Seules les décisions d’avancements de grade, d’avancements d’échelon et de
notation peuvent comporter un caractère rétroactif.
Outre ses compétences légales et réglementaires, elle peut être appelée à connaître des questions d’ordre individuel
à la demande de l’administration ou d’un fonctionnaire, lorsque celles-ci entrent dans le champ de compétences de
la commission administrative paritaire.
La commission administrative paritaire émet des avis simples. Toutefois, l’autorité territoriale, qui prend une
décision contraire à la proposition ou à l’avis de la commission administrative paritaire, est tenue d’informer ladite
commission, dans le délai d’un mois, des motifs de cette décision.
Lorsqu’aucun avis ou proposition n’a pu être formulé par la commission administrative paritaire par suite d’un
partage égal des voix, la décision de l’autorité territoriale peut légalement intervenir.
La commission administrative paritaire peut émettre un avis favorable :
- lorsqu’elle est saisie dans les délais ;
- lorsque l’ensemble des conditions exigées par la réglementation est réuni ;
- lorsqu’elle détient l’ensemble des pièces nécessaires à l’examen d’un dossier huit jours au moins avant la séance.
Les pièces produites en dehors de ce délai ne sont pas prises en compte dans l’examen du dossier.
- en matière de licenciement d’un fonctionnaire stagiaire au delà de la période légale de stage (1) : lorsque la
commission administrative paritaire est saisie en temps utile pour émettre son avis avant l’intervention de la
décision de l’autorité territoriale. La date proposée pour le licenciement doit correspondre dans ce cas, au plus tôt, à
la date de la séance de la commission administrative paritaire.
En matière d’avancement de grade, lorsque les conditions d’ancienneté exigées par les statuts particuliers et de
fixation du taux de promotion prévu à l’article 49 de la loi 84.53 sont respectées mais que les seuils
démographiques ne permettent pas la nomination au sein de la collectivité, la commission administrative paritaire
émet un avis favorable ; toutefois, elle souligne que l’application des seuils démographiques ne permet pas la
nomination de l’agent dans la collectivité.
Les membres de la commission administrative paritaire doivent être suffisamment éclairés sur les dossiers et être
un garant des conditions statutaires. Les collectivités doivent fournir un dossier complet au plus tard dans le délai
de huit jours au moins avant la date de la séance de la commission administrative paritaire et saisir l’instance dans
les délais impartis.
Il est ainsi toutefois rappelé qu’une décision comportant un effet rétroactif est entachée d’illégalité même si la
commission a été consultée a posteriori (2).
Il est rappelé, dans ces circonstances, que les règles de saisine n’étant pas respectées, l’instance ne peut que se
prononcer défavorablement. Toutefois, la commission administrative paritaire se réserve le droit d’instruire les
conditions statutaires sur le fond.
Enfin, en matière de demande de révision de notation ou de compte-rendu d’entretien professionnel et le cas
échéant, sur des questions nécessitant un complément d’informations de par la nature de la saisine, la commission
administrative paritaire ne peut émettre d’avis en l’absence de tous les éléments qu’elle estime nécessaires à
l’instruction des dossiers (bilan d’évaluation, rapport d’activité…). Dans ce cas, la collectivité employeur doit
apporter à la commission administrative paritaire les éléments souhaités afin de lui permettre de rendre un avis
motivé.
ARTICLE 3 : La commission administrative paritaire comprend, en nombre égal, des représentants des
collectivités territoriales ou établissements publics et des représentants du personnel.
Elle a des membres titulaires et un nombre égal de membres suppléants.
COLLEGE DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
Durée du mandat.
ARTICLE 4 : La durée du mandat est fixée à quatre ans. Le mandat est renouvelable.
Remplacement en cours de mandat
ARTICLE 5 : Lorsqu’un représentant du personnel (titulaire ou suppléant), en cours de mandat, bénéficie d’un
avancement, d’une promotion interne, d’un reclassement ou d’une intégration dans un groupe hiérarchique
supérieur ou dans une catégorie supérieure, il continue à assurer la représentation du groupe et de la catégorie dont
il relevait précédemment.
En cas d’empêchement définitif d’un représentant titulaire du personnel avant l’expiration de son mandat pour une
raison autre que l’avancement ou l’accès à la catégorie supérieure, un suppléant de la même liste et du même
groupe hiérarchique est nommé titulaire. Le suppléant est alors remplacé par le premier candidat restant sur la
même liste et relevant du même groupe hiérarchique.
En cas d’empêchement définitif d’un représentant suppléant du personnel intervenant dans les mêmes conditions, il
est remplacé par le premier candidat non élu restant sur la même liste et relevant du même groupe hiérarchique.
Lorsqu’une liste se trouve dans l’impossibilité de pourvoir ainsi les sièges à remplacer, l’organisation syndicale
ayant présenté la liste désigne son représentant parmi les fonctionnaires relevant du périmètre de la C.A.P. éligibles
au moment de la désignation et appartenant au même groupe hiérarchique que le représentant à remplacer, pour la
durée du mandat restant à courir. A défaut, le siège laissé vacant est attribué selon la procédure de tirage au sort
prévue au b de l’article 23, au sein du groupe hiérarchique concerné.
Les cas d’empêchement définitif sont les suivants :
- conditions d’éligibilité non satisfaites, à savoir :
. congé de longue maladie,
. congé de longue durée,
. exclusion temporaire de fonctions de 16 jours à 2 ans et rétrogradation sauf amnistie ou effacement de ces
sanctions,
. agents frappés d’une des incapacités prononcées par les articles L.5 et L.6 du code électoral (tutelle,
interdiction du droit de vote et d’élection),
. agents admis en congé de fin d’activité.
- perte de la qualité d’électeur en cas de :
. disponibilité,
. démission,
. révocation,
. licenciement,
. admission à la retraite,
. mutation hors des collectivités affiliées au Centre de Gestion.
COLLEGE DES REPRESENTANTS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES
Mandat - Remplacement.
ARTICLE 6 : Les représentants des collectivités et établissements cessent de siéger lorsque leur mandat électif
prend fin.
En cas de cessation de fonctions, le conseil d’administration du centre de gestion peut procéder à tout moment et
pour le reste du mandat à accomplir au remplacement des représentants.
DROITS ET OBLIGATIONS DES REPRESENTANTS
ARTICLE 7 : Les membres de la commission administrative paritaire sont astreints au strict respect de l’obligation
de discrétion professionnelle en ce qui concerne les faits et documents dont ils ont, en leur qualité, connaissance.
Toutes facilités doivent être données aux membres de la commission administrative paritaire pour leur permettre de
remplir leur mission.
C’est pourquoi ils ont accès aux dossiers ou documents soumis à l’avis de la commission paritaire en se présentant
au centre de gestion au moins 8 jours précédant la date de la séance nonobstant les pièces complémentaires qui
pourraient être produites entre le délai de consultation et le délai de huit jours.
A cette occasion, une photocopie des documents pourra leur être délivrée, à titre gratuit, sur leur demande.
Une autorisation d’absence est accordée aux représentants du personnel pour leur permettre de participer aux
réunions des commissions administratives paritaires.
La durée de cette autorisation comprend :
. la durée prévisible de la réunion,
. les délais de transport,
. un temps égal à la durée prévisible de la réunion destiné à la préparation et au compte-rendu des travaux de la
commission.
Sous réserve de l’accord préalable express de leur autorité territoriale employeur, les représentants du personnel de
catégories A et B peuvent disposer d’une autorisation d’absence d’une durée maximale d’une demi-journée au titre
de la seule préparation des réunions de la commission, incluant l’examen des dossiers individuels inscrits à l’ordre
du jour et ceux de catégorie C d’une durée maximale d’un jour.
ARTICLE 8 : Les fonctions de membres de la commission administrative paritaire sont gratuites. Toutefois, les
membres siégeant avec voix délibérative, sont indemnisés de leur frais de déplacement en vertu de la
réglementation en vigueur.
FONCTIONNEMENT
Présidence
ARTICLE 9 : Le Président du Centre de Gestion préside la commission administrative paritaire. En cas
d’empêchement, le Président de la commission administrative paritaire peut se faire représenter par un élu membre
de la commission et en priorité par :
Catégorie A :
M. LAMY Daniel, Adjoint au Maire de CHALAUTRE-LA-PETITE.
Catégorie B :
Mme THIBAULT Anne, Maire d’ARVILLE – 2ème Vice-Président.
Catégorie C :
M. VELLER Alain – Adjoint au Maire de NANGIS – 4ème Vice-Président.
Secrétariat
ARTICLE 10 : Le secrétariat est assuré par un représentant des collectivités désigné par le Président du centre de
gestion en début de séance.
Un représentant du personnel est désigné par la commission en son sein pour exercer les fonctions de secrétaire
adjoint en début de séance.
Dans leurs tâches, ces secrétaires sont assistés par un ou deux fonctionnaire(s) du centre de gestion.
Formations plénières et restreintes
ARTICLE 11 : La commission administrative paritaire siège en formation plénière ou en formation restreinte.
En formation plénière, siègent tous les représentants du personnel de la catégorie, quel que soit le groupe
hiérarchique auquel ils appartiennent.
En formation restreinte, ont qualité pour siéger :
1 - lorsque le dossier examiné concerne un fonctionnaire classé dans le groupe hiérarchique supérieur, les
représentants du personnel titulaires et leurs suppléants, qui ont voix délibérative, du groupe supérieur avec un
nombre égal de représentants de l’administration ;
2 - lorsque le dossier examiné concerne un fonctionnaire classé dans le groupe hiérarchique de base, les
représentants du personnel titulaires de la catégorie quel que soit leur groupe hiérarchique d’appartenance avec un
nombre égal de représentants de l’administration.
Les commissions administratives paritaires siègent en formation restreinte lorsqu’elles sont saisies de questions
relatives à la notation, l’entretien professionnel, l’avancement d’échelon, l’avancement de grade et la promotion
interne.
Toutefois, l’obligation de parité n’est exigée que pour la convocation des représentants relevant de cette formation.
Dès lors que le quorum est atteint, la réunion peut avoir lieu. En application de cette disposition et dans l’hypothèse
où la C.A.P. ne siègerait qu’en formation restreinte – groupe supérieur, la convocation est adressée à l’ensemble
des représentants du personnel siégeant dans le groupe supérieur et à un nombre équivalent de représentants des
maires titulaires, dans l’ordre de la liste des membres composant la C.A.P. de la catégorie concernée, ainsi qu’à un
nombre équivalent de représentants des maires suppléants dans les mêmes conditions. En catégorie B, l’application
de cette disposition conduira à convoquer 10 représentants du personnel habilités à siéger, 10 représentants des
maires titulaires afin de respecter la parité lors de la convocation, soit les 8 représentants des maires titulaires de la
liste et les 2 premiers suppléants de la liste. Les 8 autres représentants des maires suppléants seront convoqués
comme membres suppléants.
Les représentants du personnel ayant vocation à être inscrits à un tableau d’avancement doivent quitter la séance
pendant l’examen de ce tableau. Il en est de même pour toute question concernant un membre de la C.A.P. dont la
situation individuelle est directement en cause (arrêt du Conseil d’Etat du 1er avril 1998 n° 136091).
Convocations.
ARTICLE 12 : La commission administrative paritaire est convoquée par son Président. Outre les deux séances
obligatoires par an, le Président est tenu de convoquer la commission dans le délai maximum d’1 mois sur demande
écrite de la moitié au moins des représentants titulaires du personnel.
Les convocations sont adressées par tous moyens, y compris par courrier électronique à chaque membre titulaire et
suppléant (pour information) de la commission administrative paritaire au moins quinze jours avant la séance.
Tout membre titulaire qui ne peut se rendre à la convocation doit en aviser immédiatement le secrétariat de la
commission administrative paritaire placée auprès du Centre de Gestion et un (au lieu de son) suppléant afin de
prendre les dispositions nécessaires pour le faire siéger à sa place.
Pour les représentants des maires, le suppléant est choisi parmi l’ensemble des membres suppléants.
Pour les représentants du personnel, le suppléant doit être choisi parmi les représentants élus sur une même liste de
candidats ou tirés au sort et appartenant au même groupe hiérarchique.
Par ailleurs, lorsqu’un membre représentant du personnel suppléant a été désigné par voie de tirage au sort en
application de l’article 6 – alinéa 4 – du décret n° 89.229, le suppléant, sans étiquette syndicale, peut être amené à
remplacer le titulaire faisant appel à lui.
Les convocations mentionnent la date, l’heure, le lieu de la réunion, l’ordre du jour et la nécessité pour les membres
souhaitant consulter les dossiers de prévenir le secrétariat de la C.A.P. de leur déplacement. La liste des dossiers à
soumettre à la commission administrative paritaire est jointe à la convocation.
En cas d’urgence, le délai de convocation peut être abrégé sans qu’il puisse être inférieur à huit jours et sous
réserve de la ratification, en début de séance, de cette procédure exceptionnelle.
ARTICLE 13 : Dans les mêmes conditions, le Président de la commission administrative paritaire peut convoquer
des experts à la demande des représentants de l’administration ou du personnel afin qu’ils soient entendus sur un
point inscrit à l’ordre du jour.
Ordre du jour
ARTICLE 14 : L’ordre du jour, établi par le Président, comporte les principaux éléments de discussion. Toute
demande d’inscription d’une question à l’ordre du jour fait l’objet d’un rapport adressé au Président. Le respect de
l’ordre du jour n’exclut pas la présentation et la discussion de questions complémentaires à condition qu’un
caractère d’urgence soit reconnu par plus de la moitié des membres présents.
La commission statuant sur dossier, tout document produit en séance ne pourra être pris en considération.
Quorum.
ARTICLE 15 : Pour pouvoir délibérer valablement, la commission administrative paritaire doit comprendre au
moins la moitié de ses membres présents ou représentés lors de l’ouverture de la séance.
Lorsque le quorum n’est pas atteint, une deuxième réunion est convoquée dans le délai de huit jours. Les
délibérations prises au cours de cette séance sont valables quel que soit le nombre de membres présents.
Tenue des séances
ARTICLE 16 : Les membres présents ou représentés lors de l’ouverture de la séance ne peuvent, en aucun cas,
déléguer leur pouvoir soit à leur suppléant, soit à leur titulaire, en cours de réunion.
Les membres suppléants peuvent assister aux séances de la commission sans pouvoir prendre part aux débats, ni
participer au vote pour la bonne régularité de la procédure.
Ils n’ont voix délibérative qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent et dans les cas visés au 4ème alinéa de
l’article 33 et aux 2ème et 3ème alinéas de l’article 34 du décret n° 89.229 du 17 avril 1989 modifié.
Les experts convoqués ne peuvent assister qu’à la partie des débats, à l’exclusion du vote, relative aux questions
pour lesquelles leur présence a été demandée.
Les séances de la commission administrative paritaire ne sont pas publiques.
Prise en charge des frais de déplacement
ARTICLE 17 : Le remboursement des frais kilométriques des représentants des collectivités territoriales et du
personnel a lieu dans les conditions suivantes :
- déplacement des membres titulaires ou suppléants appelés à remplacer leur titulaire lors des réunions de
commissions administratives paritaires ;
- déplacement des représentants du personnel suppléants relevant du groupe hiérarchique supérieur siégeant avec
voix délibérative en formation restreinte – groupe supérieur - ;
- déplacement des membres titulaires ou suppléants dans les mêmes conditions en vue de la consultation des
dossiers, préalablement aux réunions. Dans ce cas, le remboursement est limité à un seul déplacement au profit du
membre titulaire (le suppléant ne pouvant y prétendre qu’en cas d’absence de son titulaire à la réunion concernée).
Les frais de déplacement des membres suppléants ne sont pas remboursés lorsque ces derniers assistent aux
réunions sans être appelés à remplacer un titulaire indisponible.
Déroulement des séances
ARTICLE 18 : Le Président a la police de l’assemblée.
Il accorde ou retire la parole. Toute interruption et toute allusion personnelle sont interdites. Une suspension de
séance peut être demandée par un membre de la commission administrative paritaire. L'assemblée décide de
l'accorder ou non et en fixe la durée.
Le Président clôt le débat et soumet au vote.
Avis et délibérations
ARTICLE 19 : La commission administrative paritaire délibère pour émettre un avis à la majorité des suffrages
exprimés.
En cas de partage des voix, la proposition de l’autorité territoriale ayant saisi la commission administrative paritaire
est réputée adoptée.
Le vote a lieu à main levée.
Il peut être fait recours au vote à bulletin secret sur demande d’un membre présent.
Procès-verbal
ARTICLE 20 : Un procès-verbal est établi après chaque séance. Ce document indique le résultat et la répartition
du vote par collège et par appartenance syndicale pour les représentants du personnel, à l’exclusion de toute
indication nominative. Il est signé par le Président et contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint. Il est
transmis, dans le délai maximal d’un mois aux membres titulaires et suppléants de la commission et approuvé lors
de la séance suivante.
Approbation – Transmission – Modification
ARTICLE 21 : Le présent règlement intérieur, établi par la commission administrative paritaire a été approuvé par
le Président du centre de gestion et publié sur le site internet du Centre de Gestion aux autorités des collectivités et
établissements affiliés.
La commission administrative paritaire est seule compétente pour procéder à la modification de son règlement
intérieur sur proposition de son Président ou de la moitié au moins des membres représentants titulaires du
personnel.
-°-°-°-°-°-°-°-°-°(1) Un arrêt de la Cour administrative d’appel de Bordeaux du 27 novembre 2008 n° 07BX01103 précise qu’en
l’absence de décision expresse de titularisation en fin de stage, l’agent conserve après cette date la qualité de
stagiaire, à laquelle l’administration peut mettre fin, à tout moment, pour des motifs tirés de l’inaptitude de
l’intéressé à son emploi.
(2) Un arrêt du Conseil du Conseil d’Etat du 30 juillet 1997 n° 126701 précise qu’une décision comportant un effet
rétroactif est entachée d’illégalité, même si la commission a été consultée a posteriori.
Fait à Lieusaint, le 9 mars 2015