Manuel de la gestion environnementale basée sur l

Manuel du Système de Management Environnemental
Les numéros de chapitre du présent manuel font référence à la norme NF EN ISO 14001 : 2004.
Les termes soulignés renvoi à des documents annexes.
4.1. : Domaine d’application
Le système de management environnemental est applicable aux activités suivantes de la société SOFIBUS
PATRIMOINE sur le parc d’activités des Petits Carreaux : l’aménagement de parcelles, la construction de
bâtiments, la gestion des locations, la remise à niveau des bâtiments (intérieur et extérieur) l’entretien des
parcelles attenantes aux bâtiments et la fourniture de services aux locataires. Il ne s’applique pas à la
gestion des entreprises locataires des bâtiments et à la gestion des espaces communs relevant du Syndicat
de gestion. Pour plus de détail se reporter au plan représentant le domaine d’application (annexe A.1.).
Il se réalise en collaboration permanente avec l’ensemble de l’équipe (7 personnes) et de ses partenaires.
4.2. Politique environnementale
La politique environnementale (annexe A.2.) de la société est décrite dans un document annexe.
4.3. Planification du système de management environnemental
4.3.1. Aspects environnementaux (annexe A.3.1.)
Une première analyse des aspects environnementaux a permis de mettre en évidence ceux qui sont
significatifs pour la société. Les critères d’évaluation utilisés sont :
 pour les aspects environnementaux directs : les flux de matières et les ressources mises en œuvre, les
obligations légales, les impacts sur l’environnement, les pratiques en vigueur au sein de l’entreprise,
l’opinion des clients et la maîtrise. En raison de leur importance, les critères obligations légales et
impacts sur l’environnement sont majorés d’un coefficient 2.
 pour les aspects environnementaux indirects : la capacité d’influence, les impacts sur l’environnement,
la crédibilité externe, le nombre d’intervenants et l’importance stratégique.
Cette analyse est révisée lors de toute modification importante des installations ou des activités de la
société et au moins une fois tous les 3 ans.
Tous les aspects environnementaux sont pris en compte dans le cadre du SME et font l’objet d’actions
spécifiques.
4.3.2. Identification des exigences légales et autres exigences
L’ensemble des exigences légales applicables aux activités de SOFIBUS PATRIMOINE est repris dans un
Registre des exigences légales (annexe A.3.2.). La conformité légale est vérifiée au cours d'un audit interne
et des contrôles trimestriels. La veille juridique est externalisée, le Responsable Environnement est en
contact régulier avec le cabinet juridique en charge de la veille.
4.3.3. Objectifs et cibles et programme
Les objectifs et cibles et le programme d’actions sont définis d’une façon collégiale en fonction des besoins
de la société SOFIBUS PATRIMOINE et des aspects environnementaux significatifs. Ils sont renseignés dans
chaque Programme d’action thématique (annexe A.3.3.). Leur suivi est réalisé trimestriellement à l’aide du
tableau de bord environnemental par le Responsable Environnement.
Date
02/2014
Nom signature :
DCZ
N° de mise à jour
Version 5
4.4. : Mise en œuvre et fonctionnement du SME
4.4.1. Ressources, rôles, responsabilité et autorité
Les rôles, responsabilités et tâches liés au SME sont définis avec l’ensemble des personnes concernées et
repris dans le document Organisation interne (annexe A.4.1.).
4.4.2. Compétences, formation et sensibilisation
La formation continue relative au SME est assurée par une implication active de chaque employé et est
programmée lors de tout changement significatif au niveau matériel et/ou organisationnel.
Les autres besoins en formation sont définis lors des réunions de travail ; elles sont actées dans le
programme d’actions. L’ensemble des formations est enregistré dans le tableau de suivi des formations
(annexe A.4.2.).
Les fournisseurs et sous-traitants sont sensibilisés au SME et aux aspects environnementaux auxquels ils
sont associés à travers les négociations de contrats et un suivi régulier.
4.4.3. Communication
Des réunions de travail sont régulièrement organisées au cours des quelles sont abordées, entre autres
sujets, les questions relatives à la gestion environnementale.
Le contenu de ces réunions et les décisions importantes sont actés dans le Recueil des réunions (annexe
A.4.3.).
La Déclaration Environnementale est publiée annuellement sous format papier et disponible sur le site
internet du parc d’activités des Petits Carreaux. La communication externe (annexe A.4.3.) est ad-hoc et
spontanée. Nos partenaires, fournisseurs et locataires sont informés de notre gestion environnementale.
4.4.4. Documentation
Toute la documentation utile se trouve dans un classeur EMAS et ISO 14001. Les documents électroniques
se trouvent sur le site extranet de SOFIBUS PATRIMOINE dédié à la gestion environnementale.
4.4.5. Maîtrise de la documentation
Les différents éléments portent une date et un numéro de version et se suivent chronologiquement et de
façon logique. La période de conservation des documents tant sous format papier qu’électronique est de 3
ans. Une partie des documents utiles au SME est indiquée en couleur et soulignée dans le présent manuel.
Le responsable environnement gère la documentation en bon père de famille. La mise à jour, le
remplacement et l’archivage des documents électroniques sont effectués tous les trimestres. Une
sauvegarde automatique est planifiée toutes les semaines.
4.4.6. Maîtrise opérationnelle
Pour chaque thématique environnementale des consignes claires sont définies soit oralement, soit par
écrit (bonnes pratiques). Elles sont synthétisées dans la Maîtrise opérationnelle (annexe A.4.6.) et vérifiées
systématiquement dans les évaluations régulières.
4.4.7. Préparation et réponse aux situations d’urgence
Le seul risque environnemental majeur est le risque d’incendie. Les issues de secours sont indiquées
clairement et un exercice d’évacuation est effectué une fois par an.
En cas de crise, la communication est assurée par le Directeur de SOFIBUS PATRIMOINE.
Date
02/2014
Nom signature :
DCZ
N° de mise à jour
Version 5
4.5. : Contrôle
4.5.1. Surveillance et mesurage
Les contrôles et mesures sont réalisés une fois par trimestre. Les données sont encodées au fur et à
mesure dans l’extranet par le Responsable Environnement (annexe A.5.1).
4.5.2 Evaluation de la conformité
Le suivi de la conformité aux exigences légales applicables est réalisé tous les trimestres (annexe A.5.2).
Un audit de conformité légale est réalisé annuellement par un bureau d’audit juridique externe. Les
contrôles réglementaires obligatoires sont réalisés annuellement au cours du 2e trimestre.
4.5.3. Non-conformité, action corrective et action préventive
L’identification des non-conformités, actions correctives et préventives est réalisée à l’aide de l’Outil de
suivi des non-conformités (annexe A.5.3.) tant que nécessaire. Les actions correctives et préventives sont
validées de manière collégiale lors des réunions d’équipe.
Les non-conformités sont des écarts entre les exigences de la norme ISO 14001 : édition 2004, le manuel
environnemental, la réglementation en vigueur au niveau national et local et s’appliquant pour
l’organisme, la politique environnementale, les objectifs et cibles, entraînant ou pouvant entraîner,
directement ou indirectement des impacts significatifs sur l’Environnement.
4.5.4. Maîtrise des enregistrements
Les enregistrements sont actualisés tous les trimestres dans l’extranet SME. Le Responsable
Environnement est responsable de leur gestion selon les mêmes règles que la gestion des autres
documents.
4.5.5. Audit interne
Un audit interne est effectué annuellement par un auditeur externe avant chaque revue de direction. A
l’issue de cet audit, un rapport est communiqué à SOFIBUS PATRIMOINE (annexe A.5.5).
Est considéré comme auditeur interne, toute personne ayant reçu une formation sur la norme NF EN ISO
14001 : 2004 et auditant régulièrement ou ponctuellement le SME.
4.6. Revue de direction
Le Responsable Environnement analyse trimestriellement le SME. Dans cette analyse sont pris en compte
le suivi des non-conformités, l’avancement du programme d’actions, le respect des objectifs et le suivi des
indicateurs.
Chaque année, une revue de direction est organisée (annexe A.6.). L’ensemble des données de l’année
écoulée est analysé. Si nécessaire, les objectifs sont révisés ainsi que les responsabilités et les éléments
constitutifs du SME. Les Programmes d’actions sont mis à jour pour l’année à venir. Enfin la revue de
direction annuelle approuve la publication externe des résultats dans la déclaration environnementale.
Date
02/2014
Nom signature :
DCZ
N° de mise à jour
Version 5