Anticipatory Staffing Employee Service Pay Administrator

Anticipatory Staffing
Employee Service Pay Administrator
JOB POSTING CA11-1011
Company Overview
Commissionaires Ottawa is a not-for-profit company with a strong social mandate to provide meaningful
employment to former members of the Canadian Forces, the Royal Canadian Mounted Police, and
others who wish to contribute to the security and well-being of Canadians.
Today, Commissionaires Ottawa is the region’s largest provider of security services to government and
private sector clients, employing over 3,700 people in the Greater Ottawa Area, Northern Ontario and
Western Quebec. Our mission is to provide security services that exceed our clients’ expectations by
deploying the very best disciplined, experienced and trained security professionals.
Commissionaires Ottawa is currently conducting anticipatory staffing for a dynamic and high-calibre
Employee Service Pay Administrator (Tier 2) who has demonstrated experience in an administrative
position.
Position Summary
Located in Ottawa, the Employee Service Pay Administrator will be responsible and accountable for
delivering superior compensation-related services to Screening Ops union and non-union employees
accurately and on time. This includes collecting, verifying and processing timesheets and maintaining
accurate payroll records for 2400 screening employees working in Ontario. The Employee Service
Administrator is responsible for initiating and managing all employee pay, deductions and benefit
entitlements, as well as compiling monthly union remittance reports as required.
Additional duties include responding to employee inquiries in person, over the telephone and
electronically to provide support and assistance in matters relating to pay, benefit plans, human
resource policy and collective agreement provisions. Other responsibilities include employee event
administration involving change of contact, tax or banking information; the processing of new hires,
leaves and terminations; issuing employment letters and records; administering program enrolments;
and providing ad hoc reports as requested. Furthermore, responsibilities include:
Respond in person, electronically and over the telephone to inquiries relating to pay, benefits,
company policy, and collective agreement provisions
Monitor ESC email and voicemail and reply with assistance within acceptable service levels
Prepare, issue, and process manual cheques, pay statements, compensation forms, earning
statements, sick and vacation pay-outs and employment records
Collect, input and validate employee time records, including sick, overtime and leave tracking
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Deliver a bi-weekly pay deposit on time with the correct tax, union dues, statutory deductions
and benefit contributions using manual and computerized systems
Communicate electronically and in person with internal departments to resolve issues and assign
specific employee-related cases to the appropriate specialists for further investigation or followup
Maintain accurate employee records and information in enterprise HRIS, financial and incident
tracking applications
Process new hires, leaves, transfers and terminations
Compile statistical reports, statements, and summaries related to employment, pay, deductions,
benefits and leave
Process and reconcile remittances of taxes, union dues, payroll deductions, benefit contributions,
and WSIB claims with external agencies; including the provision of supporting reports where
applicable
Mentor and coach Tier 1 Employee Service Administrators in departmental service provisions,
delivery methods and business practices as requested
Provide direction and escalation assistance to new and inexperienced ESC staff in matters that
involve complex compensation issues
Assist with special project requests and providing additional duties related to the Employee
Service Centre as required
Qualifications
You will be evaluated against defined criteria, skills and attributes. As such, you should clearly identify
related / relevant experience that corresponds to the qualifications below.
Education & Experiential Requirements:
2 year Community College Diploma in Finance, Accounting, Payroll, or Business Administration
Canadian Payroll Association Accreditation
2 years recent experience working in Payroll
Skills & Abilities:
Excellent oral and written communication skills in English and French
Ability to analyze complex problems and apply logical reasoning to resolve issues
Ability to manage high volume processing and demanding deadlines
Keen organization skills and meticulous attention to detail
Positive work attitude
Superior listening skills
Patience, understanding and professionalism in dealing with difficult individuals
Ability to multitask, work under pressure and prioritize diverse workloads
Sound judgment, discretion and diplomacy involving sensitive and private business matters
Ability to work independently or as part of a team
Superior typing skills and numeric keypad accuracy and speed
Strong computer skills with a sound understanding of payroll accounting and financial reporting
software and database applications; (Experience using QHR or Apogee database applications will
also be considered an asset.)
Experience using enterprise business applications including MS Word, Excel, PowerPoint and
ACCPAQ
Experience working in a large unionized environment, preferably one with several collective
bargaining units is preferred
Experience working in Québec Payroll will be considered a definite asset
Additional experience working in Human Resources will be considered as asset
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Enhanced reliability security clearance
Compensation & Benefits
This position offers a comprehensive compensation and benefits package.
Commissionaires Ottawa offers a stable work environment in a well-organized company structure,
world-class employee training and a unique culture based on a commitment to service. As a direct
result of our not-for-profit structure, 95% of our revenues flow back to our employees in the form of
industry-leading wages, benefits and training.
Application Process
If you are interested in this opportunity please send your resume and cover letter, quoting reference
CA11-1011, to [email protected] no later than July 26th, 2011.
We appreciate the interest of all applicants; however, only those considered for interview will be
contacted
We encourage qualified women, aboriginal persons, members of visible minorities and persons with
disabilities to apply.
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Dotation anticipée
Administrateur de la paie, services aux
employés
AVIS DE POSTE À COMBLER CA11-1011
Profil de l’entreprise
Commissionnaires Ottawa est une entreprise à but non lucratif dont le mandat social consiste à offrir
des possibilités d'emploi valorisantes aux anciens membres des Forces canadiennes et de la GRC, ainsi
qu’à toute autre personne qui désire contribuer à la sécurité et au bien-être des Canadiens et des
Canadiennes.
Aujourd'hui, Commissionnaires Ottawa est le plus important fournisseur de services de sécurité de la
région, employant plus de 3 700 personnes qui desservent les secteurs public et privé de la capitale
nationale, du Nord de l'Ontario et de l'Ouest du Québec. Notre mission consiste à offrir des services de
sécurité nettement supérieurs aux attentes de nos clients en assignant les professionnels de la sécurité
les plus disciplinés, les plus chevronnés et les mieux formés.
Dans le cadre d’une campagne de dotation anticipée, Commissionnaires Ottawa est à la recherche d’un
candidat de calibre supérieur avec une expérience confirmée dans le domaine de l’administration pour
pourvoir le poste d’Administrateur de la paie, services aux employés (Niveau 2).
Description du poste
Le titulaire de ce poste situé à Ottawa fournit des services de rémunération fiables, précis et assidus aux
employés syndiqués et non syndiqués du département des Opérations de contrôle. Les responsabilités
du poste comprennent la vérification et le traitement des feuilles de temps et le maintien de dossiers de
paie précis pour les 2 400 employés affectés aux opérations de contrôle en Ontario. L’Administrateur de
la paie, services aux employés, a pour responsabilité d'initier et de gérer tout ce qui a trait au salaire,
aux retenues, et aux avantages sociaux des employés, comprenant entre autres la préparation des
rapports mensuels de remises aux syndicats (au besoin).
Ses autres responsabilités comprennent : répondre aux questions des employés (en personne, au
téléphone, ou par voie électronique) ; offrir du soutien et de l’assistance pour toute question reliée à la
paie, aux régimes d’avantages sociaux, aux politiques en matière de ressources humaines, et aux
dispositions des conventions collectives ; gestion des changements (coordonnées, information bancaire
ou fiscale, etc.) ; traitement des nouvelles recrues, des congés, et des cessations d'emploi ; préparation
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de lettres et de dossiers d'emploi ; gestion des inscriptions aux programmes ; et préparation de rapports
variés sur demande.
Autres fonctions :
Répondre à toute question concernant la paie, les avantages sociaux, les politiques de
l’entreprise, et les dispositions des conventions collectives en personne, au téléphone ou par
voie électronique.
Recevoir et donner suite aux courriels et aux messages vocaux adressés au CSE.
Préparer, émettre, et traiter les chèques manuels, les relevés de paie, les formulaires de
compensation, les bulletins de paie, les déboursements de paie de vacances ou de maladie, et les
relevés d'emploi.
Rassembler, saisir, et valider les relevés de temps des employés et faire le suivi des maladies, du
temps supplémentaire, et des congés.
Utiliser les systèmes manuels et automatisés pour soumettre un dépôt de paie correctement
calculé toutes les deux semaines (impôts, cotisations syndicales, retenues obligatoires, et
cotisations aux avantages sociaux).
Communiquer par voie électronique et en personne avec les différents départements afin de
résoudre les problèmes et confier les dossiers aux intervenants appropriés à des fins d'examen
ou de suivi des questions concernant les employés.
Tenue de dossiers et de renseignements précis sur les employés dans les systèmes de
l’entreprise (SIRH, finances, suivis des incidents).
Traitement des nouvelles recrues, des congés, des transferts, et des cessations d’emploi.
Compilation de rapports statistiques, de relevés, et de résumés ayant trait à l’emploi, à la paie,
aux retenues, aux avantages sociaux, et aux congés.
Traitement et conciliation des remises (impôts, cotisations syndicales, retenues salariales,
cotisations aux avantages sociaux, et demandes d’indemnisation de la CSPAAT) aux diverses
agences externes, comprenant notamment la préparation de reports d’accompagnement au
besoin.
Encadrer les Administrateurs des services aux employés de niveau 1 et les former au besoin
(dispositions départementales, méthodes, et pratiques commerciales).
Orienter et aider les nouveaux employés du CSE pour la résolution ou le renvoi à un échelon
supérieur des dossiers de compensation complexes.
Aider à traiter les demandes de projets spéciaux et, au besoin, réaliser diverses autres fonctions
du centre de service aux employés.
Qualifications
Vous serez évalué(e) en fonction de critères, de compétences et d’attributs définis. Ainsi, vous devriez
clairement décrire l’expérience connexe/pertinente qui correspond aux qualifications ci-dessous.
Exigences pédagogiques et expérientielles :
Diplôme d’un collège communautaire (programme de 2 ans) en finances, comptabilité, gestion
de la paie, ou gestion des affaires.
Accréditation de l'Association canadienne de la paie.
2 ans d’expérience récente dans le domaine de la paie.
Compétences et exigences :
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Excellentes aptitudes de communication orale et écrite en anglais et en français.
Capacité d’analyser les problèmes complexes et de les résoudre par l’application d’un
raisonnement logique.
Capacité de gérer un volume important de demandes et des échéances très serrées.
Excellentes capacités organisationnelles et minutie scrupuleuse.
Attitude de travail positive.
Capacité d’écoute supérieure.
Capacité de faire preuve de patience, de compréhension, et de professionnalisme dans les
interactions avec les personnes difficiles.
Bonnes capacités pour le multitâche, le travail sous pression, et la priorisation des charges de
travail.
Bon jugement, discrétion, et diplomatie dans le traitement des dossiers délicats et confidentiels.
Capacité pour le travail autonome ou en équipe.
Bonnes habiletés au clavier et utilisation rapide et précise du clavier numérique.
Excellentes aptitudes informatiques et bonne compréhension des logiciels et des bases de
données reliés aux systèmes financiers et de paie (l’expérience dans l’utilisation des bases de
données QHR ou Apogee est un atout).
Expérience dans l’utilisation des logiciels commerciaux comme MS Word, Excel, PowerPoint, et
ACCPAQ.
Expérience de travail dans un environnement syndiqué ; la préférence sera accordée aux
candidats possédant de l’expérience dans les milieux de travail avec plusieurs unités de
négociation.
Une expérience de travail avec le régime de paie du Québec est un atout.
Une expérience supplémentaire des ressources humaines est un atout.
Obtention d’une cote de sécurité de niveau « Fiabilité approfondie ».
Rémunération et avantages sociaux
Ce poste offre une rémunération concurrentielle et d’excellents avantages sociaux.
Commissionnaires Ottawa propose un environnement de travail stable dans une structure d’entreprise
bien organisée, une formation du personnel de classe internationale et une culture unique basée sur un
engagement envers le service. Une conséquence directe de notre structure non lucrative est que 95 %
de nos revenus reviennent à nos employés sous forme de salaires, d’avantages sociaux et de formation
concurrentiels au sein de l’industrie.
Processus de demande
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre CV et lettre d’accompagnement en mentionnant
la référence d'emploi CA11-1011 à : [email protected] d’ici le 26 juillet 2011.
Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates qui manifesteront leur intérêt pour ce
poste. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec ceux et celles dont la candidature aura été
retenue en vue d’un entretien.
Les hommes et les femmes qualifiés, ainsi que les Autochtones, les personnes faisant partie des
minorités visibles et les personnes handicapées sont invités à présenter leur candidature.
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