General Information Sheet

Congrès Optimist International (3 au 5 juillet 2011)
Renseignements généraux
Placez une annonce dans le programme
officiel du congrès
Souhaitez-vous commercialiser votre
entreprise personnelle, avez-vous déjà
songé à vous porter candidat à un poste
du conseil d'administration, faire
connaitre des dates de fêtes ou
d'anniversaires, personnels ou de clubs,
féliciter des gens au sein de votre club ou
de votre district? Faites-vous connaitre
par tous les congressistes.
 Pleine page 100 $
 Demi-page 75 $
 Quart de page 25,00 $
Pour plus de détails, contactez Jacques
Pelland par courriel à l'adresse
[email protected] ou par
téléphone en composant le 1-800-3637151, poste 322.
Renseignements sur l'aéroport
L'aéroport Baltimore Washington
International (BWI) est situé à environ
20 km des hôtels Baltimore Marriott
Waterfront et Renaissance Harborplace.
Tenue vestimentaire
La tenue de ville est de mise pour toutes
les séances et tous les repas. Pour le
diner Célébrons la liberté! de lundi, la
tenue de soirée est appropriée, mais non
obligatoire. La tenue décontractée est
acceptée en tout autre temps.
Ateliers « La rentrée scolaire »
Choisissez parmi plusieurs ateliers qui
vous permettront d’approfondir vos
connaissances. La gamme des sujets
traités inclut autant les sujets spécifiques
à l’Optimisme que ceux relatifs à la
croissance personnelle. Aucune
préinscription pour ces ateliers : les
places sont disponibles selon le principe
« premier arrivé, premier servi ». Un
horaire sera disponible en ligne, avant le
congrès, à l'adresse Web
www.optimiste.org et sur place.
vous assistez au congrès d'Optimist
International ou rendez-vous
directement à la page « Congrès » du site
Web Optimiste à l'adresse
www.optimiste.org pour établir le lien
avec le site Web passepartout de l'hôtel.
Tableau d'affichage
On a prévu un tableau pour afficher des
messages, des formulaires d'échange de
billets et de l'information sur les suites
hospitalité des districts. Le tableau
d’affichage ne doit être utilisé que pour
des renseignements liés au congrès.
Maison de l'Optimisme
Vous y retrouverez les exposants de
produits pour des collectes de fonds, des
organisations partenaires, présentations
des programmes d’Optimist
International ainsi qu’une variété
d’articles affichant le logo Optimist
International offerts par Promotions
Corall. Tous les vendeurs sont autorisés à
vendre leurs produits.
Cérémonie d'inauguration
Dimanche 8 h
Formation des présidents de comité de
district désignés
La formation au leadership, la fondation
d'un nouveau club et la formation des
présidents de comité de district désignés
auront lieu le dimanche 3 juillet de 13 h
à 17 h. Le but de ces séances est de vous
donner les connaissances et les
compétences nécessaires pour vous
imposer comme présidents de comités
de district. Les présidents de comités
obtiendront plus d'information à
l'approche du congrès!
Hébergement hôtelier
Tous les évènements Optimistes auront
lieu à l'hôtel Baltimore Marriott
Waterfront. Le congrès OJOI (5 au 7
juillet) se tiendra à l'hôtel Baltimore
Renaissance Harborplace.
Appelez maintenant pour garantir votre
chambre d'hôtel à l'un ou l'autre des
deux hôtels. Les Optimistes peuvent
également faire leurs réservations par
téléphone en composant le 1-800-2669432. Assurez-vous de mentionner que
Heures d'ouverture de la Maison de
l'Optimisme
Dimanche
Lundi
Mardi
8 h à 16 h
18 h à 19 h
8 h à 16 h
8 h à midi
Macarons d'identification
Vous recevrez un macaron
d’identification lorsque vous prendrez
votre trousse d’inscription. On doit
porter les macarons à chacune des
activités Optimistes pour y être admis.
Séance d'information pour les
jeunes routières et routiers
Est-ce la première fois que vous assistez
à un congrès d'Optimist International?
Prévoyez participer à l'atelier
d'orientation des jeunes routiers, le
dimanche, afin de vous retrouver dans
les dédales du congrès et pour
apprendre votre rôle en tant que
délégué au congrès international.
Programme officiel du congrès
On vous remettra un exemplaire du
programme officiel lorsque vous
prendrez votre trousse. Le programme
comprend les ordres du jour, les cartes
et les renseignements détaillés sur le
congrès international.
Remboursement des billets de repas
Les billets de repas ne sont pas
remboursés. Un formulaire vous sera
fourni au comptoir d'inscription pour
que vous puissiez échanger, acheter ou
négocier des billets pour les activités
repas avec d’autres membres. Les
formulaires d’échange peuvent ensuite
être affichés sur le tableau d'affichage.
Heures d'ouverture du comptoir
d'inscriptions et billets repas
Dimanche
Lundi
7 h 30 à 18 h
7 h 30 à 17 h
Demandes specials
Si vous avez des besoins particuliers ou
des troubles médicaux qui nécessitent
un repas régime, veuillez en informer le
service du congrès par téléphone en
composant le 1-800-500-8130, ou par
courriel à l'adresse
[email protected]
Bénévoles recherchés
Aide pour la préinscription
Hôtes et hôtesses pour le Déjeuner
d'appréciation
Accompagnateurs jeunesse
Contactez Jacques Pelland par courriel à
l'adresse [email protected]
ou par téléphone en composant le 1800-363-7151, poste 322.
Formation pour les élus
La formation des présidents de club
élus, secrétaires-trésoriers de club
désignés et lieutenants-gouverneurs
élus de district aura lieu le dimanche de
14 h à 18 h.
Responsabilités d’un délégué et
obtention de vos lettres de créance
Une fois que vous aurez votre trousse
d'inscription au congrès en main,
arrêtez-vous au comptoir des lettres de
créance pour prendre votre nécessaire
d'élection. Les délégués accrédités ont le
privilège et l'honneur de représenter les
membres de leur club à ce congrès
Optimist International.
Chaque délégué accrédité est
responsable d'assister aux séances de
l’assemblée générale du congrès et d’y
participer en écoutant et en débattant
de diverses questions en accord avec les
règlements du congrès et en votant sur
les sujets abordés.
IMPORTANT : Les bulletins de vote ne
seront pas distribués pendant les
séances de l’assemblée générale. En cas
de perte, le délégué peut en obtenir des
duplicatas en s'adressant au comité des
lettres de créance durant les heures
spécifiées.
Comptoir des lettres de créance
Dimanche 7 h 30 à 18 h
Lundi
7 h 45 à 8 h 45
Mardi
7 h 45 à 8 h 45 et
13 h à 13 h 45
Pour réduire la période d'attente en
ligne pour l'inscription et les lettres de
créance, déterminez d'avance avec les
membres de votre club qui ira chercher
les lettres de créance pour le club et
assurez-vous auprès du secrétairetrésorier, avant le congrès, que votre
club est en règle. Le club dont le nom
apparait sur votre macaron, c'est le club
pour lequel vous obtiendrez des lettres
de créance, le cas échéant.
Rabais sur la location de voiture
Les entreprises de location de voitures
suivantes offrent des rabais
Avis – Réservations - 1-800-331-1600 ou
www.avis.com Rabais universel (AWD) #
B038399.
Budget – Réservations 1-877-516-7275
ou www.budget.com Rabais Budget #
BCD# U160153.
Enterprise – Réservations – 1-800-2617331 ou www.enterprise.com.
Rabais # GE1025 code OPT.
Rabais Amtrak
Amtrak - Amtrak offre un rabais de 10 %
sur le prix du billet de train le plus
économique en direction de Baltimore,
Maryland (BAL), entre le 28 juin et le 9
juillet 2011. Pour effectuer vos
réservations, veuillez communiquer avec
Amtrak par téléphone en composant le
1-800-872-7245. Veuillez faire référence
au code tarif X21E-912 pour profiter du
rabais de 10 %. Il n'est pas possible
d'obtenir le tarif réduit si vous faites
votre réservation par le biais
d'Amtrak.com. Cette offre ne s'applique
pas au service Acela Express ou sur
Amtrak Auto Train. L'offre s'applique aux
places de voiture-lit, en classe Affaires et
en Première classe sur paiement
complet des frais applicables. Le tarif
s'applique au service Amtrak Northeast
Regional à tous les départs, sept jours
sur sept, à l'exception des jours fériés
non applicables.
Rabais des transporteurs aériens
Air Canada
www.aircanada.com
Code promotionnel QCTP7HF1
Ou 1-888-247-2262 (des frais de
billetterie pourraient s'appliquer).
American Airlines - Le code de remise
est le 3661BS www.AA.com ou
téléphonez au service des Réunions et
des Congrès d'AA en composant le 1800-433-1790. Il y a des frais de 20 $ US
pour les billets achetés par téléphone.
Activités Jeunesse (5 à 18 ans)
Un évènement ludique de trois jours,
repas inclus, pour la modique somme de
125 $ par enfant. Visite guidée
facultative
Dimanche 14 h à 16 h 30 – Promenade
à bord d'un bateau de pirates (repas non
compris)
(Visite guidée facultative à 20,00 $ US)
Dimanche soir -18 h à 21 h
Fête d'accueil et diner
Lundi - 9 h 30 à 16 h (déjeuner inclus)
Lundi soir - 18 h à 22 h Jeux et diner
Mardi - 9 h 30 à 16 h (déjeuner inclus)
ACTIVITÉS REPAS
On ramasse les billets à l'occasion de
chacune des activités repas. Tous les
billets prépayés seront inclus dans votre
trousse d’inscription. On peut acheter
des billets supplémentaires sur place au
comptoir des inscriptions. Les billets
sont vendus selon les places disponibles.
Vous devez être inscrit pour pouvoir
acheter des billets.
Petit déjeuner des présidents élus
de club et des lieutenantsgouverneurs élus
Si vous êtes un président élu de club ou
un lieutenant-gouverneur élu de district,
vous ne voulez pas manquer le petit
déjeuner du lundi de 7 h à 8 h 15, en
compagnie du président international
désigné, Jack Creswell. Petit déjeuner
servi à 7 heures précises.
Déjeuner d'appréciation
Lundi - Midi à 13 h 45 Le déjeuner se
tient pour souligner l'apport des
conjointes, conjoints et invités qui
appuient les membres et les activités
Optimistes. Divertissement pour les
enfants.
Diner et danse Célébrons la liberté!
Célébrez l'avenir de l'organisation en
vous joignant au président Danny et à la
première dame Jill -- Lundi 19 h 15 à
22 h. La tenue de soirée est facultative.
Vous recevrez un bon pour chaque billet
de diner acheté. Le ou les bons seront
dans votre trousse d’inscription s'ils ont
été achetés préalablement. Ils doivent
être échangés en temps opportun
comme il est indiqué sur le bon. Un
système de réservation de places sera en
vigueur. Les tables de dix seront
désignées selon la règle du « premier
arrivé, premier servi ».
Petit déjeuner des vieux routiers « Fête
présidentielle en pyjama »
Quelle meilleure façon de commencer la
journée que de rire à gorge déployée, le
tout accompagné d'un bon petit
déjeuner!
Mardi 5 juillet
7 h à 8 h 30 Petit
déjeuner servi à 7 heures précises.