Les besoins de l`association - Outils financiers sur tableur

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Outils de Communication
Comptabilité et gestion
Outils informatiques
30 mai 2015
Sommaire
SOMMAIRE
 Quelle comptabilité ?
 Les besoins de l’association
 Les deux sortes de comptabilité
 Les outils informatiques
 Applications
Les outils informatiques
Les besoins de l’association
Pour gérer financièrement une association,
on doit:
1. Tenir une comptabilité minimale
2. Établir des budgets prévisionnels, même
élémentaires
3. Suivre et prévoir sa trésorerie
Les deux sortes de comptabilité
 De trésorerie (ou Recettes/dépenses)
 D’engagement (ou en Partie double)
Comptabilité de trésorerie
(ou recettes / dépenses)
On n’enregistre que les sommes effectivement encaissées et
dépensées (c’est la compta du relevé de compte bancaire).
Cette technique ne comptabilise pas les investissements, les dettes
et les créances.
Exemple: si on achète un ordinateur qu’on ne paie que 2 mois plus
tard, l’achat ne sera enregistré que 2 mois après sa mise en
service, lors du paiement.
Même chose pour un client qui ne règle que 3 mois après livraison.
Si l’activité fonctionne majoritairement de cette façon, ce type de
comptabilité ne rend pas compte de la situation financière réelle
de l’association, c’est-à-dire son bilan.
Comptabilité de trésorerie
(ou recettes / dépenses)
Document de synthèse unique:
compte de résultat recettes/dépenses
Dépenses
Achat fournitures
Location salle
……
Recettes
Subventions
Cotisations
…..
Cette comptabilité ne convient qu’à des structures qui ont peu de
matériel ou/et qui n’ont pas beaucoup de dettes et de créances
(et qu’ils peuvent donc gérer en extracomptable, dans des
dossiers papier : ex. classeur pour les factures à régler, liste du
matériel possédé)
Comptabilité d’engagement
(ou en partie double)
Chaque écriture comptable fait l’objet de 2 opérations.
Exemple 1:
on facture une vente au client X qu’il ne règle pas immédiatement :
1) On enregistre la vente (op. 1)
2) et la créance du client (op. 2)
Lorsque le client règle sa facture:
1) On enregistre l’annulation de la créance de X (op. 1)
2) et l’encaissement du paiement (op. 2)
Exemple 2:
On achète un ordinateur:
1) On enregistre l’achat en immobilisation, et la dette au
fournisseur.
L’ordinateur est alors comptabilisé dans les investissements
Lorsqu’on règle le fournisseur:
2) On annule la dette au fournisseur, et on enregistre le paiement.
Toutes les immobilisations, toutes les dettes et créances restent
inscrites (dans le bilan) tant qu’elles existent.
Documents de synthèse : compte de résultat & bilan
Compte de résultat
Charges
Achats
Locations…
Produits
Ventes
Subventions
Cotisations…
Bilan
Actif
(Besoins)
Matériel
Créances…
Cette comptabilité est indispensable:
Passif
(Ressources)
Fonds assoc.
Emprunts
Dettes…
 Si l’association a beaucoup de matériel
 Si l’association a des dettes permanentes
 Si l’association a des clients à terme, ou des en-cours importants
Les associations peuvent être amenées à tenir une comptabilité
d’engagement dans plusieurs cas :
‐ L’association est employeuse et verse des salaires
‐
‐
‐
‐
L’association est fiscalisée sur tout ou partie de son activité (TVA)
L’association doit rendre des comptes sur sa gestion financière à ses partenaires
Les statuts de l’association peuvent prévoir l’obligation d’établir des comptes annuels
Il existe des règles particulières à certains secteurs d’activité (sanitaire et social, jeunesse et
éducation, formation professionnelle et agences de voyages)
Certaines associations sont également soumises à l’obligation légale de
commissariat aux comptes :




Financements publics (subvention en espèces, mise à disposition) > 153 k€ ;
Dons et mécénat (dans le cadre des reçus fiscaux) > 153 k€ ;
Activité économique importante, dépassant deux des trois seuils suivants : 50
salariés, 3 100 k€ de ressources et 1 550 k€ de total de bilan.
Associations reconnues d’utilité publique
Les outils
Remarque : la liste suivante n’est pas exhaustive mais
donne les outils les plus connus et réputés, gratuits ou
payants, et fonctionnent sous Windows.
Ce sont soit des logiciels indépendants, soit des
tableurs fonctionnant sur Excel®. Dans certains cas,
nous n’avons pas trouvé l’équivalent pour Open
Office.
Compta de trésorerie:
Nom
Editeur
Caractéristiques
Gestion des
membres
site
MicroCompta
François LOUP
Gratuit – Excel et Open
Office
Très petites associations
Non
http://previtab.frloup.com
B-association
Gratuit - Logiciel
propriétaire
Gestion des membres et
du matériel (<40).
Sinon 69€
65€
Oui
www.b-association.com
Ciel!
Payant (à partir de 99€)
74€)
Logiciel propriétaire
Gestion des membres
Oui
www.ciel.com
Oui
www.ebp.com
B-association
Ciel Associations
EBP mon
association
EBP
Logiciel propriétaire
Gestion des membres
On peut trouver de nombreux logiciels sur internet,
mais les qualités et les prix sont très variables, donc attention!
Compta d’engagement:
Nom
Editeur
Caractéristiques
Gestion des
membres
site
Outil-comptabilité
Solfia
Gratuit - Tableur Excel
Non
www.solfia.org
(recherche : ˮcomptabilitéˮ)
MicroComptaEng
François LOUP
Gratuit – Excel et Open
Office
Non
Oxygène V8
Memsoft
Gratuit – logiciel
propriétaire pour
entreprise
Non
www.memsoft.fr
Ciel Compta
Ciel!
compta d’entreprise
adaptable
Non
www.ciel.com
EBP compta
EBP
compta d’entreprise
adaptable
Non
www.ebp.com
Il existe de très nombreux logiciels de comptabilité d’engagement
à trouver sur internet, mais les prix sont souvent importants
Outils de gestion financière:
Nom
Editeur
Type
Caractéristiques
site
PréviTab
François LOUP
Gratuit - Tableur
Excel uniquement
Dossier financier
prévisionnel complet
pour partenaires
financiers.
Toutes structures
Plan de trésorerie
Solfia
Gratuit – tableur
Excel
Prise en compte ou
non de la TVA
www.solfia.org
(recherche : ˮplan de
trésorerieˮ)
François LOUP
Gratuit - Tableur
Excel et Open
Office
Modifiable
Plan_tresorerie
Il est facile de trouver sur internet des tableaux de trésorerie, qui sont tous sur le
même principe simple. Se contenter des offres gratuites.
Les logiciels en ligne
 Il existe de plus en plus de nouveaux services
informatiques en ligne, dans le cadre d’un concept
appelé « Cloud » ou nuage.
 Accès possible depuis plusieurs postes.
 Il suffit de s’inscrire en ligne. Les données sont
stockées en ligne et peuvent être téléchargées pour
édition.
 Les coûts sont moins élevés que ceux des logiciels en
local, et souvent gratuits pour les versions de base.
Voici quelques services en ligne:
Nom
Editeur
Type
Caractér.
Site
Gérer-mon-association
Asso gérermonassociation
Log. en ligne
Gratuit  89 adh.
1 à 2€ /mois ensuite
http://gerermonassociation.fr/
AssoRD
I-programmes
Log. en ligne
Gratuit 40 adh.
20€/an 100 adh.
http://www.ass
ociation1901.fr/
Gestasso
Brusley
Log. en ligne
Gratuit30 adh.
63€  500 adh.
http://www.gest
asso.com
Citizen comptabilité
Citizen Place
Log en ligne
À partir de 59€/an
http://www.com
ptabiliteassociat
ion.com
Ici encore il existe de nombreuses solutions, mais du fait que les données sont en
ligne, vérifier le sérieux de l’entreprise et la possibilité de télécharger et
sauvegarder vos données sous un format connu. Consulter aussi les conditions
d’hébergement et les garanties.
Applications
 Utiliser la compta de trésorerie:
Sur Excel : MicroCompta
Logiciel : B-association
 Utiliser la compta d’engagement:
Sur Excel : MicroComptaEng
 Etablir des budgets
Sur Excel :
 Budget recettes/dépenses
 Prévision de trésorerie
Et maintenant,
Au travail !
François LOUP : 06 07 40 91 91 – [email protected]

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