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Pro-FM
[Focus]
Alcatel remporte le Facility
Le 8 décembre 2006,
Jan De Kesel,
Director Real Estate
Region Europe & North
pour Alcatel-Lucent,
a reçu le Facility Award
2006 pour le projet
Alcatel on the Move,
qu’il a su mener à bien
avec son équipe.
Les 4 tours sont reliées par
un atrium, facilement modulable
pour utiliser les bâtiments de
manière indépendante et/ou leur
allouer une autre affectation.
I
FMA et le jury de professionnels du
secteur du Facility Management ont
attribué le titre très convoité de
Facility Management Project of the
Year 2006 sur la base de critères tels que
l’efficience, l’innovation et la valeur ajoutée pour l’entreprise et pour le personnel.
Il s’agissait de la troisième édition des
Facility Awards et le trophée se disputait
entre HP, Janssen Pharmaceutica,
IBM et Alcatel.
«Nous avons dû introduire notre candidature en juin 2006, alors que notre projet était encore en pleine phase de concrétisation», explique Jan De Kesel, Director
Real Estate Region Europe & North pour
Alcatel-Lucent. «Après des entretiens
avec le jury, nous nous sommes concentrés sur le thème de l’intégration des
outils techniques dans un environnement de bureau ou, pour le dire plus
brièvement, du plug & play».
Le projet comportait une standardisa-
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tion poussée du lay-out de chaque poste
de travail dans l’entreprise. Il s’agit aussi
de la phase finale d’un projet de déménagement radical, dans lequel la flexibilité permettant de réagir rapidement aux
fluctuations du marché des télécoms a
servi de fil rouge.
Un projet de
déménagement radical
Le nom d’Alcatel est étroitement lié à
celui d’Anvers. Jusqu’en 2001, AlcatelBell possédait dans la métropole un total
de 110.000 m2 de surface de travail, dont
73.000 m2 au sud de la ville, répartis
entre diverses localisations. Compte tenu
de la situation du marché des télécoms
et de l’évolution du métier essentiel de
l’entreprise, l’on a décidé en 2001 de
procéder à une concentration des implantations et à une renégociation des contrats
de location, en mettant l’accent sur la
flexibilité.
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ity Award
Jan De Kesel, Director Real
Estate Region Europe & North
pour Alcatel-Lucent, vainqueur
du Facility Award 2006 pour
le projet Alcatel on the Move.
Une étude basée sur la pratique
«Le site anversois était devenu trop grand
et n’offrait pas assez de flexibilité pour
des sous-locations éventuelles. Les laboratoires étaient dispersés et pouvaient
difficilement être mis en relation». Telle
était la situation de départ, rappelle
Jan De Kesel.
On a tout d’abord établi l’ensemble des
exigences sur base de nos nouvelles
activités essentielles: une intégration
end-to-end des solutions télécoms et des
solutions triple play à large bande pour
la voix, les données et la vidéo. Cet exercice a été effectué par le personnel
d’Alcatel en concertation avec des
conseillers RDBM. C’est ainsi qu’on a
notamment établi au préalable le nombre
de mètres carrés par poste de travail.
On a ensuite comparé le choix d’une
approche privilégiant la rénovation de
la tour Bell et le choix d’un déménagement vers un nouveau site: on a opté
pour le déménagement.
Outre la proclamation du Facility Management Project of the Year 2006,
les trois meilleurs mémoires dans le cadre des formations de post-graduat
en Facility Management ont également été couronnés.
Sébastien Cantineau travaille depuis 2 ans à La Poste, où il est chaque jour
confronté dans la pratique à la gestion des contrats HVAC des provinces de
Liège et de Luxembourg. C’est son employeur qui lui a proposé de suivre les
formations en Facility Management. Il a donc eu la possibilité de rédiger son
mémoire, intitulé Développement de la politique de gestion du contrat HVAC
(Heating, Ventilation and Air Conditioning), en s’inspirant de son expérience
pratique.
La Poste est le deuxième plus gros employeur du pays; elle opère à travers
toute la Belgique, elle connaît une structure hiérarchique spécifique et elle
gère bon nombre de bâtiments de nature très diverse (plus de 1.800).
Pour les installations, la Poste travaille avec son propre personnel et avec
des entreprises extérieures. Dans la pratique de la gestion des contrats
HVAC, elle collabore avec 168 sous-traitants. Sur le plan interne, une fiche
de contrôle est établie. Y sont associés certains critères permettant une
évaluation objective. Cette fiche est utilisée comme une ‘norme’ vis-à-vis
des sous-traitants. Les évaluations font office de contrôle et permettent
de corriger les services achetés. Le tout vise à améliorer la qualité
des prestations. La Poste recherche un partenariat avec ses sous-traitants
pour progresser et connaître une croissance profitable à tous.
Dans un troisième volet, Sébastien traite de la finalisation du cahier des
charges et de la contraction des coûts pour les contrats HVAC. Il souligne
la nécessité d’examiner de près et de façon critique les exigences imposées
aux sous-traitants. Certaines ne sont pas toujours justifiées, entraînant ainsi
des surcoûts. Sébastien évoque de nombreux exemples d’optimisation de
la politique de gestion des contrats d’entretien et de recherche d’un équilibre
entre budget et qualité. Les économies qui en découlent pour les provinces
de Liège et du Luxembourg dépassent 10%.
Pour le lauréat, une approche à l’échelle nationale, avec ses collègues
des autres régions, constitue un défi à relever pour obtenir de meilleures
performances.
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Pour déterminer le nombre de postes de travail nécessaires,
on s’est basé, après étude, sur un taux d’occupation de 80%.
Le dossier, où la vente du site existant
était couplée à la recherche et au développement d’une nouvelle implantation,
a été transmis à divers promoteurs.
Finalement, le choix s’est porté sur la
place Kievit, en plein développement, à
proximité de la gare centrale, annexe
HST-Terminal.
La signature de l’accord avec Robelco a
suivi en avril 2003. Alcatel, qui a signé
pour 4 des 8 immeubles de la place
Kievit, a pu influencer dans une mesure
non négligeable la construction de son
nouveau port d’attache.
Les quatre immeubles de la place Kievit
offrent 40.000 m2 de surface de travail,
dont 8.000 m2 pour les labos, tous reliés
entre eux.
Un concept Plug & Play
Le déménagement vers un nouveau site
a offert l’occasion de développer un nouveau concept de répartition de l’espace
de travail. Compte tenu de l’importance
de la partie research dans les activités
anversoises, les labos sont une donnée
essentielle. «Auparavant, les ingénieurs
avaient deux lieux de travail: au labo et
derrière un bureau», explique-t-il. «Dans
ce nouveau contexte, les lieux dévolus au
travail technique ont été intégrés et adaptés à l’environnement des bureaux».
Le bâtiment abrite un backbone central,
composé à la fois de fils de cuivre classiques et de câbles en fibre de verre, ce
qui permet de réaliser n’importe quelle
liaison entre n’importe quel appareil,
d’où on veut. On dispose en outre d’un
réseau entièrement transparent de téléphonie et de transfert de données et d’un
accès réseau sans fil à large bande avec
une vitesse de transmission de 1 Gbps.
«Dans l’ancien bâtiment, chacun disposait à son poste de travail d’une petite
partie de l’information totale disponible»,
rappelle Jan De Kesel. «Dans notre nouvel environnement de travail, toutes les
informations sont centralisées et accessibles à tous ceux qui en ont besoin via
ce backbone numérique».
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Chaque étage bénéficie d’un lay-out standard et d’un décor
thématique, offrant un espace de communication entre collègues.
Couronnement du post-graduat en Facility Management
Les autres lauréats ont été Ronny Smismans, qui travaille au siège central
européen de Scientific-Atlanta, une entreprise du groupe Cisco, pour son
mémoire sur la rénovation du dossier nettoyage et le calcul de la répartition
des coûts et Smahen Ben Bachir, qui travaille à la Régie des Bâtiments et
qui a intitulé son étude «Optimiser la gestion technique des bâtiments».
Flexibilité et standardisation
Pour déterminer le nombre de postes de
travail nécessaires, on s’est basé, après
une étude, sur un taux d’occupation de
80%. La pratique montre aujourd’hui
que l’on aurait pu être encore plus pointu sans mettre en cause le bon fonctionnement. Le principe de base était de parvenir à une flexibilité maximale dans
l’utilisation de chaque poste de travail.
«En principe, chaque collaborateur peut
travailler à chaque poste de travail», souligne Jan De Kesel. Le concept a fait
l’objet d’un test préalable dans l’ancien
bâtiment.
Chaque travailleur ne dispose que
d’un locker et de 1,5 m d’espace de
rangement dans son département.
L’équipement de bureau opérationnel
est mobile. On a laissé le choix entre un
sac à dos multimédia et deux types de
troley. On y place l’ordinateur portable,
le GSM et les effets personnels. Le soir,
tout le monde débarrasse le poste de travail, qui sera ainsi disponible pour le
collègue suivant.
Chaque étage présente un lay-out standard pour les bureaux, composé de
modules. Il existe au total 68 modules,
chaque module comptant 20 postes de
travail destinés à 25 collaborateurs.
Ces postes de travail se subdivisent en
postes ouverts (16), semi-ouverts (2) et
fermés (2) destinés au travail demandant
plus de concentration. Chaque module
possède une salle de réunion plus grande et une plus petite (6 ou 4 personnes)
qui fait aussi office d’amortisseur quand
soudainement un grand nombre de personnes se présentent au bureau.
«Les réorganisations permanentes
comme
celles
caractérisant
le
secteur ICT coûtaient autrefois beaucoup
de temps et d’argent », dit Jan De Kesel.
«Dans notre nouveau bâtiment, les collaborateurs se déplacent sans la moindre
difficulté ni frais !»
On a pris le temps nécessaire pour la
préparation de cette opération radicale de
déménagement et pour la mise en oeuvre
de ce concept révolutionnaire du lieu
de travail. «Bien entendu, les travailleurs
se posaient des questions et affichaient
une résistance aux changements», admet
Jan De Kesel. «Lorsqu’on a des réponses
à ces questions, il est beaucoup plus facile d’amener les gens à changer.» C’est ce
que l’expérience a montré. «Ce qui a été
ôté, son poste de travail personnel,
demande une compensation, l’équipement de bureau mobile, le télétravail
pour parvenir à un équilibre vivable»,
résume Jan De Kesel. «L’application
cohérente du concept à chacun est incontournable si l’on veut réussir !»
Aujourd’hui, le site anversois d’AlcatelLucent est un modèle au sein du groupe.
«La flexibilité est nécessaire pour
défendre notre implantation au sein d’un
grand groupe international», explique
notre hôte. «Nous ne devons pas seulement jouer la carte de l’innovation de
produit: l’innovation dans le domaine
du facility management permet également de se distinguer. On examine
actuellement la possibilité de transposer
ce concept au plan international, vers
d’autres sites». Tout cela vaut bien un
Facility Award !
Eduard CODDE
Photos Erik DAMS I