Anticipatory Staffing Employee Service Administrator

Anticipatory Staffing
Employee Service Administrator
JOB POSTING CA11-1010
Company Overview
Commissionaires Ottawa is a not-for-profit company with a strong social mandate to provide meaningful
employment to former members of the Canadian Forces, the Royal Canadian Mounted Police, and
others who wish to contribute to the security and well-being of Canadians.
Today, Commissionaires Ottawa is the region’s largest provider of security services to government and
private sector clients, employing over 3,700 people in the Greater Ottawa Area, Northern Ontario and
Western Quebec. Our mission is to provide security services that exceed our clients’ expectations by
deploying the very best disciplined, experienced and trained security professionals.
Commissionaires Ottawa is currently conducting anticipatory staffing for a dynamic and high-calibre
Employee Service Administrator (Tier 1) who has demonstrated experience in an administrative
position.
Position Summary
Located in Ottawa, the Employee Service Administrator will be responsible and accountable for
employee event and payroll administration, time processing and resolving employee inquiries in person,
over the telephone and electronically regarding payroll, benefit plans, human resource policy, and
collective agreement provisions.
This position is also accountable for administrative responsibilities which include: form processing for
new hires, leave adjustments and terminations; change of contact information and program enrolments;
inputting biweekly staff timesheets into the payroll system application; and validating recorded hours
and ensuring that any required adjustments are reconciled. Additional office duties may also be
assigned as required. Furthermore, responsibilities include:
Respond to (Employee Service Centre) ESC inquiries in person and over the telephone relating to
pay, benefits and general human resource matters
Provide organizational information based on Commissionaires Ottawa compensation model,
collective agreement provisions and company policy
Monitor ESC email and voicemail and reply with assistance within acceptable service levels
Collect and input bi-weekly time records submitted to Headquarters
Validate data entered and adjust errors accordingly
Systems data entry, filing and form processing
Communicate electronically and in person with internal departments to resolve issues and assign
specific employee-related cases to the appropriate specialists for further investigation or followup
Maintain accurate employee records and information in enterprise HRIS, financial and incident
tracking applications
Assist with special project requests and provide additional duties related to the Employee Service
Centre as required
Qualifications
You will be evaluated against defined criteria, skills and attributes. As such, you should clearly identify
related / relevant experience that corresponds to the qualifications below.
Education & Experiential Requirements:
2 year Community College Diploma in Business Administration, Human Resources, Payroll,
Accounting or related Program
CPA, CHRP or other accounting-related accreditation will be considered an asset
1 year of experience working in a customer service or help desk environment
1 year of working in a payroll or human resource environment will be considered an asset
Skills & Abilities:
Excellent oral and written communication skills in English and French
Ability to analyze complex problems and apply logical reasoning to resolve issues
Good organizational skills and meticulous attention to detail
Positive work attitude
Superior listening skills
Patience, understanding and professionalism in dealing with difficult individuals
Ability to manage high volume processing and demanding deadlines
Ability to multitask and prioritize diverse workloads
Ability to work independently or as part of a team
Superior typing skills and numeric keypad accuracy and speed
Experience using business applications including ACCPAC, Microsoft Word and Excel
Data entry, retrieval and validation experience using various database applications
Enhanced reliability security clearance
Compensation & Benefits
This position offers a comprehensive compensation and benefits package.
Commissionaires Ottawa offers a stable work environment in a well-organized company structure,
world-class employee training and a unique culture based on a commitment to service. As a direct
result of our not-for-profit structure, 95% of our revenues flow back to our employees in the form of
industry-leading wages, benefits and training.
Application Process
If you are interested in this opportunity please send your resume and cover letter, quoting reference
CA11-1010, to [email protected] no later than July 26th, 2011.
We appreciate the interest of all applicants; however, only those considered for interview will be
contacted
We encourage qualified women, aboriginal persons, members of visible minorities and persons with
disabilities to apply.
Dotation anticipée
Administrateur des services aux employés
AVIS DE POSTE À COMBLER CA11-1010
Profil de l’entreprise
Commissionnaires Ottawa est une entreprise à but non lucratif dont le mandat social consiste à offrir
des possibilités d'emploi valorisantes aux anciens membres des Forces canadiennes et de la GRC, ainsi
qu’à toute autre personne qui désire contribuer à la sécurité et au bien-être des Canadiens et des
Canadiennes.
Aujourd'hui, Commissionnaires Ottawa est le plus important fournisseur de services de sécurité de la
région, employant plus de 3 700 personnes qui desservent les secteurs public et privé de la capitale
nationale, du Nord de l'Ontario et de l'Ouest du Québec. Notre mission consiste à offrir des services de
sécurité nettement supérieurs aux attentes de nos clients en assignant les professionnels de la sécurité
les plus disciplinés, les plus chevronnés et les mieux formés.
Dans le cadre d’une campagne de dotation anticipée, Commissionnaires Ottawa est à la recherche d’un
candidat de calibre supérieur avec une expérience confirmée dans le domaine de l’administration pour
pourvoir le poste d’Administrateur des services aux employés (Niveau 1).
Description du poste
Le titulaire de ce poste situé à Ottawa est responsable de la gestion des événements et de la paie des
employés, du traitement des feuilles de temps, et du suivi des demandes des employés (en personne, au
téléphone, ou par voie électronique) concernant la paie, les régimes d’avantages sociaux, les politiques
en matière de ressources humaines, et les dispositions des conventions collectives.
L’administrateur des services aux employés est également responsable du traitement des formulaires
des nouvelles recrues, des ajustements liés aux congés et aux cessations d’emploi, de la modification
des coordonnées des employés et de leurs inscriptions aux programmes, de la saisie toutes les deux
semaines des feuilles de temps dans le système de paie, de la validation des heures déclarées, et de la
conciliation des ajustements au besoin. D’autres fonctions peuvent être assignées au besoin.
Responsabilités supplémentaires :
Répondre aux questions adressées au CSE (Centre de service aux employés) concernant la paie,
les avantages sociaux, et les politiques en matière de ressources humaines en personne ou au
téléphone.
Fournir des données organisationnelles fondées sur le modèle de compensation de
Commissionnaires Ottawa, les dispositions des conventions collectives, et les politiques de
l’entreprise.
Recevoir les courriels et les messages vocaux adressés au CSE et y donner suite.
Rassembler et saisir les relevés de temps bimensuels soumis au quartier général.
Valider les données saisies et corriger les erreurs au besoin.
Entrée de données, classement, et traitement des formulaires.
Communiquer par voie électronique et en personne avec les différents départements afin de
résoudre les problèmes et confier les dossiers aux intervenants appropriés à des fins d’examen
ou de suivi des questions concernant les employés.
Tenue de dossiers et de renseignements précis sur les employés dans les systèmes de
l’entreprise (SIRH, finances, suivis des incidents).
Aider à traiter les demandes de projets spéciaux et, au besoin, réaliser diverses autres fonctions
du centre de service aux employés.
Qualifications
Vous serez évalué(e) en fonction de critères, de compétences et d’attributs définis. Ainsi, vous devriez
clairement décrire l’expérience connexe/pertinente qui correspond aux qualifications ci-dessous.
Exigences pédagogiques et expérientielles :
Diplôme d'un collège communautaire (programme de 2 ans) en gestion des affaires, ressources
humaines, comptabilité, gestion de la paie, ou un domaine connexe.
Titre ACP ou CRHA est un atout.
1 an d'expérience de travail en service à la clientèle ou service d'assistance.
1 an d’expérience de travail dans le domaine de la paie ou des ressources humaines est un atout.
Compétences et exigences :
Excellentes aptitudes de communication orale et écrite en anglais et en français.
Capacité d’analyser les problèmes complexes et de les résoudre par l’application d’un
raisonnement logique.
Excellentes capacités organisationnelles et minutie scrupuleuse.
Attitude de travail positive.
Capacité d’écoute supérieure.
Capacité de faire preuve de patience, de compréhension, et de professionnalisme dans les
interactions avec les personnes difficiles.
Capacité de gérer un volume important de demandes et des échéances très serrées.
Bonnes capacités pour le multitâche et la priorisation des charges de travail.
Capacité pour le travail autonome ou en équipe.
Bonnes habiletés au clavier et utilisation rapide et précise du clavier numérique.
Expérience dans l'utilisation de logiciels comme ACCPAC, Microsoft Word et Excel.
Expérience dans la saisie, la récupération, et la validation de données et expérience dans
l’utilisation de différentes bases de données.
Obtention d’une cote de sécurité de niveau « Fiabilité approfondie ».
Rémunération et avantages sociaux
Ce poste offre une rémunération concurrentielle et d’excellents avantages sociaux.
Commissionnaires Ottawa propose un environnement de travail stable dans une structure d’entreprise
bien organisée, une formation du personnel de classe internationale et une culture unique basée sur un
engagement envers le service. Une conséquence directe de notre structure non lucrative est que 95 %
de nos revenus reviennent à nos employés sous forme de salaires, d’avantages sociaux et de formation
concurrentiels au sein de l’industrie.
Processus de demande
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre CV et lettre d’accompagnement avec le numéro
de référence CA11-1010 à : [email protected] d’ici le 26 juillet 2011.
Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates qui manifesteront leur intérêt pour ce
poste. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec ceux et celles dont la candidature aura été
retenue en vue d’un entretien.
Les hommes et les femmes qualifiés, ainsi que les Autochtones, les personnes faisant partie des
minorités visibles et les personnes handicapées sont invités à présenter leur candidature.