Procédure de commande de matériel informatique

DIRECTION DES SYSTEMES D’INFORMATION
Procédure de commande de matériel informatique
- Matériel commandé sur budget INSA
- Matériel commandé hors budget INSA et dont la gestion est déléguée à la DSI
Destinataires : Chefs d'Unité
1 – Initialisation et devis
Dans l'unité (Département, Laboratoire, Service, Centre), les commandes sont effectuées sous couvert du
Responsable. Pour certains laboratoires, une délégation est laissée aux responsables d'équipes de recherche.
Toute commande de matériel informatique doit débuter par la création d'un ticket dans le support DSI par
l'utilisateur final, son responsable ou le secrétariat de l’unité.
(http://planete.insa-lyon.fr : Support Informatique > Nouvelle demande > Créer un ticket > Catégorie « Matériel->Poste de travail->CommandeDevis>)
Remplir le modèle prédéfini (champs *).
- le nom de l’utilisateur final
- le nom de l’entité
- le nom de la personne qui passera la commande
- le budget imputé (INSA, CNRS, INSAVALOR, autre)
Version du 17/12/2013
2 – Traitement du ticket
L’équipe chargée des devis traite le ticket.
•
Les devis joints au ticket (Onglet « Documents ») déclencheront automatiquement l’émission d’un mail au
demandeur en préconisant le choix du matériel à commander.
3 – Commande du matériel
L’’émetteur ajoute un suivi au ticket en indiquant le numéro de commande INSA et joint un scan du bon de
commande dans l’onglet « Documents ».
Ce suivi du ticket permet de faire le lien entre la DSI et le service qui commande.
4 – Réception des colis
Votre service réceptionne le matériel et complète le ticket avec les informations suivantes :
- date de réception du matériel
- scan du bon de livraison
5 - Installation
L’installation et la configuration du poste de travail, conformes aux recommandations techniques de la DSI sont
validées au préalable par l’utilisateur (voir procédure Gestion du Parc Machine).
Votre poste de travail, dans ses composantes matérielles et logicielles, doit être inscrit à l'inventaire (et donc être
équipé du logiciel d'inventaire de la DSI). En aucun cas vos données ne sont intégrées à cet inventaire.
Si budget INSA, la DSI colle l’étiquette d’inventaire et ajoute le numéro d’inventaire au suivi du ticket.
6 – Livraison à l’utilisateur
Signature de la charte dans le cas d'un utilisateur administrateur,
Signature du document de remise de matériel pour tout équipement mobile (portable, tablette, etc.)
Récupération de l'ancienne machine détenue par l'utilisateur pour soit sortie d'inventaire soit réaffectation.
7 – Paiement
L’émetteur de la commande fait remonter les informations d'inventaire au service facturier en établissant la fiche
d'inventaire et déclenche le paiement du fournisseur.
8 - Le ticket reste ouvert 2 semaines afin que l'utilisateur puisse signaler des anomalies éventuelles.