Ordre des Experts Comptables et

QUELQUES COMMENTAIRES
SUR LA COMPTABILITE DES COPROPRIETES
Ce 30 septembre 2008, l'OECCBB (Ordre des Experts Comptables et Comptables Brevetés de
Belgique) a organisé une conférence sur les comptes de copropriété et leur contrôle. Les orateurs
étaient Eric Riquier, avocat, et Eric Causin, avocat.
J'ai assisté à cette conférence et je souhaite vous faire part de quelques réflexions.
Lors du débat, les questions posées par l'assistance ont montré que de nombreux experts présents
dans la salle ne partagent pas toutes les positions défendues par les conférenciers.
Sans personnaliser, je voudrais apporter ma pierre à l'édifice.
La comptabilité est une discipline rigoureuse laissant peu de place au sentiment et à l'à-peu-près ce
qui lui confère un poids certain. Depuis la loi du 17 juillet 1975, la Belgique dispose de règles
comptables excellentes qui ont montré au cours des dernières décennies qu'elles répondaient
simplement et efficacement à toutes les exigences de la gestion moderne des entreprises de toutes
tailles, à leurs besoins d'information, à leurs impératifs d'exactitude et de contrôle garantissant l'image
fidèle quant aux résultats, à la situation financière et au patrimoine.
Je m'interroge donc sur l'attitude des copropriétaires qui, lors des assemblées générales, n'imposent
pas à leur syndic d'utiliser des règles comptables aussi simples et aussi efficaces. Sont-ils bien
informés ou sont-ils entraînés par quelque obscur masochisme à voter contre leurs intérêts et à
tresser la corde avec laquelle ils seront pendus ?
Les comptabilités rédigées par les syndics ressemblent plus à des grimoires qu'à des comptes
sociaux. Hétéroclites et disparates quant à leurs formes, elles sont toutes confuses et embrouillées au
point qu'un chat n'y retrouverait pas ses jeunes. Seul, semble-t-il, l'expert comptable est capable d'en
démêler l'écheveau avant de constater, après un savant travail de dépiautage dans les rares cas où il
y est autorisé, que les comptes des syndics ne reflètent nullement la réalité de la copropriété mais
qu'ils en donnent une image dégradée qu'il est impossible de reconstituer ni d'en vérifier la sincérité.
Les syndics prétendent que la comptabilité générale des entreprises ne répond pas à leurs
desideratas et qu'il leur faut un autre outil pour gérer les copropriétés. Une telle assertion paraît
tellement incongrue qu'elle doit être interprétée comme un refus de se plier à la règle générale
imposant aux entreprises de tenir des comptes exacts et vérifiables selon un schéma standard qui
donne aux gestionnaires les instruments les plus perfectionnés et qui autorise les contrôles les plus
pointus, les statistiques et les comparaisons les mieux structurées.
Un des conférenciers de l'OECCBB a commenté l'initiative des syndics qui, entre eux, ont élaboré des
logiciels de comptabilité adaptés à leurs activités. En particulier, ces logiciels élimineraient les
écritures comptables relatives aux tiers lorsqu'elles sont balancées. Par exemple, lorsque la facture
d'un fournisseur est payée, elle disparaîtrait de la base des données ou ne pourrait plus être éditée. Il
en irait de même des autres opérations similaires. Evidemment, lorsqu'un expert comptable découvre
la suppression ou l'occultation de certaines opérations, il ne peut que constater la dissimulation et la
volonté de tromper.
C. Soc. Art. 166. "Au cas où aucun commissaire n'est nommé, chaque associé a, nonobstant toute
stipulation contraire des statuts, individuellement les pouvoirs d'investigation et de contrôle des
commissaires. Il peut se faire représenter par un expert-comptable". Cet article, extrait du Code des
Sociétés, peut être appliqué aux copropriétés. Ainsi, comme aucun commissaire n'est nommé dans
aucune copropriété du pays, chaque copropriétaire a individuellement les pouvoirs d'investigation et
de contrôle des commissaires. Le syndic a l'obligation de donner au copropriétaire communication de
tous les documents comptables des trois dernières années. Dans la pratique, le syndic n'autorise que
la consultation de la farde contenant les factures d'entrée ce qui est très insuffisant. On ne peut pas
parler d'un contrôle. Le plus souvent cependant, le syndic fermera sa porte à tous les copropriétaires
et refusera toute communication comptable même au conseil de gérance si d'aventure ce dernier
souhaitait procéder à une vérification.
Selon une opinion reprise par l'un des conférenciers, les copropriétés n'étant pas des "entreprises",
aucune forme quant à la comptabilité ne saurait leur être imposée. Mais, j'ajouterai que le syndic doit
rendre compte de sa gestion et qu'il ne saurait le faire sans produire une comptabilité dans une
présentation compréhensible par tous. Et une copropriété est une personne morale au même titre
qu'une "entreprise" ; c'est une "Association de copropriétaires" sans but lucratif comme les ASBL. On
devrait donc s'attendre à ce qu'elles soient soumises aux mêmes obligations. Or il n'en est rien.
Pourquoi ?
1
J'ai été aussi très étonné comme nombre de collègues experts-comptables d'entendre l'un des
conférenciers assurer que seul le conseil de gérance –facultatif (!)- peut prétendre à contrôler les
comptes d'une copropriété à l'exclusion des copropriétaires, les premiers intéressés. Lorsque l'on
connaît l'incompétence des membres du conseil de gérance mais aussi leur communauté d'intérêts
avec le syndic, on peut tout redouter d'une telle collusion. Mais la propagation de semblables
affirmations montrent la puissance du lobby des syndics dont les thèses les plus illégitimes trouvent
un écho complaisant auprès des spécialistes en principe les mieux informés.
Le même conférencier a aussi affirmé que des comptes approuvés par l'assemblée générale, même
frauduleux, devenaient probants par cette opération. Si cette fiction devait se vérifier, je ne peux que
conseiller avec la plus ferme détermination à tous les copropriétaires qui me liraient, de ne jamais
approuver de comptes quels qu'ils soient.
L'absence de contrôle de la part des copropriétaires, mais aussi le désintérêt de l'Administration pour
cet important domaine économique où valsent les millions, a pour conséquence que l'âne abandonné
la bride sur le cou broute à droite et à gauche. C'est ainsi que les copropriétés fourmillent de fraudes
sociales et fiscales, paiements en noir et détournements de fonds. Il n'y a même pas à se baisser pour
ramasser. Il faudrait être un saint pour ne pas succomber à la tentation. Et il faudrait aussi être un peu
bête.
Les frais de justice.
Les frais d'avocat et d'huissier exposés pour défendre les intérêts de la copropriété sont des charges
communes tandis que les dépens et indemnités imposés par le tribunal à un copropriétaire ou un
fournisseur sont des produits communs. Bien qu'il s'agisse d'une matière parmi les plus simples, un
des conférenciers a révélé que les syndics imputaient ces charges et produits avec la plus grande
fantaisie, occasionnant ainsi des pertes pour les copropriétaires. L'incompétence de beaucoup de
syndics apparaît à chaque pas lorsqu'on examine leur gestion.
Copropriétaires et occupants.
Un des conférenciers a constaté que rien dans aucune loi ne peut contraindre le syndic à ventiler les
charges entre locataires ou occupants et bailleurs. Il n'est reste pas moins que si un syndic est chargé
de gérer la copropriété, il semble normal et même assez élémentaire qu'il procède à cette ventilation.
D'ailleurs, tous les syndics procèdent à une répartition des charges mais les bailleurs sont
évidemment libres de choisir d'autres modalités en accord avec leurs locataires. Le seul problème
consiste pour le syndic à bien répartir les coûts normalement à charge de l'occupant et ceux qui sont
habituellement payés par le propriétaire. Ainsi, les syndics mettent leurs propres honoraires à charge
des l'occupants alors que s'ils n'étaient pas là, ce serait les copropriétaires qui devraient faire leur
travail.
Comme les syndics doivent tenir des comptes différents pour les occupants et pour les
copropriétaires, il convient de signaler qu'il est nécessaire d'établir deux comptes de résultats. C'est
une spécificité de la comptabilité des copropriétés.
Bénéfices et pertes.
Contrairement à l'opinion émise par un des conférenciers, l'exercice comptable ne peut se terminer ni
par un bénéfice ni par une perte. Chaque copropriétaire doit être traité sur le même pied. Le report sur
l'exercice suivant d'un bénéfice ou d'une perte favoriserait les uns au détriment des autres.
En fin d'exercice, les bénéfices ou pertes doivent être imputés sur le résultat et les copropriétaires
feront l'objet d'une demande de régularisation ou seront crédités du trop perçu.
C'est l'occasion de signaler que le bilan ne peut comporter un reliquat de décimales de répartition. Je
rappelle les règles mathématiques : les millièmes de 1 à 4 sont arrondis au centime inférieur ; les
millièmes de 6 à 9 sont arrondis au centime supérieur ; et le millième 5 est arrondi au centime pair le
plus proche.
Emprunts.
Pour faire face à d'importants débours, une copropriété pourrait emprunter la somme nécessaire.
C'est l'opinion d'un des conférenciers au colloque. Cependant, une opération d'emprunt crée de
multiples problèmes. Sans même épiloguer sur les risques inhérents aux emprunts ni sur leur
traitement comptable qui n'est pas toujours à la portée du premier venu, il faut surtout compter avec
l'opposition de certains copropriétaires dont la situation de fortune n'est pas celle d'autres personnes
2
moins favorisées. En cas de difficulté pour payer les charges de fonctionnement ou du fonds de
réserve, je ne peux que conseiller aux copropriétaires dans l'embarras d'emprunter en leur nom
propre, éventuellement en se groupant, mais sans impliquer la copropriété dans leurs ennuis
financiers.
Le Fonds de réserve.
Selon un des conférenciers, le Fonds de réserve serait du Capital par nature. J'ai cependant toujours
considéré qu'il s'agissait plutôt d'une "Réserve pour investissements" où s'accumule des fonds
destinés aux grosses réparations et aux remplacements de matériels plus ou moins onéreux qui
seront immobilisés et seront amortis selon les règles habituelles. Je ferai remarquer que la valeur
résiduelle des investissements apparaissant au bilan modifie la valeur des appartements. La plupart
des syndics n'imputent pas les investissements au bilan mais les considèrent comme des charges de
l'exercice quel que soit leur montant. Par exemple, le million prélevé dans le Fonds de réserve pour le
changement des ascenseurs sera directement imputé dans un compte de gestion.
Le conférencier a continué en expliquant que les amortissements devaient être reportés sur le Fonds
de réserve pour le reconstituer. Il apparaît cependant que le montant du Fonds de réserve ne doit pas
varier en fonction des prélèvements ni des amortissements mais seulement selon les travaux
envisagés et les acquisitions en projet. Il fait l'objet d'appels distincts.
Art. 577-5, § 3, de la loi de 1994. "L'association des copropriétaires ne peut avoir d'autre patrimoine
que les meubles nécessaires à l'accomplissement de son objet, qui consiste exclusivement dans la
conservation et l'administration de l'immeuble ou du groupe d'immeuble bâtis". Un des conférenciers a
estimé que cet article de la loi ne permettait pas à une copropriété d'investir quoi que ce soit. Je
répondrai que les investissements sont nécessaires à la conservation de l'immeuble et qu'on ne peut
pas les éviter à peine de porter atteinte à l'image fidèle de la copropriété dont le bilan est le témoin.
Mais on pourrait aussi considérer que le Fonds de réserve est un patrimoine de la copropriété au
même titre que les investissements qu'il finance puisqu'il ne peut pas être remboursé aux
copropriétaires. Il y aurait donc contradiction entre l'obligation légale d'avoir un Fonds de réserve et
l'interdiction de posséder un patrimoine. On voit que l'excès de juridisme est une nuisance mais que
certains s'y complaisent.
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La conférence de l'OECCBB était intéressante par les problèmes soulevés mais décevante par
l'absence de solutions proposées. Mais en tout cas, elle a ouvert le débat. En conclusion, je dirai
qu'une réforme profonde de la gestion des copropriétés est plus que jamais nécessaire.
Par la force des choses mais à mon corps défendant, j'ai dû me résoudre à étudier le raisonnement
juridique. Si le scientifique perd ses repères dans le dédale des mots où les virgules tiennent un rôle
éminent, c'est que l'intellect du juriste n'a rien de cartésien. Il s'apparente étroitement à celui du
théologien non seulement dans son expression mais aussi dans ses conséquences. Les gens de robe
n'usurpent donc pas leur soutane. Et le copropriétaire innocent mais condamné peut se rassurer. Il ne
doit pas désespérer de lui-même ni de son propre entendement1.
Dans les pages suivantes, on lira quelques conseils destinés à éviter aux copropriétaires des déboires
dans leur recherche de la gestion la plus efficace.
Ch.-E. Eloi
1
Bien qu'il soit hors de propos de traiter de cette question ici, je préciserai que les théologiens disposent de livres révélés, les
Testaments, qu'ils considèrent comme véridiques. Ils ont pour vocation de les compulser, de s'emparer de l'un où l'autre mot ou
d'une phrase, de les commenter, d'en exprimer la moelle, de les altérer au besoin pour en extraire la signification souvent
dissimulée et d'en tirer des conséquences qui surprennent presque toujours par leurs dissemblances avec le texte consacré.
Les bibliothèques des théologiens regorgent de dizaines de milliers de livres d'herméneutique. Il en va de même des juristes qui
disposent des lois qu'ils dissèquent, auscultent, fractionnent ou regroupent et finalement, par une pirouette à laquelle personne
n'avait pensé, découvrent une signification ésotérique sous l'expression la plus banale. Les théologiens comme les juristes sont
des adeptes de la prédication. Ces Bourdaloue et autres Cicéron veulent convaincre mais au besoin contraindre. Alors que la
logique mathématique a conquis le monde et propulse l'humanité dans les étoiles, de telles tromperies ne sont plus admises par
e
la population instruite du XXI siècle. Théologiens et juristes font dire aux textes ce qu'ils ne disent pas, ce qu'ils ne veulent pas
dire, ce qu'ils n'ont jamais dit, ce qu'ils ne diront jamais.
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CONSEILS AUX COPROPRIETAIRES
1.A tout moment, au moins une fois par mois, le syndic doit pouvoir donner la situation des
propriétaires et locataires.
2.Dans les documents remis aux copropriétaires et occupants, la TVA est ajoutée à la base
mais son montant doit être mentionné séparément sur les décomptes pour permettre la déduction
dans le chef des occupants assujettis. Leur numéro de T.V.A. doit être mentionné sur le décompte.
En cas d'investissement, la TVA est dans la 1re annuité d'amortissement.
3.Les fonds sont placés sur compte à terme, en principe à un mois, parfois un an ou plus.
Les intérêts sont comptabilisés mensuellement. Ils doivent être répartis au prorata des avoirs en
comptes. C'est un compromis, mais d'autres dispositions peuvent être envisagées.
Le précompte mobilier afférent aux intérêts bancaires et aux autres revenus doit être mentionné sur
les décomptes pour permettre aux copropriétaires et occupants intéressés ainsi qu'aux professionnels
de l'imputer sur leurs impôts ou d'en demander le remboursement à l'Administration.
Le compte banque est divisé en sous-comptes pour respecter les versements de chaque catégorie
d'entités.
4.Les entreprises dans lesquelles le syndic, ou un autre mandataire, a des intérêts doivent
être écartées d'office.
5.Le syndic ne connaît que les copropriétaires. Il lui est interdit de facturer quoi que ce soit
à un locataire au nom de l'association des copropriétaires.
Mais, dans le cadre d'un service annexe à sa fonction, il peut communiquer aux locataires, mais alors
au nom du proriétaire ou en son nom personnel s'il est commissionnaire, et non pas au nom de la
copropriété, les charges qui leur incombent.
6.Un fournisseur ne peut pas facturer ses prestations au syndic aux fins de refacturation à
la copropriété. Le fournisseur doit toujours facturer à l'association des copropriétaires avec indication
de la situation de l'immeuble ou du groupe d'immeubles bâtis à l'adresse communiquée par le syndic.
Les factures non adressées à la copropriété doivent être refusées. Il en va de même des factures du
syndic ayant pour objet des matières autres que ses honoraires contractuels votés par l'assemblée
générale.
7.Le syndic ne peut jamais facturer à un fournisseur des prestations qu'il aurait accomplies
pour son compte. Si le syndic a exceptionnellement accompli des prestations autres que celles
prévues par sa fonction, il doit facturer directement à l'association des copropriétaires après avoir
obtenu l'accord du conseil de gérance ou de l'assemblée générale. La facture du syndic à destination
d'un fournisseur quelconque dissimule une commission.
8.Les travaux de transformation, de rénovation ou d'entretien des logements privés, à
l'exclusion des travaux de nettoyage, sont soumis à une T.V.A. de 6 % dans les immeubles de plus de
15 ans lorsque le fournisseur est un entrepreneur enregistré. Le syndic doit s'assurer de
l'enregistrement du fournisseur avant de lui confier une commande et contrôler les mentions sur la
facture. De plus, lorsque la première occupation remonte au moins à 15 ans, et que toutes les entités
ne sont pas utilisées exclusivement ou en ordre principal comme logement privé, le prix des travaux
doit être ventilé pour l'application des taux de 6 ou 21 %.
9.Les charges à caractère personnel, relatives à une entité comme un appartement par
exemple, sont exclues sauf exception. Les travaux effectués par une entreprise et les fournitures
livrées par une firme quelconque pour le compte d'une entité déterminée doivent être facturés
directement à cette entité et non pas à l'association des copropriétaires aux fins de refacturation.
10.La comptabilité tient des comptes séparés pour les copropriétaires et pour les occupants.
Ainsi, lors des appels de fonds et dans les autres correspondances, chaque entité reçoit deux documents, le relevé du copropriétaire et le relevé de l'occupant. Dans de nombreux cas, l'occupant sera
aussi le copropriétaire.
11.Le détail des comptes de tiers (fournisseurs, occupants, copropriétaires) fait partie
intégrante de la comptabilité. Celle-ci devra les mentionner de manière complète et sans aucune
omission.
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12.La surveillance des délais de paiement doit être organisée. Certains syndics allongent les
délais de paiement des fournisseurs. Entre-temps, ils placent les fonds à leur profit et touchent les
intérêts. En général, les factures doivent être payées à 30 jours fin de mois.
13.Pour être admise, une proposition de décision doit avoir été mise à l'ordre du jour de
l'assemblée générale. La convocation doit contenir l'ordre du jour. La décision doit avoir fait l'objet d'un
vote régulier. La seule mention d'une décision par le syndic dans le procès-verbal d'une assemblée
générale n'est pas régulière et n'a aucune valeur.
14.Lorsque des travaux ou contrats sont soumis au vote de l'assemblée générale, les
propriétaires doivent avoir reçu, pour se prononcer en connaissance de cause, une copie des devis et
des contrats à l'occasion de la convocation.
15.Comme la gestion de fonds importants est confiée au syndic, il est recommandé, lors de
la discussion des candidatures, de demander aux postulants s'ils ont déjà été condamnés.
16.A l'occasion de l'assemblée générale annuelle, il convient de demander au syndic s'il a
reçu des commissions quelconques et s'il a des relations privilégiées avec l'un ou l'autre fournisseur.
La réponse est actée au procès-verbal. Une réponse négative mettra le syndic en difficulté si, ultérieurement, un acte de l'espèce est mis en évidence.
17.Les travaux importants (par exemple sur les ascenseurs) doivent être décidés avec
prudence en raison de leur coût. Une étude des propositions doit être entreprise avec le concours de
professionnels. Un rapport sur l'état général de l'installation et du projet de travaux est à demander à
l'organisme de contrôle de la sécurité. Ce rapport et les autres informations alimentent la réflexion du
conseil de gérance et de l'assemblée générale et évitent bien souvent des dépenses inutiles.
18.La vérification de l'opportunité des dépenses est un souci permanent du conseil de
gérance. Certaines copropriétés réduisent de 20 % à 40 % le coût du contrat de maintenance de
l'ascenseur et parfois de moitié celui du chauffage collectif, simplement en renégociant les prix ou en
changeant de prestataire.
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