Correspondance Diplomatique

Département fédéral des affaires étrangères DFAE
Secrétariat d'Etat SEE
Protocole
01.01.2009
La Correspondance Diplomatique
421-0-F
La préparation de la correspondance diplomatique exige une attention particulière.
La portée de chaque mot et de chaque phrase doit être minutieusement pesée.
(cf. également: dir. DFAE 422f.)
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1. ENTRE ÉTATS
1.1 La note
C'est la forme de correspondance la plus usitée, tant pour les affaires administratives
de routine que pour des questions politiques majeures. La note est soit un instrument
de la correspondance diplomatique, soit un élément constitutif d'un accord
international, susceptible d'engendrer des droits et des obligations de droit
international. Dans les deux cas, la forme est généralement la même.
La note émane généralement d'une représentation diplomatique, du Ministère des
affaires étrangères de l'Etat accréditaire ou, plus rarement, d'un ministère technique
autorisé à traiter directement avec les missions diplomatiques certaines questions
qui sont de son ressort.
Les notes émanant du MAE de l'Etat accréditaire sont adressées aux représentations
diplomatiques dont les chefs de mission sont accrédités auprès de l'Etat accréditant.
NB: Au DFAE, dans un souci de simplification,
les notes ne portent pas de titre et sont communément
appelées "notes", indépendamment de leur contenu.
La note est écrite sur papier avec en-tête à gauche. Elle est rédigée en une seule
langue, dans un style impersonnel à la troisième personne. La référence du dossier
figure sur l’original de la note, mais seule les copies à usage interne portent les
initiales de l'auteur.
À la Centrale, la note commence par la formule introductive de politesse suivante:
"Le Département fédéral des affaires étrangères présente ses compliments à
l'Ambassade de ....... et a l'honneur de ........". Aux alinéas suivants et au dernier
alinéa (salutations), la formule est abrégée en "Le Département" et "L'Ambassade".
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Cependant, lorsque la note est longue, le dernier paragraphe reprend la désignation
complète "Département fédéral des affaires étrangères" et "Ambassade de………".
La note est paraphée, et non pas signée. Le paraphe est apposé à la fin du dernier
paragraphe, immédiatement après la phrase finale ainsi formulée: "Le Département
saisit cette occasion pour renouveler à l'Ambassade l'assurance de sa haute
considération". Dans certaines ambassades étrangères, le paraphe figure avant les
salutations, à la fin de l'avant-dernier paragraphe ou sur l'emplacement du sceau.
Le lieu et la date sont mentionnés à la fin du texte, à gauche. Le sceau à encre est
apposé sur la dernière page, à droite, sous le paraphe. Le nom du fonctionnaire qui
paraphe la note est indiqué, entre parenthèses, uniquement sur les copies à usage
interne.
Le destinataire figure toujours sur la première page de la note, en bas à gauche.
Pour l'envoi, on utilisera une enveloppe blanche avec le logo de la Confédération,
munie de l'adresse postale complète du destinataire.
Les notes des représentations diplomatiques et les notes circulaires du DFAE sont
numérotées.
1.2
La lettre (diplomatique)
Dans certains pays, les lettres officielles sont aussi appelées "lettres diplomatiques".
Comme la note, la lettre est soit un instrument de la correspondance diplomatique,
soit un élément constitutif d'un accord international, pouvant, le cas échéant,
déployer des effets juridiques. Dans les deux cas, la forme est, généralement,
identique.
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Cette forme de correspondance a un caractère plus personnel que les notes.
Généralement utilisées pour souligner l'intérêt porté à une affaire, elles sont
échangées entre chefs d'Etat ou de gouvernement, ministres ou hauts dignitaires. Le
rang du signataire devrait être égal ou équivalent au rang du destinataire.
La lettre est rédigée à la première personne du singulier sur papier avec le logo de
la Confédération.
La présentation et la rédaction suivent les règles usuelles de la correspondance,
mais l'adresse est indiquée de préférence au bas de la première page, à gauche.
Le terme "Excellence" (uniquement pour les correspondants étrangers) est
employé, en règle générale, dans la réclame, la suscription et le traitement, mais
jamais dans l'appel et la courtoisie. Dans le traitement, on l'emploie une première
fois, avant de passer au "vous". La suscription comporte la préposition "à" placée
devant la réclame.
La lettre porte toujours le lieu, la date et la signature. Le titre de l'auteur (s'il diffère
de sa fonction officielle) peut être repris avec son nom, sous la signature.
La lettre est envoyée en un seul exemplaire, dans une enveloppe blanche,
mentionnant l'adresse postale complète du destinataire. Elle peut aussi être délivrée
par messager spécial.
1.3
L'aide-mémoire
A la différence de la note et de la lettre, cette forme de correspondance est
réservée à un usage bien précis et limité. L'aide-mémoire est le moyen de
communication utilisé par un gouvernement pour exposer des faits ou une
situation juridique. Il contient l'exposé succinct de l'état d'une question et la
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justification raisonnée de la position officielle d'un Etat, mais jamais de
demande formelle.
Ce document est rédigé à la troisième personne, sur papier blanc, sans entête et ne comporte aucune formule particulière. Il porte bien visiblement la
mention "Aide-mémoire", il est remis à la fin ou au cours d'un entretien et peut
être annexé à une note verbale (remise également personnellement).
Ce document n'est pas signé ni paraphé et ne porte pas d'adresse ni de
sceau officiel. Il est généralement remis personnellement au destinataire
dans une enveloppe blanche neutre, également sans adresse.
NB: Lorsqu'il n'est pas annexé à une note verbale, l'aide-mémoire
est daté (la date est inscrite à la main au moment où le
document est remis à l'interlocuteur).
La référence du dossier ainsi que les initiales de l'auteur figurent uniquement
sur les copies à usage interne, avec la mention: "Remis le ............. par M. X à
M. Y" (avec titre et fonction).
Il ne faut pas confondre l'aide-mémoire, instrument de la correspondance
diplomatique, avec le "memorandum of understanding", accord qui, sans
imposer d'obligations juridiquement contraignantes aux signataires, règle
divers domaines de la coopération interétatique.
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1.4
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Autres documents
1.4.1 Les lettres de créance
Ce document atteste la qualité officielle du chef de mission. Les lettres de
créance sont signées par le chef de l'Etat accréditant et sont adressées au
chef de l'Etat accréditaire (en Suisse, au Conseil fédéral suisse). Elles ne
sont soumises à aucune forme reconnue sur le plan international. L'aspect de
ces documents varie sensiblement d'un pays à l'autre, car chaque Etat
accréditaire est libre du choix du libellé de ces lettres. Le temps n'en a
toutefois modifié fondamentalement ni la forme ni le contenu. Les lettres de
créance sont remises personnellement à leur haut destinataire par le
nouveau chef de mission.
1.4.2
Les lettres de récréance
Etant d'un usage fort restreint, ce document reste peu connu. Il s'agit de
nouvelles lettres de créance. Selon les usages locaux, elles peuvent être
demandées par l'Etat accréditant lors de l'abdication ou du décès du
souverain. Le décès d'un chef d'Etat non couronné ou la fin du mandat
présidentiel n'obligent pas les chefs des missions diplomatiques à présenter
des lettres de récréance.
1.4.3 Les lettres de rappel
Elles énoncent la volonté du chef de l'Etat accréditant de mettre fin à la
mission de son ambassadeur. Les lettres de rappel portent la signature du
chef de l'Etat accréditant et sont adressées au chef de l'Etat accréditaire
(en Suisse, au Conseil fédéral suisse). Ce document est rédigé dans le même
style que les lettres de créance et présente les mêmes caractéristiques.
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Autrefois, l'ambassadeur sortant remettait personnellement ses lettres de
rappel au chef de l'Etat accréditaire avant son départ. Aujourd'hui, dans la
plupart des cas, le nouveau chef de mission présente les lettres de rappel de
son prédécesseur en même temps que ses propres lettres de créance. Cette
simultanéité symbolise la volonté de l'Etat accréditant de maintenir sans
interruption formelle sa présence au niveau d'Ambassadeur dans l'Etat
accréditaire.
1.4.4 Les lettres de cabinet
Il s'agit d'un document qui atteste la qualité officielle du chef de mission qui ne
porte pas le titre d'ambassadeur (Chargé d'affaires en pied). Le contenu et le
style des lettres de cabinet sont moins formels que ceux des lettres de
créance. Elles sont généralement signées par le Ministre des affaires
étrangères de l'Etat accréditant et elles sont adressées au Ministre des
affaires étrangères de l'Etat accréditaire.
Les lettres de cabinet ne sont soumises à aucune forme reconnue sur le plan
international. Elles sont remises personnellement à leur destinataire par le
nouveau Chargé d'affaires en pied.
1.4.5 Les lettres de commission (ou lettres d'introduction)
A titre informatif, il faut aussi faire mention de ces documents, qui sont utilisés
entre les pays du Commonwealth et qui attestent la qualité officielle du chef
de mission (haut-commissaire). Etant donné que ces pays ont le même chef
d'Etat, les lettres de commission sont signées par le chef de gouvernement
de l'Etat accréditant et adressées au chef de gouvernement de l'Etat
accréditaire.
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1.4.6
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Les pleins pouvoirs
Le haut représentant d'un Etat appelé à signer un traité sera muni de pleins
pouvoirs. Ce document émane du chef de l'Etat d'envoi et atteste le droit du
détenteur à engager son pays par ses déclarations et sa signature. Il s'agit
donc d'un mandat permettant de négocier ou/et de conclure un traité ou/et de
prendre part à une conférence et, le cas échéant, de signer l'acte final de
ladite conférence.
Les pleins pouvoirs ne sont soumis à aucune forme reconnue sur le plan
international et leur contenu répondra aux règles de l'Etat d'envoi.
Généralement, ce document est signé par le chef d'Etat (dans certains pays
il est aussi contresigné par le chef de gouvernement ou le Ministre des
affaires étrangères) et il indique l'objet de la négociation; les nom et prénom
du chef de la délégation (le plénipotentiaire); l'autorisation donnée au chef de
la délégation d'engager l'Etat d'envoi par sa signature (suivant les cas, sous
réserve de ratification).
Si un pays décide d'envoyer plusieurs plénipotentiaires à une négociation ou à
une conférence internationale, il a la liberté de les mentionner tous dans un
même document.
1.4.7 La question de la langue
En règle générale, les notes, les lettres et les aide-mémoire sont rédigés dans
la langue de l'expéditeur. Dans les cas où il est notoire que la langue de
l'expéditeur n'est pas comprise par le destinataire, la correspondance sera
accompagnée d'une traduction inofficielle. Dans certains pays, on recourt à
l'usage d'une 3e langue (par ex. l'anglais) pour les communications entre les
missions diplomatiques et le Ministère des affaires étrangères. Il convient de
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répondre à la correspondance adressée au DFAE par un expéditeur extérieur
à l'administration fédérale dans la langue dans laquelle elle a été rédigée,
pour autant qu'il s'agisse de l'une des trois langues officielles ou de l'anglais.
Dans les autres cas, il y a lieu - le cas échéant - de joindre une traduction non
officielle à la réponse (voir directives 424-f "Instructions sur l'usage des langues au DFAE").
2. ENTRE UN ETAT ET UNE ORGANISATION INTERNATIONALE (OI)
La correspondance diplomatique entre un Etat et une organisation internationale
s'effectue par note ou par lettre. L'aide-mémoire n'est pratiquement pas utilisé.
Par contre, depuis un certain nombre d'années, un type nouveau de document est
apparu dans le cadre des négociations multilatérales: le "non papier" (en anglais
"non paper"). Il s'agit d'une proposition n'engageant pas formellement la délégation,
voire la personne qui en est l'auteur.
Les règles à observer sont les mêmes que celles qui sont définies sous le chapitre 1.
La correspondance est rédigée dans l'une des langues officielles de l'organisation.
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