e-invoicing

mercredi, juillet 6, 2016
E-INVOICING
Questions fréquemment posées – Tungsten Network
Table des matières
Qu’est-ce que Tungsten Network ? ......................................................................................................... 3
Qu'attend Unilever du fournisseur quant au mandat de la facturation électronique ? ............................. 3
Existe-t-il d'autres moyens d'envoyer des factures qu'avec la facturation électronique ? ....................... 3
Quelle est la date limite ou délai pour s'inscrire à Tungsten Network ?.................................................. 3
Qui peut utiliser le service ? .................................................................................................................... 3
Comment ça marche ? ............................................................................................................................. 3
Comment puis-je commencer ? ............................................................................................................... 3
Et si je suis déjà inscrit à Tungsten Network ? ........................................................................................ 4
La facturation via Tungsten Network est-elle une condition pour travailler avec UNILEVER ? ........... 4
Quels sont les avantages de Tungsten Network ?.................................................................................... 4
Dois-je installer d'autres logiciels ou matériels ? .................................................................................... 4
Devrai-je utiliser ce service si mon compte est actuellement payé dans les délais ?............................... 4
Et si mon système ne peut pas créer de factures électroniques ?............................................................. 4
Que se passe-t-il si je continue d'envoyer des factures papier ? .............................................................. 4
Quelles options de facturation électronique Tungsten offre-t-il aux fournisseurs utilisant son réseau ? 4
Puis-je joindre des justificatifs sur Tungsten lors de l'envoi de factures ? Et comment ? ....................... 5
Quels sont les frais associés à l'inscription à Tungsten Network ?.......................................................... 5
Que couvrent les frais d'abonnement à la Solution intégrée ? ................................................................. 5
Unilever payera-t-il les frais ? ................................................................................................................. 6
Dois-je signer un contrat avec Tungsten Network ? ................................................................................ 6
Cette obligation de facturation électronique s'applique-t-elle à toutes les entités d'UNILEVER ? ......... 6
Le T&C de contrat et de PO inclut-il la facturation électronique de mandat ? ....................................... 6
Qui puis-je contacter chez UNILEVER ?................................................................................................ 6
J'ai déjà envoyé des données de facture directement à d'autres clients ; puis-je envoyer des factures
EDI/XML directement à Unilever ? ........................................................................................................ 6
Je possède déjà l'équipement pour mettre des factures à la disposition de mes clients sur Internet - leur
permettant de voir l'image d'une facture sur le Web. Puis-je utiliser cet équipement au lieu de Tungsten
Network ? ................................................................................................................................................ 7
Unilever enverra-t-il les paiements via Tungsten Network ? .................................................................. 7
Comment le passage de la facturation papier à la facturation électronique sera-t-il géré ?..................... 7
Puis-je envoyer des factures électroniques en utilisant Tungsten Network à tous mes clients ?............. 7
Foire aux questions
Qu’est-ce que Tungsten Network ?
Tungsten Network est un réseau de facturation électronique global. La plate-forme de facturation électronique
de Tungsten Network permet aux fournisseurs d'envoyer des données de facture directement de leurs
systèmes comptables sous n'importe quel format aux clients inscrits sur Tungsten Network.
Qu'attend Unilever du fournisseur quant au mandat de la facturation électronique ?
Unilever a une facturation électronique de mandat pour tous ses fournisseurs facturant à des entités Unilever
d'Europe, d'Amérique du Nord et de la Chaîne logistique. Nous attendons et recommandons fortement à tous
les fournisseurs de s'inscrire à la facturation électronique pour améliorer et optimiser le processus de paiement
de facture.
Existe-t-il d'autres moyens d'envoyer des factures qu'avec la facturation électronique ?
Non, la facturation électronique est la seule option pour envoyer des factures à Unilever à partir du 1er
Octobre 2016
Quelle est la date limite ou délai pour s'inscrire à Tungsten Network ?
Offrant des avantages aux fournisseurs et aux clients, la facturation électronique sera le mode de facturation
par défaut et le traitement des factures papier n'existera plus. À compter de la réception d'une communication,
les fournisseurs des entités Unilever d'Amérique du Nord, d'Europe et de la Chaîne logistique devront être
prêts à envoyer des factures électroniques à partir du 1er Oct 2016. Unilever vous encourage par conséquent à
adapter cette initiative le plus tôt possible.
Qui peut utiliser le service ?
Les fournisseurs d'Unilever recevant des bons de commande payables. Les frais basés et les factures payées par
carte de crédit n'entrent pas dans le cadre du projet.
Comment ça marche ?
Tungsten reçoit les données de facture de votre part par Internet et vérifie certains champs de données au nom
de la clé d'Unilever pour l'acheminement AP et l'approbation, puis envoie un rapport de confirmation à un
contact (ou emails groupés) de votre choix. Tungsten créera ensuite une facture PDF à partir de ces données et
enverra les données et l'image PDF au système de comptes créditeurs d'Unilever. Le responsable de la
certification à la station disposera des données et de l'image pour la certification. Ce processus prend
généralement 30 minutes.
Comment puis-je commencer ?
Votre compte a été créé à votre nom par Unilever avec Tungsten. Suite à cette communication, Tungsten vous
contactera pour vous présenter le programme et vous faire entrer dans le réseau de Tungsten. Si Tungsten ne
vous contacte pas ou si vous souhaitez accélérer le processus, veuillez envoyer un email à [email protected] avec le nom de votre entreprise en priorité. Une fois entré, vous recevrez de Tungsten
un email titré « Prêt à faire des transactions » et vous pourrez commencer à facturer Unilever.
Et si je suis déjà inscrit à Tungsten Network ?
Si vous avez déjà un compte Tungsten, connectez-vous avec vos identifiants et enregistrez un ticket
d'assistance demandant l'ajout d'Unilever en tant que nouvel acheteur à votre compte. Tungsten mettra le
compte à jour pour autoriser la facturation après la vérification d’Unilever.
La facturation via Tungsten Network est-elle une condition pour travailler avec UNILEVER ?
UNILEVER n'acceptera bientôt plus aucune facture papier pour passer à la facturation électronique et profiter
des avantages qu’elle offre à ses entreprises et fournisseurs .
Quels sont les avantages de Tungsten Network ?
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Fourniture de facture sécurisée et garantie - plus de factures perdues
Vous pouvez vérifier l'état de votre facture en ligne - de la fourniture au paiement
Temps de traitement réduit - nous recevons vos factures plus rapidement ce qui signifie que nous
pourrons vous payer à temps
Validation de facture instantanée - Moins de retard à cause d'informations manquantes
Technologie de formatage de n'importe quelles données vers n'importe quelles données - sans
logiciel ou matériel supplémentaire
Une transparence de traitement supérieure et une meilleure gestion du flux de trésorerie grâce à
l'accès 24h/24 et 7j/7 et au rapport
Conformité de la TVA- indépendant du pays dans lequel vos factures sont envoyées ou reçues
Facile et rentable - envoi de factures n'importe quand
Dois-je installer d'autres logiciels ou matériels ?
Tungsten Network est basé sur Internet, par conséquent tout ce dont vous aurez besoin pour accéder à la
plate-forme de facturation électronique sera un navigateur et un accès Internet.
Devrais-je utiliser ce service si mon compte est actuellement payé dans les délais ?
Votre utilisation de Tungsten Network garantira que nous continuerons de vous payer dans les délais. De plus,
vous recevrez une notification lorsque votre facture sera reçue ainsi que l'état de votre facture.
Et si mon système ne peut pas créer de factures électroniques ?
Vous n'avez besoin que d'une connexion Internet et d'un navigateur Internet standard.
Que se passe-t-il si je continue d'envoyer des factures papier ?
Unilever n'acceptera plus les factures papier à partir du 1er Octobre 2016
Dès que vous commencerez à envoyer des factures via Tungsten Network vous devrez cesser d'envoyer des
factures papier.
Quelles options de facturation électronique Tungsten offre-t-il aux fournisseurs utilisant son
réseau ?
Tungsten Network offre des options électroniques flexibles pour l'envoi de factures électroniques acceptant un
large éventail de tailles, systèmes et besoins de traitement de fournisseurs. De plus, les fournisseurs n'ont pas
besoin d'installer de matériel ou de logiciel ni de modifier la manière dont leurs systèmes sont configurés. Il
existe deux méthodes/options principales d'envoi de factures et de notes de crédit via le réseau de Tungsten :
la Solution intégrée et le Formulaire Web :
Solution intégrée : Cette option est la mieux adaptée aux fournisseurs envoyant un volume élevé de factures et
elle permet d'envoyer un fichier de données de facturation (facture ou note de crédit) de leur système financier
directement à Tungsten.
Formulaire Web : Cette option est la mieux adaptée aux fournisseurs envoyant un faible volume de factures et
elle leur permet de créer leurs factures et/ou notes de crédit directement sur le portail en ligne de Tungsten et
de les envoyer par voie électronique à leurs clients.
Puis-je joindre des justificatifs sur Tungsten lors de l'envoi de factures ? Et comment ?
Les exigences relatives à la certification de la facture sont déterminées par le responsable de la certification
local. Dans certains cas, un justificatif sera demandé avec la facture. Celui-ci peut être fourni en créant un
fichier électronique en utilisant les pilotes d'impression sur votre ordinateur ou en scannant le document. Les
fichiers actuellement pris en charge se limitent aux fichiers TIF (ou TIFF), cependant, à l'avenir Unilever
acceptera les fichiers PDF générés par n'importe quel nombre de pilotes d'impression PDF gratuits disponibles
sur Internet ou en tant que sortie directe d'un scanner. Une fois téléchargée, la facture est entrée dans
Tungsten, le justificatif est joint de manière permanente à la facture électronique et envoyé au responsable de
la certification d'Unilever.
Quels sont les frais associés à l'inscription à Tungsten Network ?
Tungsten Network propose deux types de fourniture ; une solution intégrée et une solution de formulaire Web.
La Solution intégrée permet aux fournisseurs d'envoyer leurs données de facture sous n'importe quel format
directement à notre système comptable. Celle-ci intègre votre système de facturation au réseau de facturation
électronique de Tungsten afin que les données soient transférées sans intervention manuelle ; cette solution
comporte des frais d'abonnement annuel plus des frais de transaction si vous dépassez le nombre de factures
gratuites que cette solution offre.
La solution Formulaire Web vous permet d'entrer manuellement des données dans le formulaire sécurisé de
Tungsten Network disponible en ligne. Si vous choisissez d'utiliser la solution de formulaire Web, vous n'êtes
pas obligé de payer des frais d'installation ou d'abonnement pour commencer à utiliser ce service. Vous
recevrez 52 transactions gratuites par an ; si vos besoins de facturation dépassent les transactions gratuites,
vous pourrez en acheter plus. Veuillez suivre le lien sur les tarifs de Tungsten Network suivant :
http://www.tungsten-network.com/media/16602868/tungsten-network-tariffs-2015.pdf
Que couvrent les frais d'abonnement à la Solution intégrée ?
Les frais d'abonnement couvrent le coût de la configuration de votre compte sur le réseau Tungsten Network et
les frais généraux de maintenance du réseau. Les frais d'abonnement sont annuels indépendamment du
nombre de clients que vous facturez via le réseau.
Unilever payera-t-il les frais ?
Unilever ne paie pas les frais au nom des fournisseurs. Des études comparatives ont démontré que le passage à
la facturation électronique offrait des coûts compétitifs pour l'administration des factures. Tungsten Network
vous aidera à choisir l'option la plus rentable pour votre entreprise selon sa taille, complexité et selon le
volume et la fréquence de factures attendues.
Dois-je signer un contrat avec Tungsten Network ?
Si vous sélectionnez la Solution intégrée vous signerez un contrat spécifique du fournisseur avec Tungsten
Network. Si vous choisissez la solution Formulaire Web vous devrez accepter les termes et conditions
indépendantes de Tungsten Network.
Cette obligation de facturation électronique s'applique-t-elle à toutes les entités d'UNILEVER ?
La facturation électronique s'applique à tous les pays d'Europe (sauf la Grèce), l'Amérique du Nord (US et
Canada) et la Chaîne logistique (UASCC et USCC).
Le T&C de contrat et de PO inclut-il la facturation électronique de mandat ?
Oui, tous les T&C de contrats et de PO de fournisseur seront modifiés pour n'envoyer que des factures
électroniques à partir du 1er Octobre 2016
Qui puis-je contacter chez UNILEVER ?
L'implantation de la facturation électronique sera gérée au nom d'UNILEVER par Tungsten Network. Vous
devriez en premier lieu contacter Tungsten Network pour poser vos questions sur la Solution intégrée. Si
Tungsten Network n'est pas en mesure de répondre à vos questions, vous pouvez contacter l'équipe du
programme de facturation électronique d'Unilever à :
[email protected]
Et si mon système ne peut pas créer de factures électroniques ?
Si vous imprimez des factures générées par un système de facturation, vous pouvez envoyer les fichiers de
données de facture à Tungsten Network en utilisant la Solution intégrée. Si vous créez des factures
manuellement (Word, Excel etc.) vous pouvez accéder à la plate-forme de facturation électronique de Tungsten
via le site Web sécurisé et créer des factures en ligne sans utiliser le Formulaire Web. Aucune installation de
logiciel n'est nécessaire ; vous n'avez besoin que d'une connexion Internet et d'un navigateur standard.
J'ai déjà envoyé des données de facture directement à d'autres clients ; puis-je envoyer des
Factures EDI/XML directement à Unilever ?
Non, l'EDI et le XML sont simplement des formats de données pour Tungsten ; vous pouvez donc utiliser ce
format préféré pour fournir les données à Tungsten. Unilever ne peut prélever aucune facture électronique
directement des fournisseurs (même si ces fournisseurs échangent déjà des informations avec d'autres
programmes d'intégration de fournisseur comme e4US).
Je possède déjà l'équipement pour mettre des factures à la disposition de mes clients sur
Internet - leur permettant de voir l'image d'une facture sur le Web. Puis-je utiliser cet
équipement au lieu de Tungsten Network ?
Non, le réseau de Tungsten s'assure que les données que vous envoyez puissent être téléchargées dans le
système de traitement des paiements (DCIW) d'Unilever et, le cas échéant, elles peuvent être mises en
correspondance avec des registres de reçus de marchandises. L'offre à Unilever d'une image de la facture ou
d'une option de téléchargement des données dans un format fixe ne répond pas à cette exigence.
Unilever enverra-t-il les paiements via Tungsten Network ?
Tungsten Network n'est pas une plate-forme de paiement. Unilever continuera d'utiliser son processus de
paiement actuel.
Comment le passage de la facturation papier à la facturation électronique sera-t-il géré ?
Une fois que vous êtes inscrit et prêt à faire des transactions via le réseau, Tungsten Network vous enverra une
alerte pour vous indiquer que vous êtes prêt à envoyer des factures à notre service comptable.
Puis-je envoyer des factures électroniques en utilisant Tungsten Network à tous mes clients ?
Tungsten Network vous permet d'envoyer des factures électroniques à n'importe quel autre client utilisant le
réseau une fois que vous êtes inscrit.
Puis-je envoyer des transactions pour plus d'un client dans un fichier ?
Pour la Solution intégrée, Tungsten Network peut accepter des fichiers de données sous n'importe quel format
couvrant autant de clients que vous le souhaitez. Tungsten Network conviendra avec vous de la manière dont
chaque client sera identifié dans votre fichier de données et enverra chaque transaction au bon client.
Quelle durée de contrat sera offerte et que se passe-t-il si je cesse de fournir Unilever à ce
moment-là ?
Tungsten Network offrira un contrat standard de 3 ans. Vous pourrez également demander un contrat d'une
durée plus courte d‘1 an. Si votre relation d'affaires avec Unilever prend fin, vous pourrez résilier votre contrat
Tungsten Network n'importe quand. Une fois que vous aurez cessé toute transaction, aucun frais de
transaction ne vous sera plus facturé et aucun frais d'abonnement ne vous sera facturé à compter de la date de
résiliation.
Mon entreprise envisage de bientôt changer son logiciel de facturation, dois-je attendre pour
m'inscrire ?
Tungsten Network accepte n'importe quel format de donnée entrant, vous devriez donc rejoindre le réseau le
plus tôt possible et envoyer vos factures dès maintenant pour être sûr que les paiements ne seront pas
interrompus. Vous pouvez simplement informer Tungsten des changements lorsque vous êtes prêt à utiliser
votre nouveau logiciel. Ils feront les changements nécessaires sans interrompre la fourniture des factures.
Tungsten Network peut-il fonctionner avec un personnel technique qui ne parle pas anglais ?
Si vous avez besoin d'aide dans une langue particulière pour créer votre compte, veuillez appeler le
+44(0)8701657420/7430 et demander une assistance dans les langues suivantes : français, allemand,
néerlandais et espagnol. Tungsten Network possède également des numéros du service clientèle pour les pays
suivants :
France
Allemagne
Pays-Bas
Espagne
Irlande
Suède
Finlande
Danemark
0170708100
069222220290
0207121385
0914141472
012477709
0850578418
800118871
080885818
Si j'envoie actuellement des factures de consignation, pourrai-je toujours le faire
électroniquement via Tungsten Network ?
Oui, du moment que le processus de consignation d'Unilever européen standard est suivi. Veuillez demander
des détails au directeur de l'implantation ou au bureau d'aide de Tungsten Network.
Si j'utilise actuellement l'auto-facturation dans le cadre de mon processus d'affaires pour la
facturation à Unilever, pourrai-je encore le faire électroniquement via Tungsten Network ?
Non, l'auto-facturation n'est pas encore prise en charge dans la configuration Unilever Tungsten Network.
Quand et comment puis-je payer les frais d'abonnement ?
Solution intégrée : Le paiement des frais d'abonnement annuels initiaux pour la Solution intégrée est dû à la
signature du contrat. Tungsten ne commencera pas l'implantation Fournisseur tant que le paiement par carte
de crédit, ACH ou autre ne sera pas confirmé. Les frais annuels incluent l'installation, le mappage, la
maintenance et l'assistance pour le service couvert. Les prix sont soumis à des changements dans les 30 jours
sur préavis écrit. Tous les frais sont hors taxe, qui est la responsabilité du Fournisseur intégré.
Formulaire Web : Une fois l'inscription au Formulaire Web terminée, chaque compte de fournisseur sera
crédité de 52 transactions initiales gratuitement. Ces 52 transactions seront renouvelées au bout de 12 mois à
compter de la date d'inscription, sauf si elles sont complètement utilisées et si d'autres transactions sont
nécessaires dans la période de 12 mois. À ce moment-là, un lot de 25 sera la quantité minimum que vous
pourrez acheter
Y a-t-il d'autres informations disponibles sur le service Tungsten Network ?
Oui, veuillez visiter le http://www.tungsten-network.com/unilever/
Tungsten Network propose-t-il des tutoriels vidéo expliquant le processus ?
Oui, veuillez suivre les liens suivants.
Comment s'inscrire au portail Tungsten Network ?
http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/126842718
Comment se connecter à Unilever ?
http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130911077
Comment créer une Facture et une Note de crédit ?
http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40826366
Comment ouvrir un ticket d'assistance et suivre sa progression ?
http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40828671
Comment voir l'état des factures sur le Portail Tungsten ?
http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130568961