Equipes et Activités APEL Massillon Massillon Parents Association

 Equipes et Activités APEL Massillon
Massillon Parents Association Commissions and Activities
L’APEL peut être défini en trois mots : Richesse, Accueil et Partage
Three words define the APEL: Enrichment, Welcome and Sharing (through solidarity)
Toutes les Commissions APEL sont intégrées par des parents BENEVOLES. Chaque responsable
de commission planifie et détail les besoins/fournisseurs de l’événement. Idéalement deux
bénévoles (français et international) travaillent en binôme pour représenter toute la communauté
Massillon et enrichir l’expérience. All APEL commissions are formed by VOLUNTEER parents.
Each head of commission plans and lists the activity’s particular needs/resources. Ideally two
volunteers -French and International- work together to enhance the experience and reach the whole
Massillon Community.

Accueil - Hospitality team: cette commission intervient pour toutes les opérations de l’année
en apportant boissons, gâteaux… pour assurer la convivialité. (TOUTE AU LONG DE
L’ANNEE).This commission insures the hospitality at different events/activities planned by
APEL or the school. The team members may schedule the times and activities calendar to
allow each other a fair amount of time investment during the school year. Refreshments
baking/shopping and a permanent APEL representation are the most important tasks.

Accueil International - Welcome Team International: destiné plus particulièrement aux
toutes les familles étrangères ou françaises de retour d’expatriation (Sections Primaire et
Secondaire) pour essayer de fournir des informations (non académiques) a fin de faciliter
l’adaptation des nouveaux au sein de l’établissement et a Clermont Ferrand. Il est préférable
que cet accueil soit assuré par des personnes connaissant l’expatriation ou la vie en pays
étranger et parlant au moins l’anglais. (TOUTE AU LONG DE L’ANNEE).Created to
better respond to International and returning from expatriation families needs, this team
offers guidance and information to help each family feel welcome to the Massillon
community. This commission’s responsibility continues through the whole school year. It is
advisable but not mandatory that the welcome team is formed by volunteers with previous
expat experiences and/or fluent in foreign languages, English preferably.

Parent Relais Accueil Primaire - Parents Network (Primary section): Il facilite l’accueil et
favorise l’intégration des familles à Massillon tout au long de l’année. Il assure le relais entre
les familles de l’école et les parents de l’APEL. En binôme (francophone + international)
par classe, il essaie de tenir compte de la spécificité internationale de l’établissement. Il
s’attache à communiquer sur ce qui est organisé par les parents d’élèves et l’APEL tout au
Projet et mis a jour Oct. 2013 Monica Rivera ‐ APEL Massillon long de l’année. ATTENTION : Il n’est pas un relais entre les parents et l’enseignant, et ne
traite donc pas des sujets scolaires. En cours d’année, les parents relais seront informés de
nouveaux arrivants dans leur classe et s’assureront de leur intégration dans l’établissement.
(TOUT AU LONG DE L’ANNEE). New Commission 2013. The list of parents relais is
published at the APEL Massillon and EBI web pages. Created to help the integration of the
Massillon community Primary section families, parents will work by pairs (FrenchInternational) to provide specific school class information and to facilitate communication
between the families and the APEL bureau and its initiatives. NOTE: The network parents
are not intended to be involved with school academics. All through the school year, the
volunteers will be informed of new arriving families contact information and dates.

Parents Délégués (Collège et Lycée) - Delegate Parents (Secondary section): les parents
correspondants font le lien entre les familles des élèves d’une classe et l’établissement en
passant par le responsable de la commission. Ils assistent aux conseils de classe et rédigent
un compte-rendu qu’ils diffusent aux familles après accord du professeur principal et du
parent responsable de la commission. Ils diffusent certains courriers. La responsable de la
commission contacte les parents pour recruter des volontaires, réunit ceux-ci pour les
informer des modalités d’intervention et des responsabilités envers parents et établissement.
Elle recueille les comptes-rendus de conseil de classe, envoie les informations à diffuser par
les parents correspondants. Elle rencontre régulièrement le chef d’établissement pour faire
remonter les questions des parents et inversement informer les parents des décisions ou
positions prises par la direction. Elle organise une réunion de tous les parents
correspondants avec le chef d’établissement pour proposer des améliorations au
fonctionnement de l’établissement. (TOUTE AU LONG DE L’ANNEE) The list of
parents is published at the APEL Massillon web page. These parents « represent » the class
members and work as a link in between the families and the school with the supervision and
guidance of an APEL coordinator. The volunteer parents participate at the “conseil de clase”
with the teachers and write an outcome summary that is sent to the families. Other
communications might be sent though their network in needed. The “parents délégués”
coordinator recruits and contacts volunteers and gives them a summary of their rights and
responsibilities (participation, calendar, etc.) toward this activity. She also meets the school
director and the academics team to discuss questions, events, improvement propositions
made either by parents or the school.

Massillon Magazine (MM) - Massillon Magazine (MM): Equipe consacre a la publication des
activités organisés par l’école et APEL. La responsable contacte des parents, professeurs,
élèves et l’équipe de l’école et Massillon pour se fournir des informations et photos. La
coordinatrice contacte les responsables de l’établissement avant toute diffusion et vérifie que
celle-ci soit faite dans des délais suffisants, elle assure la mise à jour de MM dans la page
APEL sur le site de Massillon mensuellement. (APARITION DU MAGAZINE :
Projet et mis a jour Oct. 2013 Monica Rivera ‐ APEL Massillon PREMIERS JOURS DU MOIS) For more information check all MM issues. MM
coordinator ensures the articles/pictures contributions through volunteer parents, teachers,
students, etc; He/she contacts each school director before MM publication at the Massillon
and EBI web pages within monthly publication due dates. (THE MAGAZINE IS
PUBLISHED THE FIRST DAYS OF THE MONTH).

Communication et traduction - Communication and translation: cette commission prend en
charge l’annonce (en plusieurs langues) des différentes actions de l’APEL en créant affiches,
courriers et en choisissant le canal de diffusion le plus approprié. Elle réalise l’annuaire des
familles de Massillon. Elle assure la parution de Massillon Magazine. Création et garantie de
la mise à jour de la page APEL Massillon/EBI (TOUTE AU LONG DE L’ANNEE). This
commission is responsible of advertising (in different languages) the events organized by the
APEL. Options vary between posters, emails, cahier de liaison, principal teachers,
WebPages, etc. This team is also responsible of the Massillon families’ directory update as
well as for the translations/proofreading of APEL communications and articles published at
Massillon Magazine (school newsletter).

Atelier bricolage - Handcraft workshop (adults): a lieu toute l’année dans le local de
l’établissement, à but convivial d’abord, mais fournit aussi le marché de Noël des enfants. La
responsable avertit les parents de l’existence de l’atelier, prépare des idées de bricolage,
achète du matériel, fixe les dates et horaires de rendez-vous. (TOUTS LES MARDIS AU
LONG DE L’ANNEE) For more information check the MM FEV 2013 issue.This activity
takes place all year long and has two objectives: to offer volunteers a friendly useful way to
socialize and to provide Christmas themed items for the Marche de Noel Christmas Market.
The responsible tasks include: advertising, recruiting, bring fresh ideas for the workshop,
material shopping, scheduling of the activities and participation at the Christmas market with
a stand.

Apéritif de Bienvenue - Welcome Aperitif: Par un apéritif ou goûter d’accueil, ces familles
sont invitées à se rencontrer pour partager expériences, interrogations sur le fonctionnement
de la scolarité en France et les soucis de la vie quotidienne. (ACTIVITE ORGANISE LE
DIMANCHE APRES-MIDI ANTERIEUR A LA RENTREE). For more information
check the MM SEP 2013 issue. An international “meet and greet” gathering is organized
right before the beginning of the school year (Sunday afternoon). This event encourages new
and veteran (international and returning expat) families to share and exchange experiences
regarding life in Clermont Ferrand. This is a very special and successful event that allows
participants to meet new friends and find some common ground.

Buffet d’automne - Fall Buffet: buffet où chaque famille apporte une spécialité de son pays
(sucrée et salée). But : réunir toutes les familles de l’école désireuses de profiter de
Projet et mis a jour Oct. 2013 Monica Rivera ‐ APEL Massillon l’ouverture internationale de Massillon. (PREMIERE VENDREDI D’OCTOBRE) For
more information check the MM NOV 2012 issue.The Buffet d’automne is a family oriented
event that brings the whole Massillon Community together where each family shares dishes
(sweet and savory) from their place of origin/heritage. This event involves an aperitif, special
buffet for kids and entertainment. The event takes place the first Friday of October.

Bourse aux vêtements - Second hand clothes sale: deux dans l’année, automne et printemps.
On permet aux familles de vendre des vêtements d’occasion en bon état en prenant une
petite commission. La responsable fixe les dates avec le directeur, réserve la salle, avertit les
familles de l’établissement et d’ailleurs des modalités de la bourse, mobilise une équipe,
prépare un fonds de caisse et fait le bilan financier de l’opération. Service aux familles, but
non lucratif. (MOIS D’OCTOBRE ET DE MARS) For more information check the MM
NOV 2012 issue.Organized two times a year (spring and fall) this event allows families to
find clothes and accessories “good deals”. The responsible fixes convenient dates (normally
two days), reserves the location (school property limits) and manages the whole operation
(tags, prices criteria, logistics, etc.). This event is not a fundraising activity.

Couronnes de l’Avent - Christmas wreaths workshop and sale: la fabrication et la vente des
couronnes de l’Avent sont réalisées par une équipe pendant la dernière semaine du mois de
novembre. La responsable de l’équipe commande et achète le matériel nécessaire à la
fabrication, mobilise les parents qui ont déjà participé et cherche à recruter de nouveaux
parents. Elle organise l’atelier de fabrication, décide du nombre de couronnes à fabriquer,
demande un fonds de caisse aux trésorières, fixe les prix de vente, travaille avec la
communication pour avertir les parents des dates et horaires de vente. Atelier temporaire
convivial, à but lucratif, les bénéfices assurent le financement des actions de l’année
(carnaval, Journée Internationale). (FABRICATION : PENDANT LES 10 DERNIERS
JOURS DE NOVEMBRE/VENTE : DERNIER JEUDI ET VENDREDI DE
NOVEMBRE) For more information check the MM OCT 2012 and DEC 2012 issues.The
fabrication and sale of the Christmas wreaths take place during the last weeks of November.
The responsible orders and buys the material and finds volunteer parents to participate
either for the fabrication or the sale. The workshop goes for approximately 10 days.
Deciding the number of wreaths, sale prices, advertising of events, workshops as well as sale
schedules (2 days) form part of the head’s job as well. This is a fundraising seasonal activity.
The profits will insure the possibility of organizing other events and support for the
Massillon community.

Entretiens de Motivation - Job or School Interview Practice : Pour clore la préparation aux
oraux, une simulation d’entretiens est organisée entre les vacances de février et de Pâques.
En collaboration avec la responsable du lycée, le/la responsable de la commission est chargé
de trouver une quarantaine de professionnels disponible un samedi matin, organise le
Projet et mis a jour Oct. 2013 Monica Rivera ‐ APEL Massillon planning, met à jour les documents d’évaluation et s’assure de la bonne logistique en lien
étroit avec la commission accueil. (DATE A FIXER AVANT LES VACANCES DE
NOEL) For more information check the MM AVR 2013 issue. Organized exclusively for
graduating students, the responsible contacts volunteers with all kind of
backgrounds/studies/professions to act as interviewers to guide and support students with
job or school interview experiences. The coordinator, supported by the Lycée responsible,
organizes the planning and logistics of the event. Advice for resume and motivation letter
writing is provided. There are two dates offered for this event one for French students and a
second one offered for bilingual students.

Marché de Noël (Primaire) - Christmas Market (Primary section): Tout au long de l’année, la
responsable peut acheter des petits objets qui seront mis en vente. Elle contacte les parents
de l’atelier bricolage qui fabriquent des objets destinés à la vente, elle recrute des parents
pour aider à la vente, avertit les familles par le biais des cahiers de liaison, fixe les prix des
objets, demande un fonds de caisse aux trésorières et décide de l’organisation des stands. But
non lucrative. (JEUDI AVANT LES VACANCES DE NOEL) For more information
check the MM JAN 2013 issue. Non fundraising activity planned and offered for Primary
kids during the month of December (Thursday before holiday vacations). The event
responsible recruits volunteers to buy, sort, mark items and place stands during the Market
sale. Advertising the event, sales and finances are also part of this job.

Marché de Noël créatif – Christmas Market: destiné aux élèves du secondaire, aux parents et
aux enseignants, a lieu un vendredi et un samedi de décembre (avant les vacances de Noel).
Il permet à des parents de vendre leurs créations et fait appel à d’autres artisans et créateurs.
Une participation fixe ou proportionnelle aux ventes est demandée aux exposants. La
responsable fixe la date de la vente avec le directeur, réserve le foyer-lycée, avertit de la
vente, contacte des exposants. But non lucratif, pour l’instant les bénéfices sont destinés à
une association humanitaire. (LE 2eme WEEKEND DECEMBRE) For information check
the MM JAN 2013 issue.This activity is offered to Secondary section students, parents,
teachers and school staff during a weekend before the holiday vacations in December. It
allows parents, friends or external art crafts creators to offer their items at one location. In
order to participate at this event, either a non negotiable fee or a percentage of the benefits
will be asked from each stand. The event responsible fixes the event date, reserves location
(school limits), advertises the event internally and externally, etc. This is a non lucrative event
to this date; all benefits are donated to a nonprofit organization.

Bricolage enfants - Handcraft workshop (lower Primary section): Cette activité a lieu en
hiver pour les enfants qui déjeunent à la cantine dans le sous-sol du bâtiment primaire. La
responsable fixe les dates de l’atelier, organise une équipe de parents qui encadreront les
enfants, décide des classes concernées et du nombre d’enfants participant, rassemble les
Projet et mis a jour Oct. 2013 Monica Rivera ‐ APEL Massillon idées de bricolage et achète du matériel ou fait appel aux familles pour fournir le matériel.
(MOIS DE DECEMBRE A AVRIL) For more information check the MM FEV 2013 issue.
During the winter season (December-April) this activity is offered for the children during
lunch recess. The responsible fixes dates, themes, number or participants, schedules and
buys the material. Several volunteers are needed to help due to the hands-on nature of this
activity and the children needs and ages.

Santé et Prévention - Addictive behaviour prevention: cette équipe propose aux
responsables de niveaux de l’établissement des interventions sur la prévention des addictions
et aide à les organiser, en contactant des intervenants extérieurs, en préparant une équipe qui
utilisera des outils appropriés. (LES DATES DES ACTIONS VARIENT D’ACCORD
AUX ORGANISATIONS/PARTICIPANTS). The commission members find and ensure
the pertinent intervention of various organizations, external speakers and programs. They
also make sure there are suitable dates and tools available to provide the students and
parents with a valuable experience.

Journée Internationale - International Day: Cet évènement a été crée dans le but de célébrer
le caractère multiculturel de l’établissement au travers d'un thème choisi en début d’année
avec les directeurs. Ce thème sert ensuite de base de travail aux enseignants durant l'année
scolaire et le jour de la Journée Internationale des activités sont organisées par des parents
bénévoles et proposées aux élèves en collaboration avec les enseignants (FIN
JANVIER/DEBUT FEVRIER) For more information check the MM FEV 2013 Edition
spécial issue.This event was created to celebrate the school multi-cultural side through a
subject which is decided at the beginning of the school year with the directors. This event is
used as work basis by teachers during the all school year and on the International Day
activities are organized by volunteers and proposed to the students in collaboration with the
teachers (End of January/Beginning of February)

Vers Mon Avenir Professionnel - Carrer « orientation » Day : Il s’agit d’organiser, avec la
responsable des études du lycée, une rencontre « forum » un samedi matin, après les
vacances de février, entre les élèves de seconde et une quarantaine de professionnels venant
d’horizon variés. Le/la responsable de cette commission est chargé de contacter les
intervenants, de réaliser les groupes (élèves et professionnels) grâce aux résultats d’un test
(logiciel prévu), organise le planning, anime une réunion préparatoire, et s’assure de la bonne
logistique en lien étroit avec la commission accueil. (MOIS DU FEVRIER) For more
information check the MM AVR 2013 issue.This commission head works with the
Lycée/High school responsible to find pertinent dates, training, orientation tests schedules
and to organize the event logistics (place, material, etc.). She also is in charge to recruit and
contact parents to invite them to participate as guests/speakers. At the end of each event a
Projet et mis a jour Oct. 2013 Monica Rivera ‐ APEL Massillon post-mortem reunion of the activity helps the organizer to accommodate needs and
preferences for future events.

Carnaval - Primary School costume parade: le responsable de l'équipe rappelle la date du
Carnaval par un mot dans les cahiers et sollicite les parents pour la confection de crêpes et
leur aide pour l'animation de l'après-midi costumée, au cours de laquelle l'APEL et ses
bénévoles distribuent crêpes et boissons aux enfants. Il faut prévoir garniture des crêpes
(sucre, Nutella..), vaisselle et boissons. (MOIS DE MARS) For more information check the
MM AVR 2013 issue.The Carnaval organizer sends a word/reminder through the cahier de
liaison and asks the parents and volunteers for their help to provide crepes and “toppings”.
The Kindergarden and Primary students participate at the parade, dance and get a chance to
taste the delicious snacks provided and made especially for this afternoon. Beverages and
music are a must for this event!

Bal des Terminales - Garden Party : Evénement qui réunit les élèves, enseignants,
responsables du lycée et parents du CA autour d’un buffet. La responsable réserve une salle,
commande buffet et boissons, envoie les invitations en assurant la sécurité. -MASSILLON
SECTION FRANCAISE- L’EBI ORGANIZE UN EVENEMENT SEPARE (DERNIER
VENDREDI DU MOIS DE JUIN) For more information check the MM SEP 2012 and
2013 issues. Planned for the last Friday of June, this event reunites the students, teachers,
staff, directors and parents to celebrate the graduating students. The event responsible takes
care of reserving the event’s place, buffet and drinks planning (provider), event security
system and invitations. The EBI section organizes a Graduation Event separately.

Kermesse - End of the year Primary school party: La kermesse est LA journée importante
pour les enfants du primaire. Les enfants préparent un spectacle par classe, qu’ils présentent
à tous les parents. Pendant ce temps, il y a des stands de jeux et d’activités diverses. La
buvette, le salon de thé et les stands internationaux font la joie de tous. Pour finir la journée,
il y a un apéritif et un diner barbecue qui réunit toutes les familles, parents et enfants, ainsi
que les enseignants. C’est suivi d’une soirée dansante qui clôture cette grande journée de fête.
Chacun peut s’investir selon ses disponibilités : tenir un stand pendant l’après-midi, aider à la
préparation du dîner, servir le diner aux autres parents, préparer le matériel pendant les
semaines précédentes, aider à l’organisation des stands, et jeux durant les semaines
précédentes. Ce sont des moments très conviviaux, placés sous le signe de la bonne humeur
et de la fête. Tous les parents sont les bienvenus pour apporter leur aide ! (DERNIER
SAMEDI DE JUIN) For more information check the MM SEP 2013 issue. The end of the
year school party is the FUN date for excellence. By classes, kids perform for the school
families and enjoy the various activities and stands. A “salon du the” and traditional
international stands complement this event. At the end, an aperitif and a BBQ, with DJ and
music, are offered to the whole Massillon Community (Primary and Secondary sections,
Projet et mis a jour Oct. 2013 Monica Rivera ‐ APEL Massillon teachers, school staff, etc.). Each volunteer invests as much time as their schedules allow:
planning, organizing, helping at a stand, setting up or cleaning after the event. Tickets for
these two events are sold separately.

Bourse aux manuels scolaires - Used books sale (Lycée): Action concerné aux lycéens et aux
élèves de troisième qui vont rentrer au lycée. La responsable fixe les modalités de la Bourse,
en informe les familles, recrute les parents, fixe les dates de dépôt et vente, fait les comptes,
correspond avec les organismes extérieurs, envoie les chèques de règlement aux familles.
(FIN DE LANNEE SCOLAIRE/DEBUT JUILLET) For more information check the MM
SEP 2012 issue. At the end of the school year, this activity is proposed to the graduating
students of 3e (Lycée). The responsible of this activity defines the parameters on which this
sale will take place: advertising, volunteer recruiting, calendar, dates, prices, new books
providers, and takes care of finances during and at the end of the event (sends “sales profit”
to each used books owner).

Commission Sport – Sports Commission: La mission de la commission sport est
d’encourager et de promouvoir le pratique de sport à tous les niveaux dans le but de
développer et renforcer l’esprit de communauté à l’école Massillon. (DATES TBA) For
more information check the MM MAI & JUIN 2013 issues. The mission of the Sport
Commission is to encourage and promote the practice of sports at all levels with the aim to
develop and strengthen Massillon school spirit.
Projet et mis a jour Oct. 2013 Monica Rivera ‐ APEL Massillon