Procédure ACHAT 1. Objet 2. Domaine d - Intranet

Procédure
ACHAT
PR/Achat
Version: 1.1
Date : 22/09/2009
1. Objet
L’objet de cette procédure des services Comptable et Financier est de décrire l’organisation des activités
d’achat de l’école.
2. Domaine d’application
Cette procédure s’applique pour toutes les activités liées à la mission de formation proposée dans les
départements de formation de l’école.
3. Suivi version
Version
v1.1
Modifications
Commentaires
Version initiale
4. Responsable
Nom
Date
Géraldine Alkan
Auteur
22/09/2009
Responsable service comptable
Pascal Tannou
Vérification
Responsable Administratif et Financier
Date
Validation
22/09/2009
Signature
Alain Ayache
Directeur de l’INP-ENSEEIHT
Le pilote de processus est le Responsable Administratif et Financier
5. Liste de diffusion
Direction, Départements, service administratifs et tous les acteurs de l’école
6. Principaux documents associes
Les documents ci dessous à leur dernière édition sont appelés en documents applicables ou de référence :
Titre
Lieu / Archivage
Formulaire de demande d’achat
http://intranet.inpMarchés publics passés par l’INPT.
toulouse.fr/rubriques/marches/marches_en_cours/marche
s_en_cours.html
http://intranet.inpRèglementation des frais de déplacement
toulouse.fr/rubriques/compta/pdf/ProcedureINPT.pdf
Demande d’autorisation d’absence à
http://intranet.inpl’étranger
toulouse.fr/rubriques/grh/pdf/formulaire_auto_absence.pdf
contrats de recherche
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Procédure
ACHAT
PR/Achat
Version: 1.1
Date : 22/09/2009
PROCEDURE ACHAT
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DEMANDE D’ACHAT
Le service financier reçoit une demande d’achat. Celle-ci est répartie selon les Unités de crédits (UC).
Un formulaire de demande d’achat est utilisé pour les fournitures de bureau/cartouches imprimantes
Si marché : l’ENSEEIHT est tenue de respecter les procédures des marchés publics passés par l’INPT.
2
BON DE COMMANDE
La personne responsable du bon de commande au service financier ouvre l’application « JEFYCO », sur le
module « carambole », et saisie des informations (code nomenclature, fournisseur, libellé de commande,
tarif, quantité, choix de TVA, choix du crédit, code LOLF, imputation, adresse livraison, validation et
impression).
Le bon de commande F est signé par l’ordonnateur ou ses délégués ainsi que le C dans le cadre des
marchés, le bon de commande F est transmis au fournisseur.
Le bon de commande C est conservé au service comptabilité.
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INVENTAIRE
Le suivi de l’inventaire est réalisé dès l’achat d’un matériel suivant le prix unitaire
Inférieur à 750€ HT, est traité en tant que fonctionnement (masse 10)
supérieur à 750€ HT en tant qu’investissement (masse 20).
De ce fait, lors du paiement de la facture, le service comptabilité inventorie le matériel (module COROSSOL)
à l’aide du bon de commande, du bon de livraison et de la facture qui va générer l’amortissement sur
plusieurs années, ce matériel aura un n° d’inventaire que le service comptabilité reporte sur le matériel
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FACTURATION/MANDATEMENT
A la réception de la facture, la personne responsable vérifie le service rendu, et contrôle si toutes les
informations correspondent au bon de commande, sinon la facture est mise en attente.
La liquidation s’effectue dans le module « carambole » en saisissant directement le n° du bon de comman de
et en complétant les diverses informations dans le masque, (mode de paiement, choix du RIB, N° de la
facture, dates, montant HT, le TTC est à contrôler) puis enregistrer.
Le module « abricot » permet de réaliser la phase de mandatement.
− Sélectionner la fenêtre bordereau des dépenses,
− choisir les lignes à mandater et cliquant sur « ajouter »
− créer le bordereau.
− Impression en 3 exemplaires des bordereaux (dont 2 signés par l’ordonnateur ou ses
délégués), un exemplaire du mandat.
La facture est agrafée en bas à gauche avec le mandat, accompagné des pièces jointes si nécessaire (bon
de commande pour les marchés publics, certificat administratif, devis…) et le gestionnaire transmet les
pièces au service dépenses de l’agence comptable de l’INPT, pour contrôle de régularité des écritures et
paiement.
Le service financier de l’école est à même de vérifier le suivi des paiements effectués par l’INPT.
5
ARCHIVAGE
Le service comptabilité conserve un exemplaire du bordereau dans le service durant un an. Les copies des
factures sont classées par ordre alphabétique. L’archivage définitif se fait à la fin de l’année budgétaire et est
conservé pendant dix ans.
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ACHAT
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PR/Achat
Version: 1.1
Date : 22/09/2009
GESTION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS
Mission en France
Le gestionnaire établit dans le logiciel Jefyco – module « Kiwi » qui gère les frais de déplacement un Ordre
de mission avec frais si remboursement de frais à l’intéressé par l’INP, sans frais si remboursement des frais
par un autre organisme.
Au préalable, si le déplacement se fait en avion ou en train, la gestionnaire se rapproche de l’agence de
voyage avec qui est passé le « Marché » pour obtenir une proposition d’horaires et de tarifs qu’elle soumet
au missionnaire et valide la réservation par un bon de commande.
Au vu de ces informations, elle établi l’ordre de mission qu’elle fait signer au missionnaire et au responsable
du laboratoire ou du département.
Au retour de la mission, après avoir réglé la facture de l’agence de voyage, elle établi un état de frais au vu
des pièces justificatives que lui a ramené le missionnaire : titres de transports, factures d’hôtel …ordre de
mission sans frais si personnel fonctionnaire extérieur à l’établissement et en accord avec lui, fait signer l’Etat
de frais et liquide la mission dans le logiciel puis édite le mandat et bordereau de paiement.
Le gestionnaire transmet pour visa de l’ordonnateur, au responsable de l’Ecole :
− Le mandat avec les originaux des états de frais et ordre de mission, 2 ex du bordereau de
mandatement qui après vérification seront envoyés pour paiement au service Mission de
l’Agence Comptable de l’INP
− La copie des états de frais et ordre mission ainsi que les originaux des pièces justificatives
pour permettre la vérification des frais remboursés.
Mission à l’Etranger
Au plus tard 3 semaines avant le départ, le gestionnaire fait remplir en double exemplaire une demande
d’autorisation d’absence à l’Etranger qui, après signature du Directeur de l’Ecole , est adressée à la GRH de
l’INP, à destination du Ministère des affaires étrangères.
Cette autorisation doit être établie quel que soit le type de remboursement des frais et l’organisme qui
rembourse.
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BILAN / EVALUATION FOURNISSEUR
La plupart des achats réalisés par l’école se fait dans le cadre de marché public sous l’égide de l’INPT, et
l’évaluation se fait à ce niveau.
Ex : marché matériel informatique, voyage/missions
Les fournisseurs principaux
Les critères de définition des fournisseurs principaux sont
- la valeur ajoutée au service de formation de l’école
- l’obligation de fonctionnement opérationnelle
Une analyse réalisée par la direction a montré que les fournisseurs principaux sont les vacataires qui offrent
une prestation de formation aux étudiants
Une liste des vacataires est mise à jour chaque année.
Un tableau d’évaluation vacataire est rempli par les directeurs de département et service de langues.
Chaque année, le codir (Directeurs de l’école, directeurs de département et responsable du service des
langues) réalise l’évaluation des vacataires au cours d’une réunion associée.
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