7 Sommet mondial des arts et de la culture prévu pour

7e Sommet mondial des arts et de la culture prévu pour 2016 ou 2017
Appel à manifestations d’intérêt
(Février 2012)
Le conseil d’administration de la Fédération internationale de conseils des arts et
agences culturelles (FICAAC) sollicite des manifestations d’intérêt préliminaires pour
l’organisation du 7e Sommet mondial des arts et de la culture entre la mi-2016 et la
mi-2017.
Les Sommets mondiaux des arts et de la culture précédents se sont tenus à :
• Ottawa, Canada, 2000
• Singapour, 2003
• Newcastle-Gateshead, Angleterre, 2006
• Johannesburg, Afrique du Sud, 2009
• Melbourne, Australie, 2011
Le 6e Sommet mondial aura lieu à Santiago du Chili du 13 au 16 janvier 2014.
Le Sommet mondial des arts et de la culture rassemble des conseils nationaux des
arts, des ministères de la culture, des responsables de politiques artistiques et
culturelles, des artistes et des dirigeants locaux du monde entier. Il offre une tribune
unique pour l’échange d’expériences et d’idées sur les enjeux vitaux touchant le
soutien public aux arts et la créativité au niveau national et au niveau mondial
Chacun de ces Sommets a été un succès, rassemblant des personnalités des pouvoirs
publics et des arts d’environ 80 pays, et suscitant l’intérêt des médias locaux et
internationaux. Vous trouverez plus amples informations sur www.ifacca.org ou
www.artsummit.org.
La sélection de l’hôte du 7e Sommet mondial se fera en deux étapes :
a) la soumission d’une manifestation d’intérêt préliminaire ; et
b) la soumission d’une proposition définitive des pays qui auront été retenus par le
conseil d’administration de la FICAAC.
Vous trouverez ci-joint des recommandations pour les manifestations d’intérêt, y
compris un calendrier pour le processus de sélection.
Si vous avez l’intention de soumettre une manifestation d’intérêt pour accueillir le 7e
Sommet mondial des arts et de la culture et aimeriez discuter de vos plans, n’hésitez
pas à prendre contact avec le secrétariat de la FICAAC.
Sarah Gardner
Directrice exécutive
7e Sommet mondial des arts et de la culture
Recommandations pour la soumission d’une manifestation d’intérêt
Historique
Le Sommet mondial des arts et de la culture (le Sommet) est destiné à offrir aux
responsables de politiques artistiques, et aux autres personnes concernées, l’occasion de
discuter des grands enjeux concernant le soutien apporté par les services publics aux arts
et à la créativité. Tous les organismes nationaux de financement des arts (conseils des arts
et ministères de la culture) sont invités à y participer. Ces sommets sont également
ouverts aux personnes intéressées à l’élaboration de politiques artistiques et culturelles et
au soutien à la création artistique.
Conditions requises
Nous sommes ouverts à toute proposition, mais il y a certaines conditions à observer :
Conditions générales
• Le Sommet doit être organisé par un organisme public de financement des arts ou
un ministère de la culture membre de la FICAAC, ou en étroite collaboration avec
l’un deux. Si une soumission ne provient pas d’un membre national de la
FICAAC, elle doit inclure une lettre de soutien d’un membre (ou futur membre)
national indiquant clairement son engagement à la FICAAC et au Sommet eu
égard à la gestion, au soutien financier et aux autres formes d’assistance. (Si, au
moment de la soumission, l’organisme public concerné n’est pas membre de la
FICAAC, il devra s’engager à le devenir en 2013).
• Le Sommet se déroulera sur une période d’environ trois jours et recevra
approximativement 500 délégués.
• La date de l’assemblée générale de la FICAAC sera fixée de façon à coïncider
avec le Sommet.
• Si la langue officielle du Sommet est l’anglais, la documentation promotionnelle
et les débats du Sommet doivent ordinairement être traduits dans au moins deux
autres langues (généralement le français et l’espagnol).
• Le Sommet aura lieu entre la mi-2016 et la mi-2017. La FICAAC est ouverte aux
suggestions quant à la période de l’année la plus appropriée pour organiser un tel
évènement.
• Le public cible du Sommet devrait inclure :
Membres de plein droit et membres
affiliés de la FICAAC
Organismes de financement des arts
Ministères de la Culture
Artistes
Sociétés commanditaires
Autres intéressés par le financement
et le soutien aux arts
Secteur de l’industrie culturelle
Réseaux culturels
Agences internationales
Organismes de représentation des arts et
réseaux d’artistes
Gouvernement municipaux et locaux
Responsables et chercheurs en matière de
politiques artistiques
Universitaires et établissements
d’enseignement supérieur
Enseignants et administrateurs des arts
Fondations privées
Médias internationaux
Rôle de la FICAAC
La FICAAC joue un rôle actif en sa qualité de co-hôte du Sommet, et son secrétariat
offrira tout un éventail de ressources et d’expertise pour assurer la réussite de
l’évènement. Par exemple, la FICAAC procurera :
• le logo et la stratégie de marque pour le Sommet ;
• la structure et l’hébergement du site Web ;
• des modèles, des calendriers et des documents standards pour faciliter tous les
aspects de l’organisation du Sommet ;
• des conseils sur la sélection d’un thème, l’élaboration du programme et les
intervenants ;
• une recherche à l’échelle internationale sur le thème du Sommet, la rédaction d’un
« document de réflexion » et un rapport de clôture intégrant les débats du
Sommet ;
• des conseils sur l’administration du programme de bourses ;
• de l’aide concernant tous les aspects internationaux des préparatifs pour le
Sommet, tels que la collecte de fonds, le marketing et la gestion de bases de
données ;
• une évaluation du Sommet, et
• les frais de voyage et d’hébergement pour son propre personnel se rendant au
Sommet.
Conditions budgétaires
• Les coûts de l’évènement seront pris en charge par l’hôte.
• En sus du soutien apporté par le gouvernement hôte, des revenus pourront être
générés par le biais
o de dotations accordées par d’autres organismes publics (gouvernements
régionaux, locaux ou municipaux) ;
o de fondations privées ;
o de parrainages ou de contribution en nature ;
o des droits d’inscription (y compris pour les personnes accompagnantes).
• Le budget du Sommet doit tenir compte des coûts associés aux aspects suivants :
o gestion et administration du Sommet et des manifestations y afférentes ;
o location des locaux, restauration, transports locaux et administration ;
o marketing, conception, impression de documents, dossiers de conférence,
photographies ou enregistrements ;
o voyage et hébergement des intervenants et autres coûts liés à l’élaboration du
programme ;
o une contribution (d’au moins 35 000 dollars australiens) aux coûts de la
recherche requise pour la production d’un « document de réflexion » sur le
thème du Sommet et d’un rapport de suivi (qui seront réalisés, ou commandés,
par le secrétariat de la FICAAC en consultation avec l’hôte) ;
o un programme artistique/culturel pour compléter le programme du Sommet ;
o un dîner officiel pour tous les délégués et les invités de marque ;
o traduction de la documentation promotionnelle et services d’interprétariat
dans au moins trois langues (anglais, français et espagnol) ;
o le programme de bourses pour le Sommet, qui permettra à au moins 20
délégués de pays en développement de se rendre au Sommet grâce à la
gratuité de l’inscription, du voyage et/ou de l’hébergement ;
•
o les coûts de location des locaux et de restauration pour les propres évènements
de la FICAAC, à savoir :
l’assemblée générale (100 personnes se réunissant pour environ deux
heures avant le Sommet),
les réunions des cinq sections régionales de la FICAAC (environ 30
personnes par réunion, chaque réunion durant environ deux heures et
se déroulant après le Sommet), et
deux réunions du conseil d’administration (10 personnes se réunissant
pour environ deux heures, avant et après le Sommet) ;
o les frais d’hébergement et de transport local encourus lors de la visite du lieu
choisi pour le Sommet par un représentant de la FICAAC, visite qui se fera
durant la phase de la manifestation d’intérêt ou celle de la planification ;
o la présence d’un représentant de l’organisation candidate aux réunions du
conseil d’administration de la FICAAC lors du processus de soumission et de
la période de planification ; et
o la documentation du Sommet sous forme d’évaluations, de photographies, de
vidéos, de contenu en ligne et d’imprimés.
Une redevance doit être payée à la FICAAC qui doit également être intégrée dans
le budget prévu et payée par versements annuels jusqu’au Sommet. Si cette
redevance peut être négociée avec le soumissionnaire retenu en fonction des
conditions particulières, nous envisageons qu’elle se situera aux alentours de
125 000 dollars australiens. (Cette redevance n’inclura pas les contributions aux
coûts du rapport de recherche pour le Sommet décrit plus haut.)
Candidatures
Les offres de manifestation d’intérêt doivent être rédigées en anglais.
Il n’y a pas de modèle particulier pour les candidatures. Elles doivent toutefois
répondre aux critères de sélection ci-dessous, et clairement faire état de :
•
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la façon de concevoir le Sommet, et des raisons de vouloir l’organiser ;
la capacité de mettre en œuvre un programme, à la fois pragmatique et produisant
des résultats concrets, qui reflète un attachement au soutien des arts par les
services publics ;
l’engagement à faire participer un large éventail d’individus venant de toutes les
parties du monde ;
une structure bien définie de gestion et de communication de l’information, avec
un point de contact principal pour la FICAAC dans la planification, l’élaboration
et la mise en œuvre du Sommet ;
des dépenses prévues pour la mise en œuvre du Sommet, et des moyens qui
permettront de prendre en charge ces dépenses, en présentant un budget
préliminaire équilibré (un modèle de budget est disponible sur demande) ;
du consentement de travailler en coopération avec le conseil d’administration et
le secrétariat de la FICAAC pour l’organisation du Sommet.
Critères de sélection
Le conseil d’administration de la FICAAC s’appuiera sur les critères suivants pour (a)
présélectionner les manifestations d’intérêt, et (b) prendre la décision finale quant à l’hôte
du Sommet :
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qualité du programme proposé, y compris les suggestions concernant les thèmes,
les intervenants et les programmes auxiliaires (représentations artistiques,
réceptions, excursions) ;
mesure dans laquelle le programme proposé traduit la vision et les objectifs de la
FICAAC ;
adéquation de la ville, de la date et du site proposés (facilité et coûts des
transports aériens, facilité d’accès à partir des principaux aéroports, sécurité,
infrastructure pour l’interprétation simultanée, coût et qualité de l’hébergement,
communications, climat, facilité d’obtention des visas d’entrée, etc.) ;
viabilité du budget proposé, niveau de soutien financier apporté au Sommet par le
gouvernement hôte et par d’autres sources et étendue du soutien apporté aux
délégués des pays en développement ;
expérience de l’organisation hôte en matière de mise en œuvre de manifestations
de cette ampleur et de cette nature.
Calendrier du processus de sélection
Février 2012
Appel à manifestations d’intérêt pour accueillir le 7e Sommet mondial
6 juillet 2012
Date de clôture des manifestations d’intérêt
Juillet-août 2012
La FICAAC est en contact avec les soumissionnaires de
manifestations d’intérêt pour s’assurer que les informations requises
ont bien été fournies.
Septembre 2012
Les manifestations d’intérêt sont présélectionnées par le conseil
d’administration de la FICAAC. Les organisations ayant soumis une
manifestation d’intérêt seront invitées à être présentes au conseil
d’administration (mais ce n’est pas obligatoire).
Oct. 2012 à jan. 2013
Les manifestations d’intérêt présélectionnées sont développées en
propositions définitives
15 février 2013
Date d’échéance des propositions définitives (avec budget détaillé)
Mars 2013
Réunion du conseil d’administration de la FICAAC et sélection de
l’hôte du 7e Sommet mondial
Mai 2013
Projet de protocole d’accord rédigé et révisé par les deux parties
Septembre 2013
Protocole d’accord avec l’hôte du 7e Sommet signé en réunion du
conseil d’administration de la FICAAC
Janvier 2014
Annonce de l’hôte du 7e Sommet mondial à l’occasion du 6e Sommet
mondial (à Santiago du Chili)
Mi-2016 à mi-2017
Le 7e Sommet mondial a lieu.
Informations complémentaires
Vous trouverez des informations sur la FICAAC sur www.ifacca.org et les comptes rendus
des Sommets mondiaux précédents sur :
Canada, 2000 :
www.ifacca.org/ifacca_events/first-world-summit/
Singapour, 2003 :
www.ifacca.org/ifacca_events/second-world-summit/
Angleterre, 2006 :
www.ifacca.org/ifacca_events/third-world-summit/
Afrique du Sud, 2009 : www.ifacca.org/ifacca_events/fourth-world-summit/
Australie, 2011 :
www.artsummit.org (jusqu’à fin 2012)