Code de déontologie et d`attitude commerciale responsable

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Code de déontologie et d’attitude
commerciale responsable
Date de publication : Août 2011
RGIS Canada ULC
5025 Orbitor Drive, Building 4, Suite 400
Mississauga, Ontario N4W 4Y5
www.rgisinv.com
Code de déontologie et d’attitude commerciale responsable
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TABLE DES MATIÈRES
INTRODUCTION/DÉCLARATION GÉNÉRALE ................................................................ 1
Politique de responsabilité sociale de la Société ......................................................... 1
RESPECT DU CODE ........................................................................................................ 3
Comprendre le Code ....................................................................................................... 3
Violations du Code ......................................................................................................... 3
Rapport de violations : confidentialité ........................................................................... 4
Attestation par un(e) nouvel(le) employé(e) .................................................................. 5
ATTITUDE ET PRATIQUES COMMERCIALES ............................................................... 6
Exactitude et conservation des documents de la Société ............................................ 6
Biens de la Société ......................................................................................................... 7
Fraudes et vols ............................................................................................................... 7
Prévenir le blanchiment d’argent ................................................................................... 8
Respect de la vie privée ................................................................................................. 8
Renseignements confidentiels ....................................................................................... 8
Propriété intellectuelle................................................................................................. 10
CONFLITS D’INTÉRÊTS ............................................................................................... 11
Principes généraux ....................................................................................................... 11
Membres de la famille et relations intimes ................................................................. 11
Occasions offertes par la Société ................................................................................ 12
Emplois, affiliations et activités externes ................................................................... 12
Cadeaux, gratifications et divertissement .................................................................. 13
Traitement équitable .................................................................................................... 13
Relations conflictuelles avec des fournisseurs de biens ou de services ................... 13
LOIS ANTITRUST ET CONCURRENCE DELOYALE ................................................... 15
Lois antitrust ................................................................................................................ 15
Concurrence déloyale................................................................................................... 16
ENVIRONNEMENT........................................................................................................ 18
RELATIONS AVEC LES ORGANISMES GOUVERNEMENTAUX ET D’AUTRES
ORGANISATIONS ......................................................................................................... 19
En général ..................................................................................................................... 19
Contributions et activités politiques............................................................................ 19
Engagement personnel ................................................................................................. 19
Marchés publics ........................................................................................................... 20
Respect des lois anticorruption ................................................................................... 20
Comment répondre au gouvernement et aux tiers ...................................................... 21
Relations avec les médias ........................................................................................... 22
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transférer le contenu des présentes ou d’en créer des œuvres dérivées sans obtenir au préalable la permission écrite de
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FAIRE AFFAIRE À L’INTERNATIONAL ........................................................................ 23
En général ..................................................................................................................... 23
Lois relatives au contrôle des exportations et aux sanctions .................................... 23
Importations ................................................................................................................. 24
Interdiction de collaborer à certains boycottages internationaux ............................. 24
DISPOSITIONS DIVERSES ........................................................................................... 26
Emploi de proches ........................................................................................................ 26
Autres relations personnelles ...................................................................................... 26
Drogues et alcool ......................................................................................................... 27
PROCÉDURES DE DÉNONCIATION ................................................................................. 1
POLITIQUE ANTICORRUPTION DE RGIS ........................................................................ 1
FORMULAIRE D’ATTESTATION : CODE DE DÉONTOLOGIE ET D’ATTITUDE
COMMERCIALE RESPONSABLE .................................................................................... 1
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INTRODUCTION/DÉCLARATION GÉNÉRALE
Il est de notre responsabilité envers nos clients, nos employés et nos fournisseurs, ainsi
qu’envers tous ceux que notre entreprise rejoint, d’adopter un comportement éthique dans le
cadre de nos relations commerciales. À titre de principe de saine gestion, la Société croit que la
déontologie commerciale, l’honnêteté et l’intégrité sont à la base de toutes les relations
d’affaires. Ce Code de déontologie et d’attitude commerciale responsable s’applique à tous les
dirigeants, administrateurs et autres employés de RGIS Holdings, LLC et de ses filiales. À
moins que le contexte ne s’y oppose, toutes ces personnes sont désignées comme étant des
« employés » dans cette politique, alors que RGIS Holdings, LLC et ses filiales sont
collectivement désignées « RGIS » ou la « Société ».
À titre de condition d’emploi, tous les employés de la Société doivent adhérer au présent Code
de déontologie et d’attitude commerciale responsable et aux politiques de la Société et ils
doivent adopter un comportement éthique en tout temps. Veuillez communiquer avec le bureau
du Vice-président principal des Ressources humaines au (248) 601-6758 ou au
[email protected] si vous avez des questions au sujet de l’application ou de la
signification d’un article de ce Code.
Pour faire rapport d’une violation réelle ou éventuelle du Code de déontologie et d’attitude
commerciale responsable, veuillez consulter la procédure prévue à l’article des présentes
intitulé « Rapport de violation : Confidentialité ».
Politique de responsabilité sociale de la Société
Nous savons que nos activités commerciales ont un impact dans les sphères environnementale
et sociale et nous reconnaissons avoir l’obligation d’exercer ces activités commerciales d’une
façon socialement responsable.
Nos initiatives actuelles cherchent à promouvoir une méthodologie efficace et socialement
responsable. Les pratiques prévues ci-dessous précisent comment nous continuerons à
atteindre nos objectifs à l’avenir. Nous nous engageons à :
•
respecter ou dépasser les exigences juridiques et la règlementation applicable et
nous visons à satisfaire les modalités des conventions internationales ayant rapport
avec notre entreprise;
•
exercer nos activités en membres responsables de la société, dévoués à
l’amélioration continue de notre performance et de nos réalisations;
•
fournir un milieu de travail sécuritaire et sain à tous nos employés, que nous
tenterons de préserver des blessures et des accidents;
•
ménager l’utilisation de ressources naturelles et chercher à minimiser nos impacts
environnementaux;
•
respecter les droits de la personne et exiger que nos vendeurs ne fassent appel ni
au travail forcé ni au travail des enfants;
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•
fournir des renseignements sur nos politiques et communiquer ouvertement avec les
personnes intéressées;
•
nous assurer qu’aucun(e) candidat(e) ou employé(e) ne fasse directement ou
indirectement l’objet d’une discrimination ou d’un harcèlement illégal compte tenu de
sa race, sa couleur, ses croyances religieuses, ses liens affectifs, son orientation
sexuelle, son handicap, son état matrimonial, son âge, son origine nationale, son
ascendance, ses renseignements génétiques, ses états de services pour les Forces
armées canadiennes ou américaines, son statut d’ancien combattant ou toute autre
caractéristique protégée par les lois applicables; et
•
nous assurer de l’égalité des chances en matière d’emploi en ce qui concerne la
race, la couleur, les croyances religieuses, le sexe, les liens affectifs ou l’orientation
sexuelle, le handicap, l’état matrimonial, l’origine nationale, l’ascendance, les
renseignements génétiques, les états de services pour les Forces armées
canadiennes ou américaines, le statut d’ancien combattant ou toute autre
caractéristique protégée par les lois applicables.
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RESPECT DU CODE
Il faut respecter le Code en tout temps – on ne peut invoquer l’ignorance de ses
dispositions à titre d’excuse. Tout comportement illégal ou contraire à l’éthique doit être
rapidement dénoncé de la façon décrite ci-dessous.
Comprendre le Code
La Société considère ce Code de déontologie comme sérieux. Tous les employés doivent
respecter les normes déontologiques qu’il contient et sont obligés de faire rapport en temps utile
de tout manquement à ces normes dont ils pourraient être témoins ou dont ils pourraient
autrement être avisés. Cela ne constitue pas un acte déloyal, mais une initiative démontrant
votre sens des responsabilités et de l’équité envers vos collègues de travail, ainsi qu’à l’égard
de nos clients, fournisseurs et membres. Nous n’exercerons aucunes représailles à l’encontre
d’une personne qui nous avise de bonne foi d’un manquement possible à la loi ou au Code et
nous ne tolérerons aucun harcèlement ou intimidation à l’encontre d’un(e) employé(e) qui ferait
rapport d’un manquement présumé. Qui plus est, il existe des lois fédérales sur la dénonciation
qui visent à protéger les employés dénonciateurs de la discrimination ou du harcèlement
lorsqu’ils fournissent des renseignements aux autorités gouvernementales ou à leur employeur
dans certaines circonstances.
Ce Code précise les principes généraux relatifs à l’attitude commerciale légale et éthique que
promeut la Société. Les employés sont tenus de lire soigneusement ce Code et de le
comprendre. Il ne répond pas à toutes les questions possibles que pourrait se poser un(e)
employé(e) dans le cadre de ses activités. Il doit donc être appliqué avec bon sens et de façon
réfléchie. De plus, dans certaines circonstances, les lois d’un pays peuvent établir des
exigences qui diffèrent de celles du Code. Nous nous attendons à ce que les employés
respectent à la fois toutes les lois du pays où ils se trouvent et les politiques d’attitude
commerciale de la Société dans le domaine dans lequel ils exercent leurs activités
professionnelles.
Lorsqu’une question déontologique les préoccupe ou qu’ils ne savent pas si un comportement
donné respecte les normes d’attitude commerciale de la Société, les employés doivent
consulter leurs superviseurs ou gestionnaires pour leur poser les questions qui leur semblent
nécessaires pour comprendre les attentes de la Société à leur égard. Si vous n’êtes pas à l’aise
à l’idée de vous confier à votre superviseur ou gestionnaire, veuillez communiquer avec le Viceprésident principal des Ressources humaines.
Violations du Code
Les employés qui ne respectent pas la présente politique, y compris les superviseurs qui ne
détectent pas un acte répréhensible ou font défaut d’en faire rapport, pourront faire l’objet de
mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. Voici quelques exemples de
comportements pouvant faire l’objet de mesures disciplinaires :
•
agir à l’encontre d’une politique de la Société;
•
demander à un tiers d’agir à l’encontre d’une politique de la Société;
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•
faire défaut de dénoncer rapidement un manquement connu ou présumé à une
politique de la Société;
•
faire défaut de collaborer à une enquête de la Société portant sur un manquement
possible à une de ses politiques;
•
exercer des représailles à l’encontre d’un autre employé ayant fait valoir une
préoccupation portant sur une question d’intégrité;
•
faire défaut de démontrer le leadership et la diligence nécessaires pour faire
respecter les politiques de la Société et les lois applicables.
Il faut comprendre que la violation de certaines de ces politiques peut entraîner la responsabilité
civile de la Société et de l’employé(e) concerné(e), ainsi que des dommages, des sanctions
règlementaires ou des poursuites pénales.
Rapport de violations : confidentialité
La Société a établi les procédures prévues aux présentes pour permettre aux employés
d’obtenir de l’aide au sujet d’un problème, de faire rapport d’un manquement au Code ou de
discuter d’autres difficultés réelles ou éventuelles. Si vous pensez que vous ou un(e) autre
employé(e) n’avez pas respecté le Code ou une loi, une règle ou un règlement applicable, vous
avez la responsabilité d’en faire immédiatement rapport à votre superviseur ou gestionnaire et
au Vice-président principal des Ressources humaines ou un représentant du bureau du
directeur des Affaires juridiques. De la même façon, si vous êtes un superviseur ou un
gestionnaire et que vous avez reçu des renseignements d’un(e) employé(e) au sujet d’un acte
qu’il/elle croit contraire au Code ou que vous considérez comme contraire au Code, vous devez
en faire rapport sans retard en contactant la ligne d’assistance déontologique de RGIS au
www.rgis.ethicspoint.com ou en signalant le numéro sans frais (866) 593-6482 au Canada ou
aux États-Unis. Tout appelant situé dans un autre pays doit consulter la page web de la ligne
d’assistance déontologique de RGIS au www.rgis.ethicspoint.com pour obtenir les
instructions internationales de composition téléphonique.
La Société a également adopté des « procédures de dénonciation » pour recevoir les plaintes et
connaître les préoccupations des employés, membres et tiers au sujet de manquements à la loi,
aux règlements ou aux codes de déontologie, y compris quant au contournement des mesures
internes de contrôle comptable ou des politiques comptables de la Société, qu’il s’agisse
d’éventualités, de tentatives ou de cas réels. Les procédures de dénonciation sont jointes au
présent Code de déontologie et d’attitude commerciale responsable à titre d’Annexe A. Les
plaintes en vertu des procédures de dénonciation peuvent être portées confidentiellement ou
anonymement par le biais de la ligne d’assistance déontologique de RGIS au
www.rgis.ethicspoint.com ou en composant le numéro sans frais (866) 593-6482 au Canada
ou aux États-Unis. Tout appelant situé dans un autre pays doit consulter la page web de la ligne
d’assistance déontologique de RGIS au www.rgis.ethicspoint.com pour obtenir les
instructions internationales de composition téléphonique.
Tous les rapports et enquêtes sont traités de façon confidentielle dans la plus vaste mesure
possible dans les circonstances. Malgré tous les efforts de la Société pour préserver la
confidentialité, certaines circonstances découlant du droit applicable ou d'une procédure
judiciaire pourraient obliger la Société à divulguer des communications confidentielles. Dans
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certains cas, le fait de rester anonyme peut accroître la difficulté de faire le suivi de la demande
de l’employé(e) et de s’assurer qu’elle soit résolue. Comme cela a été précédemment
mentionné, aucun(e) employé(e) ne fera l’objet de représailles ou de punition pour avoir fait de
bonne foi rapport d’un acte d’un(e) autre employé(e) présumé illégal ou contraire à la
déontologie, tel que le précise le Code, ou pour avoir pris l’initiative d’aviser la Société d’un cas
douteux.
Attestation par un(e) nouvel(le) employé(e)
Tous les nouveaux employés doivent signer une attestation confirmant qu’ils ont lu le Code et
qu’ils le comprennent. Nous exigeons également une attestation annuelle de respect du Code
par tous les employés portant un titre équivalent ou supérieur à celui d’administrateur de
secteur. Tout défaut de lire le Code ou de signer l’attestation de confirmation ne vous excuse
cependant pas en cas de non-respect.
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ATTITUDE ET PRATIQUES COMMERCIALES
On s’attend à ce que les employés se familiarisent avec toutes les pratiques et les
procédures de la Société. Si vous ne savez pas comment les appliquer à votre cas –
demandez-le-nous.
Exactitude et conservation des documents de la Société
Tous les renseignements recueillis et rapportés en notre nom, que ce soit pour nos fins ou pour
celles d’un tiers, doivent l’être avec précision et honnêteté. Tous les registres, factures,
documents, comptes, fonds et actifs de la Société doivent être créés et tenus de façon à refléter
honnêtement, correctement et de façon raisonnablement détaillée les opérations visées et le
déroulement des activités de la Société. Aucune entrée ne doit être faite dans l’intention de
cacher ou de déguiser la vraie nature d’une opération à laquelle la Société est partie.
Les employés ayant participé à la préparation des états financiers de la Société doivent agir
conformément à nos politiques internes de contrôle et de communication d’information et aux
principes comptables généralement reconnus, ainsi qu’en conformité avec tous les autres
règlements, règles, lois et normes comptables applicables, afin que nos états financiers
reflètent substantiellement, correctement et complètement les opérations commerciales et la
situation financière de la Société. Il est également important que les états financiers et les
communications d’information qui s’y rattachent ne contiennent aucune erreur matérielle. La
politique de la Société interdit plus particulièrement à un(e) employé(e) de faire sciemment une
déclaration trompeuse, incomplète ou fausse à un comptable ou à un avocat ou d’amener un
tiers à le faire, dans le cadre d’une vérification menée par une entité gouvernementale ou
règlementaire, ou lors d’un dépôt auprès de cette entité ou d’un examen effectué par elle.
La politique de la Société interdit aux employés de directement ou indirectement falsifier des
documents ou d’amener des tiers à le faire, ainsi qu’à ouvrir ou à conserver un compte, un
fonds ou un bien au nom de la Société, ou un compte non déclaré ou non enregistré, dans une
intention trompeuse. Les registres doivent être tenus conformément aux lois, aux règlements et
aux exigences contractuelles applicables, ainsi qu’à la politique de conservation des documents
de la Société.
La destruction ou la falsification d’un document potentiellement pertinent à une violation
alléguée à la loi ou à une enquête gouvernementale peut entraîner une poursuite en entrave à
la justice. Dans les circonstances, si un(e) employé(e) a des raisons de croire qu’il y a eu
violation de la loi (ou que des allégations en ce sens ont été portées) ou qu’une enquête
criminelle et/ou règlementaire du gouvernement est imminente, il/elle doit conserver tous les
registres (y compris les registres informatiques) qui sont pertinents ou qui pourraient le devenir
dans le cadre d’une enquête, qu’elle soit effectuée par la Société ou par une autorité
gouvernementale.
Qui plus est, si un(e) employé(e) croit que les documents comptables de la Société ne sont pas
tenus conformément à ces exigences, il/elle doit le signaler directement à son superviseur, son
gestionnaire ou au Vice-président principal des Ressources humaines.
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Cette politique s'applique non seulement aux documents papier, mais également aux
documents et aux données stockées électroniquement, telles que des courriels, documents de
traitement de texte, tableurs, registres, images et fichiers audio.
Biens de la Société
Tous les employés doivent protéger les biens de la Société et s’assurer qu’ils sont utilisés de
façon efficace. Les biens de la Société, qu’ils soient tangibles ou intangibles, ne doivent être
utilisés que par des employés autorisés ou leurs mandataires, et seulement à des fins légitimes
d'exploitation de la Société.
Les employés n’ont pas le droit de voler ou de détourner sciemment les biens de la Société, y
compris les renseignements confidentiels de la Société, quelle qu’en soit la raison. Les
employés ne peuvent pas faire usage de biens ou de renseignements confidentiels de la
Société à des fins inappropriées, non autorisées ou illégales. Les employés n’ont pas le droit
d’enlever ou de se départir de choses de valeur appartenant la Société sans l’approbation écrite
préalable de la Société. Aucun(e) employé(e) ne peut détruire les biens de la Société sans
permission. La participation à des activités illicites ou la possession de substances ou d’articles
illégaux par un(e) employé(e), qu’il s’agisse de biens ou d’activités de la Société ou pas, peut
mettre en péril l’emploi de l’employé(e) pour la Société.
À la cessation de leur emploi pour la Société (quel qu’en soit le motif), les employés sont tenus
de rendre à la Société tous les biens lui appartenant, y compris, notamment, les objets de
nature tangible comme les ordinateurs, cellulaires, et téléavertisseurs, et tous les documents (y
compris, notamment, les documents ou les données conservés dans des dossiers, sur des
disques durs, disques, CD-Rom, lecteurs ZIP, courriels et autres documents, quelle qu’en soit le
format, électronique ou autre, tout document retiré de la Société, et tous les documents
conservés dans les bureaux, résidences, systèmes informatiques résidentiels ou dans les
comptes électroniques personnels, dont tous les originaux, exemplaires et reproductions) que
les employés détiennent et qui se rapportent de quelque façon que ce soit à la Société (à
l’exception des documents provenant des dossiers personnels des employés ou de ceux qui se
rapportent aux avantages sociaux ou les précisent).
Fraudes et vols
Les politiques de la Société interdisent les activités de nature frauduleuse et elles prévoient les
procédures à suivre pour s’assurer que tous les incidents de fraude et de vol soient rapidement
rapportés, qu’ils fassent l’objet d’une enquête et de poursuites le cas échéant. Les activités de
nature frauduleuse peuvent comprendre tout acte posé par un(e) employé(e) qui crée des
dommages à un fournisseur, un client, la Société ou un(e) employé(e).
Les employés ont tous l’obligation de rapporter les vols ou autres comportements illégaux dont
ils sont témoins au Vice-président principal des Ressources humaines. Ils doivent communiquer
avec le bureau du directeur des Affaires juridiques ou le vice-président principal des
Ressources humaines avant d’agir à l’encontre d’une personne accusée d’avoir perpétré la
violation alléguée. Ces allégations, si elles sont prouvées, peuvent entraîner le congédiement
de l’employé(e), la participation d’organismes locaux d’application de la loi et des poursuites en
recouvrement de biens ou de fonds appartenant à la Société. Aucun employé ni mandataire ne
peut déposer de plainte criminelle au nom de la Société sans l’approbation écrite préalable du
bureau du directeur des Affaires juridiques.
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Prévenir le blanchiment d’argent
La Société s’engage à respecter pleinement toutes les lois contre le blanchiment d’argent
applicables au Canada, aux États-Unis et à travers le monde. À cette fin, chaque unité
commerciale de la Société doit obtenir suffisamment de renseignements et de documentation
au sujet de clients potentiels, de coentrepreneurs et d’entreprises affiliées pour s’assurer qu’ils
participent à des activités commerciales légitimes et que leurs fonds proviennent de sources
légitimes.
Chaque unité commerciale doit identifier tous les types de paiements habituellement associés à
des activités de blanchiment d’argent (comme les mandats bancaires ou les chèques de voyage
multiples, les sommes d’argent importantes ou les chèques au nom d’un client provenant d’un
tiers inconnu) et suivre les règles qui en restreignent ou en interdisent l’acceptation.
Si un(e) employé(e) repère des activités suspectes qui pourraient laisser croire à du
blanchiment d’argent, il doit promptement en aviser le Vice-président principal des Ressources
humaines avant de continuer l’opération en cause. Un(e) employé(e) ne doit jamais participer à
une activité de blanchiment d’argent.
Respect de la vie privée
La Société a pour politique de respecter tous les traités, lois et règlements applicables relatifs
au respect de la vie privée et à la protection des données, afin de protéger les renseignements
personnels appartenant à des employés ou à des clients qu’elle recueille ou conserve à leur
égard.
Les employés doivent protéger les renseignements permettant de reconnaître des employés ou
des clients à l’encontre d’une utilisation ou d’une divulgation inappropriée ou non autorisée. Les
employés ne peuvent pas obtenir, recueillir, utiliser, traiter, transmettre ou divulguer des
renseignements personnels appartenant à des clients ou à des employés d’une façon allant à
l’encontre des politiques de la Société sur le respect de la vie privée ou d’une loi ou d’un
règlement applicables. Les renseignements permettant de reconnaître un individu comprennent,
notamment, ses noms, genre, adresse civique, numéro d’assurance sociale et autres numéros
attribués par le gouvernement, numéros de téléphone, adresse électronique et autres
renseignements similaires. Les autres renseignements confidentiels relatifs à l’employé
comprennent son salaire, ses renseignements médicaux et les renseignements contenus à son
dossier d’employé(e).
Renseignements confidentiels
La Société détient un actif de grande valeur constitué de renseignements de nature non
publique, confidentielle et exclusive, dont ceux qui se rapportent aux activités actuelles ou
anticipées de la Société, de ses fournisseurs, vendeurs, concurrents ou clients (les
« renseignements confidentiels »). Les « secrets commerciaux » et le « savoir-faire » font partie
des renseignements confidentiels, qui constituent une catégorie plus étendue. Les
renseignements confidentiels comprennent, notamment :
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•
Les logiciels, systèmes, bases de données, documents informatiques, et toutes les
données qu’ils contiennent y compris, notamment, ceux relatifs au RM-1 or à
d’autres équipements de collecte de données semblables et les fonctions TCA
exclusives de la Société;
•
Les données financières (y compris les investissements, les profits, les prix, les
coûts et la gestion comptable);
•
La mise en marché, la publicité et les programmes et stratégies de ventes;
•
Les activités de fusion, d’acquisition ou de dessaisissement;
•
Les renseignements sur les employés (y compris leur rémunération, leur recrutement
et leur formation);
•
Les plans stratégiques d’entreprise.
Les employés de la Société doivent protéger la confidentialité de tous les renseignements
confidentiels, qu’ils proviennent de la Société et/ou de ses fournisseurs, vendeurs, clients ou
concurrents ou s’y rapportent, que ces personnes aient ou non conclu une entente de
confidentialité formelle avec la Société. Les employés ne doivent pas divulguer (même à leur
famille) ni utiliser de renseignements confidentiels autrement qu’en cas de nécessité absolue au
sein de la Société. De la même façon, les employés ne doivent pas tenter d’obtenir,
d’apprendre ou d’utiliser des renseignements confidentiels qu’ils n’ont pas besoin de connaître
pour exécuter leurs propres tâches. Cette obligation est valide pendant toute leur période
d’emploi pour la Société et en tout temps par la suite.
Les employés ne doivent pas discuter de sujets de nature confidentielle en présence ou à
portée de voix de personnes non autorisées, comme dans l’ascenseur (même dans les locaux
de la Société), au restaurant, en taxi, en avion ou dans d’autres lieux accessibles au public. Les
téléphones cellulaires et d’autres moyens de communication non sécuritaires doivent être
utilisés avec précaution.
Si un(e) employé(e) croit que la divulgation ou l’utilisation de renseignements confidentiels en
dehors de la Société est indiquée pour des motifs commerciaux ou exigée par la loi ou la
règlementation, il faut communiquer avec le bureau du directeur des Affaires juridiques avant
cette divulgation ou utilisation pour discuter de mesures de protection appropriées.
Toutes les sociétés considèrent que leurs renseignements confidentiels sont précieux. Les
employés ne doivent pas essayer d’obtenir des renseignements confidentiels d’un tiers, quel
qu’il soit, y compris de nos fournisseurs, vendeurs, clients ou concurrents, sans communiquer
au préalable avec le bureau du directeur des Affaires juridiques.
La Société respecte les renseignements confidentiels de ses concurrents. Un(e) employé(e) ne
doit jamais cacher son identité véritable ou ses intentions, ni les représenter faussement, pour
obtenir les renseignements confidentiels de tiers.
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Propriété intellectuelle
La Société détient des biens de grande valeur sous forme de brevets, d’inventions, de
technologies, de savoir-faire, d’œuvres protégées par droit d’auteur, de marques de commerce,
de logos, de conceptions de produits, de noms de domaine, de renseignements confidentiels et
d’autres types de propriété intellectuelle. Les employés doivent donc respecter les exigences et
les procédures de la Société pour protéger et préserver toute cette propriété intellectuelle.
Droit de propriété : Conformément à l’entente signée leur premier jour de travail, tous les
employés conviennent de céder à la Société tous les droits de brevet relatif à tout objet
brevetable inventé ou découvert dans le cadre de leur emploi, pendant les heures de travail
pour la Société et/ou en utilisant des ressources de la Société.
Conformément à la loi, la Société est la seule propriétaire des droits d’auteur de toutes les
œuvres créées par un(e) employé(e) dans le cadre de son emploi, que ces œuvres soient
créées au bureau, chez l’employé(e) ou ailleurs. Ces œuvres sont considérées comme des
« works made for hire » en vertu du droit américain.
La Société est la seule propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle relatifs à ses
renseignements confidentiels et à ses systèmes, et de toutes les marques de commerce, logos,
conceptions de produits et noms de domaine qu’elle utilise.
Avis et légendes : Les produits et le matériel de la Société ne peuvent être publiés, distribués
et/ou vendus qu’avec les avis et les légendes appropriés exigés ou recommandés par la loi
(p.ex. les notations ©, ®, TM, MC, « patent », « brevet », « patent pending » ou « brevet en
instance »). L’utilisation de ces avis ou légendes aide à protéger les droits de propriété
intellectuelle de la Société contre la contrefaçon.
Droits des tiers : La Société respecte la propriété intellectuelle des tiers, y compris celle de ses
concurrents. Les employés doivent s’abstenir de reproduire, modifier, utiliser ou distribuer (y
compris par l’Internet ou électroniquement) des logiciels, des bases de données, des sites web
ou des documents écrits (y compris des magazines ou d’autres articles), dont la propriété
intellectuelle n’appartient pas à la Société ou n’est pas licenciée à ces fins par la Société, sans
consulter au préalable le Vice-président principal des Ressources humaines. Cette interdiction
vaut même en cas de distribution de matériel à l’interne uniquement. La Société a conclu un
grand nombre d’ententes avec des tiers traitant de l’utilisation de leur propriété intellectuelle et
l’on s’attend à ce que tous les employés les respectent. Les employés ne doivent pas enlever
d’avis de droits d’auteur, de marques de commerce ou de brevets du matériel qu’ils utilisent.
Droits internationaux : Les lois de propriété intellectuelle diffèrent selon le pays. Les employés
doivent consulter le Vice-président principal des Ressources humaines avant de s’engager
dans une activité mentionnée aux présentes ailleurs que dans leur pays d’origine.
RGIS ULC.
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CONFLITS D’INTÉRÊTS
Évitez les conflits d’intérêts dans l’exécution de vos fonctions et obtenez l’opinion de
votre superviseur ou du Vice-président principal des Ressources humaines lorsque
survient un conflit réel ou potentiel.
Principes généraux
Un « conflit d’intérêts » survient lorsque les intérêts privés d’une personne empiètent de
quelque façon que ce soit sur les intérêts de la Société dans son ensemble. Une situation de
conflit peut survenir lorsqu’un(e) employé(e) pose des actes ou détient des intérêts faisant en
sorte qu’il lui devient difficile de travailler avec objectivité et efficacité. Un conflit d’intérêts peut
également survenir lorsqu’un(e) employé(e) ou un membre de sa famille reçoit des avantages
personnels inappropriés compte tenu du poste de l’employé(e) pour la Société. Les prêts ou les
garanties d’obligations à leur profit sont particulièrement préoccupants.
Les décisions et les comportements d’affaires doivent répondre aux meilleurs intérêts de la
Société et de ses membres en général. Les relations avec des fournisseurs, entrepreneurs,
clients ou concurrents, réels ou potentiels, ne doivent pas atteindre l’indépendance de la
Société, ni son bon jugement. À moins de l’avoir divulgué au préalable au Vice-président
principal des Ressources humaines, les employés ne doivent pas détenir de domaines
d’intérêts qui sont ou qui semblent incompatibles avec les meilleurs intérêts de la Société. On
s’attend à ce que les employés n’agissent qu’au bénéfice de la Société, sans être influencés par
un intérêt personnel pouvant découler d’autres entreprises, personnelles ou commerciales. Il
faut éviter scrupuleusement tous les conflits d’intérêts, mais si un conflit est inévitable, il doit
être divulgué à la Société à la première occasion. Si vous n’êtes pas sûr(e) si vos actes ou vos
relations peuvent représenter un conflit d’intérêts, communiquez avec votre superviseur ou le
Vice-président principal des Ressources humaines pour obtenir des conseils.
Tout conflit d’intérêts réel ou potentiel concernant un cadre dirigeant ou un directeur doit
recevoir l’approbation de notre Conseil d’administration ou du comité qu’il nomme à cette fin.
Membres de la famille et relations intimes
Des conflits d’intérêts peuvent survenir si l’on fait affaire avec (ou que l’on concurrence) des
organisations dans lesquelles des membres de la famille détiennent un intérêt en tant que
propriétaires ou un lien d’emploi. Les membres de la famille comprennent les conjoints, les
enfants, y compris ceux qui sont adoptés et les enfants du conjoint, les pupilles, les parents et
grands-parents, les frères et sœurs, les beaux-parents, les oncles, tantes, nièces et neveux et
les cousins. Les employés ne peuvent pas exercer d’activités au nom de la Société et ne
peuvent pas exercer d’influence pour amener la Société à faire affaire avec des membres de la
famille ou avec une organisation avec laquelle un(e) employé(e) ou un membre de sa famille
est associé à moins que cela ne soit spécifiquement approuvé au préalable par un cadre
dirigeant la division dans laquelle l’employé(e) travaille, ainsi que par le Vice-président principal
des Ressources humaines.
Les employés ne peuvent pas chercher à obtenir de prêt ou de garantie de la part de la Société,
ni en accepter, que ce soit pour eux-mêmes ou pour un membre de leur famille. Ils ne peuvent
pas non plus chercher à en obtenir ou à en accepter pour eux-mêmes ou un membre de leur
RGIS ULC.
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2011
famille de la part d’une personne physique, d’une organisation ou d’une entreprise faisant
affaire avec la Société ou cherchant à le faire (sauf si le prêt ou la garantie émane d’une
institution financière ou est négocié de façon indépendante). Les employés doivent
promptement déclarer à leur superviseur ou au Vice-président principal des Ressources
humaines toute offre ainsi interdite, même s’ils la refusent.
Occasions offertes par la Société
Selon la politique de la Société, les employés ne peuvent pas s’arroger d’occasions
personnelles découvertes dans le cadre de l’utilisation des biens de la Société, de ses
renseignements ou de sa position, ni utiliser les biens de la Société, ses renseignements ou sa
position à des fins de profit personnel. Les employés ont le devoir de faire avancer les intérêts
légitimes de la Société lorsque l’occasion se présente.
Emplois, affiliations et activités externes
La première obligation de travail de l’employé(e) est envers la Société. Toute activité externe
d’un(e) non-gestionnaire de la Société, comme un deuxième emploi, un travail autonome, des
activités charitables ou du bénévolat, doit être complètement séparée des activités de
l’employé(e) pour la Société. Les employés ne peuvent pas utiliser les clients, les fournisseurs,
le nom, l’influence, les biens, les installations ou le matériel de la Société, ni leurs heures de
travail ou les services d’autres employés pour des activités externes, à moins que la Société ne
l’ait expressément autorisé, y compris si cela concerne des activités charitables ou bénévoles.
Avant de vous engager dans une activité externe qui pourrait avoir un impact négatif sur votre
rendement, vous devez discuter de vos projets avec votre superviseur afin de confirmer que
l’activité envisagée ne va pas à l’encontre des meilleurs intérêts de la Société. Un conflit direct
entre un travail ou des activités externes et votre emploi pour la Société ne sera pas toléré et
pourrait entraîner un congédiement.
Les employés ne devraient pas faire concurrence à la Société à moins que cela soit divulgué au
Vice-président principal des Ressources humaines et approuvé ou considéré comme étant non
significatif. Les employés ne peuvent pas directement ou indirectement détenir d’intérêt
financier important dans une entreprise qui fait affaire ou cherche à faire affaire avec la Société
ou la concurrence à moins qu’une approbation préalable écrite portant précisément sur cette
question n’ait été donnée par le Vice-président principal des Ressources humaines. À titre de
guide, un « intérêt financier important » se définit comme la propriété par un(e) employé(e)
et/ou des membres de sa famille de plus de 1 % de la valeur des titres/du capital émis d’une
société ou représentant plus de 5 % des actifs totaux de l’employé(e) et/ou des membres de sa
famille.
Qui plus est, les employés ne peuvent poser aucun des actes suivants sans les divulguer au
préalable par écrit à leur superviseur immédiat et au Vice-président principal des Ressources
humaines :
•
directement ou indirectement accepter une occasion d’affaires, une commission, une
rémunération ou une autre mesure incitative de personnes ou d’entreprises clientes,
vendeuses ou associées d’affaires de la Société;
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•
acquérir des biens ou des services de la Société selon des modalités différentes de
celles applicables au public en général ou celles spécifiquement approuvées par la
Société;
•
se conduire envers un client, un vendeur ou une autre personne ou entité avec
laquelle la Société fait affaire ou cherche à faire affaire d’une façon qui puisse laisser
croire que son jugement ou sa loyauté envers la Société est affectée.
De plus, si un membre de la famille d’un(e) employé(e) travaille pour une entreprise qui est ellemême en concurrence avec la Société, cela doit être immédiatement divulgué au Vice-président
principal des Ressources humaines.
Cadeaux, gratifications et divertissement
Les employés ne doivent pas directement ou indirectement accepter de cadeau, de gratification
ou de divertissement dont la valeur est plus que nominale (50 $) et qui pourraient influencer les
décisions d’affaires ou qu’on pourrait percevoir comme les influençant. Les employés ne
devraient jamais solliciter de cadeau ou de faveur de tierces personnes, entreprises ou sociétés
avec lesquelles la Société fait ou pourrait faire affaire. Dans la mesure où un(e) employé(e) est
diverti(e) par une tierce partie avec laquelle la Société fait ou pourrait faire affaire, le motif
professionnel doit être évident et il ne doit y avoir ni intention ni même apparence d’influence
indue. Les cadeaux, gratifications ou divertissement qui influencent ou qui donnent l’impression
d’influencer l’appréciation commerciale de l’employé(e) doivent être évités et refusés. Les
cadeaux, gratifications et divertissements considérés comme acceptables sont ceux reflétant
les politesses d’usage et les pratiques commerciales responsables.
Dans certains cas, refuser un cadeau de valeur pourrait offenser la personne qui le fait. C’est
plus particulièrement vrai lorsque des employés sont invités dans un pays étranger et que le
cadeau est offert par le pays dans le cadre d’un événement public ou d’une autre coutume.
Dans de tels cas, l’employé(e) s’étant fait offrir le cadeau peut l’accepter au nom de la Société,
puis en faire rapport à un superviseur et le remettre à la Société.
Traitement équitable
Chaque employé(e) doit s’efforcer de traiter équitablement les clients, fournisseurs, concurrents
et employés de la Société. Aucun(e) employé(e) ne doit tirer injustement avantage d’un tiers par
la manipulation, la dissimulation, l’abus de renseignements privilégiés, l’assertion inexacte de
faits pertinents ou un autre traitement ou pratique inéquitable.
Relations conflictuelles avec des fournisseurs de biens ou de services
La Société encourage les bonnes relations avec les fournisseurs. Les employés ne doivent
cependant jamais tirer d’avantage personnel, direct ou indirect, d’un achat de biens ou de
services pour ou par la Société. Les employés dont les responsabilités englobent l’achat (que
ce soit pour des marchandises, des accessoires, des services, de l’immobilier ou autre chose),
ou qui sont en contact avec des fournisseurs de biens ou de services ne doivent pas tirer profit
de leur situation à des fins personnelles. De la même façon, lorsqu’il est nécessaire de retenir
les services d’une personne ou d’une entreprise à des fins de consultation ou de représentation
de la Société, il faut faire particulièrement attention de vérifier qu’aucun conflit d’intérêts n’existe
entre la Société et la personne ou l’entreprise concernée. Un(e) employé(e) ne doit jamais
RGIS ULC.
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recevoir d’argent comptant ou l’équivalent d’un fournisseur, consultant, mandataire ou autre
fournisseur de services, et ce, tant directement qu’indirectement.
Échantillons. Le fait pour un vendeur de distribuer des échantillons à des acheteurs potentiels
conformément aux lois applicables constitue une pratique commerciale reconnue. Selon la
politique de la Société, seuls les employés chargés de l’acquisition de nouveaux produits
peuvent accepter une petite quantité d’échantillons au nom de la Société dans la mesure
requise pour en faire une évaluation raisonnée.
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LOIS ANTITRUST ET CONCURRENCE DÉLOYALE
Traitez équitablement tous les clients, fournisseurs et concurrents. La Société
s’engage à respecter les principes de libre entreprise et de concurrence.
Lois antitrust
La Société a pour politique de respecter les lois antitrust qui s’appliquent à ses activités à
travers le monde. Le principe sous-jacent de ces lois est que la personne qui achète des biens
dans le marché doit être capable de choisir parmi une variété de produits à des prix
concurrentiels sans restrictions artificielles, comme la fixation de prix, les monopoles et les
cartels illégaux, les boycottages ou les produits liés. Nous croyons en ces principes de libre
entreprise et de libre concurrence et nous y sommes fermement attachés.
Certaines violations des lois antitrust sont punissables à titre d’infractions criminelles. Les
gouvernements du Canada, des États-Unis et d’autres pays peuvent également chercher à
obtenir des injonctions et des dommages-intérêts au civil. De plus, les parties civiles lésées
peuvent poursuivre pour un montant équivalant à trois fois les dommages subis en cas de
violation des lois antitrust et obtenir l’allocation des honoraires d’avocats et des frais du litige.
Compte tenu de ces facteurs, il est extrêmement important de respecter les lois antitrust, à la
fois pour la Société et l’ensemble de ses employés.
Les lois antitrust et celles sur la concurrence sont très complexes et volumineuses et elles
varient d’un pays à l’autre. Le résumé du droit applicable ci-dessous devrait aider les employés
à reconnaître les situations qui soulèvent des questions possibles à cet égard de façon à leur
permettre d’aller consulter le Vice-président principal des Ressources humaines.
•
Il est interdit de discuter d’un des sujets suivants avec un concurrent, que ce sujet
concerne les produits de la Société ou ceux du concurrent : les prix, politiques de
prix, taux de location, soumissions, rabais, promotions, profits, coûts, marges,
nouveaux produits ou processus, qu’ils soient passés, présents ou à venir s’ils n’ont
pas fait l’objet de divulgation publique antérieure, les modalités d’une vente, les
redevances, les garanties ou le choix de la clientèle ou du territoire exploités par
l’entreprise. Des éléments choisis de ces informations peuvent être discutés avec
des concurrents qui sont également nos fournisseurs, mais ces discussions doivent
être restreintes au strict nécessaire dans un contexte de fourniture/distribution. Les
employés peuvent discuter avec un fournisseur (qui est incidemment un concurrent)
de ses propres prix et modalités de vente à la Société.
•
Les employés ne doivent pas discuter avec un concurrent, ni convenir avec lui, des
prix que la Société et le concurrent devraient charger à un ou à des clients, ni
d'autres modalités (p. ex., le financement) ou conditions de vente.
•
Des prix concurrentiels peuvent être obtenus seulement de sources autres que des
concurrents, comme de listes publiées ou de clients communs (mais des clients ne
devraient pas délibérément être utilisés comme intermédiaires pour communiquer
des renseignements à des concurrents).
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•
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Si, lors d’une rencontre d’une association professionnelle à laquelle assistent des
concurrents de la Société ou leurs représentants, un(e) employé(e) est mis(e) au
courant d’une discussion formelle ou informelle portant sur un des sujets suivants,
il/elle devrait immédiatement quitter la rencontre et en informer le Vice-président
principal des Ressources humaines. Cela comprend :
Les prix;
Les rabais;
L’exclusion de membres;
Les modalités de vente;
La répartition géographique des marchés ou celle des produits sur le
marché ou les priorités à ces égards;
Les soumissions relatives à certains clients ou contrats;
Le refus d’admettre un membre ou de traiter avec un client;
La normalisation des modalités, garanties ou caractéristiques d’un
produit.
•
Consultez le Vice-président principal des Ressources humaines et les gestionnaires
de la haute direction responsables des ventes concernés avant de refuser de vendre
à un client ou client potentiel. Même si la Société est libre de choisir ses propres
clients, les refus de vendre entraînent souvent des violations réelles ou prétendues
aux lois antitrust.
•
Consultez le Vice-président principal des Ressources humaines rapidement lors du
processus d’évaluation d’une fusion, acquisition ou coentreprise proposée.
Il est contraire à la politique de la Société de faire dépendre nos achats auprès d’un
fournisseur de son accord à acheter nos produits et services.
•
•
Vous ne pouvez pas injustement dénigrer ou descendre les produits ou les services
d’un concurrent, que ce soit dans la publicité, lors d’une démonstration ou en faisant
des commentaires médisants ou des insinuations.
•
La Société a pour politique de traiter équitablement tous ses clients et ses
fournisseurs et de ne pas les discriminer.
•
Si des renseignements qui pourraient être des secrets commerciaux ou des
renseignements confidentiels appartenant à une autre entreprise sont obtenus par
erreur, ou si un(e) employé(e) a des questions au sujet de la légalité d’un processus
de cueillette d’information, il/elle devrait rapidement communiquer avec le Viceprésident principal des Ressources humaines.
Concurrence déloyale
Les lois canadiennes et américaines interdisent les méthodes déloyales de concurrence, ainsi
que les pratiques et les gestes déloyaux ou trompeurs. Ces lois, comme les lois antitrust,
servent à protéger les concurrents et les clients. Bien qu’il soit impossible de faire la liste
exhaustive des types de comportements interdits, en voici quelques exemples :
•
la corruption commerciale ou les paiements visant à inciter des tiers à violer un
contrat ou à faire des affaires;
RGIS ULC.
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•
l’acquisition des secrets commerciaux d’un concurrent à l’avantage de la Société par
la corruption, le vol ou d’autres méthodes illégales;
•
les allégations ou les comparaisons fausses, trompeuses ou médisantes au sujet de
leurs concurrents ou de leurs produits et services;
•
les affirmations sans fondement raisonnable au sujet de ses propres services.
Ainsi, toutes les déclarations publiques pour et au nom de la Société, y compris celles relatives
à la publicité, au matériel promotionnel, aux arguments de vente et aux garanties, doivent être
toujours vraies, avoir un fondement raisonnable en fait et n’être ni trompeuses ni faites
expressément de façon à être facilement mésinterprétées.
RGIS ULC.
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ENVIRONNEMENT
La Société vise l’excellence en environnement et l’amélioration des conditions de travail.
Un milieu de travail sain et sécuritaire bénéficie à l’ensemble des employés.
La Société s’engage à viser l’excellence en environnement. La Société déploiera ses meilleurs
efforts pour minimiser l’impact négatif et les dommages à l’environnement et aux collectivités où
nous exerçons nos activités. Notre objectif est de nous assurer que nos installations et nos
activités de la Société respectent les normes environnementales fédérales, provinciales et
locales. Nous avons l’intention d’être des leaders en gestion responsable de l’environnement.
Cet objectif exige que chaque employé(e) de la Société participe et se sente responsable
d’atteindre l’objectif d’exercer nos activités dans le respect de l’environnement.
Les employés doivent chercher à minimiser l’impact des produits, des processus et des
services de la Société sur l’environnement. Les installations doivent respecter les lois
environnementales et ne doivent pas fonctionner sans les permis, autorisations et contrôles
environnementaux requis.
La Société a pour politique de fournir à chaque employé(e) un milieu de travail sain et
sécuritaire. La Société respecte également l’environnement et s’attend à ce que tous les
employés observent des pratiques environnementales responsables et respectent les initiatives
de la Société visant à protéger nos collectivités. En guise de soutien de ces politiques, les
employés doivent respecter toutes les règles, règlementations et pratiques applicables en
matière d’environnement, de santé et de sécurité et doivent assumer la responsabilité de
prendre les précautions nécessaires pour se protéger et protéger leurs collègues de travail et
les collectivités où ils travaillent. On ne s’attend pas à ce que chaque employé(e) devienne un
expert connaissant chaque exigence en matière de santé, de sécurité ou d’environnement, mais
qu’il/elle connaisse les exigences applicables à leur sphère de responsabilités et fasse rapport
d’accidents et de pratiques ou conditions non sécuritaires à leur superviseur ou autre
responsable désigné. La Société s’assurera que des gestes appropriés seront posés en temps
opportun pour corriger toute situation non sécuritaire.
RGIS ULC.
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RELATIONS AVEC LES ORGANISMES
GOUVERNEMENTAUX ET D ’AUTRES
ORGANISATIONS
Soyez particulièrement
gouvernementales.
vigilants
lorsque
vous
traitez
avec
des
autorités
En général
La Société doit prendre bien soin de respecter toutes les obligations contractuelles et juridiques
qui s’appliquent à ses relations avec les autorités gouvernementales. Selon les lois, les
autorités gouvernementales peuvent englober des ministères, organismes ou intermédiaires
gouvernementaux – même les entités appartenant à l’État. La violation de ces lois peut
entraîner des sanctions ou des amendes, ainsi que la radiation ou la suspension de l’accès aux
marchés gouvernementaux et, possiblement, la poursuite d’employés ou de la Société au
criminel.
Contributions et activités politiques
Les employés doivent respecter toutes les lois applicables lorsqu’ils font la promotion de la
Société auprès des autorités gouvernementales. Les employés ne doivent pas utiliser les fonds
de la Société pour faire des contributions politiques, que ce soit à un parti politique, à un comité,
une organisation ou un candidat.
De bonnes relations et communications avec les fonctionnaires et les représentants des
gouvernements provinciaux et municipaux et du gouvernement fédéral sont importantes pour la
Société. Les fonctionnaires sont des clients de la Société et les communications avec eux
doivent refléter une approche soignée et coordonnée de la part de la Société, qui soit
également approuvée par la gestion et conforme aux règles, règlements et lois applicables.
Engagement personnel
On encourage les employés à participer au processus politique. Les employés peuvent
notamment choisir d’y participer en votant, en faisant valoir leur opinion sur les politiques
publiques, en soutenant des candidats ou des partis politiques et en contribuant à leur caisse
électorale ou en briguant une charge publique. Dans le cadre de leur implication civique et de
leur vie politique personnelle, les employés doivent toujours préciser que leurs opinions et leurs
actes sont personnels et non ceux de la Société. Les employés ne peuvent pas faire de
lobbying auprès de nos autres employés au sujet d’une politique publique, d’un candidat ou
d’un parti politique durant leurs heures de travail. Aux fins du présent paragraphe, les heures de
travail ne comprennent pas les pauses ou les périodes de repas. La Société ne cherche pas à
restreindre les activités auxquelles les employés peuvent participer dans leurs temps libres, ni
les dons ou les contributions qu’ils souhaitent faire volontairement à même leurs revenus,
pourvu que ces activités, dons ou contributions soient conformes à la loi et qu’ils n’exposent pas
la Société à une responsabilité éventuelle. Les employés cherchant à se faire élire ou
souhaitant accepter une nomination politique doivent en aviser leur gestionnaire au préalable et
préciser comment les fonctions de cette charge peuvent influencer leur rendement au travail.
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Marchés publics
La Société a pour politique de vendre à tous les clients, y compris les entités liées aux
gouvernements canadiens et américains, d’une manière éthique, honnête et juste. Voici une
liste regroupant certaines des exigences-clés à respecter pour faire affaire avec le
gouvernement :
•
représenter avec exactitude les services de la Société couverts par des contrats
gouvernementaux;
•
fournir des services de haute qualité à des prix justes et raisonnables;
•
refuser d’offrir ou d’accepter des pots-de-vin, des paiements illicites, des cadeaux ou
d’autres gratifications;
•
ne pas solliciter et ne pas obtenir de renseignements exclusifs ou de
renseignements relatifs au processus de soumission de la part de fonctionnaires
avant qu’un contrat ne soit accordé;
•
ne retenir les services d’agents publics ou d’anciens fonctionnaires qu’en conformité
avec les lois et les règlements applicables;
•
respecter les lois et les règlements applicables visant le comportement éthique des
participants aux marchés de l’État prévus par des organismes fédéraux, provinciaux
et municipaux.
Les employés doivent se conformer strictement à la loi américaine intitulée Anti-Kickback Act of
1986, qui interdit aux fournisseurs de l’État et à ses sous-traitants de donner ou de recevoir une
chose de valeur afin d’obtenir un traitement de faveur, ainsi qu’à la loi américaine intitulée
Foreign Corrupt Practices Act (« FCPA ») et la U.K. Bribery Act (« Loi du R.-U. ») et aux lois
similaires en vigueur ailleurs dans le monde qui interdisent de fournir une chose de valeur à des
fonctionnaires, des candidats politiques, des membres de partis politiques étrangers ou des
tiers privés en vue de fournir ou d’obtenir des occasions d’affaires, , ou de continuer à faire des
affaires dans leur pays, comme cela est précisé au prochain paragraphe.
Respect des lois anticorruption
La Société a toujours eu pour politique d’exercer ses activités à l’extérieur des États-Unis en
respectant à la fois l’esprit et la lettre des lois interdisant la corruption des fonctionnaires et des
représentants gouvernementaux, des membres des partis politiques et des candidats aux
élections, aux États-Unis et ailleurs, y compris la U.S. Foreign Corrupt Practices Act (« FCPA »)
et la U.K. Bribery Act (« Loi du R-U. »). Aucun administrateur, employé(e), mandataire,
distributeur ou consultant de la Société ne peut offrir, payer, fournir ou promettre une chose de
valeur à un fonctionnaire, agent public, candidat aux élections ou membre d’un parti politique ou
des tiers privés pour l’inciter à poser un geste ou à prendre une décision gouvernementale
dans le but d’aider la Société ou une de ses filiales ou divisions à obtenir des occasions
d’affaires ou à poursuivre ses affaires. Qui plus est, chaque administrateur, employé(e),
mandataire, distributeur ou consultant(e) est obligé(e) en vertu de la politique de la Société de
RGIS ULC.
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tenir des livres, registres et comptes reflétant fidèlement et exactement toutes les opérations et
aliénations des biens de la Société.
En cas de non-respect de ces lois, les conséquences sont potentiellement désastreuses pour la
Société et ses employés. Un manquement par un(e) employé(e) de la Société peut entraîner
des millions de dollars de sanctions pécuniaires à l’encontre de la Société. Cet(te) employé(e)
et la Société peuvent également faire l’objet de poursuites, d’amendes et d’emprisonnement.
L’importance de respecter les règles anticorruption peut ressortir dans un certain nombre de
contextes, y compris, notamment, dans le cadre des activités suivantes :
Fournir un voyage, de l’hébergement, des repas, du divertissement ou d’autres
avantages à titre gratuit à des fonctionnaires ou à des agents publics;
Donner des cadeaux à des fonctionnaires ou à des agents publics;
Faire des contributions à des agents publics, des partis politiques ou des candidats aux
élections;
Collaborer avec des organismes de règlementation pour obtenir des licences, des
permis ou d’autres types d’autorisations;
Fournir des paiements de facilitation à des agents publics;
Chercher à obtenir et mettre en œuvre des contrats gouvernementaux;
Employer des agents publics;
Obtenir l’aide de tiers pour effectuer l’une des activités mentionnées précédemment.
Comme cette liste l’atteste, les questions d’éthique et de corruption couvrent une vaste gamme
d’activités concernant des organismes gouvernementaux. En conséquence, le personnel de la
Société doit connaître et respecter ses obligations en vertu de la Politique anticorruption de la
Société (jointe en Annexe B du présent Code de déontologie), ainsi que la FCPA, la U.K.
Bribery Act et les autres lois semblables dans toutes les sphères de travail. Avant d’offrir ou de
fournir un cadeau, un voyage, du divertissement, un paiement de facilitation ou une autre chose
de valeur, même minime, à tout tiers, y compris un agent public, un fonctionnaire public, un
candidat aux élections ou un membre d’un parti politique, ou tout employé ou représentant de
toute entreprise, les employés doivent respecter les politiques et les procédures pertinentes de
la Société.
Comment répondre au gouvernement et aux tiers
La Société a pour politique de collaborer à toutes les demandes raisonnables provenant d’une
cour, d’un tribunal, d’un arbitre, d’un organisme, d’une commission, d’un officiel ou d’un autre
intermédiaire fédéral, national, étatique, provincial, régional, de comté, municipal, local ou d’une
autre sous-division politique, à l’étranger ou ici, comme la Federal Trade Commission, l’Office of
the Inspector General pour divers organismes et le Department of Justice des États-Unis. Les
employés doivent immédiatement transmettre de telles demandes, y compris des demandes
d’entrevues ou d’accès aux installations et aux documents de la Société formulées par des
RGIS ULC.
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agents publics, au bureau du directeur des Affaires juridiques avant que des mesures soient
prises pour y répondre. Si vous croyez que les procédures de votre unité commerciale pour
répondre à ces demandes ne sont pas claires, veuillez en aviser le bureau du directeur des
Affaires juridiques immédiatement et attendez ses instructions avant d’agir. Qui plus est, les
employés ne sont pas normalement autorisés à communiquer avec un organisme de
règlementation ou avec une autre autorité gouvernementale au nom de la Société sans obtenir
au préalable l’autorisation du bureau du directeur des Affaires juridiques.
Si un représentant d’un organisme gouvernemental fait une visite non annoncée dans un
bureau de la Société à des fins d’inspection ou d’enquête, il/elle devra être référé(e) au
gestionnaire responsable du bureau, qui devra vérifier son identité et examiner les documents
(p. ex. un subpoena ou une ordonnance) faisant état de son droit d’inspecter le bureau ou les
dossiers qui s’y trouvent. Le gestionnaire devra alors demander à ce représentant d’attendre un
peu, afin qu’il informe son superviseur et qu’il communique avec le bureau du directeur des
Affaires juridiques ou les avocats locaux de la Société pour obtenir des instructions
supplémentaires.
En ce qui concerne les employés qui ne travaillent pas au bureau du directeur des Affaires
juridiques, mais traitent régulièrement avec des organismes règlementaires et des autorités
gouvernementales dans le cadre de leurs fonctions, ils doivent s’adresser au bureau du
directeur des Affaires juridiques lorsqu’une demande ou une communication sort du cours
ordinaire des affaires ou implique possiblement des mesures judiciaires ou disciplinaires de
quelque nature que ce soit.
De la même façon, une demande ou un document reçu d’un avocat ou d’un représentant
juridique non affilié à la Société doit être immédiatement transmis au bureau du directeur des
Affaires juridiques.
Relations avec les médias
Afin de s’assurer d’un traitement professionnel et cohérent, toutes les demandes des médias
doivent être transmises au directeur général. Les employés ne peuvent parler à un représentant
des médias qu’après avoir obtenu son autorisation préalable, celle de son mandataire autorisé
ou celle du directeur financier. Toutes les personnes dont les communications sont autorisées
doivent restreindre leurs commentaires à leur propre domaine d’expertise.
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FAIRE AFFAIRE À L’INTERNATIONAL
La Société exerce ses activités à travers le monde. Assurez-vous de lire et de
comprendre la Politique anticorruption de RGIS jointe au présent Code de déontologie et
de comprendre les exigences supplémentaires qui peuvent s’appliquer aux activités
outre-mer.
En général
Alors que la Société doit s’adapter aux habitudes et aux pratiques commerciales des marchés
mondiaux, tous les employés à travers le monde doivent respecter les lois, règlements et
normes applicables. Ceci comprend les lois anticorruption précédemment discutées ainsi que
les lois portant sur les exportations, les sanctions ou les importations et celles contre le
boycottage discutées ci-dessous. Chaque employé(e) doit également respecter les lois, la
culture et les coutumes des pays où la Société exerce ou exercera ses activités outremer, de
façon à contribuer à son développement dans tous ces endroits, pourvu que lesdites activités
soient conformes aux lois canadiennes, américaines et étrangères applicables.
Lois relatives au contrôle des exportations et aux sanctions
Tous les employés, agents et mandataires de la Société et de ses filiales outremer doivent
scrupuleusement respecter l’esprit et la lettre des lois canadiennes et américaines portant sur le
contrôle des exportations et sur les sanctions applicables, ainsi que celles des autres pays où la
Société exerce ses activités. En général, les lois relatives au contrôle des exportations
restreignent le transfert transfrontalier ou celui à des citoyens d’autres pays par rapport à
certains types de biens, de technologies, de services ou de logiciels en fonction de l’objet, du
pays destinataire, de l’utilisation finale et de l’utilisateur final. Des lois contenant des sanctions
peuvent imposer des restrictions supplémentaires sur les échanges avec certains pays ou
personnes pour des motifs de politique étrangère.
Voici certains exemples d’exportations :
Expédier de l’équipement de gestion et de repérage d’inventaire sans fil ou l’apporter
lorsque l’on fait des voyages internationaux;
Transporter un ordinateur ou un BlackBerry d’un pays à un autre;
Permettre à un citoyen d’un autre pays de télécharger un logiciel;
Envoyer par courriel des caractéristiques ou des données techniques à un citoyen d’un
autre pays, où qu’il soit situé;
Participer à une téléconférence, une rencontre ou un inventaire où l’on discute de
données techniques entre des citoyens de pays différents;
Fournir de l’aide technique à des citoyens de pays étrangers.
La Société n’exporte habituellement pas de marchandises physiques (p. ex. un serveur sans fil)
d’un pays à un autre. S’il est nécessaire d’en exporter vers un autre pays, les employés de la
RGIS ULC.
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Société doivent consulter le bureau du directeur des Affaires juridiques avant d’y procéder pour
s’assurer du respect des lois applicables relatives au contrôle des exportations et aux
sanctions.
Les lois relatives au contrôle des exportations peuvent également s’appliquer à la fourniture de
services ainsi qu’au transfert ou à la diffusion de données techniques pouvant comprendre des
documents écrits comme des brochures, mais elles peuvent également viser la mise en
application de savoir-faire lors d’une discussion avec un citoyen d’un autre pays. Des gestes
aussi banals que l’envoi d’un courriel ou d’une télécopie ou le fait de permettre à un
ressortissant étranger de faire une visite et d’observer certains processus pourraient servir de
fondement à une violation des lois relatives au contrôle des exportations. De la même façon, le
fait d’apporter un ordinateur ou un dispositif électronique personnel lors d’un voyage
international constitue une exportation de ces objets, ainsi que des données techniques et des
logiciels qui s’y trouvent. Si un(e) employé(e) de la Société croit qu’il/elle pourrait avoir besoin
de travailler avec des citoyens d’un autre pays dans le cadre d’un projet, de leur transférer des
données techniques ou des logiciels, ou s’il/elle n’est pas sûr(e) si l’exportation de données
techniques ou de logiciels est requise, il/elle devra consulter le bureau du directeur des Affaires
juridiques avant de s’engager dans cette activité afin d’obtenir des conseils.
Importations
Une règlementation complexe s’applique à l’importation de marchandises dans divers pays, y
compris au Canada et aux États-Unis. Des sanctions importantes peuvent être imposées en cas
de violation de ces règlements. En conséquence, l’importation de biens ou de services ne doit
pas être amorcée sans la participation du bureau du directeur des Affaires juridiques.
Interdiction de collaborer à certains boycottages internationaux
Tous les employés, agents et mandataires à travers le monde doivent respecter les lois du
Canada et des États-Unis applicables, ainsi que les initiatives des Nations Unies visant les
activités liées à des boycottages économiques étrangers interdits.
Les règlements antiboycottage du Department of Commerce et du Internal Revenue Service
des États-Unis interdisent aux sociétés américaines et aux entreprises commerciales
étrangères contrôlées par des sociétés américaines de participer à un boycottage non
sanctionné de produits ou de services. Même si les règlements sont complexes et extrêmement
vastes lorsqu’ils traitent des activités interdites, en général, ils interdisent aux entités et aux
personnes visées d’appuyer le boycottage d’un pays étranger lorsque les États-Unis ne le
reconnaissent pas officiellement.
Voici certaines des activités interdites en lien avec les boycottages :
•
fournir des renseignements au sujet des liens passés, actuels ou futurs entre la
Société ou un tiers et des pays boycottés ou des sociétés sur la « liste noire ».
•
fournir des renseignements au sujet de la race, de la religion, du sexe ou de l’origine
nationale d’une personne ou de sa participation ou de son appui à des organismes
de charité qui soutiennent un pays boycotté.
RGIS ULC.
24
2011
•
discriminer des personnes physiques ou des sociétés en fonction de la race, de la
religion, du sexe ou de l’origine ethnique.
•
payer, honorer ou confirmer des lettres de crédit qui contiennent des conditions ou
des exigences interdites en fonction des lois et des règlements antiboycottage.
Repérer les demandes qui soutiennent un boycottage interdit s’avère souvent complexe et
difficile. Certains passages à ce sujet peuvent se trouver dans des contrats, bons de
commande, factures, lettres de crédit ou documents d’expédition transmis par courriel ou
mentionnés verbalement lors de rencontres ou de téléconférences. Les employés de la Société
doivent être vigilants afin de repérer de telles clauses et ils doivent s’adresser au bureau du
directeur des Affaires juridiques pour déterminer si elles constituent une demande interdite et/ou
doivent faire l’objet d’un rapport.
La loi exige également de faire rapport au gouvernement américain des demandes de
renseignements soutenant un boycottage interdit. Toutes les demandes de ce genre doivent
être immédiatement transmises au bureau du directeur des Affaires juridiques qui vous avisera
des exigences et des procédures de rapport.
RGIS ULC.
25
2011
DISPOSITIONS DIVERSES
Emploi de proches
Contexte gestionnaire-subalterne : Des membres d’une même famille ou des personnes en
relation amoureuse ne peuvent pas occuper de postes où l’une d’elles supervise directement
l’autre.
Contexte délicat : Des membres d’une même famille ou des personnes en relation amoureuse
ne peuvent pas occuper de postes où l’une d’elles se trouve dans une situation délicate ou
critique par rapport à l’autre, comme cela peut notamment arriver si une personne agit comme
vérificateur/contrôleur de l’autre ou lorsqu’elle décide de sa rémunération ou de ses avantages
sociaux.
Aux fins de cette politique, les membres d’une même famille comprennent : le père, la mère, le
fils, la fille, le frère, la soeur, et la belle famille au même degré, les grands-parents, les petitsenfants et la belle-famille au même degré, les conjoints de fait et les personnes avec lesquelles
l’employé(e) partage des relations aussi étroites et les autres personnes habitant avec
l’employé(e).
Employés mariés : Pour des raisons d’affaires liées à la supervision, la sécurité ou la morale,
la Société peut refuser de placer un conjoint sous la supervision directe de l’autre.
Si deux employés actuels entament une relation qui aboutit en mariage, en une relation de
conjoints de fait ou en d’autres types de relations porteuses d’un conflit d’intérêts potentiel, il
faut le mentionner à la direction des Ressources humaines. La Société déploiera alors des
efforts raisonnables pour attribuer de nouvelles fonctions afin de minimiser les problèmes de
supervision, de sécurité ou de morale et elle peut tenter de réaffecter un(e) des employés ou les
deux si elle considère que cela correspond à l'intérêt supérieur de la Société. Cette dernière
n’est pas obligée de proposer un poste à un(e) employé(e) cherchant à être muté(e) compte
tenu d’une telle relation. Si l’on décide qu’une réaffectation est impossible ou qu’elle ne
correspond pas aux meilleurs intérêts de la Société et que la question du conflit d’intérêts ne
peut pas être résolue autrement, on peut mettre fin à l’emploi de l’un(e) des employés ou des
deux.
Autres relations personnelles
Tous les employés doivent s’assurer que leurs relations personnelles avec leurs collègues de
travail ne se répercutent pas dans un environnement de travail.
Tout(e) employé(e) dans une situation délicate ou d’influence doit divulguer l’existence d’une
relation avec un(e) collègue (où qu’il/elle travaille) ayant évolué au-delà d’une amitié platonique.
Cette divulgation peut être faite au superviseur immédiat ou à la direction des Ressources
humaines et permettra à la Société de décider s’il y a conflit d’intérêts.
Lorsque des problèmes ou des risques potentiels sont identifiés, la Société essaie de collaborer
avec les parties concernées pour étudier les options de résolution de conflit. Dans certains cas,
la mutation à d’autres postes ou directions peut être nécessaire. Le refus de postes de
rechange raisonnables, le cas échéant, sera considéré comme une démission volontaire. Si
aucune solution de rechange n’est disponible, on peut mettre fin à l’emploi de l’un(e) des
employés ou des deux.
RGIS ULC.
26
2011
Drogues et alcool
Tous les employés sont avisés par les présentes que le respect intégral de la politique relative
au milieu de travail exempt de drogue est une condition d’emploi.
La possession, l’usage, la vente, la distribution ou l’échange de drogues illégales ou d’autres
substances contrôlées constituent un risque pour la Société, l’employé(e) et les tiers et, dans
certains cas, une violation de la loi. La Société ne tolérera aucun abus connu de drogues
illégales ou d’autres substances contrôlées. À moins d’être prescrits ou documentés par un
médecin, la possession et l’usage de substances contrôlées ou de drogues illégales dans les
locaux de la Société, lors de voyages ou d’évènements commandités par la Société et dans le
cadre de toute activité de la société, feront l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller
jusqu’au licenciement. La possession, l'usage, la vente ou la distribution d’alcool, et le fait d'être
sous l'influence de cette dernière, dans les locaux de la Société ou dans le cadre des activités
de la Société, sont également interdits. En outre, les employés sont tenus de suivre toutes les
autres politiques de la Société relatives à l'utilisation d'alcool en dehors des heures normales de
travail au cours de déplacements défrayés par l'entreprise, ou qui pourrait nuire au rendement
de l'employé.
Tout endroit où l’on effectue du travail pour la Société est désigné un milieu de travail
exempt de drogue. Ceci signifie que les employés ne peuvent pour aucune raison illégalement
fabriquer, distribuer, administrer, posséder ou utiliser une substance contrôlée sauf si elle est
prescrite par un médecin.
Voici des exemples de substances contrôlées (note : cette liste n’est pas exhaustive) :
•
Les narcotiques (héroïne, morphine, etc.);
•
Le cannabis (marijuana, hachisch);
•
Les stimulants (cocaïne, pilules anorexigènes, etc.);
•
Les neurodépresseurs (tranquillisants);
•
Les hallucinogènes (PCP, LSD, « drogues de confection », etc.);
•
L’Ecstasy;
•
Les méthamphétamines.
Les employés condamnés pour une infraction en matière de drogue selon le Code criminel
doivent en aviser la Société dans un délai de cinq (5) jours suivant leur condamnation. La
Société décide alors de la réponse applicable dans les circonstances, qui pourra aller jusqu’au
licenciement. La Société reconnaît avoir l’obligation d’accommoder les employés souffrant d’un
handicap lié à la dépendance aux drogues ou à l’alcool. Elle la respectera pourvu que
l’accommodement raisonnable ne constitue pas une contrainte excessive à son égard. Les
employés qui intègrent un programme de traitement de la toxicomanie et y participent n’ont pas
droit à des congés payés pour ce faire, mais ils peuvent accumuler des congés de maladie.
RGIS ULC.
27
2011
On demande à tous les employés de reconnaître qu’ils ont été avisés de cette
politique et qu’ils acceptent de la respecter intégralement. Le respect de cette
politique est exigé à titre de condition d’emploi continu.
La participation à des activités liées aux drogues illégales à l’extérieur du travail peut avoir un
impact sur la santé et la sécurité au travail. Afin de créer et de conserver un environnement de
travail exempt de drogues, des dépistages de drogues chez les employés surviendront à la
fréquence permise par les lois applicables. Si un(e) employé(e) ne semble pas apte au travail,
la Société peut, à sa discrétion et si les lois applicables l’y autorisent, exiger que l’employé(e) se
soumette à un test de dépistage de drogue et/ou d’alcool immédiatement. Sous réserve de son
obligation d’accommoder un(e) employé(e) atteint d’un handicap relatif à sa dépendance aux
drogues ou à l’alcool, un test de dépistage positif excédant les limites acceptables peut
entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
RGIS ULC.
28
2011
ANNEXE A
PROCÉDURES DE DÉNONCIATION
Objectif
L’objectif de cette politique est d’encourager les employés à faire rapport de tout manquement
aux lois, aux règlements ou au Code de déontologie et d’attitude commerciale responsable aux
cadres dirigeants de RGIS Holdings, LLC sans crainte de représailles. Cela reflète les
exigences juridiques et règlementaires applicables et le Code de déontologie et d’attitude
commerciale responsable de RGIS Holdings, LLC.
Portée de la politique
Cette politique s’applique à l’ensemble des employés de RGIS Holdings, LLC, c.-à-d. tous les
groupes commerciaux et les régions, toutes les filiales et coentreprises détenant une
participation de 50 % ou plus et/ou du contrôle de la gestion de RGIS Holdings, LLC (ci-après
désignée « RGIS »).
« Employé » (aux fins de cette politique seulement) signifie tous les employés à temps plein et à
temps partiel, les stagiaires payés par RGIS, les employés temporaires ou occasionnels et les
consultants employés ou engagés par RGIS.
Lorsque cela est nécessaire, les filiales de RGIS peuvent établir leurs propres procédures de
dénonciation pour mettre en œuvre cette politique et la respecter et elles doivent traiter des
dispositions de leur politique dans le cadre des programmes de formation des employés. De
plus, les filiales de RGIS peuvent adopter des politiques et procédures de dénonciation et antireprésailles supplémentaires pour s’accorder avec les exigences juridiques et règlementaires
qui s’y appliquent. Lorsque ces politiques supplémentaires prévoient des procédures de rapport
supplémentaires au sujet de certaines catégories de situations (comme la discrimination en
emploi ou le harcèlement), on encourage les employés à respecter ces procédures de rapport
précises plutôt que celles mentionnées aux présentes.
Rôle des employés – Faire rapport de la situation
Tous les employés sont obligés de faire rapidement rapport de tout comportement qu’ils croit
raisonnablement aller (maintenant ou plus tard) à l’encontre d’une loi, d’une règle, d’un
règlement, d’une autre exigence juridique ou du Code de déontologie et d’attitude commerciale
responsable de RGIS.
Rapports
Les employés doivent rapporter de tels comportements, verbalement ou par écrit, à leur
superviseur immédiat ou au gestionnaire du niveau supérieur ainsi qu’à une des personnes
suivantes :
(1)
Le Vice-président principal des Ressources humaines chez RGIS;
(2)
Toute autre personne désignée et mandatée par la filiale de RGIS pour recevoir ces
rapports;
RGIS ULC.
1
(3)
2011
Un représentant du bureau du directeur des Affaires juridiques.
Si un(e) employé(e) n’est pas à l’aise de faire rapport à son superviseur immédiat ou au
gestionnaire du niveau supérieur, il/elle peut faire directement rapport à une des personnes
nommées aux paragraphes (1) à (3) ci-dessus sans la participation de ces gestionnaires.
Un rapport peut être fait de façon anonyme, lorsque cela est juridiquement permis. Les plaintes
peuvent être faites de manière confidentielle ou anonyme par l’intermédiaire de la ligne
d’assistance déontologique de RGIS au www.rgis.ethicspoint.com ou au numéro sans frais
1-866-593-6482 pour les États-Unis et le Canada. Les appelants internationaux doivent se
référer à la page Web de la ligne d’assistance déontologique de RGIS au
www.rgis.ethicspoint.com pour obtenir des instructions sur les appels internationaux.
Confidentialité
Lorsque les rapports ne sont pas anonymes, des efforts raisonnables seront déployés pour
conserver la confidentialité de l’employé(e) responsable du rapport. Dans certains cas,
cependant, cette identité peut devenir évidente lors d’une enquête ou peut avoir à être
divulguée, par exemple dans le cadre de procédures règlementaires. Ainsi, RGIS ne peut pas
donner une garantie de confidentialité générale.
Procédures de traitement des rapports
Rapports généraux
Les personnes mentionnées à « Rapports » l’article ci-dessus doivent rapidement faire enquête
relativement à un rapport reçu et poser tous les gestes qu’elles considèrent comme pertinentes
dans les circonstances, y compris aviser le bureau du directeur des Affaires juridiques et prévoir
des enquêtes par d’autres responsables chez RGIS ou des tiers, lorsque cela est pertinent.
Rapports relatifs à des questions comptables
Lorsque les personnes mentionnées dans le « Rapports » l’article ci-dessus reçoivent un
rapport portant sur des questions de comptabilité douteuse, de contrôles comptables internes
ou de vérification (collectivement, les « questions comptables »), ils doivent immédiatement les
transmettre au directeur financier avec une copie au bureau du directeur des Affaires juridiques.
Les questions comptables comprennent, notamment, les suivantes :
•
La fraude ou l’erreur délibérée lors de la préparation, de l’évaluation, de la révision
ou de la vérification d’états financiers de RGIS;
•
La fraude ou l’erreur délibérée lors de l’enregistrement et de la tenue des dossiers
financiers de RGIS;
•
Les lacunes relatives aux contrôles comptables internes de RGIS ou leur nonrespect;
•
L’assertion inexacte ou la déclaration erronée faite par un cadre de gestion ou un
comptable au sujet d’une question mentionnée dans les registres financiers, les
rapports financiers ou les rapports de vérification de RGIS;
RGIS ULC.
2
•
2011
La dérogation au principe des rapports complets et exacts de la situation financière
de RGIS.
Le Comité de vérification sera responsable de faire enquête au sujet d’un rapport qui lui est fait
et de poser tous les gestes qu’il considère comme pertinents dans les circonstances, y compris
prévoir des enquêtes par d’autres responsables chez RGIS ou des tiers.
Manquement à cette politique
Un comportement correspondant à un manquement à cette politique pourrait entraîner des
sanctions criminelles ou règlementaires ou des dommages civils, ou avoir un impact négatif sur
la réputation de RGIS. Pour ces raisons, un manquement à cette politique peut constituer une
faute lourde et peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.
RGIS ULC.
3
2011
ANNEXE B
POLITIQUE ANTICORRUPTION DE RGIS
Énoncé de politique
RGIS Holdings, LLC (« RGIS » ou la « Société ») a pour politique d’exercer ses activités à
travers le monde de façon éthique et conforme aux lois canadiennes, américaines et étrangères
applicables, y compris toutes les lois anti-corruption (« Lois anti-corruption »). Ce document
précise la politique de RGIS en matière de corruption et de pots-de-vin (la « Politique
anticorruption »). Le respect de cette Politique anticorruption est obligatoire. Cette Politique
anticorruption s’applique à tous les administrateurs, dirigeants, employés, agents, mandataires,
et représentants de la Société et à toutes les personnes directement ou indirectement
engagées pour effectuer du travail pour la Société, y compris les employés des sociétés
affiliées, filiales ou autres entités contrôlées par la Société, ainsi que le personnel d’agences de
placement temporaire, les agents et les mandataires qui ne sont pas employés par la Société,
mais qui agissent en son nom et le personnel contractuel, où qu’ils se trouvent (collectivement,
le « personnel de la Société »). Malgré la portée internationale de cette Politique anticorruption,
elle s’applique autant aux employés qui ne quittent jamais les États-Unis ou le Canada pour
affaires qu’à ceux établis outremer. La Société n’autorisera pas de pratique commerciale
contraire à cette Politique anticorruption ni n’y participera ou n’en tolérera.
Objectif
Cette Politique anticorruption précise les normes de comportements et de pratiques éthiques
qu’il faut suivre relativement à certains types d’activités, dont l’octroi de choses de valeur (y
compris d’argent), de cadeaux, de repas, de voyages, d’hébergement, de divertissement et
d’avantages semblables, ainsi que les dons de charité et les contributions politiques. Ces
activités peuvent être assujetties à la loi américaine Foreign Corrupt Practices Act (« FCPA »)
ainsi qu’à la loi du R.-U. intitulée U.K. Bribery Act, et doivent s’y conformer. Il s’agit d’une loi
anticorruption et de tenue d’archives qui s’applique à la Société et à tout son personnel. La
FCPA, la U.K. Bribery Act et les lois des autres pays ayant signé la Convention sur la lutte
contre la corruption d'agents publics étrangers dans les transactions commerciales
internationales de l’OCDE criminalisent le fait de donner, de demander ou de recevoir des
choses de valeur à des représentants des secteurs public et privé de façon à obtenir un
avantage indu. En vertu de plusieurs de ces lois, y compris la FCPA et la U.K. Bribery Act, les
sociétés et les personnes physiques peuvent être accusées d’un crime même si le paiement a
été fait dans un autre pays.
Applicabilité
La présente Politique anticorruption couvre toutes les activités exercées par la Société et son
personnel partout à travers le monde.
Attentes relatives aux gestionnaires de la Société
À titre de gestionnaire de la Société, vous devez :
RGIS ULC.
1
2011
Vous assurer que tout le personnel que vous supervisez comprend ses
obligations en vertu de la Politique anticorruption et des procédures applicables;
Créer un environnement qui autorise et encourage le personnel à faire valoir ses
préoccupations;
Ne jamais, directement ou implicitement, demander que le personnel de la
Société obtienne des résultats commerciaux à tous coûts, surtout aux dépens de
leurs obligations déontologiques selon la Politique anticorruption ou la loi;
Analyser tous les faits, modèles, situations, demandes ou autres questions
relatifs à une activité potentielle ou réelle faisant état de problèmes possibles (les
« alertes rouges ») soulevant des problèmes de corruption, et mettre fin aux
violations à la Politique anticorruption et à la loi par le personnel de la Société
que vous supervisez, et en faire un rapport;
Répondre de façon pertinente aux questions et aux préoccupations se rapportant
à la Politique et aux procédures anticorruption ou référer le personnel à une
autre ressource de la Société, y compris les Affaires juridiques.
Situations soulevant des préoccupations relatives à l’anti-corruption
Des préoccupations relatives à l’anti-corruption peuvent être soulevées dans un certain nombre
de contextes, y compris, notamment, dans les cas suivants :
Fournir ou recevoir des voyages, de l’hébergement, des repas, du divertissement
ou d’autres avantages semblables à des agents étrangers ou des tiers privés;
Donner des cadeaux à des agents étrangers ou des tiers privés;
Faire des contributions à des agents étrangers, des partis politiques ou des
candidats aux élections;
Faire des dons de charité et fournir des programmes de responsabilisation
sociale;
Travailler avec des organismes de règlementation pour obtenir des licences, des
permis ou d’autres autorisations;
Chercher à obtenir et mettre en œuvre des contrats gouvernementaux;
Employer des agents étrangers;
Retenir et utiliser les services d’un coentrepreneur, d’une société affiliée, d’un
distributeur, d’un mandataire, d’un consultant ou d’un autre tiers agissant au nom
de la Société dans le cadre de ces activités.
Comme il ressort de cette liste, les questions de déontologie et de prévention de la corruption
couvrent une vaste gamme d’activités. Le personnel de la Société doit donc être au courant de
ses obligations en vertu de toutes les lois anti-corruption, de cette Politique anticorruption et de
RGIS ULC.
2
2011
toutes les procédures anticorruption applicables dans toutes les sphères de son travail et il doit
les respecter.
La Foreign Corrupt Practices Act (« FCPA ») et la U.K. Bribery Act
Les dispositions anticorruption
Les lois anticorruption interdisent d’offrir, de faire ou de recevoir des paiements ou d’offrir, de
donner ou de recevoir une chose de valeur, directement ou indirectement, à un agent public
étranger ou à un tiers privé pour faire des affaires ou les poursuivre, ainsi que tout autre
avantage indu, lorsque l’offre, le paiement ou le cadeau doit servir à :
Influencer la commission d’un acte souhaité;
Inciter la commission d’un acte en violation d’une obligation légale;
Faire en sorte qu’une personne s’abstienne d’agir contrairement à une obligation
légale;
Obtenir un avantage indu;
Influencer la décision d’un gouvernement ou d’un intermédiaire gouvernemental; ou
Obtenir des occasions d’affaires
Comme cela l’indique, les lois anticorruption n’interdisent pas seulement les paiements en
argent comptant. Elles interdisent plutôt la transmission, l’autorisation, ou la promesse d’une
« chose de valeur ». Cette expression apparaissant dans la FCPA est très large et peut
comprendre des actions dans une société, des dividendes, des contrats à termes standardisés
ou des options, la promesse d’un emploi futur, des modalités favorables de prêt, de l’assurance,
des biens tangibles comme des véhicules ou de l’équipement, des biens immeubles comme
des édifices ou des terrains, des dons de charité, des voyages, de l’hébergement, des repas ou
du divertissement. Il faut noter que, selon la loi, aucun seuil monétaire n’est précisé. Selon les
circonstances, des paiements peuvent être considérés comme des pots-de-vin, quelle qu’en
soit la somme. Pour plus de commodité, dans cette Politique anticorruption, le terme
« paiement » comprend toute « chose de valeur ».
L’expression « agent public étranger » est également très large et peut notamment inclure un
« agent public étranger » peut désigner, notamment, l’employé(e) d’un organisme
gouvernemental ou d’une instance législative, l’employé(e) d’une société appartenant au
gouvernement ou contrôlée par le gouvernement ou l’employé(e) d’un organisme public
international, comme les Nations Unies ou la Banque mondiale. Les lois anticorruption
interdisent également les pots-de-vin aux partis politiques, aux représentants des partis
politiques et aux candidats aux élections. En conservant cela en tête, la présente Politique
anticorruption adopte la définition suivante d’« agent public étranger » :
(i) tout administrateur, mandataire ou employé(e) d’un gouvernement, d’un ministère,
d’un organisme ou d’un intermédiaire gouvernemental autre que les États-Unis, y
compris les entreprises entièrement ou majoritairement détenues ou contrôlées par
l’État;
RGIS ULC.
3
2011
(ii) tout administrateur, mandataire ou employé(e) d’un organisme public international
comme les Nations Unies ou la Banque mondiale;
(iii) toute personne agissant en sa qualité officielle pour et au nom d’un tel
gouvernement, ministère, organisme, intermédiaire ou organisme public international,
même si elle n’est pas elle-même directement employée par le gouvernement ou
l’organisme public international;
(iv) tout parti politique autre qu’américain;
(v) tout représentant d’un parti politique autre qu’américain;
(vi) tout candidat à des élections pour une charge publique autre qu’aux États-Unis;
(vii) tout enfant, conjoint ou autre proche parent d’une des personnes mentionnées cidessus;
(viii) toute autre personne si vous savez ou si vous avez des raisons de croire que cette
personne fera, offrira ou promettra un paiement en violation des lois et des règlements
anticorruption pertinents, y compris la FCPA.
Le terme « tiers privés » désigne les particuliers et les entreprises. La U.K. Bribery Act interdit
expressément de solliciter, d'accepter ou de donner des pots de vin à des tiers privés en vue
d'obtenir un avantage commercial.
Vous avez la responsabilité de comprendre si les personnes avec qui vous interagissez sont
des agents étrangers ou des tiers privés. En cas de doute, veuillez communiquer avec les
Affaires juridiques.
En résumé, le personnel de la Société ne peut rien offrir à un agent public étranger ou des tiers
privés en retour d’un traitement favorable. Le personnel de la Société doit respecter cette
Politique anticorruption avant d’offrir ou de fournir une chose de valeur à un agent public
étranger ou des tiers privés.
Tiers
La Société peut être responsable des paiements effectués par des tiers (p. ex. des agents,
mandataires, consultants, distributeurs ou sous-traitants) à des agents étrangers. Le personnel
de la Société ne peut pas fournir de paiements à des agents étrangers indirectement en
passant par des tiers. Le personnel de la Société doit faire une vérification diligente des tiers
avant de retenir leurs services. Le personnel de la Société ne peut pas retenir les services d’un
tiers s’il y a une quelconque raison de soupçonner que ce tiers peut tenter de faire un paiement
à un agent public étranger. Tous les tiers dont les services sont retenus par la Société doivent
d’abord accepter de respecter la Politique anticorruption.
Dispositions comptables
La FCPA exige que les sociétés ouvertes dont les valeurs mobilières sont échangées dans une
bourse américaine respectent toutes les règles comptables de la Securities and Exchange
Commission (« SEC »). La FCPA interdit la falsification de documents comptables que doivent
tenir les sociétés ouvertes et les déclarations ou omissions fausses ou trompeuses de faits
RGIS ULC.
4
2011
pertinents à des comptables ou à des vérificateurs dans le cadre de la préparation des dépôts
requis.
Bien que la Société ne soit pas une société ouverte, elle a pour politique d’exiger que les
contrôles comptables internes mis en œuvre et respectés soient fondés sur des principes
comptables reconnus. Tous les paiements fournis conformément à cette Politique et aux
procédures anticorruption doivent être enregistrés avec exactitude et en temps utile dans les
documents comptables de la Société. Toutes les entrées doivent être raisonnablement
détaillées de façon à ce que les registres comptables reflètent honnêtement les opérations. Au
minimum, toutes les opérations financières doivent survenir avec l’approbation de la haute
direction de la Société, être enregistrées conformément aux principes comptables généralement
reconnus et être périodiquement vérifiés afin de découvrir et de corriger toutes les divergences,
erreurs et omissions comptables.
Sanctions
La Société ne tolérera pas d’entrées fausses, trompeuses ou inexactes dans ses
documents comptables. Le personnel de la Société qui falsifie les registres comptables
de la Société sera sanctionné.
La responsabilité criminelle des personnes physiques qui violent les dispositions anticorruption
de la FCPA peut être entraînée. Les violations sont punissables par une amende pouvant aller
jusqu’à 250 000 $ américains par violation, un emprisonnement pouvant aller jusqu’à cinq ans
par violation ou les deux. Des dommages-intérêts civils peuvent également être accordés. Les
violations par des personnes physiques peuvent également exposer la Société à des amendes
et à d’autres sanctions.
Structure interne de conformité
Responsable de la conformité
Le directeur des Affaires juridiques de RGIS agit à titre de premier point de contact pour le
personnel de la Société ayant des préoccupations en matière de conformité, et ce, compte tenu
de ses responsabilités dans la gestion quotidienne et la surveillance de cette Politique
anticorruption.
Responsabilités du personnel
On s’attend à ce que le personnel de la Société soit à l’affût des alertes rouges et qu’il fasse
promptement rapport de ses préoccupations au sujet des violations possibles de cette Politique
anticorruption. La Société considère tous les rapports d’inconduite possible comme sérieux. Elle
enquêtera rapidement au sujet de tous les rapports pour décider s’il y a eu violation de la
Politique anticorruption ou de la loi et elle prendra les mesures correctives nécessaires. Si l'on
vous demande de participer à une enquête, collaborez-y entièrement et répondez aux questions
honnêtement. Le rapport honnête d’un(e) employé(e) ou sa participation à une enquête ne peut
pas servir de fondement à une mesure préjudiciable à l’emploi.
Qui plus est, on s’attend à ce que le personnel de la Société respecte les obligations suivantes :
Assister à des séances de formation portant sur cette Politique anticorruption et sur
l’application des lois anticorruption.
RGIS ULC.
5
2011
Prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que toute partie agissant au nom
de la Société comprend les principes et l’importance de cette Politique
anticorruption pour la Société.
Tenir des registres exacts et complets en temps utile pour toutes les dépenses
faites à même les fonds de la Société.
Comprendre et respecter les politiques des autres sociétés et des organismes
gouvernementaux avec lesquels la Société fait affaire.
RGIS ULC.
6
2011
FORMULAIRE D’ATTESTATION : CODE DE DÉONTOLOGIE ET D’ATTITUDE
COMMERCIALE RESPONSABLE
Je reconnais avoir reçu et révisé le Code de déontologie et d’attitude commerciale responsable
de la Société. Je comprends qu’à titre d’employé(e), j’ai l’obligation d’observer intégralement les
politiques et les principes qui y sont prévus et j’y consens.
J’atteste et je certifie également qu’à part les exceptions mentionnées ci-dessous, je ne suis au
courant d’aucun paiement, offre, promesse ou autorisation de paiement de sommes d’argent,
de cadeau, de promesse de cadeau ou d’autorisation d’offrir ou de donner une chose de valeur
directement ou indirectement à un agent public étranger, à un parti politique étranger, à un(e)
candidat(e) à un poste politique étranger ou à quiconque, en sachant que l’argent ou la chose
de valeur sera en tout ou en partie offert, donné ou promis, directement ou indirectement, à une
des entités mentionnées aux présentes, pour faire des affaires ou les poursuivre, pour obtenir
des paiements ou les conserver ou pour que des lois, des règlements ou des décisions
avantagent favorablement les activités de la Société.
J’atteste et je certifie également que, conformément aux politiques de la Société et au meilleur
de ma connaissance, tous les livres, registres et comptes desquels je suis responsable ou dont
j’ai connaissance dans le cadre de mes activités professionnelles reflètent fidèlement et
exactement toutes les opérations et aliénations des biens de la Société.
Si je m’inquiète d’une violation possible de la Politique de la Société, j’en ferai rapport
conformément aux procédures prévues au présent Code de déontologie.
Date
Nom en caractères d’imprimerie
Signature de l’employé(e)
Numéro de division/district
RGIS ULC.
1

Code de déontologie et d`attitude commerciale responsable

Transcription

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