Services de VISIO CONFÉRENCE - ged - lille3

Services de
VISIO CONFÉRENCE
Direction des Usages du Numérique - 8 février 2016
L
es icônes Rendez-vous et Renavisio de votre ENT vous permettent
de lancer les services de visio conférences du Réseau National de
télécommunications pour la Technologie l'Enseignement et la Recherche,
(RENATER).
Créer une web conférence avec "Rendez-vous"
Le service Rendez-vous permet de communiquer en vidéo avec plusieurs personnes en utilisant un
navigateur Internet (équivalent Skype). https://rendez-vous.renater.fr/
Une authentification est demandée au créateur de la conférence
(identifiants Lille 3) mais les invités n'ont pas d’authentification à
effectuer ni de compte spécifique à créer ; éventuellement ils
auront un mot de passe à entrer si le créateur de la conférence
l'a protégée par un mot de passe.
Ce service peut être utilisé depuis n'importe quel ordinateur
équipé d'une webcam connecté à Internet. Il est utilisable par les
enseignants, les personnels administratifs et techniques, et les
étudiants.
Sur le campus Lille 3, ce service fonctionne depuis les bureaux,
les salles de cours et depuis les salles de visio de conférences
(voir page suivante).
Attention : le service Rendez-vous ne fonctionne pas avec les navigateurs Firefox (en cours de
développement), IE et Safari, utilisez de préférence Chrome ou Opera. Si vous n'êtes pas administrateur
de votre ordinateur professionnel, vous devez faire une demande d'installation du logiciel Chrome et du
driver de la webcam1 que vous utiliserez.
Créer une visio conférence IP avec "Renavisio"
Les visio conférences IP créées à partir du service "Renavisio" utilisent des protocoles qui garantissent la
qualité de l'image et du son. Elles sont à privilégier pour les réunions à caractère institutionnel et les comités
de sélection.
La création d'une visio IP s'effectue sur la page suivante https://renavisio.renater.fr/ (service de planification
ou de création instantanée.
L'accès aux visio conférences s'effectue de préférence via un équipement professionnel et nécessite la
réservation d'une salle de visio conférence.
Une authentification est demandée au créateur de la conférence
(identifiants Lille 3) mais les personnes invitées peuvent se
connecter sans authentification personnelle.
Une visio conférence est identifiée par :
•
•
•
une adresse IP (serveur Renater),
un numéro de la salle virtuelle,
et un mot de passe de protection.
Ces informations sont indispensables le jour de la connexion et
doivent être envoyées à toutes les personnes invitées.
Pour permettre aux invités de se connecter à la conférence via un ordinateur, veillez à choisir le format
"Scopia" lorsque vous créez la conférence (dans "Préférences", voir page 3).
1
Les services techniques recommandent des web cameras autofocus avec micro intégré et une
connexion USB 2, les contacter pour avoir des références et des conseils.
Équipements professionnels de visio sur le Campus Pont-de-Bois
L'Université Lille 3 met à votre disposition sur le site Pont-de-Bois, trois salles équipées pour les
web conférences et les visio conférences en IP.
Salle A1.366
Utilisation pour les réunions de travail,
soutenance, comité de sélection, etc.
Capacité d'accueil : 8-10 personnes.
Salle B2.273
Utilisation pour les cours à distance et pour les
comités de sélection du 15 avril -15 juin.
Capacité d'accueil : 30 à 35 étudiants en salle
de cours, 12-15 personnes en salle de réunion
Salle Dodeigne (B1.143)
Utilisation pour les réunions de travail de l'équipe de direction et en renfort
de la salle A1.366 lors des comités de sélection (mai-juin).
Capacité d'accueil : 12-15 personnes.
Démarche pour organiser ou participer à une visioconférence
A1.366
B2.273
Visio pour une réunion / une soutenance /
un comité de sélection, etc.
Visio pour un cours à distance ou un
comité de sélection (15 avril - 15 juin)
1. Vérifier la disponibilité de la salle sur
Hyperplanning et si disponible réserver un créneau
auprès de la Gestion des salles.
1. Faire réserver le créneau auprès de la
Gestion des salles, (l'usage de la visio est
prioritaire).
2. Faire programmer sa carte CMS en envoyant un
mail à [email protected]
2. Faire programmer son badge en envoyant
un mail à [email protected]
Si la salle A1.366 n'est pas disponible il est possible de réserver la salle Dodeigne (B1.143).
3. Si vous êtes organisateur de la visio conférence, vous devez créer une visio-IP ou une web
conférence en utilisant les services Renater décrits à la page précédente.
3 bis. Si vous êtes invité(e) à une visio conférence,
- demandez à l'organisateur de vous communiquer les informations de connexion qui vous
seront nécessaires le jour de la connexion (adresse IP, numéro de la salle virtuelle et mot de
passe pour une visio en IP ; adresse internet de la web conférence pour une web conférence).
- ou si c'est votre interlocuteur qui doit vous contacter, donnez-lui l'adresse IP de la salle réservée :
salle A1.366 --> IP = 193.51.59.2
salle B2.273 --> IP = 193.51.59.1
salle Dodeigne --> IP = 193.51.59.3
4. Si c'est la première fois que vous utilisez ces services contactez le service DUNE en envoyant un
mail à [email protected] pour qu'un technicien vous aide pour la prise en main des outils.
5. Le jour de la visio conférence, prenez soin de venir 30 minutes avant l'heure programmée pour
anticiper les éventuels problèmes de connexion Internet.
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Se connecter à une visio IP à partir d'un ordinateur
Si la conférence IP a été créée à l'aide du service "Renavisio" et que cette conférence est au format
"Scopia", il sera possible de se connecter à cette visio conférence à partir d'un ordinateur.
Dans le descriptif de la conférence vous aurez une adresse de type :
http://desktop.visio.renater.fr/scopia?ID=726415***2004&autojoin
que vous pourrez transmettre à vos interlocuteurs distants non équipés d'un équipement professionnel.
Ce lien propose l'installation d'une application "Avaya Scopia® Desktop" qui une fois installée se connecte
directement à la conférence.
Cette application fonctionne avec les systèmes Windows, Macintosh et Linux et il peut être utilisée avec les
navigateurs Firefox, Opera, Internet Explorer, Chrome et Chromium.
Si vous rencontrez des difficultés dans l'installation de cette application, le mieux dans ce cas est de changer
de navigateur.
Si vous n'êtes pas administrateur de votre ordinateur professionnel, vous devez faire une demande
d'installation de l'application et du driver de la webcam 2 que vous utiliserez. Merci de faire votre demande en
utilisant le service "Demande d'intervention de votre ENT" au moins une semaine à l'avance.
Une fois l'application installée il est extrêmement simple de l'utiliser.
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Les services techniques recommandent des web cameras autofocus avec micro intégré avec connexion
USB 2, les contacter pour avoir des références et des conseils.
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