Cahier des charges

APPEL D'OFFRES OUVERT N° OIB.DR.2/PO/2013/074/598
concernant
«SERVICE DE NAVETTES DE COURRIER SENSIBLE ENTRE BRUXELLES
ET STRASBOURG»
Annexe 2 : SPECIFICATIONS TECHNIQUES
1. CADRE DU MARCHE
Le présent marché a pour objet la prestation de service de transport de courrier
sensible par navettes entre Bruxelles et Strasbourg, à savoir, le transport de ce
courrier au départ de Bruxelles à destination de Strasbourg et au départ de Strasbourg
à destination de Bruxelles, en service dit "de porte à porte", pour les sessions du
Parlement européen à Strasbourg.
Le service gestionnaire de ce marché est l'unité OIB.OS.1 "Archives historiques,
courrier et reproduction".
2. DESCRIPTION DU MARCHE
Le marché porte sur la prestation de service de transport de courrier par navette
régulière entre Bruxelles et Strasbourg pour chaque jour de session du Parlement
européen à Strasbourg. Au total donc, environ quatre aller-retour durant la même
semaine sont à prévoir, pendant les sessions du Parlement européen, habituellement
au nombre de douze (12), reparties sur onze (11) mois par an. Certains mois
comportent donc deux sessions, et des sessions extraordinaires peuvent également
être organisées; en outre, il pourrait également être demandé au contractant la mise à
disposition de navettes supplémentaires conformément au point 3.2.
Les prestations sont exécutées en partie de nuit (étant donné que le départ de la
navette se fait à 17:00 et que le retour est prévu pour 8:30).
Le terme "courrier" comprend notamment des plis sous enveloppes, des signataires,
différents types de sacs, sacoches, valises, différents types de colis et de caisses
remis par les services expéditeurs. Exceptionnellement, le contractant pourrait être
amené à effectuer tout autre envoi "à la demande" pour autant qu'il soit effectué
durant et à l'usage des sessions du Parlement européen à Strasbourg. Il est à noter que
le matériel dont le transport pourrait s'apparenter à une opération de déménagement
est exclu (la manipulation des pièces transportées n'exige pas l'intervention de plus
d'une personne).
Le courrier à transporter par navette est:

préparé, identifié et sécurisé par les services de la Commission;

dit "sensible" et réputé confidentiel;

inviolables, sans aucune exception c'est-à-dire que l'ensemble du courrier
transporté ne peut être ouvert qu'en présence d'une personne habilitée de la
Commission européenne ou du Parlement européen.
Il est à noter également que le transport sera exclusivement dédié à ce courrier.
Appel d'offres restreint n° OIB.DR.2/PO/2013/074/598
3. MODALITES D'EXECUTION DU MARCHE
3.1. Généralités
Les prestations sont exécutées par le Contractant conformément aux présentes
spécifications techniques notamment concernant les circuits (adresses d'enlèvement et de
livraison), les horaires à respecter, le poids et le volume du courrier à transporter, et ceci
selon le calendrier des sessions parlementaires.
Les prestations de transport de courrier par navette comprennent:

L'enlèvement et la livraison selon les indications contenues ci-après;

La manutention générale et la surveillance du courrier.
3.2. Trajets
Pour chaque jour de session parlementaire, une navette fait l'aller-retour avec les
courriers du jour.
L'établissement du calendrier des sessions relève de la compétence du Parlement
européen et est accessible via le lien suivant: http://www.strasbourg-europe.eu/lecalendrier-des-sessions-parlementaires,41511,fr.html.
Tout changement sera communiqué au contractant dans les délais les plus brefs.
Le transport du courrier par la navette est à exécuter systématiquement entre 17.00 et
08.30, la première navette partant le soir du premier jour de session, comme précisé cidessous:
Trajet "ALLER" Bruxelles – Strasbourg
Sauf indication contraire, le courrier sensible doit être prélevé le premier jour de session à
17h00 à l'adresse suivante de la Commission européenne à Bruxelles :
Bâtiment "Berlaymont"
Rue de la Loi, 200 (côté Rue Stevin)
Bureau: 00/01 (Tri courrier)
B- 1040 Bruxelles
Belgique
La présence du Contractant à l'heure prescrite pour l'enlèvement est impérative.
Toutefois, la Commission se réserve le droit de retarder l'enlèvement complet pour une
période limitée à 2 heures.
Au cas où une période de 2 heures devrait s'avérer insuffisante pour la mise à disposition
complète du courrier, la Commission peut demander le départ de la navette vers
Strasbourg et convenir d'une navette supplémentaire à effectuer le jour même.
Sauf indication contraire, la livraison du courrier sensible en provenance de Bruxelles se
fait à l'adresse du Parlement européen à Strasbourg:
Avenue Président R. Schuman
Bâtiment Winston Churchill
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F-6700 Strasbourg
France
Trajet "RETOUR" Strasbourg – Bruxelles
Sauf circonstances exceptionnelles, le courrier doit être prélevé à la même adresse du
Parlement européen à Strasbourg que celle de la livraison du courrier "aller", soit
actuellement:
Avenue Président R. Schuman
Bâtiment Winston Churchill
F-6700 Strasbourg
France,
La navette reste donc sur place en attente de la disponibilité du courrier à transporter de
Strasbourg vers Bruxelles. Sauf circonstances exceptionnelles, la livraison du courrier
sensible en provenance de Strasbourg se fait entre 07h00 et 08h30 à l'adresse suivante de
la Commission européenne à Bruxelles, soit actuellement:
Services du Courrier Central
Avenue du Bourget, 3
B-1140 Bruxelles (Evere)
Belgique
Le respect de l'horaire de livraison du courrier en provenance de Strasbourg est impératif
sauf en cas de force majeure.
Il est à noter que les adresses mentionnées ci-dessus correspondent à l'implantation
actuelle des services du courrier/ de tri du courrier et sont susceptibles d'être modifiées en
cours de contrat, notamment en fonction d'ouvertures/fermetures de site dans l'avenir.
Dans ce cas, si la nouvelle distance devait présenter une différence de plus de 30km (en
plus ou en moins), le prix par trajet pourra être adapté à la demande d'une des parties. Le
nouveau prix, établi de commun accord entre les parties, sera établi au prorata du prix
initial hormis les coûts fixes éventuels.
3.3 Le service gestionnaire OIB.OS.1 informe en temps utile le Contractant de toute
modification relative aux modalités d'exécution du marché par les moyens les plus
adéquats et selon les circonstances (téléphone, courriel, etc…).
Il s'adresse, pour ce faire, à la personne responsable de la permanence désignée par le
Contractant.
3.4 Le Contractant édite, tant à l'aller qu'au retour, un bordereau de transport en double
exemplaire comprenant la date, la destination, l'heure de départ, le nombre et les
références des pièces transportées (une pièce s'entend dans ce contexte par "colis sous
scellé"). Chaque bordereau est contresigné par une personne dûment habilitée, pour la
Commission ou le Parlement. La Commission informe régulièrement et par écrit le
Contractant de la liste à jour de ces personnes, liste accompagnée d'instructions en cas
d'absence éventuelle.
Seules les signatures identifiables par l'apposition du nom du signataire et/ou la pose d'un
cachet d'identification sont prises en considération.
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3.5 Le contractant est responsable du courrier sensible depuis son enlèvement jusqu'à sa
remise au destinataire (service dit "porte à porte").
3.6 Le contractant avertit immédiatement la Commission de tout problème pouvant
affecter la bonne exécution des prestations. Pour ce faire, la Commission fournira, à
l'entrée en vigueur du contrat, la liste et les horaires de communication des interlocuteurs
désignés.
Afin d'assurer la continuité des prestations, le contractant devra prévoir un dispositif de
remplacement en cas de défaillance des ressources humaines et/ou matérielles (exemple:
panne du véhicule, absence d'un chauffeur, etc…); sauf en cas de force majeur:
– Si la défaillance intervient avant le départ de la navette de Bruxelles, le
Contractant dispose d'un délai maximal de deux (2) heures pour proposer une
solution de remplacement.
– Si la défaillance intervient durant le trajet aller ou retour, le Contractant
dispose d'un délai maximal de 6 heures pour la reprise des prestations.
3.7
Coordination, contrôle et suivi
Le Contractant assure le suivi et la bonne exécution des prestations, notamment en ce qui
concerne la planification, la coordination, le contrôle et le suivi des transports.
Durant l'exécution du contrat, pour des raisons de service ou de sécurité, les lieux et
horaires de prélèvement et/ou de livraison pourraient connaître des modifications. Afin
d'être en mesure d'assurer la continuité du service de navette de courrier sensible, le
pouvoir adjudicateur doit pouvoir joindre le Contractant 24H/24 et ce durant les jours des
semaines concernées par les sessions parlementaires.
A l'entrée en vigueur du contrat, le contractant désignera un interlocuteur responsable des
prestations qui sera l'unique interlocuteur de la Commission.
Pour des raisons de sécurité, le contractant sera en mesure d'identifier, à tout moment, la
situation géographique de la navette (l'existence d'un système de tracking par GPS n'est
pas une exigence technique minimale) et à équiper le chauffeur de la navette de moyens
de communication adéquats. En effet, la navette de courrier sensible ne peut accéder aux
bâtiments du Parlement européen sans communiquer ses identifiants et son heure
d'arrivée aux services de sécurité locaux.
4.
4.1
MOYENS MIS EN ŒUVRE POUR L'EXECUTION DU MARCHE
Véhicules
Le Contractant s'engage à mettre à disposition les véhicules nécessaires à l'exécution des
prestations, pour des transports d'une charge maximale de 490 kilos par navette,
représentant +/- 1 m³ de volume. Ces véhicules seront en règle avec la législation locale
en vigueur en termes de conformité technique et d'assurance.
A la demande du pouvoir adjudicateur, le contractant devra en fournir la preuve.
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4.2
Personnel
Le Contractant recourt à des chauffeurs-livreurs qualifiés et expérimentés, à même
d'exécuter les prestations dans les règles de l'art et les bonnes pratiques de la profession,
dignes de confiance et en règle avec la législation du travail ainsi que la législation fiscale
en vigueur.
La Commission se réserve la possibilité de demander au Contractant la présentation de
certificats de bonne vie, conduite et mœurs se rapportant aux personnes chargées de
l'exécution des prestations. La Commission se réserve également le droit:

de refuser toute personne qu'elle ne jugerait pas suffisamment qualifiée ou pour
toute autre raison;

d'imposer au Contractant le retrait sans délai de son affectation aux présentes
prestations d'un membre de son personnel ou de celui de ses sous-traitants et son
remplacement immédiat.
En cas de sous-traitance, le Contractant garde l'entière responsabilité de l'exécution du
contrat vis-à-vis de la Commission, et il est son seul interlocuteur.
5. FACTURATION ET INDEMNITES
5.1 Facturation
Le Contractant adresse une facture mensuelle des prestations exécutées. Cette facture est
accompagnée des bordereaux de transport relatifs à la période visée et dûment signés
selon les termes prévus à l'article I.4 du contrat cadre.
5.2 Indemnités
La Commission peut décider, en cas de défaillance pour toute autre raison que le cas de
force majeure, d'imposer au contractant:

Le paiement de dommages fixés à 500 (cinq cents) euros en cas d'absence de
prestation, de perte d'un envoi ou d'envoi endommagé (abimé) ou qui n'est plus
scellé

Le paiement de dommages fixés à 250 (deux cent cinquante) euros en cas de nonrespect de l'horaire d'enlèvement à Bruxelles, de non-respect de l'horaire pour la
remise du courrier à Bruxelles, d'absence d'édition du bordereau de transport pour
la navette Bruxelles et Strasbourg, d'absence de signature identifiable pour
réception du courrier à Bruxelles et à Strasbourg.
Dans les cas susmentionnés, le contractant peut contester cette décision dans les 30
(trente) jours de sa notification, par lettre recommandée avec accusé de réception ou pour
tout moyen équivalent. En l'absence de réaction de sa part ou d'annulation écrite par la
Commission dans les trente jours suivant la réception de la contestation, la décision
devient exécutoire.
Les parties reconnaissent et conviennent expressément que toute somme payable au titre
du présent article correspond à des dommages-intérêts et non à une clause pénale, et
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qu'elle représente une estimation raisonnable de la juste compensation des pertes
susceptibles d'être occasionnées à la suite de l'inexécution des obligations.
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