demandes d`immobilisations

GUIDE D'UTILISATION DU MODULE "RÉQUISITIONS" DANS COBA
Novembre 2012
AVANT DE COMMENCER…
 avoir un code qui vous permette d'utiliser le système informatique du Collège
Nom d'utilisateur: initiales nom/prénom + 0 + # d'employé
(Ex: Laetitia Deltour: dl025860)
Mot de passe: XXXXXXX
-Ce code est le même que celui que vous utilisez pour ouvrir votre ordinateur.
-Si vous n'avez pas ce code, veuillez vous adresser au service informatique au poste
2185.
 avoir accès au système Coba Finance et aux codes budgétaires qui vous concernent
-Si vous n'avez pas accès à Coba Finance, veuillez vous adresser à Mme Johanne
Desaulniers au service de la comptabilité au poste 2146.
DÉFINITIONS
-Une réquisition (ou demande d'achat) est un formulaire descriptif, que l'on transmet au Service de l'Approvisionnement ou aux
magasins du Collège, afin de leur faire connaître un besoin pour un produit et/ou un service.
Ce document décrit les spécifications du produit/service, la quantité requise, le prix budgétaire, le nom et département/service du
demandeur, la date et le lieu de livraison souhaités, etc…
Il servira à formuler la demande de soumission et/ou le bon de commande pour un fournisseur externe.
-Il y a deux types de réquisition:
 réquisition externe R12
Ce type de réquisition est utilisé pour des achats externes au Collège (bons de commande envoyés à des fournisseurs
externes).
 réquisition interne M12
Ce type de réquisition est utilisé pour des achats internes, adressés aux magasins du Collège (magasin central, magasin de
chimie, etc...).
Pour connaître les items disponibles, consulter les catalogues en ligne sur l'intranet du Collège (Approvisionnement) ou
contacter les magasins appropriés qui vous renseigneront.
RÉQUISITION EXTERNE R12
SE RENDRE AU MODULE RÉQUISITIONS
Menu : Finance > Comptes à payer > Réquisitions
Un premier écran s'affiche et doit être fermé.
Cliquer
Choisir le format d'affichage de la fenêtre (par # de réquisition, demandeur, etc…)
Choisir l'année financière concernée par la réquisition
Modifier une réquisition
Ajouter une réquisition
Rechercher une réquisition
Supprimer une réquisition
Copier une réquisition
Une réquisition 'versée' (approuvée par le supérieur) ne pourra être modifiée et/ou supprimée.
AJOUTER UNE RÉQUISITION
Choisir l'Année financière dans
laquelle la réquisition doit être
imputée.
Cliquer sur Ajouter pour créer
une nouvelle réquisition.
OU
Se positionner sur une
réquisition déjà existante,
similaire à celle que l'on veut
créer, et cliquer sur Copier
pour utiliser les paramètres de
celle-ci pour une rapidité
d'exécution.
Pour copier une réquisition, aller directement à la section Copier une réquisition.
Lien avec une demande d'immobilisation
Si la réquisition est en lien avec une
demande d'immobilisation retenue, cliquer
sur Liens dem. Immo. et inscrire le
numéro de la demande d'immobilisation.
Si la réquisition est indépendante des
demandes d'immobilisation, ignorer ce
bouton.
Pour inscrire le # de demande d'immobilisation,
cliquer sur Ajouter.
Inscrire le # du Département/Service et le No de
demande d'immobilisation qui est en lien avec la
présente réquisition d'achat.
Cliquer sur OK puis sur Fermer pour continuer la
rédaction de la réquisition.
Les informations entrées dans la demande d'immobilisation seront automatiquement transférées dans la réquisition. Il est toutefois
important de vérifier l'exactitude de l'ensemble de ces informations et ce dans les différents onglets.
Modifier les informations au besoin.
 Onglet Généralités
Inscrire le Poste Budgétaire.
Le Statut doit être laissé à «En
rédaction» pendant la rédaction de la
réquisition.
Lorsque la rédaction sera terminée, il
faudra venir le modifier pour
«Rédaction complétée.»
Choisir le fournisseur parmi les
fournisseurs du Collège.
Si le fournisseur n'est pas un
fournisseur du Collège, laisser le
champ libre et indiquer son nom dans
les fournisseurs suggérés et/ou les
commentaires (onglet «demandeur»).
Donner à la réquisition un titre qui
décrit le besoin (Description
sommaire du besoin).
Indiquer la Date requise pour le
besoin.
Rechercher et sélectionner un fournisseur du Collège
Rechercher
Affichage>Tri>Descripteur
Rechercher par type de tri
'Descripteur'.
Cliquer sur
OK.
Ex: pour 'Meubles Domon', faire la
recherche avec le mot le plus spécifique
soit 'Domon'.
La recherche ne fonctionnera pas avec
plusieurs mots et/ou un mot trop
généraliste tel que 'Meubles'. En effet,
beaucoup de fournisseurs peuvent inclure
'Meubles' dans leur dénomination. Le
système donnerait alors trop de résultats
si ce mot-là était utilisé.
Le système affiche le ou les résultat(s) trouvé(s).
Cliquer sur le fournisseur à sélectionner.
 Onglet Demandeur
Indiquer le nom du demandeur
(personne pour laquelle le matériel est
requis), son département et son poste
téléphonique.
Inscrire tout Commentaire pertinent à
cette réquisition.
Ex: Nom et contact du fournisseur s'il
s'agit d'un nouveau fournisseur, # de
soumission, lien internet pour la
référence au produit etc…
Il est souhaitable d'ajouter une
suggestion de fournisseurs pour la
marchandise souhaitée autres que le
fournisseur principal indiqué dans
l'onglet «généralités».
 Onglet Expédition
Indiquer la bâtisse, le # de local et le
département où la marchandise doit
être livrée.
 Onglet Items
Pour inscrire l'item requis, cliquer sur
Ajouter.
 Onglet Items > Sous-onglet Demandeur
Donner une description de la
marchandise à commander.
Certains items sont régulièrement
commandés au Collège et sont
répertoriés dans le catalogue du
Collège. Si vous connaissez le # de
catalogue du Collège, indiquez-le
dans le champ approprié. La
description et le prix payé lors de la
dernière commande s'afficheront
automatiquement.
Indiquer le # de catalogue (ou de
produit) du fournisseur.
Au besoin, sélectionner l'unité de
mesure (boîte, caisse, jours etc…)
Indiquer la quantité désirée ainsi que
le prix unitaire avant taxes.
Cliquer sur OK pour sauvegarder
l'item.
S'assurer que le poste budgétaire soit le même que celui entré dans
l'onglet 'Généralités' à moins que la réquisition comporte plusieurs
items allant sur des postes budgétaires différents. Dans ce cas,
s'assurer que chaque item a le bon poste budgétaire dans le sousonglet 'demandeur' de l'onglet 'item'.
Pour modifier un item, doublecliquer sur l'item à modifier ou
sélectionner la ligne de l'item à
modifier et cliquer sur Modifier.
Modifier ensuite l'item.
Pour supprimer un item,
sélectionner l'item à supprimer et
cliquer sur Supprimer.
Pour ajouter d'autres items,
cliquer sur Ajouter et
recommencer le même processus
que pour l'item 1.
Lorsque la rédaction de la réquisition
est terminée, il faut changer son statut
pour «Rédaction complétée».
Une fois le statut à «Rédaction
complétée», votre supérieur verra
apparaître votre réquisition dans sa liste de
réquisitions à verser et sera en mesure de la
verser. Une fois versée, la réquisition
apparaîtra dans la liste des réquisitions à
traiter du service de l'approvisionnement.
Important
-Une fois le statut de la réquisition changé à «rédaction complétée», la réquisition ne peut plus être modifiée. Sil y a
modification à faire, vous devrez supprimer votre réquisition et la recommencer.
Lorsque la réquisition est versée, la réquisition ne peut plus être supprimée. S'il y a modification à faire, vous devrez
communiquer avec le service de l'approvisionnement. Si la réquisition doit tout simplement être supprimée, il faudra alors
l'inverser et seul votre supérieur ou le service de l'approvisionnement est capable de faire cette opération.
-Il est important de changer le statut de la réquisition à «Rédaction complétée» pour que votre supérieur puisse la verser. Si le
statut n'est pas à «Rédaction complétée», votre supérieur ne verra pas apparaître cette réquisition dans sa liste de réquisition à
verser et n'aura donc aucune possibilité de connaître son existence à part si vous le lui mentionnez.
SUIVI D'UNE RÉQUISITION
Lorsque la réquisition est versée par
votre supérieur, son nom et la date
d'approbation apparaissent.
Lorsque la réquisition a été attribuée à
un acheteur (confirmée par), le nom
de l'acheteur et la date à laquelle la
réquisition a été attribuée apparaissent.
Il est possible de voir à quel bon de
commande est liée la réquisition en allant
sur chaque item de la réquisition.
Consulter un bon de commande
Menu: Finances>Comptes à payer>Bons de commande
En consultant le bon de commande, il
est possible de voir la date de livraison
prévue et bien d'autres informations
(fournisseur, commentaires de
l'acheteur, etc…). L'acheteur peut être
consulté au besoin.
COPIER UNE RÉQUISITION
IMPORTANT – Copier une réquisition permet d'accélérer la rédaction d'une nouvelle réquisition en se servant des données
d'une réquisition existante, Il est toutefois important de vérifier la pertinence de l'ensemble de l'information copiée.
Choisir l'Année
financière dans
laquelle se trouve
la réquisition à
copier.
Se positionner sur la
ligne de la
réquisition à copier
et cliquer sur
Copier.
Choisir l'Année financière
courante dans laquelle la nouvelle
réquisition doit être copiée.
Cliquer sur
OK.
Prendre en note le # de la nouvelle
réquisition et cliquer sur Fermer.
Attention: La copie d'une réquisition permet d'utiliser des données utilisées sur une réquisition existante pour en créer une nouvelle et
ce plus rapidement mais il est important de vérifier l'exactitude de l'ensemble de ces informations et ce dans les différents onglets.
Modifier les informations au besoin.
À partir des différents onglets,
vérifier l'exactitude des
informations.
(Voir la section «Ajouter une
réquisition» pour les champs
nécessaires.)
Une fois la réquisition
complétée, modifier le statut
pour «Rédaction complétée»
et cliquer sur OK.
RÉQUISITION INTERNE M12
SE RENDRE AU MODULE RÉQUISITIONS INTERNES
Menu : Finance > Stock > Réquisitions internes
Cliquer sur
Ajouter.
Sélectionner le code du magasin et cliquer
sur OK.
 Onglet Généralités
Indiquer le poste budgétaire.
Le Statut doit être laissé à «En rédaction»
pendant la rédaction de la réquisition.
Lorsque la rédaction sera terminée, il faudra
venir le modifier pour «Rédaction
complétée.»
Donner à la réquisition un titre qui
décrit le besoin (Description
sommaire du besoin).
Indiquer la date requise pour le besoin.
Indiquer la bâtisse.
Indiquer le local de livraison.
Indiquer le département requérant.
Indiquer le nom du demandeur et son poste.
 Onglet Items
Ajouter un item.
Sélectionner le # de catalogue approprié.
La description de l'item s'affichera
automatiquement.
La nature de dépense du catalogue de produit
doit être identique à celle du poste budgétaire
(poste demandeur).
Indiquer la quantité commandée.
Le prix de l'item s'affichera automatiquement.
Cliquer sur OK.
Changer le statut à «rédaction complétée».
Cliquer sur OK.